廣西創新港灣財務電算化管理制度?一、總則1.目的為了規范廣西創新港灣財務電算化工作，提高財務工作效率和質量，加強財務管理，確保財務信息的準確性、及時性和安全性，根據國家相關法律法規和公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于廣西創新港灣（以下簡稱"公司"）財務部門及使用財務電算化系統進行財務核算與管理的相關部門和人員。3.電算化系統定義本制度所指財務電算化系統是利用電子計算機技術對公司財務數據進行集中處理、存儲、分析和輸出的管理信息系統，包括財務軟件及相關的硬件設備、網絡設施等。二、崗位設置與職責1.電算主管負責財務電算化系統的整體規劃、實施、維護和管理工作，確保系統的正常運行。制定和修訂財務電算化管理制度、操作流程和崗位責任制，并監督執行。協調電算化系統與其他業務系統的接口，保障財務數據的順暢流轉。負責電算化系統操作人員的權限設置和管理，定期對操作人員進行培訓和考核。對電算化系統的運行情況進行監控和分析，及時處理系統故障和異常情況，定期向上級領導匯報系統運行狀況。2.系統管理員負責財務電算化系統的日常維護和管理，包括服務器、數據庫、網絡設備等硬件設施的維護，確保系統的穩定運行。負責財務軟件的安裝、升級、數據備份與恢復等工作，保障軟件系統的正常使用。協助電算主管設置和調整系統參數，優化系統性能，提高系統運行效率。負責系統安全管理，設置用戶權限，防范網絡攻擊和數據泄露等安全風險，定期進行安全檢查和漏洞修復。記錄和處理系統運行過程中的各類問題和故障，及時向電算主管匯報，并協助解決問題。3.數據錄入員根據審核無誤的原始憑證，準確、及時地將財務數據錄入到電算化系統中。對錄入的數據進行初步核對，確保數據的準確性和完整性，發現錯誤及時更正。負責財務數據的備份工作，按照規定的時間和方式進行數據備份，并妥善保管備份數據。協助系統管理員進行數據恢復操作，在系統出現故障時，配合完成數據的恢復工作，以保證財務工作的連續性。4.審核記賬員對錄入員錄入的財務數據進行審核，檢查數據的合法性、準確性和完整性。審核記賬憑證的編制是否符合會計制度和公司財務規定，摘要是否清晰、準確，會計科目使用是否正確，金額計算是否無誤等。對審核通過的記賬憑證進行記賬處理，登記賬簿，確保財務數據及時、準確地反映在賬簿中。定期對財務賬簿和報表進行核對，保證賬賬相符、賬表相符，發現問題及時查找原因并進行調整。5.電算審查員定期對財務電算化系統的運行情況進行審查，檢查系統操作是否符合規定的流程和權限。審查財務數據的安全性和保密性，檢查數據備份、存儲和傳輸過程中的安全措施是否到位，防止數據泄露和篡改。對電算化系統的內部控制制度進行評價，發現內部控制缺陷及時提出改進建議，并監督整改落實情況。協助電算主管和系統管理員處理系統運行過程中的違規行為和異常情況，確保系統的合規運行。三、財務電算化系統操作流程1.系統初始化電算主管根據公司財務核算和管理要求，組織系統管理員進行系統初始化設置，包括賬套建立、會計科目設置、憑證類型設置、外幣及匯率設置、人員權限設置等。系統管理員按照初始化方案進行具體的系統操作，設置完成后，由電算主管進行審核確認，確保初始化設置符合公司實際情況和財務制度要求。2.憑證錄入數據錄入員根據審核無誤的原始憑證，在電算化系統中錄入記賬憑證。錄入時應確保憑證內容完整、準確，摘要清晰，會計科目使用正確，金額計算無誤。錄入完成后，數據錄入員應對錄入的憑證進行初步核對，無誤后提交給審核記賬員進行審核。3.憑證審核審核記賬員收到數據錄入員提交的記賬憑證后，按照財務制度和審核要求進行審核。審核內容包括憑證的合法性、準確性、完整性以及會計科目使用的正確性等。對于審核通過的憑證，審核記賬員進行記賬處理；對于審核不通過的憑證，審核記賬員應注明原因，退回數據錄入員進行修改。4.記賬處理審核記賬員對審核通過的記賬憑證進行記賬操作，系統自動登記賬簿，更新相關會計科目的余額和發生額。記賬過程中，如出現錯誤提示，審核記賬員應及時查找原因并進行處理，確保記賬工作順利完成。5.期末處理在會計期末，系統管理員按照規定的時間和流程進行期末結賬處理。結賬前，應確保所有憑證已審核記賬，各項業務已處理完畢。結賬后，系統自動生成各類財務報表，如資產負債表、利潤表、現金流量表等。審核記賬員應對生成的報表進行審核，確保報表數據準確、完整，符合財務制度和公司管理要求。6.數據查詢與輸出各崗位人員根據工作需要，在授權范圍內通過電算化系統查詢相關財務數據，并按照規定的格式和要求進行輸出。查詢和輸出的數據應進行備份和妥善保管，以備后續查閱和審計使用。四、財務電算化系統安全管理1.安全制度建立健全財務電算化系統安全管理制度，明確安全責任和安全操作規程，確保系統安全運行。對涉及財務電算化系統的人員進行安全培訓，提高安全意識，規范操作行為，防止因人為因素導致安全事故。2.網絡安全加強網絡安全防護，安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護設備，定期進行病毒查殺和系統漏洞掃描，及時更新病毒庫和系統補丁。嚴格控制網絡訪問權限，設置不同級別的用戶賬號和密碼，對重要數據進行加密傳輸和存儲，防止網絡攻擊和數據泄露。建立網絡安全審計機制，記錄和監控網絡操作日志，對異常操作進行及時預警和處理。3.數據安全定期對財務數據進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放在不同的地點。備份數據應妥善保管，防止丟失、損壞或被盜。建立數據恢復預案，定期進行數據恢復演練，確保在系統出現故障時能夠及時、準確地恢復數據，保證財務工作的連續性。嚴格限制對財務數據的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問和修改數據。對數據的修改操作應進行記錄，以便追溯和審計。4.系統安全加強財務電算化系統的安全管理，設置開機密碼、登錄密碼等多層安全防護措施，防止未經授權的人員進入系統。定期對系統進行維護和更新，確保系統軟件的穩定性和安全性。在進行系統升級和更新時，應提前做好數據備份和測試工作，防止因系統升級導致數據丟失或系統故障。對系統的安全運行情況進行實時監控，及時發現和處理系統異常情況，確保系統的正常運行。五、財務電算化檔案管理1.檔案范圍財務電算化系統生成的各種電子會計憑證、賬簿、報表等財務數據。電算化系統的操作手冊、維護手冊、用戶手冊等文檔資料。財務軟件的安裝程序、升級程序、備份數據等相關介質。2.檔案存儲財務電算化檔案應采用電子存儲和紙質存儲相結合的方式進行保管。電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并定期進行備份；紙質檔案應按照檔案管理規定進行整理、裝訂和歸檔。電子檔案的存儲應遵循便于檢索、備份和保密的原則，建立清晰的目錄結構，對不同年度、不同類型的檔案進行分類存儲。3.檔案借閱因工作需要借閱財務電算化檔案時，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱原因、借閱內容、借閱時間等信息，經部門負責人和電算主管審批后，方可借閱。借閱人員應按照規定的時間歸還檔案，不得擅自轉借他人或帶出公司。借閱期間應妥善保管檔案，不得涂改、損壞或丟失檔案。檔案管理人員應對檔案借閱情況進行登記，記錄借閱人員姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息，以便跟蹤和查詢。4.檔案保管期限財務電算化檔案的保管期限應按照國家相關法律法規和公司檔案管理制度執行。一般情況下，會計憑證、賬簿等檔案的保管期限為[X]年，財務報表等檔案的保管期限為[X]年。超過保管期限的檔案，應按照規定的程序進行銷毀處理。銷毀前，應編制檔案銷毀清單，經部門負責人和電算主管審核批準后，由檔案管理人員進行銷毀，并在銷毀清單上簽字確認。六、財務電算化系統維護與升級1.日常維護系統管理員負責財務電算化系統的日常維護工作，包括服務器、數據庫、網絡設備等硬件設施的檢查和維護，確保系統的穩定運行。每天定時檢查系統運行狀態，查看系統日志，及時發現和處理系統異常情況。對系統出現的故障，應及時進行排除，并記錄故障發生的時間、現象、原因和處理過程。定期清理系統垃圾文件和臨時文件，優化系統性能，提高系統運行效率。2.軟件升級電算主管應關注財務軟件的升級信息，根據公司業務發展和財務管理要求，及時組織系統管理員進行軟件升級。在進行軟件升級前，系統管理員應制定詳細的升級計劃，備份好重要數據，并進行升級測試，確保升級過程順利進行，不影響系統的正常使用。軟件升級完成后，系統管理員應進行全面的功能測試，檢查系統各項功能是否正常，如有問題及時進行調整和修復。同時，對操作人員進行培訓，使其熟悉新軟件的功能和操作方法。3.硬件維護定期對財務電算化系統的硬件設備進行檢查和維護，包括服務器、計算機、打印機、存儲設備等，確保硬件設備的正常運行。按照硬件設備的使用說明和維護要求，進行硬件設備的清潔、保養、更換零部件等工作。對硬件設備的故障，應及時聯系專業維修人員進行維修，并做好維修記錄。根據公司業務發展和系統運行需要，及時對硬件設備進行升級和更新，以滿足系統性能和功能的要求。七、監督與檢查1.內部審計公司內部審計部門定期對財務電算化系統進行審計，檢查系統運行的合規性、數據的準確性和安全性、內部控制制度的執行情況等。審計人員通過查閱系統操作記錄、財務數據、檔案資料等，對電算化系統的各個環節進行審查，發現問題及時提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。2.定期檢查電算主管定期組織對財務電算化系統的運行情況進行檢查，包括系統操作流程的執行情況、人員權限的設置和使用情況、數據備份和恢復情況等。檢查人員應對檢查結果進行詳細記錄，對發現的問題及時進行整改，并將檢查情況和整改結果向上