廣東省檔案管理制度?一、總則（一）目的為了加強廣東省各類檔案的科學管理，確保檔案的完整與安全，充分發揮檔案在各項工作中的作用，根據國家有關檔案管理的法律法規及相關規定，結合我省實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于廣東省各級黨、政機關、企事業單位、社會團體以及其他組織（以下統稱"各單位"）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統一管理原則各單位的檔案工作實行統一領導、分級管理，確保檔案管理的集中與規范。2.真實性與完整性原則檔案應如實反映各項工作活動的真實面貌，保證檔案內容的完整，不遺漏、不篡改。3.服務性原則檔案管理工作要以服務單位各項工作為宗旨，積極開發利用檔案資源，為單位決策、業務開展等提供有力支持。4.信息化原則積極推進檔案管理信息化建設，提高檔案管理效率和服務水平，實現檔案信息資源的共享。二、檔案管理機構與人員（一）檔案管理機構設置1.各級檔案行政管理部門負責對本行政區域內的檔案工作進行統籌規劃、組織協調、監督指導等工作。2.各單位檔案管理部門各單位應根據工作需要設立專門的檔案管理部門或配備專職檔案管理人員，負責本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等具體工作。規模較小的單位可指定專人負責檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責1.檔案部門負責人職責貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。負責組織、指導和監督本單位各部門的檔案工作，協調解決檔案工作中的問題。組織檔案業務培訓，提高檔案管理人員的業務水平。參與檔案的鑒定、銷毀等工作，審核檔案管理工作中的重要事項。2.檔案管理人員職責負責檔案的收集、整理、分類、編號、編目等基礎工作，確保檔案整理規范、有序。做好檔案的保管工作，維護檔案的安全，定期檢查檔案保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復或復制。按照規定進行檔案的鑒定、銷毀工作，編制檔案銷毀清冊，確保檔案銷毀過程合法合規。積極開展檔案信息資源開發利用工作，為單位提供檔案查閱、借閱等服務，根據需要編寫檔案參考資料。負責檔案管理信息化系統的操作與維護，及時錄入、更新檔案信息，確保檔案數據的準確與完整。三、檔案的收集與整理（一）文件材料的形成與積累1.各部門職責各部門負責本部門工作中形成文件材料的收集、積累，并按照檔案管理要求進行整理，定期向檔案管理部門移交。2.形成要求文件材料應字跡清晰、內容完整、格式規范，簽署完備，使用耐久性強的書寫材料和載體。（二）收集范圍1.黨群工作類包括黨組織建設、黨員管理、宣傳工作、紀檢監察、群團工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類涵蓋單位的行政事務管理、會議、人事、財務、審計、物資設備管理等各類文件材料。3.業務工作類根據不同行業和單位性質，收集業務工作開展過程中形成的規劃、計劃、方案、合同、協議、技術文件、業務報表等文件材料。4.科技類包括科研項目立項、研究、試驗、鑒定、驗收等各個環節產生的文件材料，以及產品設計、工藝、質量控制等方面的資料。5.聲像類照片、錄音、錄像等反映單位重要活動、事件、人物等的聲像資料。6.電子文件類各類電子文檔、數據庫、網頁信息等具有保存價值的電子文件。（三）整理方法1.分類標準按照檔案的來源、時間、內容、形式等特征進行分類，一般可采用年度機構（問題）保管期限分類法。2.整理步驟裝訂：對紙質文件材料進行修整，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式裝訂。分類：按照分類標準對文件材料進行歸類。編號：為每份檔案或每組檔案賦予唯一的編號，便于管理和查詢。編目：編制檔案目錄，包括檔號、題名、日期、責任者、保管期限等項目，確保目錄清晰準確。四、檔案的保管（一）保管場所與設施1.保管場所要求檔案保管場所應選擇地勢較高、干燥通風、防火防盜、防潮防蟲的房間，保持適宜的溫度和濕度。2.保管設施配備配備必要的檔案柜、架、箱等存儲設備，以及溫濕度調節設備、防火防盜設備、防蟲防霉設備等。（二）檔案的上架與存放1.上架原則按照檔案的類別、保管期限、編號順序等進行上架排列，便于查找和管理。2.存放要求不同載體的檔案應分開存放，紙質檔案應豎放，防止擠壓變形；電子檔案應進行異地備份存儲，并定期檢查數據的完整性。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管反映單位主要職能活動和歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠利用價值的檔案。2.定期保管分為30年、10年保管期限。定期保管的檔案在保管期限屆滿后，經鑒定可以銷毀的，按照規定程序進行銷毀。（四）檔案保管狀況檢查1.定期檢查檔案管理部門應定期對檔案保管狀況進行全面檢查，一般每年不少于一次，檢查內容包括檔案的數量、質量、保管環境等。2.不定期抽查根據工作需要，對部分檔案進行不定期抽查，及時發現并解決檔案保管過程中出現的問題。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與標準1.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務人員以及檔案管理人員等組成，負責檔案的鑒定工作。2.鑒定標準依據國家有關規定和本單位實際情況，從檔案的真實性、完整性、系統性、利用價值等方面進行綜合鑒定，確定檔案的保管期限和存毀。（二）鑒定程序1.初步鑒定檔案管理人員對保管期滿的檔案進行初步審查，剔除已無保存價值的檔案，并提出初步鑒定意見。2.小組審核檔案鑒定小組對初步鑒定意見進行審核，形成鑒定報告，明確需銷毀檔案的清單。3.審批鑒定報告報經單位主管領導審批同意后，方可進行檔案銷毀工作。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊對擬銷毀的檔案編制詳細的銷毀清冊，包括檔號、題名、日期、責任者、保管期限等內容。2.實施銷毀銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀記錄監銷人員在銷毀清冊上簽字確認，并注明銷毀方式、時間、地點等信息，將銷毀清冊永久保存。六、檔案的統計（一）統計內容1.檔案數量統計統計各類檔案的數量、種類、載體形式等。2.檔案利用情況統計記錄檔案查閱、借閱的人次、卷次、利用目的等信息。3.檔案管理工作統計包括檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作環節的工作量統計。（二）統計方法與周期1.統計方法采用手工統計與信息化統計相結合的方式，確保統計數據的準確可靠。2.統計周期定期進行統計，一般每年年底對本年度檔案管理工作進行全面統計，并形成統計報表。（三）統計報表報送檔案管理部門應按時將統計報表報送上級主管部門和檔案行政管理部門，同時留存一份作為本單位檔案管理工作的重要資料。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應嚴格遵守國家法律法規和本單位檔案管理制度，確保檔案利用合法合規。2.服務優先原則以服務單位工作和社會需求為出發點，積極為利用者提供優質、高效的檔案利用服務。3.安全保密原則在檔案利用過程中，嚴格遵守保密規定，防止檔案信息泄露，確保檔案安全。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復印件，檔案管理人員應按照規定提供查閱服務，并做好查閱登記。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經批準后辦理借閱手續，明確借閱期限和歸還要求。借閱者應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞檔案。3.出具證明根據利用者需求，檔案管理部門可依據檔案內容出具檔案證明，證明應客觀、準確、規范。（三）利用登記與反饋1.利用登記對檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內容、歸還情況等信息。2.利用反饋鼓勵利用者對檔案利用工作提出意見和建議，檔案管理部門應及時整理反饋信息，不斷改進檔案利用服務工作。八、電子檔案管理（一）電子檔案的形成與收集1.形成要求電子文件的形成應符合國家有關電子文件管理的標準和規范，確保文件格式通用、內容完整、元數據齊全。2.收集范圍與紙質檔案收集范圍相對應，收集各類具有保存價值的電子文件。（二）電子檔案的整理與歸檔1.整理方法按照電子檔案的分類方案進行分類整理，對電子文件的元數據進行規范錄入，確保電子檔案信息的準確與完整。2.歸檔要求電子檔案應定期歸檔，歸檔時應確保電子文件的真實性、完整性和可讀性，采用在線存儲或離線存儲等方式進行保存，并做好備份。（三）電子檔案的保管與利用1.保管要求建立電子檔案保管系統，對電子檔案進行安全存儲，定期進行數據備份和維護，防止電子檔案數據丟失或損壞。2.利用方式利用者可通過網絡遠程查閱或在檔案管理部門指定的計算機上查閱電子檔案，檔案管理部門應提供必要的技術支持和安全保障。九、監督與檢查（一）內部監督1.檔案管理部門自查檔案管理部門定期對本部門檔案管理工作進行自查，及時發現問題并進行整改。2.單位內部審計監督單位內部審計部門定期對檔案管理工作進行審計監督，檢查檔案管理制度的執行情況、檔案保管與利用情況等，提出審計意見和建議。（二）外部監督1.檔案行政管理部門監督檢查各級檔案行政管理部門定期對本行政區域內各單位的檔案管理工作進行監督檢查，對違反檔案管理法律法規的行為依法進行查處。2.上級主管部門監督指導各單位上級主管部門對所屬單