2025【合同管理】合同歸檔與查閱制度第一章總則第一條為規范合同的歸檔與查閱管理，保障合同的完整性和安全性，明確合同管理的責任和程序，根據《中華人民共和國合同法》及相關法律法規，結合本單位實際情況，特制定本制度。第二條本制度適用于本單位在履行職責過程中所簽訂的所有合同（包括但不限于服務合同、采購合同、租賃合同等）的歸檔與查閱管理工作。第三條合同歸檔與查閱管理應當遵循規范、安全、高效的原則，確保合同信息的準確性和及時性，保障合同信息的安全，防止信息泄露或失竊。第四條合同歸檔與查閱管理工作由本單位合同管理部負責組織實施。合同管理部應當配備專門的合同管理人員，負責合同的歸檔、查閱及日常管理工作。第二章合同歸檔管理第五條合同歸檔是指將已經簽訂的合同及相關文件資料按照規定的程序和要求，進行分類、整理、登記和保存的行為。合同歸檔是合同管理的重要環節，應當嚴格規范。第六條合同歸檔范圍包括但不限于以下內容：合同文本及其附件；合同審批表及審批過程中的相關文件；合同談判記錄；乙方提供的資質證明文件；合同履行過程中的補充協議、變更協議、解除協議等文件；其他與合同相關的文件資料。第七條合同歸檔管理的基本要求：合同歸檔應當在合同簽訂后15日內完成，特殊情況需經合同管理部門負責人批準，歸檔時間不得超過30日；合同歸檔應當按合同編號分類整理，建立完善的檔案目錄；歸檔的合同資料應當保證完整、真實、合法；合同檔案應當由專人管理，并妥善保存，確保檔案的安全和完整。第八條合同歸檔的具體步驟：接收合同資料：合同簽訂完成后，合同承辦人應當將簽訂的合同文本及相關資料提交至合同管理部進行歸檔；分類整理：合同管理部對合同資料進行分類整理，按照合同類型、簽訂日期、合同編號等進行分類；檔案編號：對整理后的合同資料進行統一編號，建立檔案目錄；檔案登記：在合同檔案管理系統中進行登記，記錄合同的基本信息、歸檔日期、檔案編號等內容；檔案保存：將合同資料存放在安全、防火、防潮、防霉、防蟲的檔案室或檔案柜中，確保檔案的安全。第九條合同檔案的管理應當嚴格執行保密制度，未經授權，任何人不得擅自查閱、復印或者外借合同檔案。第三章合同查閱管理第十條合同查閱是指在履行職責或辦理業務過程中，需要查閱已歸檔的合同檔案的行為。合同查閱應當嚴格控制，確保檔案的安全和完整。第十一條合同查閱的權限：本單位內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應當填寫《合同檔案查閱申請表》，經合同管理部負責人審批后方可查閱；外部人員查閱合同檔案的，應當經合同管理部負責人審核，并報單位領導批準后，方可查閱；涉及國家秘密或商業秘密的合同檔案，查閱權限另行規定。第十二條合同查閱的具體流程：申請查閱：查閱人填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容等信息，提交至合同管理部；審批：合同管理部對查閱申請進行審核，必要時報單位領導審批；查閱：經審批同意后，查閱人在合同檔案管理人員的監督下查閱合同檔案；登記：查閱完成后，合同檔案管理人員應當在《合同檔案查閱登記簿》中登記查閱情況，包括查閱人、查閱時間、查閱內容等。第十三條合同查閱的注意事項：查閱人應當愛護合同檔案，不得在檔案上涂改、折疊或者標記；未經許可，查閱人不得將合同檔案帶出檔案室或進行復印、拍照等操作；合同檔案查閱應當在檔案室內進行，不得攜帶私人物品進入檔案室；合同檔案管理人員應當對查閱過程進行監督，確保合同檔案的安全。第十四條合同檔案的借閱管理：因工作需要需借用合同檔案的，應當填寫《合同檔案借閱申請表》，經合同管理部負責人審批后方可借閱；借閱期限不得超過15日，如需延長借閱時間，應當重新辦理借閱手續；借閱期間，借閱人應當妥善保管合同檔案，不得損壞或遺失；借閱到期后，借閱人應當及時將合同檔案歸還合同管理部，并由檔案管理人員核對無誤后予以接收。第四章合同檔案的安全管理第十五條合同檔案的安全管理應當貫穿合同歸檔與查閱管理的全過程，確保合同檔案的安全和完整。第十六條合同檔案的保密管理：合同檔案涉及國家秘密或商業秘密的，應當按照國家有關保密規定進行管理和查閱；合同檔案管理人員應當簽訂保密協議，承諾對檔案內容保密；合同檔案查閱過程中，檔案管理人員應當全程監督，防止信息泄露。第十七條合同檔案的備份管理：合同檔案應當進行電子備份，并定期進行數據備份，確保檔案的安全；電子備份的合同檔案應當存儲在安全的服務器或存儲設備中，防止數據丟失或被篡改；合同檔案的電子備份應當定期檢查，確保備份的有效性。第十八條合同檔案的應急處理：發生合同檔案損毀、丟失等突發事件時，應當立即采取應急措施，防止事態擴大；合同檔案損毀、丟失的，應當及時查找，必要時向相關部門報告；合同檔案損毀、丟失的，應當根據實際情況進行補救，必要時重新簽訂合同。第五章責任追究第十九條合同檔案管理人員應當嚴格按照本制度規定，做好合同檔案的歸檔與查閱管理工作。因工作失職導致合同檔案損毀、丟失或泄露的，應當追究相關責任人的責任。第二十條違反本制度規定，擅自查閱、復印或外借合同檔案的，視情節輕重給予批評教育、紀律處分等處理；情節嚴重構成犯罪的，移交司法機關依法追究刑事責任。第二十一