招標檔案管理制度?一、總則1.目的為加強公司招標檔案管理，確保招標過程中產生的各類文件資料的完整性、準確性和規范性，便于查詢、利用和追溯，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有招標項目檔案的管理，包括但不限于工程建設、物資采購、服務外包等各類招標活動。3.職責分工招標部門：負責招標項目文件資料的收集、整理、初步審核和移交。檔案管理部門：負責招標檔案的接收、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作，并對檔案管理工作進行指導和監督。其他相關部門：協助招標部門提供相關文件資料，并配合檔案管理部門做好檔案管理工作。

二、檔案收集與整理1.收集范圍招標項目前期文件，包括項目立項批復、可行性研究報告、預算審核報告等。招標公告、招標文件、答疑文件、補遺文件等。投標文件，包括投標函、投標報價表、技術規格偏離表、商務條款偏離表、資格證明文件等。開標記錄、評標報告、定標文件等。合同文件，包括中標通知書、合同協議書、合同條款、附件等。與招標項目有關的其他文件資料，如往來信函、會議紀要、電話記錄等。2.收集要求招標部門應在招標項目結束后[X]個工作日內，將項目文件資料收集齊全，并進行初步整理。收集的文件資料應真實、完整、有效，不得擅自修改、偽造或銷毀。對于電子文件，應確保其格式正確、內容完整，并進行備份存儲。3.整理原則遵循文件資料的形成規律和內在聯系，保持文件的系統性和完整性。按照招標項目的類別、階段和時間順序進行分類整理，便于查找和利用。每份文件資料應注明標題、文號、日期、來源等基本信息，并編制頁碼。4.整理方法分類：將招標項目文件資料分為前期文件、招標文件、投標文件、開標評標文件、合同文件及其他文件等類別。編號：為每個招標項目編制唯一的檔案編號，編號格式為"ZB[年份][項目序號]"，如"ZB2023001"。裝訂：對紙質文件資料進行裝訂，采用A4紙張，左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于翻閱。編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、項目名稱、文件類別、文件題名、日期、頁碼等信息。

三、檔案歸檔1.歸檔時間招標部門應在整理完成招標項目文件資料后的[X]個工作日內，將檔案移交至檔案管理部門進行歸檔。2.歸檔流程招標部門填寫《招標檔案移交清單》，詳細列出移交檔案的編號、名稱、數量等信息，并由移交人和接收人簽字確認。檔案管理部門對移交的檔案進行核對，檢查檔案的完整性、準確性和規范性。如發現問題，應及時與招標部門溝通并要求補充或更正。核對無誤后，檔案管理部門將檔案按照分類順序存入檔案庫房，并在檔案管理系統中進行登記。3.歸檔要求歸檔的檔案應與《招標檔案移交清單》內容一致，不得遺漏或擅自更改。檔案應采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行歸檔，電子檔案應與紙質檔案內容相符，并存儲在專用的存儲設備上。檔案管理部門應建立檔案索引，便于快速查找和利用檔案。

四、檔案保管1.保管方式檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。電子檔案應進行異地備份存儲，防止因自然災害、設備故障等原因導致數據丟失。2.保管期限招標檔案的保管期限根據國家有關規定和公司實際情況確定，一般分為短期、中期和長期。短期檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性的招標項目文件資料，如投標文件副本、開標記錄等。中期檔案保管期限為[X]年，主要包括重要的招標項目文件資料，如招標文件、評標報告、合同文件等。長期檔案保管期限為[X]年以上，主要包括具有重要歷史價值和法律意義的招標項目文件資料，如項目立項批復、可行性研究報告等。3.檔案清查檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，每季度進行一次局部清查。清查內容包括檔案的數量、完整性、保管狀況等，如發現問題應及時采取措施進行處理，并做好記錄。清查結束后，應編制《檔案清查報告》，總結檔案管理工作情況，提出改進措施和建議。

五、檔案查閱1.查閱范圍公司內部人員因工作需要，可查閱與本人工作相關的招標檔案。外部單位或個人查閱招標檔案，須經公司主管領導批準，并辦理相關查閱手續。2.查閱流程查閱人填寫《招標檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的項目名稱、編號、查閱內容、查閱目的等信息，并提交所在部門負責人審核。部門負責人審核通過后，報公司主管領導審批。審批通過后，查閱人持有效證件到檔案管理部門辦理查閱手續，檔案管理部門根據查閱申請表提供相應的檔案，并做好查閱記錄。查閱人應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉借他人。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意，并按規定辦理相關手續。3.查閱要求查閱人應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結束后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門核對無誤后，在查閱記錄上簽字確認。

六、檔案借閱1.借閱范圍因工作需要，公司內部人員可借閱與本人工作相關的招標檔案，但必須嚴格按照規定辦理借閱手續。2.借閱流程借閱人填寫《招標檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的項目名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，并提交所在部門負責人審核。部門負責人審核通過后，報公司主管領導審批。審批通過后，借閱人持有效證件到檔案管理部門辦理借閱手續，檔案管理部門根據借閱申請表提供相應的檔案，并填寫《招標檔案借閱登記薄》，詳細記錄借閱檔案的編號、名稱、借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。借閱人應在規定的借閱期限內歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。3.借閱要求借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人或擅自擴大借閱范圍。借閱人不得將檔案用于與工作無關的目的，如發現檔案丟失、損壞或逾期未還等情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的責任。

七、檔案保密1.保密范圍招標檔案涉及公司的商業秘密、技術秘密和其他敏感信息，檔案管理部門和相關人員應嚴格保密。2.保密措施檔案管理部門應建立健全檔案保密制度，明確保密責任，加強對檔案管理人員的保密教育和培訓。檔案庫房應設置門禁系統，限制無關人員進入。檔案管理人員應嚴格遵守保密規定，不得擅自泄露檔案內容。對于涉及保密內容的檔案，應進行加密存儲，并采取相應的保密標識和管理措施。在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理部門應嚴格審查查閱、借閱人的身份和目的，確保檔案信息不被泄露。3.保密責任追究如發現檔案管理人員或其他相關人員違反檔案保密制度，泄露檔案信息，公司將視情節輕重給予相應的處罰，構成犯罪的，依法追究刑事責任。

八、檔案銷毀1.銷毀范圍已過保管期限且無繼續保存價值的招標檔案。因保管不善導致損壞、變質或丟失，無法修復或補充的招標檔案。經公司主管領導批準同意銷毀的其他招標檔案。2.銷毀流程檔案管理部門定期對到期或需要銷毀的檔案進行清理，編制《招標檔案銷毀清單》，詳細列出檔案的編號、名稱、數量等信息。《招標檔案銷毀清單》經檔案管理部門負責人審核后，報公司主管領導審批。審批通過后，檔案管理部門組織專人對檔案進行銷毀，銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量、銷毀方式等，并由監銷人員簽字確認。檔案銷毀后，應在《招標檔案銷毀清單》上注明銷毀情況，并將銷毀清單存檔。3