公司檔案管理制度及流程09923?1.目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構，涵蓋公司在運營過程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。3.基本原則集中統一管理原則，確保公司檔案的完整性和系統性。真實性和準確性原則，保證檔案內容真實反映公司實際情況。保密與安全原則，防止檔案信息泄露和損壞。便于利用原則，以滿足公司各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善公司檔案管理制度，并監督執行。集中統一管理公司各類檔案，進行分類、編號、整理、裝訂、存儲等工作。定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全與完整。開展檔案信息化建設，建立電子檔案管理系統，提高檔案管理效率。負責檔案的鑒定、銷毀工作，按規定程序處理過期、無用檔案。為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務，做好登記和跟蹤工作。2.各部門兼職檔案員職責負責本部門文件、資料的收集、整理、初步分類工作，并定期移交至檔案管理部門。協助檔案管理部門開展檔案清查、核對等工作，提供相關信息。根據工作需要，經批準后到檔案管理部門查閱、借閱檔案，并負責歸還和保管好所借檔案。對本部門形成的檔案進行日常管理，確保檔案的安全和完整。三、檔案分類與編號1.檔案分類行政檔案：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、制度、規定，會議紀要、決議，行政公文、函件，人事檔案、勞動合同等。財務檔案：會計憑證、賬簿、報表，審計報告、財務分析資料，稅務資料，資金管理文件等。業務檔案：市場營銷、銷售合同、訂單，采購合同、供應商資料，生產計劃、工藝文件、質量記錄，研發項目文檔、技術資料等。工程檔案：工程項目立項文件、可行性研究報告，設計圖紙、施工方案，工程變更記錄，竣工驗收報告等。其他檔案：如企業文化活動資料、榮譽證書、法律事務文件等。2.編號規則檔案編號采用"年份+類別代碼+順序號"的方式。例如，2023年行政檔案的第一份文件編號為2023XZ001，其中"XZ"為行政檔案類別代碼。各類檔案類別代碼如下：行政檔案：XZ財務檔案：CW業務檔案：YW工程檔案：GC其他檔案：QT四、檔案收集與整理1.收集范圍公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等。外來文件中與公司業務相關的重要資料。公司員工個人在工作中形成的有參考價值的文檔。2.收集要求各部門應明確兼職檔案員，負責及時收集本部門的各類文件資料，確保不遺漏重要信息。收集的文件資料應齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章等手續完備。對電子文件，應同時收集其對應的紙質文件（如有），并確保兩者內容一致。3.整理方法按照檔案分類標準，對收集到的文件資料進行分類。去除文件中的金屬物，如訂書釘、回形針等。對紙張大小不一致的文件，進行折疊或粘貼，使其規格統一。每份文件單獨編頁，編寫頁號，頁號位置在文件正面右上角、背面左上角。填寫卷內文件目錄，包括序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。五、檔案裝訂與存儲1.裝訂要求采用線裝或膠裝方式，確保文件牢固、整齊。裝訂應保持文件的原有順序，不得有倒頁、缺頁現象。裝訂線應距文件左側20mm，上下兩端各距文件20mm。2.存儲方式設立專門的檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案安全存儲。檔案應存放在檔案架上，按類別、年度、編號順序排列，便于查找。電子檔案應存儲在專用服務器或存儲設備上，進行定期備份，防止數據丟失。六、檔案查閱與借閱1.查閱規定公司內部人員因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息，經所在部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應根據申請內容，提供相應的檔案，并在查閱現場進行監督，確保檔案不被涂改、損壞或丟失。查閱檔案時，不得在檔案上進行標記、批注等操作，如需摘錄或復印部分內容，應經檔案管理部門同意。2.借閱規定因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等，經所在部門負責人、檔案管理部門負責人簽字批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續借手續。借閱人員應對所借檔案妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內容。借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發現有損壞、丟失等情況，應追究借閱人員的責任。七、檔案鑒定與銷毀1.鑒定工作檔案管理部門定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門人員等組成，對檔案進行逐卷審查。根據檔案的形成時間、內容、重要性等因素，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。2.銷毀程序對已到保管期限且無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。《檔案銷毀清冊》經鑒定小組組長審核簽字后，報公司主管領導批準。檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理部門和相關業務部門人員共同監督銷毀過程，確保檔案徹底銷毀。銷毀完畢后，在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期、銷毀方式等，并由監督人員簽字確認。八、檔案信息化管理1.建立電子檔案管理系統利用信息技術手段，建立公司電子檔案管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用等功能。將紙質檔案進行掃描，轉化為電子文件格式，按照檔案分類標準進行存儲和管理。在電子檔案管理系統中，對檔案進行編號、標注元數據（如題名、日期、責任者等），方便查詢和利用。2.電子檔案的管理與維護定期對電子檔案進行備份，備份數據應存儲在不同的介質和地點，防止數據丟失。對電子檔案管理系統進行安全防護，設置用戶權限，防止未經授權的訪問和數據泄露。定期檢查電子檔案的存儲狀態，確保數據的完整性和可讀性，對損壞或丟失的數據及時進行修復和補充。九、監督與考核1.監督檢查檔案管理部門定期對公司各部門的檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案收集、整理、保管、利用等情況。對監督檢查中發現的問題，及時下達整改通知，要求相關部門限期整改。2.考核機制建立檔案管理工作考核機制，將檔案管理工作納入公司各部門績效考核體系。考核指標包括檔案收集的完整性、整理的規范性、保管的安全性、利用的及時性等方面。對檔案管理工作表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對未達標的部