pPAGE7行政辦公系統培訓資料行政秘書崗位職責電話的接聽行政秘書最直接、最重要的工作便是接聽公司電話。因為每個來電很可能就是公司一個潛在的客戶。同時接聽電話的質量直接反映了公司的形象與文化，所以行政秘書接聽電話必須嚴格按照公司規章制度進行。一律使用標準普通話，絕對禁止使用方言接聽電話或地方口音嚴重。接聽電話一律回答“您好，精致裝飾！”聲音要親切，口詞要清楚，一定要使用“您”“請問”“貴姓”“請稍等”“您方便留下電話或姓名嗎？”“我一定幫您轉告”等禮貌用語。詢問對方來電目的，如是客戶咨詢電話行政秘書負責將客戶的詳細情況仔細記錄，每天將匯總表交到總經理，由總經理分派負責人追訪。如是客戶投訴的電話，一定小心謹慎的接聽，并迅速將電話轉接到客服部，通知客服部電話為客戶投訴電話。如是找總經理電話，一定要客氣、耐心的詢問對方是否和總經理有約，仔細詢問對方的姓名與單位，然后將電話接聽到總經理辦公室告之總經理來電的詳細情況，詢問總經理是否接聽此人電話，如接聽轉入電話，如不接聽則告之來電話者現在總經理不方便接聽電話，請其留下來電目的，做好詳細記錄上報總經理。對于接聽的每一個電話一定要采用“首問負責制”，即誰接聽的電話，誰負責到底，絕對禁止將電話轉接后就置之不管，不再過問了。對于一些來自“消費者保護協會”“工商”“稅務”“版權局”的麻煩電話，一定要客氣、耐心的接聽，然后將其轉接到辦公室主任處，先告之來電為何方。如主任不在，詳細作好記錄，報告給辦公室主任。行政秘書還要對每個打出的長途電話進行詳細的記錄，絕對禁止用公司電話撥打私人電話，每一個長途電話的撥打都要有詳細的記錄。接待客人的來訪對于客戶的來訪一定要熱情的接待，先詢問客戶是否和設計師有約，如有約，將客戶帶領到會客室，通知該設計師出來接待，同時及時倒水，讓客戶感到公司的熱情、周到；如該設計師有事外出，要及時和設計師聯系，安排客戶時間。如客戶是初次來訪，則先作好客戶的登記，將登記表交予設計部經理，讓設計部經理安排設計師進行接待。對于來訪總經理的客人，一定要客氣、耐心的詢問對方是否和總經理有約，仔細詢問對方的姓名與單位，請客人落座，稍等，然后告之總經理來訪客人情況，詢問總經理是否接見此人，如接見即帶客人入總經理室，及時倒水，如總經理不見，則告之來訪者現在總經理不方便接見客人，請其留下來訪目的，做好詳細記錄上報總經理。對于一些來自“消費者保護協會”“工商”“稅務”“版權局”的麻煩來訪，一定要客氣、耐心的接待，然后將其報告到辦公室主任處，讓辦公室主任接待，如主任不在，詳細作好記錄，報告給辦公室主任。對于接待的每一個客人一定要采用“首問負責制”，即誰接待的客人，誰負責到底，絕對禁止將客人接待后就置之不管，不再過問了。辦公用品的保管與領用辦公用品的入庫與領用一定要有詳細的記錄，分部門歸類，嚴格領用制度，該領的領不該領的不領，實領多少，登記多少，嚴禁少登記或不登記，同時每月要對辦公用品進行盤存，與行政助理進行對帳，上報辦公室主任，同時監督各部門對辦公用品的使用，行政秘書對于任何浪費現象有監督、批評權利，對于嚴重現象上報辦公室主任進行嚴肅處理。對于公司辦公設備的管理行政秘書對于公司辦公設備要進行日常保管與維護，并且有義務將辦公設備的正確使用方式告之公司每一位員工，監督其他人員是否正確使用辦公設備，并且詳細記錄每一辦公設備的保養時間，協助行政助理對辦公設備進行日常保養。負責公司文件的打印、編號、復印、發放。對于公司各個部門的文件與各種表格或資料，行政秘書負責打印并分門別類的電腦歸檔，同時按照文件規范下發接收部門，并且作好接收登記，同時做好文件歸檔處理。協助領導做好外聯工作協助領導做好外聯工作，例如票務、工作餐、飲用水的預定等等。作好公司全體員工考勤登記詳細作好公司全體員工的考勤登記，準確、如實的填寫，每月將原始記錄進行匯總登記，然后交由辦公室主任依據考勤評定工資，考勤表每日9：05收起，嚴禁代簽到或補簽到。維護公司公共區域衛生清潔行政秘書必須維護公司公共區域的衛生整潔，并有權監督其他員工維護公共區域的清潔。協助辦公室主任做好本部門的日常工作，同時做好領導交辦的其他工作。行政助理崗位職責負責監督、檢查各部門對公司各項批示、決定、決議的貫徹執行情況。行政助理有權監督、檢查各部門貫徹執行公司各項批示、決定、決議的情況，同時有權督促各部門認真貫徹執行，并對于不認真貫徹情況有上報辦公室主任并協助其處理權利。負責起草上報總公司的各項文件，由辦公室主任審核并呈總經理簽字后報送總公司，以及公司各項行文工作，同時作好各類文件的歸檔工作。行政助理負責根據各部門具體上報內容起草分公司上報總公司的文件，交予辦公室主任審核，呈總經理簽字后報送總公司，同時公司各部門的發文均由行政助理進行起草行文，并作好各類文件的分門別類的歸檔工作，同時電子文件的消檔必須要有辦公室主任的簽字。辦公用品的保管與領用行政助理負責辦公用品的入庫登記，核查各部門辦公用品的領用情況，每月協同行政秘書在財務人員監督下對辦公用品進行盤存，與行政秘書進行對帳，上報辦公室主任，同時監督各部門對辦公用品的使用，行政助理對于任何浪費現象有監督、批評權利，對于嚴重現象上報辦公室主任進行嚴肅處理。負責出具每月匯總考勤表格行政助理每月月底根據行政秘書上交的原始考勤記錄，進行每月考勤統計、分析，上報真實的考勤匯總表給辦公室主任。負責制定公司規章制度及實施程序與監督各部門對于規章制度的遵守情況行政助理負責制定公司規章制度與實施程序，并且監督各部門對于各規章制度的遵守情況，行政助理有權將各部門對規章制度的實施情況上報辦公室主任，并協助辦公室主任對其進行處理。負責組織實施員工培訓，考核，并擬訂培訓綱要。行政助理負責組織行政辦公系統的培訓，并監督和考核其他部門的培訓情況，編制報表留檔，并擬訂培訓資料。負責公司辦公設備的管理行政助理對于公司辦公設備要進行日常保管與維護，并且有義務將辦公設備的正確使用方式告之公司每一位員工，監督其他人員是否正確使用辦公設備，并且詳細記錄每一辦公設備的保養時間，特別督促電腦設備的日常維護和管理。負責公司固定資產的管理的妥善保管及合理分配使用并登記造冊。行政助理必須對公司所有固定資產負責妥善保管，并合理進行分配、調動，并登記造冊，同時重要資產必須單獨建檔管理。負責公司人力資源招聘、建檔及辭職（退）檔案的管理。行政助理負責負責協助辦公室主任進行人力資源的招聘、建檔，人事檔案必須齊全（完整填寫的入職表格、各類證件復印件、尤其身份證要看原件、1寸照片、其他調職登記表），做到一人一檔，同時任職、調崗、升職記錄必須清楚，跟隨個人檔案調整，同時辭職及辭退人員單獨建檔，1年以后報辦公室主任消檔。負責公司車輛的管理行政助理負責對公司車輛及司機進行管理，所有車輛資料單獨建檔，并負責交納各種費用及及時督促司機對車輛進行常規保養，平時派車必須有辦公室主任的派車單，一切派車工作圍繞業務進行，星期六日任何人不得用車，車輛作為用戶參觀樣板間用途。行政助理對司機必須進行家訪，同時車輛下班前一律歸回公司，絕對禁止開回家。對公司各類證件、執照的管理行政助理負責對公司各類證件、執照進行管理，必須有相關登記表格，同時各部門需要各類證件、執照或證件、執照復印件時必須先報請辦公室主任批準，同時必須有各部門主管簽字方可領用。負責公司鑰匙的管理行政助理必須對公司各類鑰匙進行管理，各類鑰匙領用明細必須有表可查，同時每類鑰匙必須有備用，一定要管理得清清楚楚。員工福利的管理行政助理必須對員工的個人情況登記造冊，同時員工生日禮物的發放與特殊節日禮物的發放都必須要嚴格登記造冊。協助辦公室主任與行政秘書做好本部門的日常工作，同時做好領導交辦的其他工作。辦公室主任崗位職責協助總經理作好公司日常管理工作。負責總公司領導的各項批示文件的收轉及呈辦結果的督促，并及時做好匯報工作。負責督促、檢查行政部門對公司各項批示、決定、決議的貫徹執行情況。負責組織總經理主持的工作會議，并安排好會務工作。負責公司機要文書、檔案及印章管理工作。有權向各部門索取必要的資料和了解情況。對公司決議和總經理批示的貫徹執行情況，有權檢查督促。有權催促各部門按時按要求完成公司下達的工作任務。有權按總經理指示，協調各部門之間工作關系。對各部門以公司名義起草的文件有審核和校正權。負責辦公用品以及其他固定資產的購買。責任：在得知公司經