數字化流程管理—制度文件結構化（征求意見稿）PAGE\*ROMANPAGE\*ROMANII目 次前言 II引言 III范圍 1規范性引用文件 1術語和定義 1制度文件結構化 2構成圖符號說明 2制度文件結構化元模型 2層次 2結構要素 3層次 4結構要素 4封面 4文檔信息頁 5目錄 5正文 5目的 6適用范圍 6定義 6規范性引用文件 7責任 8流程/規定 8記錄 9附錄 9結構要素允許表述形式 9制度文件信息自動化管理 11制度文件的自動化校驗 11制度文件的處理權限管理 11制度文件編寫人員的處理權限 12制度文件審核人員的處理權限 12制度文件批準人員的處理權限 12制度文件管理系統的處理權限 12PAGEPAGE10數字化流程管理-制度文件結構化范圍本文件確定了制度文件結構化元模型，規定了制度文件結構化管理的方法。本文件適用于結構化制度文件的編寫。規范性引用文件（包括所有的修改單適用于本文件。GB/T1.1-2020標準化工作導則第1部分：標準化文件的結構和起草規則GB/T7714-2015信息與文獻參考文獻著錄規則GJB6600.3-2009裝備交互式電子技術手冊第3部分：模式術語和定義下列術語和定義適用于本文件。3.1基準文件制度文件結構要素引用的定義式文字描述[源自：ISO/TS15926-6:2013(en),3.1.19，改寫]3.2結構化structured允許對文件進行靈活的控制的簡單結構或格式[源自：ISO/IEC14496-3:2019,T.166,改寫]3.3元模型為制度文件結構化建模符號定義概念及其關系的模型[源自：ISO/IEC15909-2:2011(en),4.1.6，改寫]3.4制度管理元素已識別、命名和描述的基準文件的列表，以及有關如何表示相應制度文件結構要素的規范注：在制度文件結構化關聯關系基礎上，實現依據文件清單、參考文件清單、各部門/崗位職責清單、法律法規清單、流程清單等的輸出，識別術語庫、風險點、控制點等[源自：ISO9735:1988(en),A.13，改寫]3.5結構要素Structuralelements按照功能，將制度文件內容劃分為相對獨立的功能單元注：制度文件的結構要素包括封面、文檔信息頁、目錄、正文等。3.6特征要素一個結構要素包含的若干個特征單元注：特征要素包括具體文件中的條文、表格、圖片、文本等。3.7編輯要素一種文件編輯過程中對文本的編輯操作注：編輯要素包括文本字體、字號、段前段后間距等。制度文件結構化構成圖符號說明本文件4.2~7中的圖符號說明見表1。表1構成圖符號說明編號符號說明01帶加號的要素為復雜類型元素，復雜類型要素包含子元素。02元素框線為實線表示元素為必備元素，必備元素允許出現的最小次數為1。03元素框線為虛線表示元素為可選元素，可選元素允許出現的最小次數為0。04050607。08序列指示器，規定子元素必須按照特定的順序出現。制度文件結構化元模型制度文件結構化元模型構成見圖1，該模型是參考GB/T1.1-2020中6.2要求描述。圖1制度文件結構化元模型構成層次按照制度文件內容的從屬關系，可以將制度文件劃分為若干層次。制度文件可能具有的層次見表2。表2層次及其編號層次編號實例章1.0條1.1條1.1.1段[無編號]列項）結構要素結構要素的分類制度文件由相對獨立的結構模塊，即以下結構要素組成：封面文檔信息頁目的適用范圍定義規范性引用文件責任流程/規定結構要素的構成和表述結構要素的內容由特征要素和編輯要素構成。他文件中的內容時,可在文件中采取引用或提示的表述形式。為了便于文件結構的安排和內容的理解,有些條文需要采取附錄﹑圖、表﹑數學公式等表述形式。表3中界定了制度文件中結構要素的構成,給出了要素允許的表述形式。表3文件中各要素的類別、構成及表述形式結構要素必備或可選結構要素的構成要素所允許的表述形式封面必備附加信息標明文件信息文檔信息頁必備表目錄必備列表正文目的必備條文、圖、表、數學公式、注、腳注、指明附錄適用范圍必備條款、附加信息條文、表、注、腳注定義必備條款、附加信息條文、圖、數學公式、示例、注、引用、提示規范性引用文件必備附加信息清單、注、腳注責任必備條款、附加信息流程/規定必備提示、指明附錄記錄必備提示、指明附錄附錄必備章編號和標題的設置是必備的，要素內容的有無根據具體情況進行選擇要素的選擇層次層次構成見圖2：圖2層次構成結構要素結構要素構成（一級）見圖3：圖3結構要素構成該所包含的復雜類型子的構成詳見6.1~6.8。封面在制度文件的封面中應標明以下6項必備信息：——Logo圖標——中文名稱——英文名稱——編碼——版本——版權聲明封面的構成見圖4：圖4結構要素-封面構成文檔信息頁在制度文件的文檔信息頁中應標明以下5項必備信息：——基本信息——編制者——會簽——升版修訂信息——臨時變更信息文檔信息頁的構成見圖5：圖5結構要素-文檔信息頁構成目錄目錄這一結構要素用來呈現制度文件的正文結構。為了方便查閱制度文件內容，通常有必要設置目錄。目錄的構成見圖6：圖6結構要素-目錄構成正文正文這一結構要素用來闡述制度文件的內容。正文的構成見圖7：圖7結構要素-正文構成目的目的這一結構要素在制度文件中應簡要和準確地敘述其目的，并對“為何要求此文件”作出回答。目的的構成見圖8：圖8結構要素-正文-目的構成適用范圍適用范圍的構成見圖9：圖9結構要素-正文-適用范圍構成定義定義的構成見圖10：圖10結構要素-正文-定義構成規范性引用文件規范性引用文件這一結構要素用來列出制度文件中規范性引用的文件。規范性引用文件的構成見圖11：圖11結構要素-正文-規范性引用文件構成標準化文件的構成見圖12：圖12結構要素-正文-規范性引用文件-標準化文件構成非標準文件和信息資源的構成見圖13：圖13結構要素-正文-規范性引用文件-非標準化文件和信息資源構成責任責任這一結構要素應列出承擔主要職責的領導或職能部門。責任的構成見圖14：圖14結構要素-正文-責任構成流程/規定流程/規定這一結構要素主要描述活動流程或相關管理規定，活動流程應確保與內控管理的要求相呼應。流程/規定的構成見圖15：圖15結構要素-正文-流程/規定構成記錄記錄的構成見圖16：圖16結構要素-正文-記錄構成附錄附錄這一結構要素是用來承接或安置不便在制度文件6.4.6和6.4.7附錄的構成見圖17：圖17結構要素-正文-附錄構成結構要素允許表述形式結構要素允許表述形式的構成見圖18：圖18結構要素允許表述形式構成特征要素特征要素是結構要素的構成內容。特征要素的構成見圖19：圖19結構要素允許表述形式-特征要素構成編輯要素編輯要素是結構要素的格式編輯要求。編輯要素的構成見圖20：圖20結構要素允許表述形式-編輯要素構成制度文件信息自動化管理制度文件的自動化校驗在制度文件編校審批、定期審查以及使用過程中，組織應考慮以下6個方面：組織機構：在組織機構中某部門名稱發生更改，與其他制度文件中涉及到該部門的名稱不一致。參考/依據文件：外部文件、上級制度、內部文件的基準數據發生變化引起的制度文件變化，如：某制度文件名稱由《A》調整為《B》。涉及到該制度文件的引用文件等內容需要更新。術語：一個術語名稱有多個術語定義時，或某個術語（如關鍵績效指標）的定義發生了變化。表單：表單數據（表單編號、名稱、暫存部門、保存周期等）6.4.76.4.8內控信息：當正文流程/規定中出現風險點、內控點時，正文附錄中必須有風險控制矩陣，如6.4.66.4.8其他配置信息：如上級監管部門要求對某些類別的制度文件更改名稱，將企業名稱由“A”變更為“B”。當以上方面出現異常情況時，組織應按以下措施實施管控：依據制度管理元素基準文件，對審批中和已生效制度文件在信息平臺中自動化監測和校驗，自動識別與基準文件有差異的異常制度管理元素，對相關信息進行顯性化標識和推送，提醒制度文件的編制人員、審查人員和使用人員進行修改。通過“修訂模式”增加制度文件前后版本修訂內容的突出顯示，相關信息通過結構化系統平臺自動推送到制度文件管理系統制度文件編制、校核、審核、批準、分發、歸檔等管理控制流程中。制度文件的處理權限管理組織應從制度管理元素層面對制度文件有效性實施分層分級控制，并按照編寫人員、審核人員和批準人員區分相應制度變更的審批權限，同時建立面向制度管理元素變更的制度文件批量處理管理機制。制度文件編寫人員的處理權限認可修訂內容，同意批量處理立即啟動修訂內容暫不處理，下次修訂時提醒我直接關閉制度文件審核人員的處理權限在制度文件審核過程中，審核人員應遵循諸如以下步驟：編寫人員點擊提交后，提交給審核人員進行復核；審核人員有更改選項的權力，流程以審核人員最終確認結果為準，相應觸發后續行動；批量處理確認流程完成之后，同意批量處理的制度文件轉為審核人員待辦，審核人員點擊提交后發起文件批量升版流程。制度文件批準人員的處理權限在文件批量升版流程中，批準人員應遵循諸如以下步驟：由制度文件的審核人員負責對系統批量替換的制度文件文本進行校核，校核無誤后提交到部門負責人審核；部門負責人對批量替換的制度文件審核無誤后提交到分管領導，由分管領導對批量升版的文本進行批準，系統批量替換后自動完成發布工作。制度文件管理系統的處理權限制度文件管理系統對制度文件定期巡航自動修訂過程中，應考慮以下方面：若基準文件發生變更（包括組織機構、法律法規等內容），則需要觸發包含本次變更內容的制度文件的批量處理；其他基準配置數據外的語句需要批量處理的情況，只對部分制度文件的內容進行變更，即小范圍的變更；注：如上級監管部門要求對某些類別的制度文件更改名稱，將企業名稱由“A”變更為“B”，其他制度文件無需更