公司采購管理辦法與流程規范一、總則1.1目的公司的采購管理辦法與流程規范旨在保證公司的采購活動高效、透明、合規地進行，以滿足公司運營和發展的需求。通過明確采購的目標、原則和流程，規范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保障公司的利益。1.2適用范圍本辦法適用于公司所有的采購活動，包括原材料、零部件、設備、辦公用品、服務等各類物資和服務的采購。無論是內部采購還是外部采購，都應遵循本辦法的規定。1.3采購管理原則（1）公開、公平、公正原則：采購活動應遵循公開、公平、公正的原則，保證供應商有平等的機會參與競爭，避免出現歧視性和不公正的行為。（2）性價比原則：在采購過程中，應綜合考慮物資或服務的質量、價格、交貨期等因素，選擇性價比最高的供應商和采購方案。（3）合規性原則：采購活動必須遵守國家法律法規、公司內部規章制度以及相關行業標準，保證采購行為的合法性和合規性。（4）供應鏈管理原則：將采購活動視為供應鏈管理的重要環節，與供應商建立長期穩定的合作關系，共同推動供應鏈的優化和協同發展。二、采購組織與職責2.1采購部門設置公司設立專門的采購部門，負責公司的采購管理工作。采購部門應配備專業的采購人員，具備豐富的采購經驗和專業知識，能夠熟練掌握采購流程和相關法律法規。2.2各部門采購職責（1）需求部門：負責提出采購需求，明確采購物資或服務的規格、數量、質量要求等，并參與供應商的選擇和評估。（2）財務部門：負責審核采購預算和付款申請，保證采購活動的資金安全和合規性。（3）質量管理部門：負責對采購物資或服務的質量進行檢驗和驗收，保證符合公司的質量標準。（4）其他相關部門：根據各自的職責，配合采購部門完成采購活動的相關工作，如技術支持、合同管理等。2.3采購人員管理（1）采購人員應具備良好的職業道德和職業素養，誠實守信，廉潔奉公，不得接受供應商的賄賂或回扣。（2）采購人員應定期接受培訓和考核，不斷提高自身的業務水平和綜合素質。（3）建立采購人員的檔案管理系統，對采購人員的工作表現、業績等進行記錄和評估，為采購人員的晉升、獎懲等提供依據。三、采購計劃與預算3.1采購計劃制定（1）需求部門根據公司的生產經營計劃和物資需求情況，制定月度或季度采購計劃，明確采購物資的名稱、規格、數量、交貨期等。（2）采購部門對需求部門提交的采購計劃進行匯總和審核，根據公司的庫存情況和采購預算，合理安排采購時間和采購數量。（3）采購計劃應經相關部門負責人審批后，方可正式實施。3.2采購預算編制（1）財務部門根據公司的年度經營計劃和預算編制要求，制定公司的年度采購預算。（2）采購部門根據采購計劃和預算編制要求，編制各部門的月度或季度采購預算。（3）采購預算應包括采購物資的金額、供應商、交貨期等信息，并經相關部門負責人審批后，納入公司的年度預算體系。3.3預算調整與審批（1）在采購過程中，如因市場變化、生產計劃調整等原因需要調整采購預算，應按照公司的預算調整程序進行審批。（2）采購部門應及時向財務部門提交預算調整申請，說明調整的原因、金額等情況。（3）財務部門對預算調整申請進行審核，并提交相關部門負責人審批。經審批通過后，方可進行預算調整。四、供應商管理4.1供應商選擇與評估（1）采購部門應建立供應商信息庫，對潛在供應商進行篩選和評估，選擇符合公司要求的供應商。（2）供應商評估應包括供應商的資質、信譽、產品質量、價格、交貨期等方面的內容，采用定量和定性相結合的方法進行評估。（3）對于重要的采購項目，應組織相關部門進行聯合評估，保證供應商的綜合實力和信譽度。（4）定期對供應商進行評價和更新，淘汰不符合要求的供應商，引入新的優質供應商。4.2供應商關系維護（1）與供應商建立長期穩定的合作關系，加強溝通與協作，共同解決采購過程中出現的問題。（2）定期對供應商進行拜訪和調研，了解供應商的生產經營情況和需求，為供應商提供必要的支持和幫助。（3）建立供應商激勵機制，對表現優秀的供應商給予獎勵，如降低采購價格、優先供貨等。4.3供應商考核與淘汰（1）制定供應商考核指標體系，對供應商的供貨質量、交貨期、價格等方面進行定期考核。（2）根據考核結果，對供應商進行分級管理，對表現優秀的供應商給予表彰和獎勵，對表現不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。（3）建立供應商淘汰機制，對連續多次考核不合格或出現重大質量問題的供應商，應及時終止合作關系。五、采購流程5.1采購申請流程（1）需求部門根據實際需求，填寫采購申請單，明確采購物資的名稱、規格、數量、用途等信息，并經部門負責人簽字確認。（2）采購部門對采購申請單進行審核，確認采購需求的合理性和必要性。對于不符合要求的采購申請，應及時退回需求部門進行修改。（3）經審核通過的采購申請單，由采購部門提交給相關領導進行審批。審批通過后，采購部門方可開展采購工作。5.2招標采購流程（1）對于金額較大或技術復雜的采購項目，應采用招標采購方式。招標采購應遵循公開、公平、公正的原則，邀請符合條件的供應商參與投標。（2）采購部門負責編制招標文件，明確采購項目的技術要求、商務條款、評標標準等內容。（3）組織開標、評標和定標工作，根據評標結果確定中標供應商。（4）與中標供應商簽訂采購合同，并按照合同約定進行履約管理。5.3非招標采購流程（1）對于金額較小或技術簡單的采購項目，可以采用非招標采購方式，如詢價采購、競爭性談判等。（2）采購部門根據采購需求，選擇合適的非招標采購方式，并制定相應的采購方案。（3）按照采購方案進行采購活動，與供應商進行談判、議價，確定采購價格和供貨條款。（4）簽訂采購合同，并按照合同約定進行履約管理。六、采購合同管理6.1合同簽訂流程（1）采購部門與中標供應商進行合同談判，達成一致后，起草采購合同文本。（2）合同文本應包括采購項目的基本信息、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。（3）將合同文本提交給相關部門進行審核，包括法律部門、財務部門等。審核通過后，由采購部門與供應商簽訂正式的采購合同。6.2合同履行與變更（1）采購部門應按照合同約定，督促供應商按時交貨、提供服務，并對交貨質量進行檢驗和驗收。（2）如因市場變化、生產計劃調整等原因需要變更合同條款，應經雙方協商一致，并簽訂書面的合同變更協議。（3）合同變更協議應明確變更的內容、生效時間等條款，并經相關部門審核和領導審批。6.3合同糾紛處理（1）如發生合同糾紛，應及時與供應商進行溝通協商，尋求解決辦法。（2）如協商不成，應根據合同約定的爭議解決方式，如仲裁、訴訟等，向相關機構提起申請或訴訟。（3）在合同糾紛處理過程中，應保留相關證據，如合同文本、往來函件、會議紀要等，以便維護公司的合法權益。七、采購驗收與付款7.1采購驗收標準（1）制定明確的采購驗收標準，包括物資或服務的質量標準、數量標準、包裝標準等。（2）驗收標準應根據采購合同的約定和相關行業標準制定，并經相關部門審核和領導審批。7.2驗收流程與職責（1）采購物資到貨后，由需求部門或質量管理部門負責組織驗收工作。（2）驗收人員應按照驗收標準對采購物資進行檢驗和測試，填寫驗收報告，確認物資的數量、質量等是否符合要求。（3）如驗收不合格，應及時通知采購部門和供應商，協商處理辦法。如需要退貨或換貨，應按照合同約定辦理相關手續。7.3付款流程與審批（1）采購部門根據合同約定和驗收報告，填寫付款申請單，經相關部門負責人審核后，提交給財務部門。（2）財務部門對付款申請單進行審核，確認付款金額、付款方式等是否符合合同約定和公司財務制度。（3）經審核通過的付款申請單，由財務部門提交給相關領導進行審批。審批通過后，財務部門按照約定的付款方式進行付款。八、監督與考核8.1采購監督機制（1）建立健全采購監督機制，加強對采購活動的全過程監督。（2）設立監督舉報電話和郵箱，接受員工的監督和舉報。（3）定期對采購活動進行內部審計，發覺問題及時整改。8.2采購績效考核（1）制定采購績效考核指標體系，對采購部門和采購人員的工作績效進行考核。（2）績效考核指標應包括采購成本控