政務服務“一網通辦”電子文件歸檔管理技術規范上海市市場監督管理局發布 I 12規范性引用文件 13術語和定義 1 5總則 36歸檔流程要求 36.1總體流程 36.2流程說明 47歸檔數據組織要求 7.1歸檔信息包組織結構 57.2歸檔信息包命名規則 67.3歸檔信息包數據結構 78歸檔格式要求 9歸檔接口要求 9.1總體要求 9.2歸檔接口 附錄A(資料性附錄)“一網通辦”政務服務事項歸檔范圍示例 附錄B(規范性附錄)歸檔功能要求 18附錄C(規范性附錄)電子文件歸檔交接文據 22附錄D(資料性附錄)XML文件Schema定義 I本標準按照GB/T1.1—2009給出的規則起草。本標準由上海市檔案局提出并組織實施。本標準由上海市信息標準化技術委員會歸口。1接口要求等內容。本標準適用于納入上海市“一網通辦”政務服務事項所形成的、具有保存價值的各種類型電子文件的歸檔管理。2規范性引用文件下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。DA/T22—2015歸檔文件整理規則DA/T70—2018文書類電子檔案檢測一般要求3術語和定義下列術語和定義適用于本文件。依托全流程一體化在線政務服務平臺和線下辦事窗口，整合公共數據資源，加強業務協同辦理，優化政務服務流程，推動服務對象辦事線上一個總門戶、一次登錄、全網通辦，線下只進一扇門、最多跑一次。[DB31/T1113—2018,定義3.1]各級行政機關、履行公共管理和服務職能的事業單位(以下統稱“公共管理和服務機構”)在履行其法定職責或者處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。[GB/T18894—2016,定義3.2]元數據metadata描述電子文件和電子檔案的內容、背景、結構及其管理過程的數據。2[GB/T18894—2016,定義3.3]電子文件和電子檔案中包含的數據對象。由內容數據和相關保存描述信息構成的信息整體。數字簽名digitalsignature附加在數據單元上的數據，或是對數據單元所作的密碼變換，這種數據或變換允許數據單元的接收者用以確認數據單元的來源和完整性，并保護數據防止被人(例如接收者)偽造或抵賴。[GB/T33190—2016,定義3.3]使用數字簽名技術產生的數據，簽名的對象包括原始文件信息、簽名參數、簽名時間等信息。[GB/T20520-2006,定義3.1]將電子文件及其元數據作為一個整體按指定結構打包的過程。采用數字簽名、時間戳等技術對信息包添加校驗信息，以防止電子文件被篡改，整性和法律效力的過程。將具有憑證、查考和保存價值且辦理完畢、經系統整理的電子文件及其元數據管理權限向檔案部門提交的過程。[GB/T18894-2016,定義3.12]按照歸檔要求對電子文件進行整理、封裝、固化、檢測電子檔案管理系統electronicrecordsmanagements[GB/T18894-2016,定義3.10]3下列縮略語適用于本文件。UTF-8:Unicode的可變長度字符編碼(8-bitUnicodeTransformationFormat)XML:可擴展置標語言(ExtensibleMarkupLanguage)OFD:開放版式文檔(OpenFixedlayoutDocument)PDF:便攜式文檔格式(PortableDocumentFormat)JPG/JPEG:一種圖像的有損壓縮格式(JointPhotographicExpertsGroup)TIFF:標簽圖像文件格式(TaggedImageFileFormat)DWG:電腦輔助設計軟件AutoCAD以及基于AutoCAD的軟件保存設計數據所用的一種專有文件格式(DraWinG)SVG:可縮放矢量圖形(ScalableVectorGraphics)原則，指定專人負責電子文件歸檔。5.3公共管理和服務機構應根據本單位職能，結合實際業務需要，制定各類政務服務事項(包括行政權力事項和公共服務事項)電子文件的歸檔范圍和保管期限。歸檔范圍的制定參見附錄A,并可根據實際情況進行調整。5.4公共管理和服務機構應對“一網通辦”中辦結的電子文件按照歸檔范圍要求即時歸檔，定期導入相應的電子檔案管理系統，并由本單位檔案部門負責管理。5.5公共管理和服務機構應當按照有關規定，完整收集本單位在政務服務“一網通辦”中形成、辦理的5.6電子文件歸檔管理宜采用計算機系統對歸檔過程進行自動化管理。電子文件歸檔管理的功能應符合附錄B,系統管理其他功能參見GB/T29194—2012。6歸檔流程要求6.1.1政務服務“一網通辦”電子文件歸檔管理流程從政務服務事項辦結開始，到檔案部門接收歸檔信息包結束。a)由業務部門對電子文件及其元數據進行收集、整理、間戳等技術手段對歸檔信息包進行固化、檢測，檢測合格后進行歸檔；b)由檔案部門對歸檔信息包進行接收檢測，檢測合格后完成必要的歸檔手續(見附錄C),檔案部門接收符合要求的歸檔信息包，完成電子文件歸檔管理流程。6.1.3政務服務“一網通辦”電子文件歸檔管理流程見圖1。4否是否是檢測合格具體政務服務事項辦理結束后，業務部門根據歸檔范圍(參見附錄A)對電子文件進行收集，獲取歸檔電子文件內容數據及其元數據信息，收集的方式宜采用自動捕獲，在無法自動捕獲的情況下也可人工業務部門對收集的電子文件按照DA/T22—2015和歸檔范圍(參見附錄A)進行整理組件，并進行必要的信息補錄、材料補充等操作。于歸檔范圍的電子文件應按要求進行組織、排序和存儲。按照歸檔信息包組織結構(見第7章)對整理完畢的電子文件進行數據封裝，形成歸檔信息包。使用數字簽名、時間戳等技術手段，對歸檔信息包進行固化。在歸檔登記前，應按照DA/T70—2018的要求對歸檔信息包進行真實性、完整性、可用性和安全性5檢測結果登記《電子文件歸檔登記表》,形成歸檔目錄清單。業務部門應將歸檔信息包連同《電子文件歸檔案部門接收歸檔信息包之前應按照DA/T70—2018等標準規定，對信息包的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測，對于不符合要求的信息包予以退回，并注明退回原因。檔案部門接收歸檔信息包時，應清點、核實電子文件的保管期限、數量等信息檔案部門接收符合要求的歸檔信息包，完成電子文件歸檔管理流程。7歸檔數據組織要求7.1歸檔信息包組織結構電子文件歸檔應采用規范的信息包組織結構，包括“歸檔事項基本信息.XML”“辦理流程基本信息.XML”“電子文件基本信息.XML”以及電子文件夾。其組織結構模型示例見圖2。電子文件1圖2歸檔信息包結構示例6歸檔信息包由如下幾部分構成：a)“歸檔事項基本信息.XML”應統一以歸檔事項基本信息.XML命名該文件，描述此次歸檔事項的基本信息，XML文件的編碼格式為utf-8;b)“辦理流程基本信息.XML”應統一以辦理流程.XML命名該文件，描述此次歸檔事項的辦理流程信息，XML文件的編碼格式為utf-8;c)“電子文件基本信息.XML”應統一以電子文件基本信息.XML命名該文件，描述此次歸檔事項下的電子文件材料的基本信息，XML文件的編碼格式為utf-8;d)電子文件夾應按照歸檔范圍中的文件材料排列順序進行命名，一個文件夾內包含一個或多個電子文件材料，沒有對應電子文件材料的可不設置文件夾。行政許可、行政處罰等行政事項的文件夾的名稱和排序參見附錄A執行。7.2歸檔信息包命名規則歸檔信息包采用電子檔案號作為命名標識。電子檔案號實行全市統一編號規則：區域代碼·部門00001·001·2018-D30-命名要求見圖3。一事項流水號(8)圖3歸檔信息包的命名要求區域代碼以2位阿拉伯數字表示。參見DB31/T1106.1—2018附錄A中的表A.4。部門代碼以6位英文大寫字母表示。參見DB31/T1106.1-2018附錄B中的表B.1。事項類型代碼以2位阿拉伯數字表示，對應具體事項類型，其中00～49號段對應行政審批事項，50～99號段對應公共服務事項。參見DB31/T1106.1—2018附錄A中的表A.3。7主項代碼采用5位阿拉伯數字表示，取值由4位事項類別碼前面補0。事項類別碼以分段方式區分市、區兩級事項。參見DB31/T1106.1—2018附錄A中的表A.7。子項代碼采用3位阿拉伯數字表示。子項代碼000表示該編碼為事項的大項。各單位事項的分項，自001起按照順序依次對應。表示該行政事項的辦結年份，采用4位阿拉伯數字表示，如2018年，用“2018”表示。保管期限采用不超過4位字符表示，為電子文件歸檔信息包內文件材料的最長保管期限，分為定期指事項的申請流水號，采用8位阿拉伯數字表示，每年從00000001開始順序編碼。7.3歸檔信息包數據結構歸檔事項基本信息見表1。表1歸檔事項基本信息說明示例1電子檔案號234統一審批編碼5內資企業設立6辦理對象類型7上海市××××信息技術公司8辦理對象證件類型營業執照9辦理對象編號申請經辦人用戶ID申請經辦人姓名申請經辦人證件類型申請經辦人證件編號申請經辦人手機號8說明示例申請時間受理時間辦理部門編號上海市市場監督管理局辦理人用戶編號辦理人用戶姓名李四辦理結果辦結時間歸檔時間10年5注：歸檔事項基本信息XML文件的Schema定義示例參見D.1。辦理流程基本信息見表2。表2辦理流程基本信息說明示例1材料預審2缺少營業執照34上海市民政局5經辦人用戶姓名操作人員姓名67處理時間注：辦事流程基本信息XML文件的Schema定義示例參見D.2。電子文件基本信息見表3。表3電子文件基本信息說明示例1電子文件號2電子文件名稱結婚證_電子文件號9說明示例3格式信息4計算機文件大小56申請人上傳或者電子證照庫共享7最后更新時間8允許空值9允許空值“一網通辦”平臺簽名規則允許空值數字簽名簽名時間允許空值允許空值上海市市場監督管理局允許空值MEUCIQDz/tiZSHUDezmYioRpPrgp2xyG+rWzaNRelo2NwFA允許空值允許空值允許空值允許空值MIIHIwYJKoZIhvcNAQcCoI允許空值MIJzgzCCbZYwDhYCRVMCWBVNIRUNBFiAyMDg0NTA時間截數據允許空值UzIK3aepU1C6blDnsUsM8注1:若一份電子文件含有多個簽名信息，應將全部信息依次記注2:電子文件基本信息XML文件的Schema定義示例參見D.3。8歸檔格式要求政務服務“一網通辦”所形成的電子文件主要由政務服務事項辦理過程中形成的電子文件材料、政務服務事項結論性文件和以附件形式獲取的電子文件材料等三個部分組成，電子文件各組成部分的歸檔格式要求見表4。表4電子文件歸檔格式要求電子文件構成示例歸檔格式以附件形式獲取的電子文件材料申請經辦人上傳的申請材料圖像類，JPEG、TIFF圖形類：DWG、PDF、STEP、SVG9歸檔接口要求歸檔信息包通過電子文件歸檔接口歸檔至電子檔案管理系統中，電子文件歸檔接口根據雙方請求推送是指由“一網通辦”系統發起請求，電子檔案管理系統接收數據的方法與過程?；赪ebService服務調用的歸檔推送接口描述見表5。表5歸檔推送接口服務名參數名參數類型說明變量名說明推送歸檔電子文件歸檔信息包唯一回“0”失敗歸檔電子文件數捕獲是指由電子檔案管理系統發起請求，從“一網通辦”系統的某個目錄下獲取數據的方法與過程?；赪ebService服務調用的歸檔捕獲接口描述見表6。表6歸檔捕獲接口服務名參數名參數類型說明變量名說明獲取歸檔電子文件口通訊獲取的開始時間點，可選歸檔電子文件數據(資料性附錄)“一網通辦”政務服務事項歸檔范圍示例A.1行政許可事項歸檔范圍示例行政許可事項歸檔范圍示例見表A.1。表A.1行政許可事項歸檔范圍示例歸檔范圍12行政許可申請書34行政許可材料補正告知書56行政許可受理通知書7行政許可不予受理決定書89行政許可陳述申辯告知書行政許可聽證申請書行政許可聽證告知書行政許可聽證公告行政許可聽證通知書行政許可延期決定通知書行政許可特別程序期限告知書行政許可責令(限期)改正通知書征求意見函注：變更、延誤、撤銷行政許可等情形根據實際情況確定歸檔范A.2行政處罰事項歸檔范圍示例行政處罰事項歸檔范圍示例見表A.2。表A.2行政處罰事項歸檔范圍示例歸檔范圍1行政處罰決定書234567責令(限期)改正通知書89先行登記保存證據通知書先行登記保存證據物品處理通知書收繳物品清單行政處罰事先告知書陳述申辯筆錄聽證通知書聽證告知書聽證筆錄案件移送函行政決定履行催告書陳述申辯意見(催告)強制執行通知書強制執行申請書A.3行政強制事項歸檔范圍示例行政強制事項歸檔范圍示例見表A.3。表A.3行政強制事項歸檔范圍示例歸檔范圍1查封(扣押)決定書23456789行政強制措施決定書行政強制措施物品移送告知書行政決定履行催告書行政強制執行決定書行政強制拆除公告中止強制執行通知書終結強制執行通知書恢復強制執行通知書當事人陳述申辯意見強制執行申請書A.4行政征收事項歸檔范圍示例行政征收事項歸檔范圍示例見表A.4。表A.4行政征收事項歸檔范圍示例歸檔范圍1行政征收決定書234行政征收決定書56789行政征收告知書陳述申辯筆錄聽證通知書聽證筆錄強制執行通知書行政決定履行催告書陳述申辯筆錄(催告)強制執行申請書A.5行政給付事項歸檔范圍示例行政給付事項歸檔范圍示例見表A.5。表A.5行政給付事項歸檔范圍示例歸檔范圍123456789A.6行政檢查事項歸檔范圍示例行政檢查事項歸檔范圍示例見表A.6。表A.6行政檢查事項歸檔范圍示例歸檔范圍1行政檢查通知書2行政檢查告知書34先行保存證據通知書5行政檢查意見書6責令限期改正通知書7內部審批單8A.7行政確認事項歸檔范圍示例行政確認事項歸檔范圍示例見表A.7。表A.7行政確認事項歸檔范圍示例歸檔范圍1234567A.8行政獎勵事項歸檔范圍示例行政獎勵事項歸檔范圍示例見表A.8。表A.8行政獎勵事項歸檔范圍示例歸檔范圍1行政獎勵決定文書(證書)23歸檔范圍456A.9行政裁決事項歸檔范圍示例行政裁決事項歸檔范圍示例見表A.9。表A.9行政裁決事項歸檔范圍示例歸檔范圍1行政裁決決定書2行政裁決申請書3申請裁決證據材料4行政裁決受理通知書5行政裁決答辯書67審查材料89A.10其他行政權力事項和公共服務事項歸檔范圍示例其他行政權力事項和公共服務事項的歸檔范圍參見上述表格確定。(規范性附錄)歸檔功能要求B.1總體要求電子文件歸檔功能的總體要求見表B.1。表B.1歸檔功能總體要求123支持內置式(作為功能模塊嵌入)、獨立式(作為獨立子系統)等不同的方式實現和政務服務業務系4已收集、積累的擬歸檔電子文件的所有操作進行跟蹤、審計56支持在配置安全可靠CPU的服務器和終端上部署和應用電子文件收集的功能要求見表B.2。表B.2收集功能要求1能夠以自動或半自動方式完整收集政務服務業務系統產生的擬歸檔電子文件，電子文件內容數據2支持在線和離線兩種收集模式，支持單個和批量收集擬歸檔電子文件34電子文件的錄入5支持對于不符合歸檔格式要求的電子文件進行格式轉換，以滿足歸檔電子文B.3整理組件整理組件的功能要求見表B.3。表B.3整理組件功能要求1支持以辦件事項為基本單位進行歸檔整理，將與該事項相關的、屬于歸檔范23支持手動調取該事項的所有歸檔電子文件，選取所需的電子文件整理歸檔，調整歸檔電子文件的排序及文件夾層次結構，可對電子檔案號、電子文件號、保管4支持歸檔電子文件的自動歸類、排序、命名、編號、編目、著B.4數據封裝數據封裝的功能要求見表B.4。表B.4數據封裝功能要求1支持對歸檔電子文件材料以ZIP壓縮打包的方式進行封2B.5數據固化數據固化的功能要求見表B.5。1支持對歸檔信息包加蓋數字簽名、時間戳，確2章管理暫行辦法》等相關規定歸檔檢測的功能要求見表B.6。表B.6歸檔檢測功能要求1能夠設定歸檔電子文件的檢測項目和檢測范圍，并能夠根據設定的檢測策略對歸檔電子文件(或者歸檔信息包)執行檢測操作2要求檢測項目包括真實性、完整性、可用性34能夠記錄檢測過程中的信息，并能夠輸出檢測報告以便查看5能夠在操作界面上實時動態顯示檢測過程，具體檢測操作可在后臺執行6允許采用第三方成熟的檢測工具，與歸檔功能進行無縫集成B.7歸檔登記電子文件歸檔登記的功能要求見表B.7。表B.7歸檔登記功能要求12支持登記表部分信息的自動捕獲與計算(檢測結果、歸檔信息包數量等)34支持登記表的打印輸出和導出5支持基于工作流的登記表流轉辦理，由業務部門和檔案部門6支持對《電子文件歸檔登記表》加蓋數字簽名和電子印章B.8接收檢測歸檔電子文件接收檢測的功能要求同歸檔檢測(見表B.6)。B.9接收登記歸檔電子文件接收登記的功能要求同歸檔登記(見表B.7)。B.10接收入庫歸檔電子文件接收入庫的功能要求見表B.8。表B.8歸檔電子文件接收入庫功能要求1支持對于符合要求的歸檔信息包執行接收解包操作，接收之后的電子檔案元23支持按件或按批次接收符合要求的電子檔案，退回不4提供符合規范的WebService歸檔數據推送接口，允許歸檔功能調用5支持歸檔電子文件的導出6支持基于工作流的歸檔接收操作，由業務部門和檔案部歸檔參數設置的功能要求見表B.9。表B.9歸檔參數設置功能要求約束1支持政務服務“一網通辦”事項電子文件的事項分類方案、歸檔234支持歸檔范圍維護，公共管理和服務機構可對本單位的事項分類方案、歸檔維護(規范性附錄)電子文件歸檔交接文據C.1電子文件歸檔登記表電子文件歸檔登記表見表C.1。表C.1電子文件歸檔登記表內容說明歸檔文件數量歸檔數據量歸檔方式歸檔部門檢測意見真實性檢測完整性檢測可用性檢測安全性檢測載體外觀檢測表、軟件、說明資料檢測填表人(簽名)審核人(簽名)部門(印章)C.2歸檔目錄清單歸檔目錄清單見表C.2。電子檔案號名稱)大小歸檔部門歸檔時間歸檔事項基本信息XML文件Schema定義為：〈xs:elementname="歸檔事項基本信息"><xs:elementname="事項類型"type=<xs:elementname="事項編碼"type="xs:string"/><xs:elementname="統一審批編碼"<xs:elementname="事項名稱"type="xs:string"/><xs:elementname="辦理對象名稱"t<xs:elementname="辦理對象證件類型"type="xs:string"/><xs:elementname="辦理對象編號"t<xs:elementname="申請經辦人用戶ID"<xs:elementname="申請經辦人姓名"type="xs:string"/><xs:elementname="申請經辦人證<xs:elementname="申請時間"type="xs:date"/><xs:elementname="受理時間"type="xs:date"/><xs:elementname="辦理部門編號"t<xs:elementname="辦理