監(jiān)理工作記錄和報告格式(一)、原始記錄原始記錄是工作計劃完成與工程進(jìn)度及有關(guān)情況的記載，它包括：1、監(jiān)理人員的監(jiān)理日志一般應(yīng)記錄每天工程施工的詳情和工地上發(fā)生的所有重要事項，特別是影響工程進(jìn)度和質(zhì)量的事件，包括已經(jīng)作出的重大決定，向承包單位發(fā)出的書面或口頭指令，有關(guān)細(xì)節(jié)、合同糾紛及可能解決的辦法、監(jiān)理部門的指示、安排監(jiān)理人員執(zhí)行任務(wù)情況，向承包單位簽發(fā)的任何補(bǔ)充圖紙和審批施工單位的任何設(shè)計圖紙等。所有分項工程開始、完成日期及每次檢驗結(jié)果，以及施工單位每日投入的人力、材料和機(jī)械的詳細(xì)情況，記錄工程施工的質(zhì)量和完成數(shù)量。工程延誤及其原因，以及所有給施工單位的口頭和書面指令。工地上發(fā)生的各類事故的詳細(xì)情況。為修正進(jìn)度計劃查閱的檔案記錄，包括檔案記錄的號碼、指令的變更、批復(fù)或許可發(fā)出最后同意的計時細(xì)目的數(shù)量和日期等。機(jī)械的運送和轉(zhuǎn)移。計劃中關(guān)鍵的機(jī)械、設(shè)施和材料的到達(dá)及使用情況。總監(jiān)辦、業(yè)主和施工單位的主要人員的到達(dá)和離去情況。現(xiàn)場上的主要人員缺席情況。每日開工和收工的時間等。必要的照片、電話記錄、氣候及其他與工程有關(guān)的資料。2、向承包單位發(fā)布的指令正式函件，用于重要的指令。口頭指令，僅在小的例行事務(wù)中使用，否則需經(jīng)書面確認(rèn)。如果使用現(xiàn)場指令,則發(fā)出的現(xiàn)場指令應(yīng)在24小時內(nèi)用書面指令予以確認(rèn)。發(fā)給承包單位的任何草圖，應(yīng)有副本歸檔備查。(二)、計量記錄計量應(yīng)根據(jù)合同的要求進(jìn)行記錄。符合要求的記錄應(yīng)能說明哪些已經(jīng)計量，哪些尚未計量，哪些已經(jīng)簽發(fā)支付證書，哪些尚未簽發(fā)支付證書。1、應(yīng)有一套圖紙，在計量部位用彩色標(biāo)志出來，并作詳細(xì)文字說明，這將有助于做好計量記錄。2、有一套計量專用檔案，包括計量證書的號碼以及所計量的數(shù)量。所有計量證書必須是施工單位和監(jiān)理工程師共同簽署的才能作為支付的憑證。3、記錄工程量清單中所列出的分類細(xì)目的數(shù)量與計量后數(shù)量的差異及雙方同意的任何進(jìn)度支付證書的款額。4、對計日工應(yīng)記錄在號碼的計量證上，并由承包單位代表和監(jiān)理人共同簽名。記錄已按指令進(jìn)行的該項計日工的估計數(shù)量和付款額，記錄計日工已完成的數(shù)量及付款金額。如果計日工的時間超過一個月，應(yīng)在暫時計量單上記帳，并在計量證上另立系列號碼。這些記錄應(yīng)與累計帳冊一同歸檔。記錄已同意的計日工單價，付款的金額，付款報表號碼。5、工程變更應(yīng)記錄已下達(dá)的變更指令依據(jù)，已同意的單價和價格調(diào)整，增加費用的計量證應(yīng)另編系列號碼分開存檔。6、對于現(xiàn)場存放的材料應(yīng)每月計量記錄一次，其計量表中應(yīng)記錄已發(fā)到現(xiàn)場的材料的種類和數(shù)量及這些材料的發(fā)票面值。已計量的數(shù)量應(yīng)記錄每一次報表中的預(yù)付金額及回收金額。材料計量證應(yīng)另編系列號碼，并應(yīng)與發(fā)票所有材料的累計帳冊一同歸檔。(三)、質(zhì)量記錄1、試驗記錄符合規(guī)范規(guī)定的試驗項目及其相應(yīng)的試驗成果數(shù)據(jù)記錄，是監(jiān)理工程師對某項工程質(zhì)量評價的重要標(biāo)準(zhǔn)，也是監(jiān)理工程師指令施工單位工程施工或改變施工方法、施工計劃的重要依據(jù)。系統(tǒng)完整的試驗記錄，不但對當(dāng)前的工程施工，而且對以后的養(yǎng)護(hù)工作都是不可缺少的資料。試驗記錄應(yīng)對每公里道路和每座橋涵及人工構(gòu)造物分別歸檔。試驗記錄的內(nèi)容應(yīng)包括已進(jìn)行的試驗、性能試驗及采取的措施、試驗已獲認(rèn)可或被拒絕等。2、樣品記錄樣品記錄用于樣品的登記，這些記錄應(yīng)簡明且易于保存，一般可采用標(biāo)準(zhǔn)表格。標(biāo)準(zhǔn)表格應(yīng)包括樣品的數(shù)目、來源、取樣地點、取樣深度、說明(文字簡述)、容器、取樣日期、試驗項目等。3、測量記錄所有已建成的工程或獨立的部分工程，修正合同圖紙后的竣工圖以及現(xiàn)場測量后繪制圖紙等有關(guān)的測量記錄均應(yīng)予保存。這些測量記錄包括確定埋置于地下管道和基礎(chǔ)位置的測圖及測量結(jié)果，以及所有結(jié)構(gòu)物幾何形狀及線型的校核記錄等。(四)、檔案在施工合同執(zhí)行中，監(jiān)理與總監(jiān)辦、業(yè)主、承包單位之間都有大量的函件往來，而這些函件大都與工程質(zhì)量、進(jìn)度和費用有關(guān)。妥善保存這類函件，對解決合同糾紛十分有用。因此，一切往來的函件均分類編號歸檔保存。檔案通常分為行政、財務(wù)和技術(shù)檔案。1、行政檔案(1)監(jiān)理工程師與總監(jiān)辦或業(yè)主之間來往的函件。(2)監(jiān)理工程師與施工單位之間來往的函件、書面協(xié)議、申請批復(fù)、會議記錄。(3)監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部來往函件、請示報告、請示的批復(fù)。(4)監(jiān)理工程師與第三方之間的來往函件、協(xié)議。(5)工程監(jiān)理月報。2、財務(wù)(支付)檔案(1)設(shè)計變更批準(zhǔn)的費用計算。(2)額外或緊急工程的費用計算。(3)施工單位提出的價格調(diào)整申請和計日工計劃，以及批準(zhǔn)的價格調(diào)整指數(shù)和計日工計劃及單價。(4)各類支付證書和其他費用支付證明。(5)保險單及付款收據(jù)。(6)工程進(jìn)度月報。3、技術(shù)檔案(1)開工及停工指令。(2)額外或緊急工程圖紙。(3)變更設(shè)計圖紙。(4)現(xiàn)場指令。(5)檢查記錄、試驗記錄、驗收記錄。(6)施工和竣工圖紙。(五)、工程監(jiān)理月報、周報及監(jiān)理報告1、工程監(jiān)理月報、周報(1)工程描述工程描述通常是簡短敘述合同的內(nèi)容，第一份監(jiān)理月報、周報應(yīng)詳細(xì)提供以下資料，后期的月報、周報可視情況適當(dāng)進(jìn)行增減。地理位置，最好附有一張工程的位置圖；路線全長和標(biāo)準(zhǔn)橫斷面數(shù)據(jù)；路線及結(jié)構(gòu)物所在位置的地質(zhì)情況；對主要結(jié)構(gòu)物的類型及數(shù)量的描述；較小結(jié)構(gòu)物及道路設(shè)施的描述；線形和主要設(shè)計指標(biāo)、合同總造價；施工單位名稱和法人及工地負(fù)責(zé)人、技術(shù)主管、質(zhì)檢負(fù)責(zé)人；開工報告批準(zhǔn)日期及合同規(guī)定的工期。(2)工程進(jìn)度與工程質(zhì)量描述工程進(jìn)度應(yīng)包括工程整體進(jìn)度及每個主要分項工程的計劃進(jìn)度和實際進(jìn)度，并提供各標(biāo)段的材料、機(jī)械、人員配備實際情況以及工程質(zhì)量的檢驗、測試結(jié)果和綜合評價。整體進(jìn)度是按監(jiān)理工程師統(tǒng)計確定的，與上月對比說明工程進(jìn)度的快慢，與計劃進(jìn)度對比確定完成的百分率，并根據(jù)整體進(jìn)度的實際情況說明影響進(jìn)度的因素，以及已采取或?qū)⒁扇〉拇胧８鶕?jù)監(jiān)理工程師的計量，確定主要工程細(xì)目的實際進(jìn)度，然后再與計劃進(jìn)度比較，確定迄今完成的百分率，找出影響工程進(jìn)度的因素是由于管理不善缺乏有經(jīng)驗的管理人員，還是由于缺乏機(jī)械，或由于材料供應(yīng)不足，應(yīng)說明主要延誤的原因，已采取的措施和效果或?qū)⒁扇〉拇胧Ｆ渌缗R時工程，計日工以及料場建設(shè)和情況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量和已生產(chǎn)的各類成品數(shù)量。(3)支付狀況本月支付情況、上月支付情況、累計支付情況。(4)監(jiān)理工作執(zhí)行情況主要簡明描述監(jiān)理工程師內(nèi)部的情況，包括各類監(jiān)理人員的人數(shù)、工作安排及監(jiān)理工作設(shè)施的狀況和存在問題。(5)小結(jié)概略評述施工單位履行合同義務(wù)的表現(xiàn)、存在問題、采取改進(jìn)措施今后工作安排的設(shè)想等。(6)附錄：在月報的最后，應(yīng)附有當(dāng)月合同執(zhí)行表、主要進(jìn)場機(jī)械表和主要工程概況表。2、監(jiān)理報告監(jiān)理報告也稱最終報告，是對監(jiān)理工程師及其所有人員執(zhí)行合同中所作的全部工作的概括和總結(jié)。(1)工程說明概述工程基本情況(包括監(jiān)理機(jī)構(gòu)情況)。工程進(jìn)度、工程質(zhì)量、工程費用監(jiān)理及合同管理的執(zhí)行情況(分別對主要分項工程作簡要說明)。(2)財務(wù)內(nèi)容包括最后結(jié)帳單及有關(guān)支付證書、計日工作、價格調(diào)整、新增加的細(xì)目、拖期償金、提前獎金、保留金及變更設(shè)計及額外費用