第十章

會議財務(wù)管理會議財務(wù)管理的概念與內(nèi)容編制會議預(yù)算會議資金管理會議財務(wù)預(yù)測會議成本控制會議財務(wù)管理的基本概念與內(nèi)容會議日常財務(wù)管理是指按國家有關(guān)財務(wù)管理制度，按照組織委員會批準(zhǔn)的會議預(yù)算，由財會部門和人員進行的會議日常財務(wù)管理工作。會議日常財務(wù)管理的內(nèi)容包括會議資金管理、費用管理和會議余款的處理。會議日常財務(wù)管理會議財務(wù)管理首先是從財務(wù)計劃管理開始。在策劃會議時，會議組織者必須根據(jù)我國舉辦會議的有關(guān)財務(wù)管理制度、參照以往舉辦會議的歷史資料，在資金運作規(guī)律的基礎(chǔ)上編制出會議財務(wù)計劃。會議的預(yù)算是會議財務(wù)計劃管理的重要依據(jù)，它使會議組織者有計劃地籌措資金，包括資金的數(shù)額、來源；按預(yù)算進行各項支出，包括支出的項目和支出標(biāo)準(zhǔn)。預(yù)算是會議財務(wù)計劃管理中最重要的內(nèi)容。會議財務(wù)計劃管理會議財務(wù)管理是利用價值形式對會議財務(wù)活動的管理。會議財務(wù)管理的本質(zhì)是對會議資金的管理，其主要內(nèi)容是研究會議運作時資金活動的過程及其規(guī)律。會議運作時的資金活動主要包括籌集資金、運用和分配資金。會議要努力開辟資金渠道，合理分配和使用資金，以確保會議取得成功。為此，在會議籌備初期，必須首先制定出會議財務(wù)目標(biāo)。會議財務(wù)目標(biāo)分為營利性和非營利性兩種。目前，在我國舉辦的大多數(shù)會議都不是純粹商業(yè)營利性活動，財務(wù)目標(biāo)一般為非營利性的。會議財務(wù)分析會議財務(wù)分析是對會議財務(wù)狀況的分析和研究，對流動資金的使用和開支的分析，檢查會議的財務(wù)運作狀況，以便發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。會議財務(wù)分析的目的是要保證會議實現(xiàn)財務(wù)目標(biāo)。會議財務(wù)預(yù)測

會議財務(wù)預(yù)測的含義會議財務(wù)預(yù)測數(shù)據(jù)是編制會議預(yù)算的基礎(chǔ)，會議組織者要依據(jù)會議活動的客觀發(fā)展規(guī)律，利用已經(jīng)掌握的財務(wù)知識和手段，對會議未來的財務(wù)狀況做預(yù)先推測和判斷，以保證會議財務(wù)工作井然有序，并切合會議實際，順利實現(xiàn)會議財務(wù)管理的最終目標(biāo)。會議財務(wù)預(yù)測經(jīng)常使用的方法是：專家調(diào)查法、報表調(diào)查法、歷史類比法、集合意見法。會議財務(wù)預(yù)測的內(nèi)容一般可采用歷史類比法對數(shù)據(jù)進行判斷會議預(yù)算是以會議規(guī)模為最主要數(shù)據(jù)編制的。會議規(guī)模即是指有多少人參加會議。在會議籌備初期，會議人數(shù)帶有很大的不確定性，這給編制會議預(yù)算帶來了很大的難度。會議規(guī)模的預(yù)測會議支出的預(yù)測會議保本人數(shù)的預(yù)測會議收入的預(yù)測經(jīng)濟環(huán)境的預(yù)測如參考前三屆會議的與會人數(shù)，可向這幾屆會議的主辦單位索取代表通訊錄，對參加會議的人進行分析，這樣可以粗略推算出本屆會議可能參加的人數(shù)。會議財務(wù)預(yù)測的內(nèi)容固定支出是不隨會議人數(shù)的變化而變化的支出，即使將來會議的實際收入少于預(yù)期收入，固定支出也不會有很大變動。如會議籌備期間的印刷費和郵寄費等。由于會議的許多固定支出發(fā)生在會議籌備期間，這就需要有一定的啟動資金。因此，預(yù)測會議固定支出對籌集會議啟動資金也有指導(dǎo)意義。會議支出分為兩類：固定支出和可變支出。會議支出的預(yù)測會議規(guī)模的預(yù)測會議保本人數(shù)的預(yù)測會議收入的預(yù)測經(jīng)濟環(huán)境的預(yù)測會議的可變支出是隨著會議人數(shù)的變化而變化的，如會議期間的餐費、住宿費等。在對會議規(guī)模進行預(yù)測后，應(yīng)盡快根據(jù)預(yù)測的數(shù)據(jù)對會議固定支出進行預(yù)測，以此為基礎(chǔ)，預(yù)測出會議的保本人數(shù)和注冊費收取的水平。這兩項數(shù)據(jù)對于完成會議的財務(wù)目標(biāo)至關(guān)重要。會議財務(wù)預(yù)測的內(nèi)容但是會議其他一些收入，如旅游收入，不同的會議收入會有所不同。通常在會議各項收入中注冊費收入是相對穩(wěn)定的，只要人數(shù)預(yù)測準(zhǔn)確，預(yù)算收入和實際收入不會有很大差別。會議收入的預(yù)測會議規(guī)模的預(yù)測會議保本人數(shù)的預(yù)測會議支出的預(yù)測經(jīng)濟環(huán)境的預(yù)測從歷史來看，來我國參加國際會議的代表很少采用組團形式參會，他們大多希望能夠參加會議舉辦的各種旅游活動，這樣，會議在旅游服務(wù)方面就會獲取一定收入。贊助費也是會議的主要收入，許多會議的盈虧最終取決于贊助費的多少。因此，對贊助費的預(yù)測也是至關(guān)重要的。會議財務(wù)預(yù)測的內(nèi)容保本人數(shù)＝會議固定支出／（注冊費－每位代表的可變支出）舉辦會議最基本的財務(wù)目標(biāo)是保證會議不出現(xiàn)虧損。會議保本人數(shù)的預(yù)測會議規(guī)模的預(yù)測會議收入的預(yù)測會議支出的預(yù)測經(jīng)濟環(huán)境的預(yù)測由于會議收入主要決定于注冊費高低和參會人數(shù)，而當(dāng)會議注冊費標(biāo)準(zhǔn)基本確定之后，會議的收入就完全取決于會議代表人數(shù)的多少，因此，會議財務(wù)預(yù)測時，一定要預(yù)測會議保本人數(shù)。會議財務(wù)預(yù)測的內(nèi)容籌備大型會議需要幾年時間，這期間國內(nèi)外經(jīng)濟環(huán)境的變化等因素最終都會反映到價格上。經(jīng)濟環(huán)境的預(yù)測會議規(guī)模的預(yù)測會議收入的預(yù)測會議支出的預(yù)測會議保本人數(shù)的預(yù)測如果是舉辦國際會議，匯率的調(diào)整變化經(jīng)常是影響國際會議財務(wù)管理的重要因素。因此還要注意預(yù)測經(jīng)濟環(huán)境。編制會議預(yù)算

編制會議預(yù)算的目的在會議財務(wù)預(yù)測的基礎(chǔ)上編制會議預(yù)算，能夠提供一個定量的會議財務(wù)計劃，會議預(yù)算既能反映會議固定支出，也可反映會議的可變支出，同時也估算了會議的大致收入。通過預(yù)算，能夠初步反映會議的盈虧。預(yù)算對于會議財務(wù)管理至關(guān)重要的另一個原因是，通過預(yù)算可以清楚地了解需要多少會議啟動資金，避免出現(xiàn)由于啟動資金不足而影響會議正常籌備的被動局面。會議預(yù)算的內(nèi)容組成會議預(yù)算主要是由會議收入和支出兩部分組成。支出部分又分為固定支出和可變支出。會議財務(wù)預(yù)測提供了編制預(yù)算的許多相關(guān)數(shù)據(jù)，根據(jù)會議舉辦城市的價格標(biāo)準(zhǔn)和會議支出的項目編制出會議預(yù)算表。會議預(yù)算表的內(nèi)容包括：會議的固定支出、可變支出和收入。會議固定支出必不可少不隨人數(shù)變化而變化1申辦費申辦費主要指在申辦和競標(biāo)會議時所支出的費用。辦公費辦公費是整個會議籌備期間運作所需的辦公費用。包括會議秘書處購置設(shè)備費、日常辦公費、通信費、財務(wù)管理費。同聲傳譯譯員勞務(wù)費對于國際會議，一般要求安排同聲傳譯，會議須支付同聲傳譯譯員勞務(wù)費。以中文為同聲傳譯，譯員的服務(wù)價格相對便宜；以其他語言為傳譯，譯員的服務(wù)價格會很高。公關(guān)宣傳費公關(guān)宣傳費是為擴大會議的影響力，吸引更多人參加會議，為開拓市場而進行的公關(guān)宣傳活動所需的費用。人工費人工費是指會議工作人員的工資、獎金和其他福利費用。應(yīng)按規(guī)定發(fā)給他們加班費。服務(wù)費指通過為客戶組織、經(jīng)辦會議而獲取收入的專業(yè)的會議組織機構(gòu)）的服務(wù)是一種商業(yè)行為，其目的是為了獲取利潤。352461.選擇所舉辦會議領(lǐng)域中最有權(quán)威的雜志刊登廣告2.散發(fā)會議預(yù)通知會議經(jīng)常使用的公關(guān)宣傳方式3.散發(fā)招貼畫4.制作會議網(wǎng)頁即幫助組織、運作、管理會議后，不管與會人數(shù)的多少，一次性收取一筆費用。包價完全按照工作時間收費。按小時收費完全根據(jù)參會人數(shù)多少提取費用。按參會人數(shù)收費完成一個會議，除收取基本費外，再按參會人數(shù)提取一定費用。基本費用加依據(jù)參會人數(shù)收取費用服務(wù)費PCO會議固定支出必不可少不隨人數(shù)變化而變化7會議組織機構(gòu)活動費會議籌備期間各委員會和秘書處定期開會和活動時的費用。考察活動費這部分的費用主要包括：交通費、住宿費、餐費、考察活動費。會場和設(shè)備租金費用征文通知書印刷費和郵寄費會議組織者為了擴大會議影響，邀請到更多參會人和參會報告，在會議籌辦初期，通常會印刷大量征文通知書。特邀報告人的參會費報告費支付的標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)以往慣例或參照相應(yīng)會議的支付標(biāo)準(zhǔn)支付。911810會場租金包括：主會場租金、分會場租金、大會組織機構(gòu)辦公用房費用、設(shè)備租金、網(wǎng)吧主會場租金在我國基本上所有的會議中心和賓館的會場租金都是按單元計價的，每半天為一個單元，不管租用時間是半個小時還是４個小時，費用相同。為節(jié)約成本，組織會議時應(yīng)盡量將開幕式、閉幕式等大型活動集中在幾個單元。分會場租金根據(jù)會議分組情況選定分會場，應(yīng)盡可能選擇與分會場人數(shù)相適應(yīng)大小的會場，避免不必要的浪費。設(shè)備租金包括視聽設(shè)備和同聲傳譯設(shè)備。會議組織者一定要做好充分調(diào)查，合理安排和使用設(shè)備。同聲傳譯設(shè)備租金昂貴，因此，一般只在會議的開幕式和特邀專家報告時才安排。網(wǎng)吧專供代表上網(wǎng)使用。這部分的費用包括租用計算機和租用網(wǎng)絡(luò)專用電纜兩項費用。大會組織機構(gòu)辦公用房費用大會秘書處辦公用房雖然不多，但從會議籌備到會議結(jié)束，時間較長，也是一筆不小的開支。一般在會議籌辦初期，大會組織機構(gòu)辦公室會附設(shè)在會議承辦單位，待會議召開前，再遷往會議中心，這樣，就節(jié)省了不小的開支。會議可變支出隨人數(shù)變化而變化1餐飲餐飲費是可變支出中比例最大的一筆費用，包括：宴會費用、招待會費用、茶歇、會議午餐。郵寄費郵寄費主要包括論文錄取通知書、注冊通知書、簽證邀請信。會議紀(jì)念禮品費印刷費印刷費是僅次于餐飲費的支出。印刷的文件包括：論文集、會議內(nèi)容摘要、會議資料匯編、程序手冊、會議指南等。代表用品費代表用品費是最直觀的可變支出，支出的項目包括：名卡制作或購買的費用、請柬和各類票證制作的費用、文件袋、筆和筆記本等購買費用。3524紀(jì)念禮品因人數(shù)的多少而定6租車及其他交通費會議期間的用車及其他交通費用因參會人數(shù)多少而變化，合理使用車輛可以節(jié)約會議成本。7不可預(yù)見費計算會議的可變支出時，可根據(jù)具體情況設(shè)不可預(yù)見費一項。通常不可預(yù)見費按5％～20％來計算。會議的收入注冊費或會務(wù)費是會議最主要的收入，是決定會議能否做到收支平衡的重要因素，對它的定價至關(guān)重要。注冊費或會務(wù)費的種類包括：代表注冊費、會員注冊費、特邀報告人注冊費、陪同人員注冊費等。會議注冊費或會務(wù)費賓館經(jīng)常會在各方面給會議提供一些優(yōu)惠條件。如當(dāng)會議用房超過一定數(shù)量，會議可以免費使用賓館的會場或設(shè)備。還有的賓館提供一些免費房間或低價房間供會議使用。總之不論是哪種方式，都會增加會議的收入或者減少會議的支出。賓館的優(yōu)惠當(dāng)發(fā)現(xiàn)會議注冊費不能支付會議全部支出時，要使會議的財務(wù)預(yù)算做到平衡，首先考慮的是尋求對會議的贊助。目前，在我國舉辦的各類會議或多或少都能得到一些贊助。企業(yè)贊助是會議最主要的贊助來源，除此之外，會議還可以獲取政府機構(gòu)的補助、基金會的贊助、國際組織的贊助以及私人贊助。贊助費會議的收入旅游活動收入是會議組織的在舉辦地周邊旅游所獲取的費用。除特殊情況外，每次會議總有部分代表報名參加會議組織的旅游活動。會議組織者通常采用競標(biāo)方式，將會議的旅游活動承包給旅行社。旅行社會將會議旅游的部分利潤返還給會議組織者，作為會議的一部分收入。旅游活動收入在一些專業(yè)性會議上利用各種方式為產(chǎn)品做廣告，是很多企業(yè)主特別看重的機會。會議可通過會議論文集、制發(fā)宣傳單頁、標(biāo)語或直接在紀(jì)念品、文具、礦泉水等物品上標(biāo)志企業(yè)廣告等多種形式為企業(yè)主發(fā)布廣告，并收取一定廣告費。會議廣告收費會議附設(shè)展覽一方面是會議內(nèi)容的補充，豐富了會議；另一方面也是為增加會議經(jīng)費。展覽會可由會議組織者自己籌備，也可承包給專門的展覽公司。在初期的會議預(yù)算中有些會議組織先不計算此筆收入。會議附設(shè)展覽所收展位費會議資金管理籌集會議啟動資金籌集會議啟動資金是會議全部資金活動的第一個階段，也是最重要的階段。從會議最初醞釀和策劃時就開始有了資金支出，而會議本身的資金收入?yún)s要等到會議召開前的3-4個月，收到會議代表的注冊費才會有。在漫長的會議籌備期間，必須要尋求到籌備會議的啟動資金，這是會議面臨的第一個財務(wù)問題。會議規(guī)模的大小不等，需要的啟動資金也相差很大。舉辦中小型會議時，幾萬元的啟動資金比較容易解決。如果會議規(guī)模達到幾千人，籌備時間長達兩三年，有的甚至達到七八年，能否順利進行籌備就成為首要問題。籌集會議啟動資金的渠道行政事業(yè)費會議規(guī)模如果不大，籌備期間墊支經(jīng)費也不多的情況下，可向所在單位的主管部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后主辦單位用行政事業(yè)費墊支，待會議結(jié)束后償還即可。目前，大多數(shù)會議都是采取這種方法解決會議啟動資金的。專業(yè)會議管理機構(gòu)墊支籌備千人以上的大型會議，為解決前期啟動資金問題，常常會選擇一個專業(yè)會議管理機構(gòu)來承辦會議。而選擇專業(yè)會議管理機構(gòu)的重要條件就是其資金墊支能力。專業(yè)會議管理機構(gòu)可以給會議在整個籌備期間提供充足的啟動資金，通常不計利息，因而在舉辦大型會議時，不失為一種首選的集資方式。企業(yè)專門性資金與企業(yè)贊助企業(yè)為促進自身發(fā)展而舉辦的一些會議，如客戶聯(lián)誼會、產(chǎn)品介紹會、技術(shù)座談會以及表彰獎勵等方面的會議，通常資金主要來自企業(yè)的專門性資金，是從企業(yè)稅后利潤中提取的。一些會期比較短，會議議題以及影響力惹人關(guān)注的會議通常會得到一些企業(yè)的資助，以獲取會議的啟動資金。會議收入管理注冊費或會務(wù)費管理注冊費收入是會議收入的主要來源。注冊費的收取是一件較為復(fù)雜的工作，由于收費標(biāo)準(zhǔn)不同，交納時間和交納方式不一樣，如有用支票交納、有通過銀行或郵局匯款，還有使用信用卡等。因此注冊費收取后，應(yīng)反復(fù)核準(zhǔn)以確保準(zhǔn)確無誤。贊助費管理贊助費通常是那些規(guī)模較大、綜合實力較強的企業(yè)提供的。而這些企業(yè)往往因為機構(gòu)管理層次復(fù)雜而在支付贊助費時經(jīng)常拖延，因此，要保證會議籌備資金能準(zhǔn)時到位，不影響會議的正常召開，會務(wù)工作機構(gòu)要常催促，直到贊助款項到位。其他收入管理旅游、附設(shè)展覽、廣告等收入要在會議結(jié)束后才能明確金額的多少，因此，在會議期間僅能粗略估算，實際收入經(jīng)常會與估算收入有很大差距。在會議的各種收入中，代收代支的款項占了很大比重，例如，住房費用轉(zhuǎn)給賓館，旅游費用轉(zhuǎn)給旅行社。這是會議收入中很重要的一個特點。因此在管理中，要經(jīng)常對會議的各項收入進行確認(rèn)和時間上的界定。會議成本控制會議啟動資金的控制在漫長的會議籌備期間，支持會議籌備的經(jīng)費只有會議啟動資金。因此，對啟動資金的支出要嚴(yán)格控制，盡量降低會議成本是會議財務(wù)管理的工作重點。籌備期間產(chǎn)生的會議成本有活動費用、人工費用和管理費用，其中活動費用是最主要的。籌備期間的活動主要是印刷和郵寄會議通知，通常這兩項費用可以占到全部會議啟動資金的70％左右。籌備大型國際會議時，這兩項費用經(jīng)常可以達到幾十萬元。財務(wù)管理人員要與會議工作人員密切配合，開拓思路，盡量控制和減少印刷和郵寄費用，降低會議成本。例如，非正式通知采用電子郵件傳遞；正式通知盡量提早發(fā)出，用平郵或大宗印刷品寄出，這樣可以減少使用快遞的郵資等。會議支出項目的控制餐飲費的控制餐飲費是會議舉行期間一項最大的支出，通常占到會議總支出的25％。餐飲費又是會議非固定支出的主要部分，會議期間餐飲費的成本控制是最重要的環(huán)節(jié)。會場和設(shè)備費用控制由于每天參加會議人數(shù)的遞減，有時會議還要將原預(yù)訂的大會議室改為小會議室，或?qū)⒃A(yù)訂的比較多的分會場減少幾個，這樣的做法并不僅僅只是為了減少一些開支，主要也是考慮到會議交流的效果。在租借同聲傳譯的接收設(shè)備時，要統(tǒng)計好人數(shù)，并事先了解與會者的需要，會議應(yīng)將未使用的接收設(shè)備盡早返還給設(shè)備公司。工作人員勞務(wù)支出等費用的控制會議召開最初的幾天，工作尤為忙碌和繁雜，有多少會務(wù)工作人員都覺得不夠，但是，隨著注冊和開幕式等重要活動完成后，工作人員的工作就越來越少。會議要根據(jù)實際情況不斷減少會務(wù)工作人員，這樣可以有效地減少人員成本。會議也盡量不安排工作人員的住宿，因為交通費比房費要便宜得多。會議日程要安排緊湊，進駐時間和撤離時間盡可能壓縮，這些都是減少工作人員和租用辦公室費用的經(jīng)驗。交通費用控制交通費用控制從以下幾方面入手：一是會場安排與住宿安排相對集中在同一區(qū)域，減少與會者來回奔波和會務(wù)車輛接送，節(jié)省時間和交通成本。二是引導(dǎo)同城的與會者乘坐地鐵等公共交通工具，既避免了開會時車輛擁堵，也節(jié)約了交通成本。三是將以往的迎送服務(wù)改為報銷機場班車、地鐵和其他公交發(fā)票。四是事先與酒店商定，要求酒店免費接送與會者。招待會歡迎招待會如果安排在會議正式舉行的第一天晚上，絕大多數(shù)的會議代表都會前去參加；若安排在注冊日的晚上，由于各種原因會有相當(dāng)數(shù)量的代表不能參加；特別是在舉辦國際會議時，要根據(jù)以往舉辦會議的經(jīng)驗估算出參加招待會的可能人數(shù)。閉幕宴會如果宴會票是要求參加者購買的，就不用擔(dān)心人數(shù)的問題。如果宴會是包含在注冊費中的，就一定要格外注意。通常閉幕宴會是安排在會議的最后一天，要考慮到一些代表會因各種原因提前離會，主管部門的領(lǐng)導(dǎo)和合作機構(gòu)的負責(zé)人通常也不會參加這種宴會，因此一定要做好參加人數(shù)的判斷，避免出現(xiàn)浪費。茶歇和午餐統(tǒng)計會議人數(shù)遵循遞減的規(guī)律，即參會的人數(shù)只會越來越少，參加下午會議的人數(shù)會比參加上午會議的人數(shù)少一些，參加分組會的人數(shù)比參加大報告會的人數(shù)又要少一些。根據(jù)這種規(guī)律可適當(dāng)遞減每次茶歇和午餐的預(yù)訂人數(shù)。餐飲費的控制思考與練習(xí)一、