貿(mào)易存貨出貨管理制度?總則目的本制度旨在規(guī)范公司貿(mào)易存貨出貨流程，確保貨物準(zhǔn)確、及時(shí)、安全地交付給客戶，提高客戶滿意度，同時(shí)加強(qiáng)存貨管理，降低存貨成本，保障公司貿(mào)易業(yè)務(wù)的順利開展。適用范圍本制度適用于公司貿(mào)易業(yè)務(wù)中涉及的存貨采購(gòu)、存儲(chǔ)、出貨等環(huán)節(jié)的管理。基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保出貨信息與訂單要求一致，貨物數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。2.及時(shí)性原則：按照客戶要求的交貨期及時(shí)安排出貨，避免延誤。3.安全性原則：在出貨過程中保證貨物的安全，防止損壞、丟失等情況發(fā)生。4.成本效益原則：合理控制出貨成本，提高運(yùn)營(yíng)效率。存貨管理存貨采購(gòu)1.采購(gòu)計(jì)劃業(yè)務(wù)部門根據(jù)市場(chǎng)需求預(yù)測(cè)、客戶訂單等制定采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)貨物的種類、數(shù)量、規(guī)格、交貨期等要求。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)提交給相關(guān)部門審核，確保其合理性和可行性。2.供應(yīng)商選擇與管理建立合格供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行評(píng)估和篩選。與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括貨物規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.采購(gòu)訂單下達(dá)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)部門向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)詳細(xì)注明貨物信息、交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間等內(nèi)容。在采購(gòu)訂單下達(dá)后，及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。存貨驗(yàn)收1.到貨通知采購(gòu)部門在預(yù)計(jì)到貨日期前通知倉(cāng)庫(kù)管理部門做好收貨準(zhǔn)備。倉(cāng)庫(kù)管理部門收到到貨通知后，安排專人負(fù)責(zé)貨物驗(yàn)收工作。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)按照采購(gòu)合同和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)到貨貨物進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、包裝等。對(duì)于重要貨物或有特殊要求的貨物，可邀請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人員參與驗(yàn)收。3.驗(yàn)收結(jié)果處理驗(yàn)收合格的貨物，倉(cāng)庫(kù)管理部門辦理入庫(kù)手續(xù)，并將入庫(kù)信息錄入庫(kù)存管理系統(tǒng)。驗(yàn)收不合格的貨物，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。存貨存儲(chǔ)1.倉(cāng)庫(kù)規(guī)劃根據(jù)貨物的特性、類別、出入庫(kù)頻率等因素，對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行合理規(guī)劃，劃分不同的存儲(chǔ)區(qū)域。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明貨物的存放位置、類別等信息，便于貨物的查找和管理。2.庫(kù)存管理倉(cāng)庫(kù)管理部門建立庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄存貨的出入庫(kù)情況，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、出入庫(kù)時(shí)間、批次等信息。定期對(duì)庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)果如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。3.存貨保管根據(jù)貨物的特性，采取相應(yīng)的保管措施，如防潮、防蟲、防火、防盜等。對(duì)貴重物品、易燃易爆物品等應(yīng)單獨(dú)存放，并設(shè)置專門的保管設(shè)施和安全防范措施。出貨流程訂單接收與審核1.訂單接收業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)接收客戶訂單，訂單應(yīng)包含貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式等詳細(xì)信息。對(duì)客戶訂單進(jìn)行初步審核，檢查訂單信息的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與客戶溝通確認(rèn)。2.訂單評(píng)審將審核后的訂單提交給相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審內(nèi)容包括訂單的交貨期、貨物庫(kù)存情況、生產(chǎn)能力、運(yùn)輸安排等。根據(jù)評(píng)審結(jié)果，確定是否能夠滿足訂單要求。如無法滿足，應(yīng)及時(shí)與客戶協(xié)商解決方案，爭(zhēng)取客戶的理解和同意。出貨準(zhǔn)備1.貨物分揀與包裝根據(jù)訂單要求，倉(cāng)庫(kù)管理部門安排人員對(duì)貨物進(jìn)行分揀，確保所揀貨物與訂單一致。對(duì)分揀好的貨物進(jìn)行包裝，包裝應(yīng)符合運(yùn)輸要求，保證貨物在運(yùn)輸過程中不受損壞。包裝材料應(yīng)選擇環(huán)保、經(jīng)濟(jì)、適用的材料。2.出貨文件準(zhǔn)備業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備出貨文件，出貨文件包括發(fā)票、裝箱單、提單、報(bào)關(guān)單等。出貨文件應(yīng)準(zhǔn)確反映貨物的信息和訂單要求。對(duì)出貨文件進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。審核無誤后，將出貨文件提交給相關(guān)部門蓋章、簽字。運(yùn)輸安排1.運(yùn)輸方式選擇根據(jù)貨物的特性、交貨期、運(yùn)輸成本等因素，選擇合適的運(yùn)輸方式，如公路運(yùn)輸、鐵路運(yùn)輸、航空運(yùn)輸、海運(yùn)等。對(duì)于緊急訂單或高價(jià)值貨物，優(yōu)先選擇快速、安全的運(yùn)輸方式。2.運(yùn)輸合同簽訂與選定的運(yùn)輸公司簽訂運(yùn)輸合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括貨物運(yùn)輸要求、運(yùn)費(fèi)支付方式、運(yùn)輸期限、保險(xiǎn)責(zé)任等條款。在運(yùn)輸合同簽訂后，及時(shí)將運(yùn)輸安排通知倉(cāng)庫(kù)管理部門和業(yè)務(wù)部門，以便做好出貨準(zhǔn)備。3.貨物交接倉(cāng)庫(kù)管理部門在貨物包裝完畢后，與運(yùn)輸公司辦理貨物交接手續(xù)。交接內(nèi)容包括貨物數(shù)量、規(guī)格、包裝情況、出貨文件等。在貨物交接過程中，雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，確保交接貨物的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)記錄并協(xié)商解決。出貨跟蹤1.運(yùn)輸狀態(tài)跟蹤業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)貨物的運(yùn)輸狀態(tài)進(jìn)行跟蹤，及時(shí)掌握貨物的運(yùn)輸進(jìn)度和預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間。通過運(yùn)輸公司提供的物流信息系統(tǒng)或其他渠道，查詢貨物的運(yùn)輸軌跡，如發(fā)現(xiàn)運(yùn)輸延誤或異常情況，應(yīng)及時(shí)與運(yùn)輸公司溝通了解原因，并采取相應(yīng)的措施。2.到貨通知在貨物預(yù)計(jì)到達(dá)日期前，業(yè)務(wù)部門及時(shí)通知客戶貨物的預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間，并提醒客戶做好收貨準(zhǔn)備。如貨物實(shí)際到達(dá)時(shí)間與預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間有差異，應(yīng)及時(shí)向客戶說明情況，并告知客戶新的預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間。交貨驗(yàn)收1.到貨通知運(yùn)輸公司在貨物到達(dá)目的地后，及時(shí)通知客戶到貨信息。客戶收到到貨通知后，應(yīng)安排人員進(jìn)行收貨。2.交貨驗(yàn)收客戶在收貨時(shí)，按照訂單要求對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、包裝等。如客戶發(fā)現(xiàn)貨物存在問題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通協(xié)商解決。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)客戶反饋的問題，及時(shí)與運(yùn)輸公司、倉(cāng)庫(kù)管理部門等相關(guān)方協(xié)調(diào)處理。退貨管理退貨原因分類1.質(zhì)量問題退貨：因貨物質(zhì)量不符合合同要求或相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，客戶要求退貨。2.規(guī)格不符退貨：貨物規(guī)格與訂單要求不一致，客戶要求退貨。3.交貨延遲退貨：因公司未能按時(shí)交貨，導(dǎo)致客戶不再需要貨物，要求退貨。4.其他原因退貨：如客戶自身原因、市場(chǎng)變化等導(dǎo)致的退貨。退貨流程1.退貨申請(qǐng)客戶提出退貨申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)填寫退貨申請(qǐng)表，詳細(xì)說明退貨原因、貨物信息、訂單編號(hào)等內(nèi)容。退貨申請(qǐng)表應(yīng)提交給業(yè)務(wù)部門審核。2.退貨審核業(yè)務(wù)部門收到退貨申請(qǐng)表后，對(duì)退貨原因進(jìn)行審核。如屬于質(zhì)量問題退貨，應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量控制部門進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。根據(jù)審核結(jié)果，確定是否同意客戶退貨。如同意退貨，應(yīng)出具退貨通知單，并通知倉(cāng)庫(kù)管理部門做好退貨接收準(zhǔn)備。3.退貨接收倉(cāng)庫(kù)管理部門收到退貨通知單后，安排人員對(duì)退貨貨物進(jìn)行接收。接收時(shí)應(yīng)檢查退貨貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、包裝等情況，并與退貨申請(qǐng)表進(jìn)行核對(duì)。對(duì)接收的退貨貨物進(jìn)行妥善保管，等待后續(xù)處理。4.退貨處理對(duì)于因質(zhì)量問題退貨的貨物，質(zhì)量控制部門應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量分析，查明原因，確定責(zé)任歸屬。根據(jù)退貨處理結(jié)果，如屬于供應(yīng)商責(zé)任，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決退貨事宜，如補(bǔ)貨、換貨、退款等；如屬于公司內(nèi)部原因，應(yīng)采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，防止類似問題再次發(fā)生。對(duì)其他原因退貨的貨物，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處理，如重新銷售、報(bào)廢等。庫(kù)存盤點(diǎn)盤點(diǎn)計(jì)劃制定1.盤點(diǎn)周期制定庫(kù)存盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)周期。一般情況下，定期盤點(diǎn)可分為月度小盤點(diǎn)、季度大盤點(diǎn)等。對(duì)于貴重物品、易損物品等，可根據(jù)實(shí)際情況增加盤點(diǎn)次數(shù)。2.盤點(diǎn)范圍確定盤點(diǎn)的范圍，包括公司所有倉(cāng)庫(kù)的存貨、在途貨物等。在盤點(diǎn)計(jì)劃中明確盤點(diǎn)的具體時(shí)間、參與人員、盤點(diǎn)方法等內(nèi)容。盤點(diǎn)實(shí)施1.盤點(diǎn)前準(zhǔn)備在盤點(diǎn)前，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)清理倉(cāng)庫(kù)，整理貨物，確保貨物擺放整齊，標(biāo)識(shí)清晰。核對(duì)庫(kù)存臺(tái)賬，確保賬賬相符。對(duì)庫(kù)存系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便盤點(diǎn)后進(jìn)行數(shù)據(jù)核對(duì)和調(diào)整。準(zhǔn)備好盤點(diǎn)所需的工具和表格，如盤點(diǎn)表、計(jì)算器、標(biāo)簽等。2.盤點(diǎn)方法采用實(shí)地盤點(diǎn)法，對(duì)存貨進(jìn)行逐一清點(diǎn)。盤點(diǎn)人員應(yīng)按照規(guī)定的盤點(diǎn)方法和流程進(jìn)行操作，確保盤點(diǎn)結(jié)果的準(zhǔn)確性。對(duì)于數(shù)量較大的存貨，可采用抽樣盤點(diǎn)的方法，但抽樣比例應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定，且具有代表性。3.盤點(diǎn)記錄盤點(diǎn)人員在盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真記錄盤點(diǎn)結(jié)果，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)量等信息。盤點(diǎn)記錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，如有涂改應(yīng)注明原因并簽字確認(rèn)。盤點(diǎn)結(jié)果處理1.賬實(shí)核對(duì)盤點(diǎn)結(jié)束后，將盤點(diǎn)結(jié)果與庫(kù)存臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，計(jì)算賬實(shí)差異。對(duì)賬實(shí)差異進(jìn)行分析，查明原因，如貨物出入庫(kù)記錄錯(cuò)誤、盤點(diǎn)誤差、貨物丟失或損壞等。2.差異調(diào)整根據(jù)賬實(shí)核對(duì)結(jié)果，對(duì)庫(kù)存臺(tái)賬和庫(kù)存系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整，確保賬實(shí)相符。對(duì)于因盤點(diǎn)誤差導(dǎo)致的差異，應(yīng)在盤點(diǎn)報(bào)告中說明情況，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)，如加強(qiáng)盤點(diǎn)人員培訓(xùn)、優(yōu)化盤點(diǎn)流程等。3.盤點(diǎn)報(bào)告編制編制盤點(diǎn)報(bào)告，總結(jié)盤點(diǎn)情況，包括盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)方法、盤點(diǎn)結(jié)果、賬實(shí)差異分析及處理情況等內(nèi)容。盤點(diǎn)報(bào)告應(yīng)提交給相關(guān)部門審核，審核通過后存檔保存。績(jī)效評(píng)估與考核評(píng)估指標(biāo)設(shè)定1.出貨準(zhǔn)確性：考核出貨貨物與訂單要求的符合程度，以出貨錯(cuò)誤率為指標(biāo)進(jìn)行評(píng)估。2.出貨及時(shí)性：考核按時(shí)出貨的比例，以按時(shí)交貨率為指標(biāo)進(jìn)行評(píng)估。3.庫(kù)存管理水平：考核庫(kù)存周轉(zhuǎn)率、庫(kù)存準(zhǔn)確率等指標(biāo)，評(píng)估庫(kù)存管理的效果。4.客戶滿意度：通過客戶反饋調(diào)查，考核客戶對(duì)出貨服務(wù)的滿意度。考核方法1.定期考核：每月或每季度對(duì)相關(guān)部門和人員的績(jī)效進(jìn)行考核，根據(jù)設(shè)定的評(píng)估指標(biāo)進(jìn)行評(píng)分。2.不定期抽查：對(duì)出貨過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄并納入績(jī)效考核。3.客戶反饋：收集客戶對(duì)出貨服務(wù)的反饋意見，作為績(jī)效考核的重要依據(jù)。考核結(jié)果應(yīng)用1.績(jī)效獎(jiǎng)金發(fā)放：根據(jù)考核結(jié)果，發(fā)放相應(yīng)的績(jī)效獎(jiǎng)金，激勵(lì)員工提