資料保管與檔案管理規定TOC\o"1-2"\h\u32380第一章總則 1182071.1目的與依據 1268671.2適用范圍 2241741.3基本原則 217032第二章資料保管 221182.1資料分類 2250492.2資料收集 245852.3資料存儲 221459第三章檔案管理 2159913.1檔案分類與編號 2146753.2檔案歸檔 3298453.3檔案保管期限 327330第四章檔案利用 3199844.1檔案查閱 3229364.2檔案借閱 3168614.3檔案復制 39959第五章檔案銷毀 389395.1銷毀標準 3244205.2銷毀程序 3170505.3銷毀監督 44227第六章保密管理 4153206.1保密要求 4183346.2涉密檔案管理 4215496.3保密責任 421321第七章信息化管理 426347.1電子檔案管理 482497.2信息系統安全 4260607.3數據備份與恢復 45733第八章附則 5313128.1解釋權 5164728.2施行日期 5246018.3其他規定 5第一章總則1.1目的與依據為了加強資料保管與檔案管理工作，保證資料和檔案的完整、準確、安全和有效利用，根據相關法律法規和實際工作需要，制定本規定。1.2適用范圍本規定適用于本單位內部各類資料和檔案的保管與管理，包括但不限于行政文書、業務資料、財務檔案、人事檔案等。1.3基本原則資料保管與檔案管理應遵循以下基本原則：（1）規范化原則：按照統一的標準和流程進行資料的收集、整理、保管和利用。（2）安全性原則：采取必要的安全措施，保證資料和檔案的實體安全和信息安全。（3）完整性原則：保證資料和檔案的內容完整，不遺漏、不損壞。（4）可追溯性原則：對資料和檔案的管理過程進行記錄，以便追溯和查詢。（5）保密性原則：對涉及機密的資料和檔案進行嚴格保密，防止信息泄露。第二章資料保管2.1資料分類根據資料的性質、內容和用途，將資料分為行政類、業務類、財務類、人事類等。各類資料應進行明確的標識和分類存放，以便于管理和查找。2.2資料收集各部門應指定專人負責資料的收集工作，保證資料的及時收集和完整性。收集的資料應包括原始文件、相關證明材料等。在收集過程中，應核對資料的準確性和完整性，如發覺問題應及時溝通解決。2.3資料存儲資料存儲應選擇合適的存儲設備和環境，保證資料的安全和完整。存儲設備應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。資料應按照分類進行存放，并建立相應的索引和目錄，以便于查找和使用。同時應定期對存儲設備進行檢查和維護，保證其正常運行。第三章檔案管理3.1檔案分類與編號檔案分類應根據檔案的內容和性質進行，可分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等。檔案編號應按照一定的規則進行，保證編號的唯一性和可識別性。3.2檔案歸檔各部門應在規定的時間內將整理好的檔案移交至檔案管理部門進行歸檔。歸檔的檔案應經過審核，保證其符合歸檔要求。檔案管理部門應按照檔案分類和編號的要求，將檔案進行妥善存放。3.3檔案保管期限根據檔案的重要性和使用價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。對于超過保管期限的檔案，應按照規定進行鑒定和銷毀。第四章檔案利用4.1檔案查閱查閱檔案需填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容和查閱時間等信息。經相關部門負責人批準后，方可查閱檔案。查閱檔案時，應在指定的地點進行，并遵守相關規定，不得損壞、涂改檔案。4.2檔案借閱借閱檔案需填寫借閱申請表，經部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱檔案。借閱期限一般不超過一個月，如需續借，應辦理續借手續。借閱檔案時，應妥善保管，不得轉借、丟失。4.3檔案復制如需復制檔案，應填寫復制申請表，經相關部門負責人批準后，由檔案管理部門進行復制。復制的檔案應注明復制日期和復制份數，并加蓋檔案管理部門的印章。第五章檔案銷毀5.1銷毀標準對于失去保存價值的檔案，應按照銷毀標準進行鑒定。銷毀標準包括檔案的保管期限已滿、檔案內容已無參考價值、檔案損壞無法修復等。5.2銷毀程序銷毀檔案應按照規定的程序進行。由檔案管理部門提出銷毀申請，經相關部門審核后，報單位領導批準。由檔案管理部門和相關部門共同組成銷毀小組，對擬銷毀的檔案進行清點和核對。在指定的地點進行銷毀，并由銷毀小組人員簽字確認。5.3銷毀監督銷毀檔案過程應接受監督，保證銷毀工作的合法性和規范性。監督部門應對銷毀過程進行全程監督，并出具監督報告。第六章保密管理6.1保密要求所有參與資料保管和檔案管理的人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露檔案中的任何信息。對涉及機密的檔案，應采取更加嚴格的保密措施，如限制查閱人員、設置密碼等。6.2涉密檔案管理涉密檔案應單獨存放，并設置專門的保管設施。查閱、借閱涉密檔案應經過嚴格的審批程序，僅限特定人員進行。涉密檔案的復制應在保密環境下進行，并嚴格控制復制份數。6.3保密責任對違反保密規定的人員，將依法追究其責任。如造成嚴重后果的，將依法追究其法律責任。第七章信息化管理7.1電子檔案管理加強電子檔案的管理，保證電子檔案的真實性、完整性和可用性。建立電子檔案管理系統，對電子檔案進行分類、存儲、檢索和利用。定期對電子檔案進行備份，防止數據丟失。7.2信息系統安全加強信息系統的安全防護，防止黑客攻擊、病毒感染等安全事件的發生。設置訪問權限，限制未經授權的人員訪問檔案管理系統。定期對信息系統進行安全檢測和維護，保證其安全運行。7.3數據備份與恢復建立數據備份與恢復機制，定期對檔案數據進行備份。備份數據應存儲在安