今泰學(xué)院推薦文檔第頁(yè)英文電子郵件的格式文檔2篇

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編訂：JinTaiCollege英文電子郵件的格式文檔2篇小泰溫馨提示：寫作是運(yùn)用語(yǔ)言文字符號(hào)以記述的方式反映事物、表達(dá)思想感情、傳遞知識(shí)信息、實(shí)現(xiàn)交流溝通的創(chuàng)造性腦力勞動(dòng)過(guò)程。本文檔根據(jù)寫作活動(dòng)要求展開(kāi)說(shuō)明，具有實(shí)踐指導(dǎo)意義，便于學(xué)習(xí)和使用，本文下載后內(nèi)容可隨意修改調(diào)整修改及打印。本文簡(jiǎn)要目錄如下：【下載該文檔后使用Word打開(kāi)，按住鍵盤Ctrl鍵且鼠標(biāo)單擊目錄內(nèi)容即可跳轉(zhuǎn)到對(duì)應(yīng)篇章】 1、篇章1：英文電子郵件的格式文檔 2、篇章2：電子郵件的格式文檔

篇章1:英文電子郵件的格式文檔 電子郵件email的郵件格式 英文書信是一種最常用的應(yīng)用文體，對(duì)于普通的私人信件通常由五部分組成： 1.信頭：指發(fā)信人的地址和日期。寫在信紙的右上角，可以從靠近信紙的中央寫起。信頭上面要留空白。先寫發(fā)信人地址。地址的寫法與漢語(yǔ)不同，要先寫小地方，后寫大地方。在地址的下面寫上日期。日期的順序是：月、日、年，或者：日、月、年。例如：may17XX。在年份之前有一個(gè)逗號(hào)。 2.稱呼：指對(duì)收信人的稱呼。寫在信頭之下，從信紙的左邊開(kāi)始。寫信給熟悉的人，一般用dear…或mydear…作稱呼。如：dearlilei，dearmissthomas或mydeardad. 3.信的正文：指信的主體部分。從稱呼的下一行第一段頂邊寫。從第二段起每段第一個(gè)詞都縮進(jìn)3或5個(gè)字母寫。 4.結(jié)束語(yǔ)：指正文下面的結(jié)尾客套話。一般從信紙的中央靠右寫起，第一個(gè)字母大寫，末尾用一逗號(hào)。在非正式的社交信中，常用yours或sincerely。假如對(duì)方是親密的朋友，可用sincerelyyoursyours等。 5.簽名：指發(fā)信人簽名。寫在結(jié)束語(yǔ)的下面，稍偏右。 另外，英文信封寫法與漢語(yǔ)的不同。一般把收信人的地址寫在信封的中央或偏右下角。第一行寫姓名，下面寫地址。發(fā)信人的姓名和地址寫在信封的左上角，也可以寫在信的背面。 1、信頭（heading） 指發(fā)信人的姓名（單位名稱）、地址和日期，一般寫在信紙的右上角。一般公函或商業(yè)信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話號(hào)碼等，因此就只需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以了。英文地址的寫法與中文完全不同，地址的名稱按從小到大的順序：第一行寫門牌號(hào)碼和街名;第二行寫縣、市、省、州、郵編、國(guó)名;然后再寫日期。標(biāo)點(diǎn)符號(hào)一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之間，該用的還要用，例如在寫日期的時(shí)候。 如：1997年7月30日，英文為：july30，1997（最為普遍）;july30th，1997; 30thjuly，1997等。1997不可寫成97。 3、信內(nèi)地址（insideaddress）： 在一般的社交信中，信內(nèi)收信人的地址通常省略，但是在公務(wù)信函中不能。將收信人的姓名、地址等寫在信頭日期下方的左角上，要求與對(duì)信頭的要求一樣，不必再寫日期。 4、稱呼（salutation）： 是寫信人對(duì)收信人的稱呼用語(yǔ)。位置在信內(nèi)地址下方一、二行的地方，從該行的頂格寫起，在稱呼后面一般用逗號(hào)（英國(guó)式），也可以用冒號(hào)（美國(guó)式）。 （1）寫給親人、親戚和關(guān)系密切的朋友時(shí)，用dear或mydear再加上表示親屬關(guān)系的稱呼或直稱其名（這里指名字，不是姓氏）。例如：mydearfather，deartom等。 （2）寫給公務(wù)上的信函用dearmadam，dearsir或gentleman（gentlemen）。注意：dear純屬公務(wù)上往來(lái)的客氣形式。gentlemen總是以復(fù)數(shù)形式出現(xiàn)，前不加dear，是dearsir的復(fù)數(shù)形式。 （3）寫給收信人的信，也可用頭銜、職位、職稱、學(xué)位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：dearprof.timscales,deardr.johnsmith。 5、正文（bodyoftheletter）： 位置在下面稱呼語(yǔ)隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡(jiǎn)單易懂。和中文信不 同的是，正文中一般不用hello!（你好!）正文有縮進(jìn)式和齊頭式兩種。每段書信第一行的第一個(gè)字母稍微向右縮進(jìn)些，通常以五個(gè)字母為宜，每段第二行從左面頂格寫起，這就是縮進(jìn)式。但美國(guó)人寫信各段落往往不用縮進(jìn)式，用齊頭式，即每一行都從左面頂格寫起。商務(wù)信件大都采用齊頭式的寫法。 15huaihaistreet shanghai,china feb6th,XX peterbrown 22、blachpoolroad（可以省略） sydney2140 dearpeter, iamverygladtohearfromyou.______________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ imuststopwritingnow,asihavealotofworktodo. bestwishestoyou! sincerelyyours,wangxiaolan篇章2:電子郵件的格式文檔【按住Ctrl鍵點(diǎn)此返回目錄】 一、商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式 常見(jiàn)的商務(wù)英語(yǔ)電子郵件包括以下五部分： ①寫信人email地址、收信人email地址、抄送收信人email地址、密送收信人email地址。

②標(biāo)題。③稱呼、開(kāi)頭、正文、結(jié)尾句。

④禮貌結(jié)束語(yǔ)。

⑤寫信人全名、寫信人職務(wù)及所屬部門、地址、電話號(hào)碼、傳真等。 其中郵件主題應(yīng)體現(xiàn)郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為名詞或動(dòng)名詞短語(yǔ)；稱呼禮貌得體，符合商務(wù)英語(yǔ)寫作習(xí)慣，如不知對(duì)方姓名只知頭銜，可用dear+title作為稱呼，如只知對(duì)方姓名不知性別，可用dear+全名，如郵件為一封通函，則用dearall作為郵件稱呼；正文應(yīng)結(jié)構(gòu)清楚，便于閱讀，如正文內(nèi)容較長(zhǎng)，可使用小標(biāo)題、小段落，或利用星號(hào)、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。 二、商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫作應(yīng)遵循的五c原則 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的正文寫作應(yīng)該遵循五c原則，即correctness、conciseness、complete、clarity和courtesy原則。 由于商務(wù)英語(yǔ)電子郵件涉及的是商務(wù)活動(dòng)雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系，其準(zhǔn)確性對(duì)商務(wù)治理與溝通至關(guān)重要。具體而言，不僅電子郵件的英語(yǔ)語(yǔ)法、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和拼寫要做到準(zhǔn)確無(wú)誤，電子郵件內(nèi)容還要敘述準(zhǔn)確，以免引起誤會(huì)糾紛。 簡(jiǎn)潔原則是商務(wù)英語(yǔ)寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡(jiǎn)單句子和簡(jiǎn)短詞語(yǔ)。一封拖沓冗長(zhǎng)、措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費(fèi)寫的時(shí)間，也會(huì)給閱讀者帶來(lái)不必要的麻煩，故商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)以簡(jiǎn)明扼要為第一要?jiǎng)?wù)。 在具體寫作中，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語(yǔ)簡(jiǎn)潔，語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要。 另外，為了節(jié)約時(shí)間和空間，電子郵件中可使用縮略語(yǔ)，如u表示you，pls表示please，info表示information，qty表示quantity，p“c表示piece，l“c表示letterofcredit，fob表示freeonboard。 例1itisverydifficulttosellmanholecoversinfrance.thisproductmusthavethequalitycertificateissuedinfrance. 例2price：fobshanghaiusd96“pc. 例3hopeyoucanacceptit. 例1中的兩個(gè)單句具有明顯的因果關(guān)系，但寫并不使用表達(dá)因果關(guān)系的連接詞如since、because，這種舍長(zhǎng)句、復(fù)合句，選短句、簡(jiǎn)單句，喜并列、棄從屬的句法特征在商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫作中十分常見(jiàn)。例2中縮略語(yǔ)的使用，例3中不完整句的選擇，反映了與普通商務(wù)信函相比，商務(wù)電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語(yǔ)化。 商務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像盤、詢問(wèn)貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因?yàn)橹挥邪唧w信息的郵件，才能達(dá)到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5w1h來(lái)檢驗(yàn)，即who，when，where，what，why和how。 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準(zhǔn)確。具體表現(xiàn)在： 例1wewilldeliveryourgoodssoon. 例2中significant一詞意為明顯的、不小的，語(yǔ)義模糊，故可以用具體數(shù)字替換。例2中soon表示不久、很快，語(yǔ)義不明確，沒(méi)有指出具體的供貨時(shí)間，可改為具體的年月日。 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)遵循措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個(gè)交易的成敗，買賣雙方應(yīng)十分注重措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮貌，使對(duì)方輕易接受。在寫作電子郵件時(shí)，可以通過(guò)使用虛擬語(yǔ)氣、委婉語(yǔ)氣等方法迂回地表達(dá)觀點(diǎn)，提出要求。 例1ifitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomers，wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatprice. 例2iwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationsfor65，000pieces. 例1中虛擬語(yǔ)氣和例2中委婉語(yǔ)氣的使用，緩和了商務(wù)談判的語(yǔ)氣，既明確了自己的立場(chǎng)，又使對(duì)方的面子免于受損，語(yǔ)氣自然誠(chéng)懇，禮貌得體，很輕易為對(duì)方接受。 隨著國(guó)際商