項目五打開活動現場

執行的鑰匙

案例指引“城堡里的慶祝晚會“問題思考1.現場分工不明確導致活動混亂3.對于突發事件缺乏處理技巧2.前期準備不足導致現場意外頻發活動現場管理中容易出現的問題有哪些？項目五任務一

制定現場執行計劃

學習目標知識目標能力目標活動現場執行的相關因素和范圍界定;了解活動現場執行流程;熟悉現場人員架構、分工及匯報機制。獨立完成或者與團隊配合完成現場人員規劃和分工表;能夠制訂現場執行計劃;能夠分析活動具體的風險點,制定一套風險應急管理方案。思政目標引導學生養成大局觀,增強團隊協作意識和能力;初步建立行業標準和規范概念?，F場執行的意義與范圍01組建現場執行團隊02明確匯報和溝通機制03編制現場執行方案/現場執行計劃04CONTENTS目錄任務實施業務流程從時間上看,活動項目的現場管理和執行,一般從項目組抵達活動舉辦目的地開展籌備工作算起,到活動整體結束為止。流程簡述為:

現場執行，是一場活動的關鍵之所在，主辦方要對包括與會者、參加者、各類服務商在內的各實施單位的現場及周邊環境按照一定的計劃進行有序協調、監督、管理和實施，對所有參加者現場所發生的一切需求進行協調和服務。現場的管理和執行是主承辦方組織管理和運營水平的直接反映，因而備受重視。提前做好現場管理和執行計劃能夠更好地保障活動項目的正常實施，取得最佳的活動效果。意義：一、現場執行的意義與范圍活動現場控制范圍包括一系列工作，主要有：1）合理規劃、分區布置活動場地2）保障設施設備安全使用3）疏導人流物流車輛4）防范和控制風險5）加強搭建和施工現場檢查6）安排觀眾接待事宜7）確立溝通機制8）保證安全清場撤場等一、現場執行的意義與范圍現場執行團隊架構示例二、組建現場執行團隊①

總控中心一般是與客戶負責人對接的唯一渠道，在下達指令前，總控中心一般需要征得客戶的理解和同意。（注：這里的客戶是指活動承辦方服務的對象，而非主辦方，通常主辦方會外包一些現場的工作，優化現場工作效率和提高活動質量。）②

現場執行時，各小組的負責人要定時向總控中心匯報活動情況，總控中心及時收集問題，做出應對指示。如果活動持續時間較長或行程較為復雜，建議在項目執行中期，召開全體工作人員會議，互通信息，歸納問題。③

總控每日例會制度?？偪刂行膽撁咳照匍_例會，各版塊總控必須參加，此會議可長可短，主要根據當天的工作情況而定。主要內容：各總控匯報當天工作情況、突發狀況、需要請示的事情，總控中心發布新的工作指令。建議控制在1個小時以內為宜。

現場匯報溝通工作重點：三、明確匯報和溝通機制現場執行的范圍界定和相關影響因素確定現場組織架構及人員（PIC）分工制定現場匯報溝通機制確定現場各點位人員數量及崗位職責梳理需求細節，編制現場工作清單制作現場所需物資清單和管理流程制定現場執行的支持保障方案制定風險應急預案現場執行計劃是所有活動在執行前的必備環節，一般情況下，根據活動類型、周期、復雜程度、參與人員的不同，執行計劃的維度和重點也會所有差異，但主體都要明確人、物和溝通對接的機制，具體內容包括：活動前期-布場活動中期-實施活動后期-善后場地方溝通清單搭建公司溝通清單物料檢查清單搭建檢查清單AV串場清單彩排清單執行分工清單活動簽到清單住宿簽到注意事項清單活動中注意事項清單撤展工作清單

活動善后清單

時間維度：準備現場執行總體控制清單有條不紊的活動執行是一場活動成功的基礎，從活動布場開始，到中期實施及后期收尾，現場的執行需要提前做好安排，大致用到十余個工作清單，如下表所示。四、編制現場執行計劃/方案（一）確定現場執行計劃內容（二）編制現場執行工作清單各執行組工作清單項目清單對應編號使用場景備注總控中心編號1：【使用場景和內容】這張表告訴執行人員進場后，什么人應該在什么地方、什么時間、做什么事情。它是現場的綱領性、指導性的文件，也是項目OWNER(項目總負責人)的工作計劃和執行依據。

各板塊重點工作表單及數據&活動執行分工表（ActionPlan）（表1）總控中心工作機制清單（包括職責說明、常駐人員、溝通匯報、工作時間和地點、例會安排等）項目工作手冊（包括通訊錄、注意事項、內外部溝通機制、必備基礎信息等）接待組

編號8：【使用場景和內容】管理不斷變動中的各類嘉賓狀態，隨時反饋嘉賓邀約情況，適時調整邀約策略或提醒嘉賓購票。編號10：【使用場景和內容】除了主辦方和公關公司之外的第三方工作人員。第三方涵括禮儀小姐，志愿者，攝影攝像、直播、同傳等戰斗在第一線的外請工作人員。

各板塊資源信息列表（含資源各種數據和信息）（表2）各板塊資源分配表單（表3）各板塊現場執行表單（表4）各板塊工作流程、分工及崗位職責說明書（表5）嘉賓管理表（見項目三任務五表單）攝像培訓表（見項目三任務五表單）第三方培訓清單--媒體管理表（同上）接站安排表（同上）簽到登記表（同上）分工維度：準備現場執行小組工作清單現場工作繁雜而多頭,執行人員應理順工作內容,分工協作,確?；顒禹樌e辦。掌握現場執行各小組的工作清單是必要且重要的，如下表所示。編制現場執行計劃/方案各執行組工作清單項目清單對應編號使用場景備注活動組編號13：【使用場景和內容】這張表格主要列明每個工作板塊中的負責人是誰，以便通過各種方式第一時間取得聯系。編號16：【使用場景和內容】也稱流程技術臺本，是AV控臺里內各個部門內部人員專用。以大會流程和時間為綱，指導屏幕和舞臺在每個時間點上應當呈現出的每個細節編號17：【使用場景和內容】大型會議必備的音視頻、燈光設備現場人員規劃表&通訊錄（表6）現場執行方案（一般以PPT形式呈現，包括了現場效果圖、示意圖及動線圖）活動所需物料的OP單（表7）活動流程管理表（臺本Rundown）（表8）AV設備清單（EquipmentList）（表9）搭建計劃表&彩排計劃表（表10）音視頻文件管理表分工維度：準備現場執行小組工作清單現場工作繁雜而多頭,執行人員應理順工作內容,分工協作,確?；顒禹樌e辦。掌握現場執行各小組的工作清單是必要且重要的，如下表所示。編制現場執行計劃/方案后勤保障組

工作職責和范圍界定項目組內部規則和人員管理物資組編號22：【使用場景和內容】活動當天，各個板塊工作組所需要的所有現場布置、設備、道具等物料編號，包括項目涉及物資的基本信息、制作信息、運輸信息、倉儲信息及交接信息。一般按區域歸類后逐項列出，描述具體樣貌、材質、作用等，需要定好計算單位，確定數量、有時需要標明價格，用于前期現場盤點，也可以用作預算編號、結算編號附件編號23：【使用場景和內容】專人負責所有物資存儲倉庫，進行每天的出入庫管理，做好相應記錄，并周期性（可每天/每兩天，如長周期項目也可每周）進行匯報。編號27：【使用場景和內容】活動結束后對所有物資的清點、統計和回收，做好記錄物資清單（Materiallist）（表11）出入庫管理規則物資儲存和發放物資出庫單（表12）物資交接單（表13）物資回收單

風險應急組

應急預案相關機構信息表（包括但不限于醫院、使館、警局/派出所等）保險相關文件和表單緊急情況記錄表&匯總（表14）Lost&Refund記錄表（表15）

分工維度：準備現場執行小組工作清單編制現場執行計劃/方案資源1XX公司年會活動執行計劃及推進流程資源3XX項目活動具體執行方案資源2大型聯盟義演活動執行方案引申資源謝謝聆聽項目五任務二

沙盤推演

學習目標知識目標能力目標了解沙盤預演在活動項目中的作用和價值;明確執行前的倒推演練;掌握現場模擬流程。學會項目倒推演練的重要節點并可以梳理關鍵內容;能夠完成活動現場模擬執行的流程。思政目標養成整體大局意識和邏輯思維能力;養成在實踐中總結歸納經驗和機會點的能力;提升風險意識和防范能力。CONTENTS目錄沙盤推演（預演）的概念和步驟0102倒推演習會議03確定預演計劃現場點位彩排04任務實施知識補給站業務流程活動項目正式實施前需要模擬實際中的場景、按照既定的流程和步驟、進行預演練習。目的就是為了提前發現方案中的問題和風險,及時調整或者補充。沙盤,是指根據地形圖、航空像片或實地地形,按一定的比例關系,用泥沙、兵棋和其它材料堆制的模型?；顒禹椖渴褂谩吧潮P”一詞,是借用了軍事概念中的意義,進行預演練習的過程。目的就是為了提前發現方案中的問題和風險,及時調整或者補充。沙盤推演,是指活動正式實施前由項目經理主持,項目組的核心成員全體參加進行活動的排練和模擬實施。根據活動執行的時間順序,從抵達現場開始,按照每一天的維度,把每一個點位的工作都理順一遍。預演中會發現各個工作組的交叉事項,也是查缺補漏的環節,同時,要假設和預判各種可能的風險點,做好應對措施,梳理成預案,以便現場應急之用。一、沙盤推演(預演)的概念和步驟（一）概念（二）步驟一、沙盤推演(預演)的概念和步驟無論哪種活動類型,現場執行都會涉及到不同的板塊或小組,每個板塊或小組看不到、很難兼顧或者考慮到其他板塊小組的工作。但是最終活動的實現要靠各個板塊或小組密切配合、無縫連接才能做到,這就是項目管理中“1+1>2”的意義所在。二、確定預演計劃首先第一項工作,就是召集核心成員會議,項目成員共同確定活動現場各個板塊或小組的工作計劃和相關表單,從而發現其中的漏點或者沖突,進行調整和修改。有個共通的問題,幾乎所有活動項目中都會出現的一個沖突,是各個板塊之間的銜接矛盾,可能體現為:a.究竟該板塊A做,還是板塊B做?出現推諉現象。b.板塊A的工作計劃與板塊B有矛盾,即滿足A就不滿足Bc.板塊A的要求與B正相反項目經理從整體大局角度出發去考量,最終決定該如何分工、如何判定或者如何放棄。1.召開會議,明確分工2.達成共識,形成“沙盤”計劃一旦項目經理做出決策、得到成員共識,所有板塊負責人就必須按照共識去執行。各個板塊的工作內容達成共識后,項目經理需要完成一份集合版的工作計劃,用做現場的指揮圖,也就是活動項目中所說的“沙盤”。三、倒推預演會議項目執行前的倒推演習,一般以集中會議和現場點位彩排的形式進行。倒推演習會議的內容,主要有五個部分。1.現場人員的工作預演工作人員已經完成集合版的工作計劃后,就要對其進行逐一的核實和溝通。這個工作計劃一般按照時間順序,即從項目現場執行前先遣工作組抵達開始,一般會提前3-4天左右,進行梳理,具體可以根據活動難度、目的地情況、人員情況而定。從先遣組抵達第一天開始工作起,每個點位、每項工作,參會人員逐一達成共識,如有問題,隨時打斷提出、當場解決。這個過程,就相當于是把現場執行的細節提前演練,雖然是假設場景,但是具有非常重要的意義,如果項目經理或者核心成員經驗較為豐富,則演練的效果更佳、更會符合現場實際。2.現場物資物料的梳理和規劃預演活動現場的物資物料也是非常關鍵的要素,是所謂的“人、財、物”中的30%重要組成部分。籌備期所做的物資物料的管理和執行文件,必須在預演的會議上,進行全員共識和溝通,各板塊人員都必須了解整個活動過程中涉及的與己相關的物資物料的存儲、運輸、發放、回收等要求和細節。三、倒推預演會議3.明確現場工作人員管理/后勤板塊的工作安排倒推演習還需要安排好團隊成員和工作組的后勤才能有底氣、有支撐地為客戶提供更貼心的服務。所以,倒推會議上一定要有一個環節是后勤板塊的工作計劃溝通,讓團隊成員都清晰地了解現場工作人員的相關安排并達成共識。4.再次梳理、溝通風險點并明確應對措施活動執行前需要對風險預案進行預演,逐一分析可能產生的風險點,溝通風險的可能性、影響范圍和程度、應對措施是否得當、相關匯報和溝通機制是否暢通等。特別是針對風險點中可以規避或者轉移的類型,要先做出相應的措施盡量規避,比如購買必備藥品、安排安保人員等都可以提前防控。5.總控中心工作機制、現場溝通匯報線達成共識倒推會議上,所有成員都要非常清晰總控中心的構成、職責、溝通機制、匯報機制,明確活動現場的匯報線的構成。例如向誰匯報、哪一種匯報流程,明確最終決策人,確定總控中心日常工作流程和緊急事件的工作流程等。現場工作節奏往往異常緊張,提前明確好溝通機制,會提升現場的效率和保障項目執行的最終效果。單擊此處添加大標題單擊此處輸入你的正文，文字是您思想的提煉，為了最終演示發布的良好效果，請盡量言簡意賅的闡述觀點；根據需要可酌情增減文字，以便觀者可以準確理解您所傳達的信息。您的正文已經簡明扼要，字字珠璣，但信息卻錯綜復雜，需要用更多的文字來表述；但請您盡可能提煉思想的精髓，否則容易造成觀者的閱讀壓力，適得其反。正如我們都希望改變世界，希望給人帶去光明，但更多時候只需播下一顆種子，自然有微光照拂，雨露滋養。恰如其分的表達觀點，往往可以事半功倍。單擊此處輸入你的正文，文字是您思想的提煉，為了最終演示發布的良好效果，請盡量言簡意賅的闡述觀點；根據需要可酌情增減文字。三、倒推預演會議現場點位彩排和考察,就是活動執行前項目組成員抵達活動場地后,通過實際踩點走位來明確工作內容和交叉環節、查缺補漏。在模擬中發現問題,一是為了做好執行前查缺補漏,二是保障活動的流暢性,銜接的緊密性。1.彩排的內容活動彩排的內容主要從5個方面著手,如圖1所示。四、現場點位彩排2.彩排的具體步驟

①項目組核心成員組成不同的考察小組,根據現場實際分工,由點位的具體負責工作人員直接匯報流程、模擬操作,其他成員提出問題和疑點,現場解決。

②反復多次彩排第①個過程,直到基本上可以排除掉項目執行前因為流程、環節不完善所帶來的籌備的問題。這樣,現場實施時工作人員基本可以聚焦到臨時突發狀況的解決和處理上了。

③組織彩排走臺。如果有使用舞臺的活動,最好對所有節目進行提前排練,以便演員熟悉位置并適應表演環境,同時,檢查節口的銜接、燈光布景、擴音器等的連接,提前在排練期間解決演出中可能出現的問題。

四、現場點位彩排彩排流程表

資源1北京世園會中國館下行扶梯故障停運演練腳本資源2彩排現場舞臺工作人員布置道具引申資源謝謝聆聽單擊此處添加副標題內容項目五任務三

現場工作人員管理學習目標知識目標能力目標了解現場工作人員的類型;熟悉現場工作人員管理的內容;明確志愿者招聘、培訓的方式和現場管理計劃。能夠規劃安排現場工作人員;能夠進行現場工作人員的后勤安排;能夠制訂志愿者管理計劃。思政目標具備嫻熟的職業溝通協調能力、高效管理能力;養成服務意識、團隊合作意識;養成勞動光榮、技能寶貴的時代風尚?，F場工作人員類型01現場工作內容02現場工作人員配置與職責分工03志愿者管理04知識補給站任務實施CONTENTS目錄業務流程活動都是臨時性的,必然會有一個終點。當活動的現場工作完成,意味著活動接近尾聲,但活動主辦方仍需要完成后續的評估與總結工作,它是很重要的一個環節。一、現場工作人員類型

各職能崗位的現場工作人員，應按照人力資源規劃方案，通過各部門管理者進行統一協調與監管，并協助解決各種現場出現的問題?，F場主要有以下一些工作內容，依活動的大小決定工作內容的多少和繁簡，根據需要安排工作人員。①觀眾登記注冊和服務②各方現場聯絡和工作服務③媒體接待與采訪④公關和重要接待活動⑤現場安保工作⑥相關活動的協調管理⑦現場清潔⑧知識產權保護工作⑨相關信息的收集與整理⑩與場地部門結算?商談下一屆活動的合作、代理事宜（展覽、節事活動為主）?為下一屆活動招商招展二、現場工作內容（一）配置現場執行團隊三、現場工作人員配置與職責分工現場應設立最高指揮中心,也就是現場辦公機構,全權處理活動期間相關事項,通過現場調度、管制、指揮等方式,收集信息,發布各種命令,保證現場一切正常。1.總控中心三、現場工作人員配置與職責分工總控中心是活動類項目一般所必備的,即便因為條件所限而沒有專門的固定場所,也會有概念上的“總控中心”。大項目應配置固定的總控中心?？偪刂行囊话銓ｉT設立在活動現場,或是設立在VIP所在的或客人人數最多的酒店,最好有獨立的辦公區域,有相應的辦公設備。總控中心的指揮人員由活動最高管理者、活動策劃師、場地負責人、現場相關業務組等2~3名核心人員組成?？偪刂行牡闹饕毮苋鐖D520所示。三、現場工作人員配置與職責分工不同類型的活動,接待工作所占的比重不同。如果是會議或者獎勵旅游類型的活動,接待組是整體活動組織架構中的核心板塊之一,人員占比也較大;如果是展覽展示類的活動,接待組占比較小。2.注冊接待三、現場工作人員配置與職責分工活動組主要負責項目中的會議、宴會、開閉幕式、發布會等?，F有的活動類型中,不論哪種,都會有活動組的功能存在?；顒咏M人員及工作內容大致可以參考如圖522所示的架構圖。3.活動組三、現場工作人員配置與職責分工根據不同活動的要求,一般配置媒宣2~5人,主要負責活動整體的傳播推廣,傳播形式包括新聞、專題、專欄、微信推文、短視頻、海報、H5、宣傳片、主題曲、網上直播、戶外廣告、移動交通、媒體廣告等。4.媒宣組嚴格來講,應急組隸屬于總控中心范疇,由總控中心統一調配工作。根據活動規模和難度,應急組的人員配備一般為2~10人。5.風險應急組物資組根據需要設置負責人1名,必要時可配備1~2名助理。6.物資組后勤保障組一般配置2~5人,負責的是整個項目組各方工作人員的相關安排,包括住宿、用餐、交通、考勤、物料、應急管理和心理疏導等,屬于項目的基礎保障部分,比如翻譯和記者工作有時會出現疲勞,影響活動質量的效果,注意提前準備一個簡單、方便且可供休息的地方。7.后勤保障組（二）明確現場工作人員的主要職責三、現場工作人員配置與職責分工首先,應制訂現場人員規章,這是人力資源計劃戰略的一個組成部分,而且還涉及健康、安全、行為不端、工作表現低劣和違反安全措施等方面的內容。這些規章應清晰簡要地制訂出來,公示給正式員工和志愿者。其次,明確劃定各個崗位工作人員的主要職責范圍。（三）落實活動執行前工作人員必做的幾件事(1)劃分活動執行角色。要注意角色的獨立性、工作的系統性和聯系性、明確性。明確各個活動運營人員的工作職能,如監督、控制、溝通、處理、匯報等職能。(2)活動執行人員的管理。在籌備期的角色管理仍以活動現場角色劃分為基礎,分別展開與之相關的籌備工作,并且承擔活動現場的相同工作,如此將會更加順利高效。(3)現場執行的機動管理。現場最好能有一名機動人員和一名活動督查,要有充分和備用工作人員。(4)工作人員內部后勤保障。如果活動時間跨度較長,組織方需要做好員工的基礎保障工作。（一）志愿者角色劃分四、志愿者管理志愿者通常參與的工作包括:引座員、禮儀員、記時員、成績記錄協調員、裁判員、行政人員、媒體協調員、禮儀/公共關系助理、后勤協調員、交通運輸員、信息員、客戶關系官員、急救員、理療家/醫療工作者、場地監控/保安員、工服/鑒定員、安全員。（二）志愿者應具備的素質1.志愿者能像正式員工一樣努力工作和提供服務;2.工作自覺、熱情、準時并可靠,對組織工作信心堅定;3.對組委會忠誠并能虛心接受批評;4.能夠清晰和開誠布公地進行溝通。（三）開展志愿者管理工作四、志愿者管理從空間結構上看,大型活動需要志愿者數量眾多,對志愿者的管理過程應當包括以下幾個環節,如圖523所示。（三）開展志愿者管理工作四、志愿者管理1.制訂志愿者計劃首先根據活動的整體規劃,分析和預測志愿者的需求和志愿者的供給情況,決不能把志愿者視為活動的“配角”和“輔助人員”。應采取多種手段制訂志愿者資源與大型活動籌辦需求相適應的綜合性發展計劃,內容包括:目標體系和組織結構的確立以及服務崗位分析。2.招募志愿者(1)發布招募信息。包括活動所需的志愿者的類型、數量、專業領域,招募的具體辦法、時間安排、咨詢事宜等。(2)選擇適當的招募方式。與團組織或相關機構聯系。(3)招募程序。一般通過資格條件審查、筆試、面試等程序。3.培訓志愿者崗前定位培訓主要是通過多種方式使志愿者了解大型活動志愿者服務的政策、程序,以及可能面臨的日常事務的處理。培訓的內容主要是相關基礎知識與服務技能。分為必要的一般培訓和志愿者從事的具體服務工作的分類培訓兩種。（三）開展志愿者管理工作四、志愿者管理4.配置與協調志愿者根據大型活動舉辦工作的需求以及志愿者的供給狀況,組織方將志愿者分配到各個崗位上,并隨時根據實際需要重新分配使用。應當遵循以下原則:協同性原則、柔性化原則、集權與分權的協調。5.激勵志愿者大型活動志愿者的激勵就是要設法讓志愿者將個人需要與會展需要和社會需要聯系在一起,使其處于一種互動狀態,既滿足個人需要,同時也可以實現大型活動的總體目標。激勵的辦法很多,如劃分等級、增加獎勵等。資源1接待組崗位分工設置具體內容資源3大型博覽會志愿者培訓資源2做好演藝類大型活動現場工作人員崗位職責分配引申資源謝謝聆聽

項目五

任務八

活動風險識別與控制

能夠識別不同種類的活動風險,并編制風險記錄手冊;具備為活動項目制訂風險應對策略的能力。思政目標培養規范意識、標準意識、質量意識、安全意識;提高處理突發事件的意識和能力;培養明辨是非、愛崗敬業的職業精神。知識目標能力目標了解項目風險管控的流程;了解活動項目中的不確定性;理解活動中風險管理的理念———預防為主;識別活動中風險的來源;學會制訂項目風險應對策略。學習目標風險因素來源01感知活動風險02風險管理原則03識別和預測活動風險04任務八活動風險識別與控制知識補給站0605評估和分析活動風險07完善風險應急管理控制和轉移活動風險任務實施業務流程一、感知活動風險近幾年，隨著越來越多活動的舉辦，活動外部環境的變化和內部管理的不善，都引發出各種各樣的危機事件，這些事件和現象總歸為活動風險。活動風險指的就是在活動的籌備、組織及收尾過程中所遇到的不同類別的影響活動進行的事件?；顒咏M織者應充分認識風險的特點，盡可能提早做出防范和應對。活動風險有如下特點，如圖所示。（一）活動風險的類別1.按活動項目風險的階段劃分為概念階段、開發階段、實施階段和收尾階段的風險；2.按表現形式劃分為信用風險、生產風險、市場風險、完工風險、金融風險、政治風險、環境風險；3.按項目的投入要素分為人員、時間、資金、技術等風險；4.按風險的可控制性可劃分為項目的核心風險和環境風險。（二）活動風險的來源

政治文化風險、經營風險、財務風險、人員風險、安保風險、不可抗拒風險等多個方面和多種類型。其中，人員健康風險、財務風險等都是比較受關注的，自然災害、戰爭、內亂、疫情等不可抗拒風險也時有發生。二、風險因素來源

把活動項目的風險要素歸類并分層查找出來就是識別風險。探究活動風險的類別,其目

的是通過探索風險事件的起因從而干預時間的發生與演化的方式,對風險類事件進行細致化

的分析可以提高風險防控管控的效率。三、風險管理原則有準備的原則最小化的原則有反應的原則有報告的原則為避免危機發生盡到一切努力。限制風險的發生并將所發生的風險損害降低到最小程度。為保護參會者，展覽和財產，選擇最恰當的行動或不行動的方式。為該危機制定報告，并記錄危機的詳細情況。四、識別和預測活動風險

活動項目管理人員在策劃和籌備階段就應對活動項目的可能風險來源進行識別和預測，有針對性地進行項目風險管理規劃。對風險因素進行預測的方法常用的有以下幾種。1.德爾菲法。這種方法非常有效、客觀，但比較耗時，預測的基本步驟如圖所示。德爾菲法識別項目風險因素的步驟2.頭腦風暴法。該法能集合不同項目部門的管理人員，集思廣益，分析全面和貼近實際。3.情景分析法。這是一種直觀的風險定性預測方法，可以對活動實施的發展作出種種設想或預計4.核對表法。項目管理人員基于類似歷史項目的風險信息及其他相關信息編制風險識別核對圖表,設計并利用核對表,分析不同風險來源的資料,識別預測項目風險因素。四、識別和預測活動風險五、評估和分析活動風險

活動項目管理人員確定各項目風險可能發生的概率與影響程度叫風險評估。通常根據活動的大小,記錄相應的風險考察鑒別內容,填寫相應的風險記錄表,如下表所示,最后累計成冊。

在分析風險影響程度的大小時,可引入風險值的概念。風險值是風險評估的重要參數,可用風險影響與風險概率來進行計算。風險值=風險影響×風險概率如某一風險事件發生的概率是20%,而一旦發生會導致項目計劃延長5周,因此,風險值=5周×20%=1周風險記錄表六、控制和轉移活動風險（一）活動風險的類別

對于組織者來說,有些活動中遇到或潛在的風險是不可避免的,風險監控(包括風險監督與風險控制兩個層面)是項目實施過程中的重要工作之一。

綜合“風險性質”及“決策主體對風險的承受能力”兩方面因素,風險的應對策略可分為以下六大類,每類策略均有其適用范圍。風險應對策略類型與適用范圍（二）風險轉移工具

除了有效的風險預防與管控外,利用合理的風險轉移工具規避風險也是保護權益的重要方法。1.合同

合同是約束雙方的準則,不管是與贊助商、供應商、合作商,還是與活動參與者、活動執行合作方簽訂的相關合同,都會是一個具有法律效力的風險規避工具。2.保險

活動的組織者一般都會購買相關保險,作為風險事件的預防性工作之一,所購買的險種也是圍繞著活動舉辦所涉及的事宜選擇的,為了規避活動風險所選的保險種類。保險種類七、完善風險應急管理（一）組建風險管理團隊

成立風險管理團隊是第一步,要明確職責任務,保證一場活動的人、物的安全性以及活動的正常開展。組建風險管理團隊應遵循如下兩項原則。1.確保管理層領導的支持,從上而下的支持可以給風險管理團隊賦能,體現為授權;2.風險管理團隊內部成員之間要積極溝通。（二）明確活動現場風險應急程序1.組建危機管理團隊,并將關鍵供應商、顧問和利益相關者添加到團隊。2.確定緊急情景并確定其優先順序和潛在的響應機制。3.向領導、管理團隊、主要官員,醫療、安全相關人員通報內部溝通計劃和現場信息。4.創建可操作的、全面可靠的危機活動項目前、中、后的風險報告系統。5.準備針對場地的地理位置,事件發生時間,有爭議的發言人或其他風險暴露可能引起的情況的回應。（二）明確活動現場風險應急程序6.在員工開業前進行應急響應培訓。7.審查保險范圍的充分性。仔細考慮可能導致取消或推遲活動的情況,如發生情況可以咨詢法律和保險顧問,然后再采取取消或推遲的行動。8.制訂風險應急工作清單。從各業務板塊入手,梳理各項業務的具體任務,編制整體業務的WBS工作計劃表和所有管理人員均梳理出的個人的WBS表,落實各項工作實施標準及進度。同時,現場執行的應急工作清單,如相關機構信息表(包括但不限于醫院、使館、警局/派出所等)、保險相關文件和表單、緊急情況記錄表和匯總表等都是必備的工作清單。樣表可參看項目五任務一相關內容（三）編制風險應急預案

項目管理人員應針對項目可能發生的危機事件,制訂具有針對性的、重點突出的項目風險應急預案。一般風險應急預案主要包括如圖所示的3個方面的內容:一般風險應急預案（四）采取風險應急措施

針對活動的特性以及風險的管理經驗和依據同發風險時間的發生過程、性質和機理,

積極應對和控制活動風險。1.政治文化風險(1)特點:復雜的國際國內環境、社會、經濟、文化、軍事等變化帶來的風險;(2)顯著特征:威脅性、破壞性、不確定性、擴散性。(3)應對原則:生命第一位、考慮國家立場、及時上報、果斷采取行動防止事態擴散。(4)主要措施:a.組織方安保部:第一時間出警制止暴力,避免人員傷亡,并疏散游客;b.游客服務中心:若現場情況嚴重,可暫?；顒踊蚺R時關閉;c.醫務中心:對受傷人員實施緊急救護治療并送醫;d.通報參展國負責人及大使館,協調并進一步處理和恢復事宜。（四）采取風險應急措施2.經營風險(1)特點:發生頻率較高,形成原因比較復雜。有些由于管理或經營不當,有些由于不可抗拒外力因素,需要靈活謹慎處理,如投訴糾紛類。(2)顯著特征:不確定性、公開性。(3)應對原則:全方法多角度考慮問題,靈活應變,加強組織內部管理,防止因風險積累而爆發大危機,加強媒體受眾溝通。(4)主要措施:a.安撫情緒:對于投訴糾紛類事件,首先對投訴者進行情緒安撫,有時候投訴者只是需要一個情緒的發泄窗口;b.合理商議:針對投訴者提出的問題做出合理性商議,在不違反原則的情況下,酌情滿足投訴者的需求或耐心解釋;c.部門聯動:有的時候投訴者投訴的問題并非本條線工作,但是本著解決問題的理念,進行條線部門聯動,積極解決問題。（四）采取風險應急措施3.安保風險(1)特點(以踩踏事故為例):多數人為因素,危機發生概率較大,發生頻率較高,不確定性較大;一旦處理不當,極有可能產生更大危機。(2)顯著特征:破壞性、突發性、急迫性、不確定性、隱蔽性。(3)應對原則:預防為首、做好危機預警、設想最壞事態、防止危機擴散。(4)主要措施:a.加強教育:通過公益宣傳片、廣播等形式加強對文明參與者的安全教育。b.合理設施:充分考慮活動熱門區域的人員數量,留出足夠空地,并安排工作人員做好引導工作,安排必要的避暑裝置。c.進行疏導:做好分散人流工作。d.緊急措施:一旦發現排隊人員超標,應引起重視或建立應急預案。可臨時加開排隊通道,或對排隊人員進行分層阻隔。（四）采取風險應急措施4.財務風險做好活動財務管理工作能夠對活動資金的流向、投入產出的比例和預算控制產生直接的積極作用。尤其是大型活動,主辦方應及早預防財務風險。(1)風險種類:比如投入與產出的負數比例、利潤率與利息的負數比例以及由貨幣匯率變化和國際國內金融風險帶來的不確定因素。(2)應對措施:合理制訂財務目標和財務預算,做好預算的執行和控制等。（四）采取風險應急措施5.人員風險人員風險主要有兩類:一是現場人身安全;二是團隊領導和團隊成員缺位。(1)應對人身安全的措施。任何活動,其人身安全是第一位的,所以在考察場地時第一步是制訂安全計劃;第二步是確保公司和參與者購買足夠的保險,從而在碰到失竊、自然災害以及其他一些可保險的情況時,能夠得到足夠的理賠;第三步是建立一個全面綜合的登記系統,監控所有參加活動人員的出入情況;第四步是制訂計劃,確保參與者的人身安全。國際大型活動管理協會的大型活動行業其人身/安全指導方針提供了一個很好的參考。(2)應對團隊人員缺位的措施。舉辦大型活動時,為了保證籌備期間和現場實施期間,團隊工作人員因特殊原因不能繼續完成崗位工作而又沒有替補人員,由此可能會造成項目中途停工,影響極大,為此,組織方一般從兩方面加以預防:a.組建團隊初期時配備足夠的人員,重要崗位配備正副兩人負責,以滿足補位需求;b.組建團隊初期,組織方制定規章制度和職責分工,在制度和政策層面予以保障。（四）采取風險應急措施6.不可抗拒風險(1)特點:不可抗力,只可縮減危機帶來的損害,如自然災害;或爆發前有征兆,需加以重視,如公共衛生差造成食物中毒、疫情等。(2)顯著特征:破壞性、突發性、急迫性、隱蔽性、擴散性。(3)應對原則:準確預報、考慮周全做好預防、快速反應;把握初期對策不失誤,設想最壞事態出現,如實反映危機情況。(4)主要措施:a.提前預防。對于自然災害,應關注天氣預報,設立醒目提示標志。對于可能給社會公共健康造成重大損害的事件,如疫情、食物中毒等,一定要在活動籌備期提前做好預防。b.提供解決方案。迅速反應,上報相關政府部門,給予公眾必要的溝通;安全第一,迅速組織專項小組人員進行處理,且相關部門負責人第一時間親臨現場處理突發事件。c.加強一線工作人員的培訓。面對游客抱怨不滿時,盡量以禮貌平和的語氣說明真實原因,并告之處理方案,盡可能取得諒解。（五）危機公關及媒體溝通

在活動進行的過程中,媒體在處理風險事件中發揮著不可替代的作用,可以為組織者提供智力幫助又可引導公眾情緒,幫助組織者進行正確的輿論引導,共同促進風險事件的解決。與媒體溝通應遵循一定的原則,如圖所示。危機公關時與媒體溝通的原則資源2大型園藝博覽會執行層應急培訓事件處置流程資源1賽事現場安全是第一引申資源

項目六活動結束了嗎

案例指引“雙碳”時代下重啟增長引擎,第××屆中國環博會榮耀閉幕問題思考1.第××屆中國環博會展后報告包括哪些內容?導圖指引2.展后報告對于主辦方、參展商和觀眾有什么價值?活動后續服務及再利用項目六

任務一思政目標知識目標能力目標學習目標認識活動后續工作的重要性;明確活動結束的工作內容;了解客戶跟蹤服務的要求;了解客戶信息數據庫的建立。能夠安排活動后的清場收尾工作;學會安排送站車輛;掌握活動后致函感謝的方式;學會維護客戶關系。養成做事有始有終、認真細致的工作作風;培養對待客戶熱情、一視同仁、細心周到的意識和習慣。

清場收尾01后續跟蹤服務02任務一活動后續服務及再利用任務實施業務內容一、后續跟蹤服務清場工作是指疏散和清退在活動現場的所有工作人員和活動參與者;收尾工作,就是做完活動最后部分的工作。（一）場地拆除、設備撤離

活動結束后,要清理活動現場,拆除臨時搭建、懸掛、插放的物品,如舞臺、桁架、柱子、棧道、會標、道旗、花卉等。

活動現場所有燈光、音響、投影、電腦等臨時設備應及時撤離,如發現有遺失的物品,要妥善保管,并與失主聯系。（二）現場清潔復原

活動結束后,現場會產生大量垃圾、廢棄紙張,等等,要與場地管理者協作,盡快將現場清理復原。有用的物品和資料紙張要及時收回保存,保密文件類要及時銷毀。清理垃圾時要注意把握時間,因為活動場地的使用都是有時間限制的。同時還應該與場地租賃方做好交接工作,核對無誤后收回押金。（三）歸還租借物品

無論是從公司單位內部還是從場館方租借的相關物品都要及時歸還,歸還前要檢查是否完好,如果毀壞要按照約定賠償;不需賠償的,歸還時要特別說明或修好后再歸還。（四）人員解散和人群離場

活動結束后,對臨時參與服務的第三方人員應及時清點、解散及支付費用。按照規定做好善后工作,如工作證和出入證的回收等,對參與活動的工作人員進行獎勵并安排后續工作。同時,活動結束后,工作人員要維護好“人群”(主要指活動的參與受眾)的退場秩序等?；顒臃綉嵘麄儏⑴c活動的體驗感,為后續宣傳和樹立口碑奠定基礎。在離場疏散人群時,還要安排好參與受眾退場的路線,做好引導和指示工作。（五）結清費用

活動結束后主辦方應及時結清各項活動費用,包括餐費、住宿費、交通費、場地費等,同時向繳費者提供相關發票,以供報銷時用?；顒淤M用核對結算的主要工作有4點,見圖

此外,主辦方工作人員還應該對活動的所有財務項目統計出數據并進行收尾處理,例如各類應收應付賬款、各種財務報告,以及財產或資產的移交處理等,同時應配合審計人員出具財務審計報告。（六）送別送站

活動結束后,一定要重視送別服務,對重要的嘉賓和受眾安排有關領導或專門人員送行,并根據參加活動人員離場時間、離場方向、車輛的承載量等安排合適的交通工具,讓他們能輕松、有序地安全離場。特別是在促銷活動中,對于那些大訂單受眾和有實力的潛在目標受眾,應該在建立好聯系的基礎上,做好送客工作,以便讓受眾回購。對于重要嘉賓,應盡量一車一人,以示尊重。例如某活動送機情況如表所示二、活動調研的概念與意義（一）發函致謝1.活動結束后,要感謝所有活動參與者、政府部門、協辦單位、贊助單位、嘉賓、發言人、主持人等,這樣有利于后續的合作;2.通過打電話、發短信、微信、E-mail,郵寄信件或禮品、紀念品等方式進行感謝;3.感謝信一般在活動結束一周之后發送,如果了解到嘉賓在活動后的一段時間較為繁忙,可以適當延后發送感謝信的時間。（二）寄發活動資料1.活動中要及時收集所有的文字材料及照片、音像等資料;2.一場活動的結束往往意味著下一場活動的開始?；顒咏Y束后選擇適當內容進行編輯,做成電子相冊或剪輯成視頻發送給參加人員以留作紀念,這也是活動后續宣傳的重要工作。（三）回訪,征詢客戶意見,維系關系1.活動后也要與客戶多溝通,通過電話調查、問卷調查、現場訪談等方式收集了解嘉賓、活動參與者對活動的現場環境、主題、效果、交通、服務等有何意見和建議;2.對于一些重要客戶,合作單位可以在活動后安排登門拜訪,進行進一步交流;3.在重要客戶方舉辦重要活動時,對其進行個性化服務。如周年慶、新產品研發成功等主動致函致電表示祝賀,必要時還可舉辦一些聯誼和相關活動,邀請合作單位、政府部門、重要客戶、嘉賓等共同參加,這也是表達真誠、建立良好關系的一種方式。（四）回訪,征詢客戶意見,維系關系1.活動結束后,要抓緊時間補充完善目標活動商數據庫,并重新建立潛在客戶數據庫,增加相關信息;2.補充完善嘉賓、觀眾數據庫,如觀眾數量、觀眾購買意向與成交記錄等,對所有收集的資料和活動后統計的相關數據要分門別類進行整理、立卷、裝封存檔。（五）相關信息的收集與發布1.及時更新完善會展專業網站,保證信息通報的連續性;2.發布活動期間相關數據的匯總情況、客商需求和收集的市場信息等,也包括客商名錄、媒體宣傳報道及征詢意見等,活動方可將其匯編成冊,將相關信息及時向客戶發布;3.信息發布可以是電話、網絡、當面溝通等,針對不同的客戶可以采用不同的方式,比如,國外的客戶可以采用網絡溝通,對本地重要客戶可以登門拜訪當面溝通。（六）未盡事項的后續跟進

活動期間未了事宜要及時跟進。活動期間,時間有限,業務繁忙,可能會遺留一些事情,如有些客戶款項還沒有完全付清,有些客戶物品沒有完全清理,有些客戶還需要活動的商務考察,這些都要繼續跟進處理。此外,活動總結和評估工作會既是總結本次活動的經驗,同時也是對團隊成員的實戰培訓,活動方應重視這項工作。謝謝聆聽

項目六

任務二

活動評估與總結思政目標知識目標能力目標學習目標掌握活動評估與總結的基本工作流程;明確活動評估的方法和指標;了解活動評估的主要內容及總結報告的結構、內容;熟悉活動復盤的工作步驟。能夠選定恰當的評估方法和指標;能夠按照活動評估計劃完成活動評估;能夠根據活動評估結果撰寫活動評估總結報告;掌握復盤總結步驟,團隊合作分析并形成報告。養成科學嚴謹、實事求是的工作作風,遵循科學發展觀;能夠系統、客觀地進行評估與總結;樹立大局意識,強化全局觀念;養成安全意識和就業創業意識。任務二活動評估與總結活動評估的意義01活動評估的內容02活動評估03復盤總結04知識補給站任務實施業務流程活動都是臨時性的,必然會有一個終點。當活動的現場工作完成,意味著活動接近尾聲,但活動主辦方仍需要完成后續的評估與總結工作,它是很重要的一個環節。一、活動評估的意義活動評估,就是對不同活動方案的預期成本和效果的比較,也可以是對活動既有成本和效果的比較。其意義就在于客觀評價活動執行的效果,同時幫助活動參與機構了解活動的執行情況,因而活動評估具有雙重價值。二、活動評估的內容

活動策劃評估是對策劃方案中預定的目的和目標的主要指標的實現程度做出評判,確定實際變化并分析原因,為下次活動目標的修訂提供經驗和依據。包括:對活動的目的、對象、主題、形式、創意等進行預期效果和實際效果的對比;做出策劃評估小結。（一）需求分析（二）活動執行評估

活動執行評估是回顧活動實操階段各個環節的執行狀況,做出實際效果評價,評價各子活動的基本流程、具體內容及關鍵環節。評價內容涉及籌備工作、服務代理工作、宣傳推廣工作、現場管理工作、時間管理工作、財務實施等。最后給出修正建議。

效果評估最重要,是根據具體數據(如觀眾數量、觀眾滿意度、產品銷量、廣告媒體效果等)對活動的實效性做出對比性評估,包括財務評估和經濟評估,主要分析內部的收益率、凈現值和貸款償還期等以評估其盈利能力和償還能力,如成本效益評估、成本利潤評估等。（三）活動效果評估（四）活動執行評估

活動影響評估包括經濟影響、環境影響和社會影響等方面。經濟影響評估是評價活動對所在地區、所屬行業和國家所產生的經濟影響,包括分配、就業、換匯成本、技術進步等,一般只能作定性分析,或并入社會影響評價范圍;環境影響評估一般包括對活動地區的環境質量、自然資源的利用和保護、區域生態平衡和環境管理等方面的評估;社會影響評估是對活動在社會經濟發展方面的有形或無形的效益和結果進行分析,重點評價對舉辦地的政治、文化、經濟、生活的影響。活動的持續性評估也是活動影響評估的一個組成部分。（五）活動整體評估

從整體上對活動的內容進行總結性評估:進行活動財務總決算,并說明成本偏差的原因;評估活動管理的得失,重要成就的總結;對未來活動的建議;團隊表現,對杰出成員的表彰和獎勵;對活動剩余資產的管理與處置;活動結束的后期工作安排(媒體、客服等);檔案的整理、存檔工作。三、活動評估（一）明確評估的目的和任務

活動評估的目的主要是確認活動實施的結果是否達到預期要求,通過評估進一步分析活動可能帶來的實際收益,總結經驗教訓,為下一次活動的順利開展做好準備。（二）設計活動評估內容

評估人員應根據活動項目目標及具體內容設計評估內容,可以從“活動策劃評估”“活動執行評估”“活動效果評估”“活動影響評估”“活動整體評估”5項內容著手。（三）選擇評估指標和方法1.確定評估指標

活動評估的指標,主要圍繞活動預期的目標來制訂,是評估工作的基礎和前提,策劃初期應列明一系列具體評估指標來衡量活動計劃中目標的實現情況。（1）首先必須明確評估主體、評估目的、評估對象等因素。因為不同的活動利益相關方作為評估主體,將決定著一系列不同的評價指標,且每一個指標根據重要性的不同有不同的權重。（2）對評估指標的要求是權威、客觀,明確指標和方法,具體、易量化、可操作。2.收集活動信息,選擇評估方法