文件化信息控制程序1、目的對QEOHS有關文件的編制、批準、發放、使用、更改、作廢和回收等進行控制，確保相關單位及時得到并使用有效版本，防止誤用失效或作廢的文件。2、適用范圍適用于與質量、環境、職業健康安全管理體系有關文件的控制。3、職責3.1質量管理部負責管理手冊、程序文件、通用作業指導書等質量、環境、職業健康安全管理體系文件的控制。3.2生產管理部負責專用作業指導書、國家相關行業標準、規范、施工圖紙的控制。3.3經理辦公室負責公司文件、外來文件的控制。3.4企業策劃部：負責公司法律法規等文件的控制及更新。3.5各單位負責本單位自制文件和上級文件的管理與控制。工作流程序號過程內容實施單位批準簽發人主管部室相關單位1文件編寫2文件審核3外來文件識別4批準簽發5編號、標識、發放6簽收、使用7文件更改申請8更改文件審核9更改文件審批10更改文件登記11更改文件發放、回收原文件12清理作廢文件13作廢文件回收、注銷14作廢文件銷毀／留用15銷毀／留用審批16作廢文件留用標識17銷毀作廢文件5、控制要求5.1文件的分類5.1.1外來文件ａ）相關法律法規；ｂ）上級文件（包括上級單位的部門文件）；ｃ）行業可直接引用或執行的標準、規范；ｄ）顧客提供的圖紙、資料、來函及傳真件等。5.1.2內部形成文件ａ）管理手冊；ｂ）程序文件；ｃ）質量管理制度；ｄ）作業指導書；ｅ）公司文件ｆ）機關部室用于指導全公司工作的部門文件；ｇ）合同文件；h）各單位自制的文件。5.2文件的編寫、審核和批準簽發5.2.1管理手冊由質量管理部組織編寫，管理者代表審核，總經理批準簽發。5.2.2程序文件由質量管理部組織相關部室編寫，管理者代表批準簽發。質量管理制度由質量管理部組織編寫，單位負責人審核，管理者代表批準簽發。5.2.3通用作業指導書由質量管理部組織編寫，單位負責人審核，管理者代表批準簽發。5.2.4專用作業指導書由主管單位組織編寫，單位負責人審核，主管副總經理批準簽發。5.2.5施工組織設計、質量計劃、施工方案的編制和批準簽發執行《產品實現的策劃控制程序》和《施工和服務提供的控制程序》。5.2.6公司文件由經理辦公室組織相關部室編寫，經理辦公室審核，總經理或主管副總經理批準簽發；機關部室用于指導全公司工作的文件由部室編寫，部室負責人審核，總經理或主管副總經理批準簽發。5.2.7工程合同由市場經營部負責擬稿或提供，相關部室按《與顧客有關的過程控制程序》評審，總經理或主管副總經理按規定權限批準簽發。其他合同按部室職責分別擬稿或提供，相關單位按公司《合同管理辦法》會簽，法律事務室審核，總經理或主管副總經理按規定權限批準簽發。5.2.8各單位自編自用的文件，各單位負責編寫，單位負責人審批。5.3文件的編號、標識和發放5.3.1文件的編號按《質量、環境、職業健康安全管理體系文件／記錄編號規則》執行。5.3.2文件的標識ａ）受控文件用文件編號中的受控標識符“K”和分發號予以識別。對編號中無受控標識符或無編號的文件，加蓋文件“受控”章，注明分發號；ｂ）非受控文件不作標識；ｃ）質量管理部、生產管理部、企業策劃部、經理辦公室應適時更改受控文件清單，及時發放至相關單位。ｄ）受控文件的范圍由主管部室制定，主管部室年中、年末分別將更新編制的受控文件清單，報質量管理部編目；ｅ）施工圖紙管理見《顧客財產控制程序》。5.3.3文件的發放ａ）自制文件的發放對象及數量，由編寫單位在發文審批單上注明，負責批準簽發的有關負責人確認；ｂ）外來文件，在使用前應得到各相關部門的識別，確認該文件的有效性，相關部室應予以登記并擬定發放對象，按管理權限審批確定；ｃ）文件的發放由主管部室填寫《發文登記表》，文件領用人簽收并在收、發文登記表上登記，屬受控文件的，應作出標識。各單位內部如實行分級發放，參照本條規定執行。5.4文件的更改5.4.1文件需要更改時，由提出修改的單位填寫《文件更改申請表》，說明修改的內容及理由，交主管單位負責人審核，由原批準者或按管理權限審批。5.4.2文件更改的方式，如換版、換頁、局部修改，需在“文件更改申請表”中注明，發放更改后的文件應同時收回原文件。5.5文件的作廢5.5.1文件是否作廢，由文件主管部室依據有關規定和公司工作的實際情況，提出初步意見，經原批準者或按管理權限確認。5.5.2經確認的作廢文件由文件主管部室按原發放范圍收回，并在原《發文登記表》上注明“回收”字樣。銷毀文件應填寫《文件銷毀／留用申請表》，經原批準者或按管理權限審批后由文件主管部室銷毀。5.5.3需作資料保留的作廢文件，加蓋“作廢”印章后留用。5.5.4在匯編文件中含有作廢文件時，應在匯編文件總目錄和作廢文件首頁上作出標識。5.6文件的管理5.6.1各單位必須指定一名工作人員作為本單位的文件管理人員（兼）。5.6.2文件印發后，由各單位主管人員按《檔案管理規定》歸檔，次年三月前上交公司經理辦公室。5.6.3需要臨時借閱文件時，應經文件主管單位負責人批準后予以借閱，借閱者應辦理借閱手續，在《文件借閱登記表》上登記，限期歸還。檔案借閱按《檔案管理規定》執行。5.6.4當需用文件的人員未領到文件時，不得隨意用其他人員的文件復印，確需復印時應經文件管理單位負責人批準，復印后應加蓋文件管理單位印章，按正式文件的管理方式進行管理。5.6.5當文件使用人的文件破損嚴重，影響使用時，應到文件管理單位辦理更換手續，交回破損文件，補發新文件。新文件分發號仍沿用原文件分發號，由文件管理單位將