內部財務管理手冊

第一章會計基礎工作規范

第一條為了適應公司發展需要，使公司資金做到合理有效運用，規范公司財務行為,加強公司

內部財務管理和會計核算工作,規范公司內部財務活動，根據《企業財務通則》、《直晶流通公

司會計制度》，結合本公司特點和管理工作要求，特制定本規范。

第二條本規范遵循國家法坐、法規的規定，是根據公司管理制度、發展目標和管理要求，結合

公司實際情況的細化。

第三條本公司實行統一核算制，各部門、各門店為公司內部的非獨立核算單位，負責本部門、

本門店的經營管理。

第四條公司設立財務管理部，負責全公司的會計核算、財務管理工作，具體職責可分為：

1、財務管理與會計制度的研究、圜1。

2、年度避的擬訂、執行、匯編、分析。

3、會計憑證的里核、編號、裝訂及保管事項。

4、會計帳冊的整理、處理及保管。

5、稅務會計事項的處理。

6、理、費用的計算及分析。

7、帳目及存貨的盤查。

8、應收帳款的整理及催款事項。

9、資金的籌措、經營、調度。

10、現金、票據、有價證券的保管，銀行存款的調度。

11、現金的出納、票據的簽發及記錄。

12、各項資金、津貼的核發。

13、財務報表、會計報表、分析與呈報。

14、對財務核算電算化及電腦系統作業管理,以保證會計信息及時性、準確性、安全性。

15、發票管理。

16、門店會計作業管理和指導。

17、內部審核。

18、其它有關財務、會計、出納事項的辦理。

19、總經理室臨時交辦事項的辦理。

第五條本公司會計年度以公歷年度，即1月1日起至12月31日止。

第六條會il憑證、會”報表和其他會“資料必須真實、準確、完整，并符合會II制度的規定。

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第七條各部門辦理事務必須填制或取得原始憑證，并及時送交財務。

從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位公章。從個人處取得的原始憑證，必須蓋有填制人

的簽字。觸1原始憑證必須有經辦人簽字。購買實物的原始憑證，必須有驗收證明。

第八條財務人員根據審核的原始憑證編制記帳憑證。記帳憑證的內容必須具備：填制憑證的

日期、憑證編號、業務內容、會計科目、金額、所附單據張數、會計簽名，在收款和付款記帳憑

證上出納必須簽字。

記帳憑證應連續編號。

記帳憑證可根據一張或若干張原始憑證填制，但不得將不同內容和類別的原始憑證匯總填制在一

張記帳憑證上。除結帳和更正錯誤的記帳憑證可以不附原始憑證外，其他記帳憑證必須附原始憑

證。

第九條財務工作人員應當會同有關部門定期進行財務清查,保持帳簿記錄與實物、款項相符。

第十條財務工作人員應據帳簿記錄編制會計報表報總經理，并送有關部門。

會計報表包括：資產負債表、損益表、現金收支日報表、德用明細表等，其中資產負債表、損益

表、費用明細表每月上報一次，現金收支日報表每日上報，并須有填制會計簽名。

第十一條財務工作人員對本公司實行會計監督。

財務工作人員對不真實、不合格的原始憑證，不予受理；對記載不準確、不完整的原始憑證，予

以退回，要求更正、補充。

第十二條財務工作人員發現帳簿記錄與實物、款項不符時，應及時向總經理或主管副總經理甘

面報告，并請求查明原因，作出處理。

財務工作人員對上述事項無權自行作出處理。

第十三條財務工作人員應當建立內部稽制度。

出納人員不得兼稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權和債務帳目的登記工作。

第十四條財務工作人員調動工作或者離職，必須與接管人員辦清交接手續。

財務工作人員辦理交接手續，必須列出移交清單，接交人員按移交清單逐項核對點收。

1、現金、有價證券要與會計帳簿記錄保持一致，不i致時，移交人員必須限期查清，若查不清，

移交人賠償。

2、會計憑證、會計帳簿、會計報表和其他會計資料必須完整無缺。如有短缺，必須查清原因，

并在移交清單中注明，由移交人負責。

3、銀行存款帳戶余額要與銀行對帳單核對，如不一致，應當編制銀行存款調節表調節相

符，各種財產物資和債權債務的明細帳戶余額要與總帳有關帳戶余額核對相符。

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4、移交人員經管的各種票據、印章和其他實物，必匏交接清楚。對未了事項和遺留問題，

應寫出書面材料。凡在電腦系統中操作的要對其數據在實際操作狀態下進行交接。

5、會計人員交接必須有監交人。一般會計人員交接由會計部門經理指定人員監交，部門經理交

接由總經理指定人員監交。

6、交接完畢，交接雙方應在移交清單上簽名。移交清單一式三份，移交雙方各執一份，存檔一

份。

第十五條會計檔案管理

1、凡是本公司的會計憑證、會計帳簿、會計報表、會計文件和其他有保存價值的資料,

均應歸檔。

2、會計憑證應按月、按編號順序每月裝訂成冊，標明起止年、月份、號數、單據張數，由會計

及有關人員簽名蓋章，由總經理指定專人歸檔保存。

3、會計報表應分月、季、年報按時歸檔，由總經理指定專人歸檔保管。

4、會計檔案不得攜帶外出.凡查閱、復制、摘錄會計檔案，須經總經理批準。

第十六條出現下列情況之一的，財務人員應予以解聘：

1、違反財務制度，造成財務工作嚴重混亂的；

2、拒絕提供或提供虛假的會計憑證、帳表、文件資料的；

3、偽造、變造、謊報、毀滅、隱匿會計憑證、會計帳簿的；

4、利用職務便利，非法占有或虛報昌領、騙取公司財物的；

5、弄虛作假、營私舞弊，非法謀私，泄露秘密及貪污挪用公司款項的：

6、在工作范圍內發生嚴重失誤或者由于玩忽職守致使公司利益遭受損失的；

7、有其他瀆職行為和嚴重錯誤，應當予辭退的。

第二章貨幣資金管理制度

本制度所指貨幣資金，指公司所有的隹衣現金、銀行存款、存折（卡）款及返利卡。

第一條現金管理制度

1、現金使用范圍

⑴職工工資、津貼、獎金的：

⑵支付給個人的勞動報酬；

⑶出差人員差旅費支出；

（4）結算起點以下的零星開支（人民幣1000元以下，結算規定的調整由總經理確定）：

⑸總經理批準的其他開支。

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除上述規定外，確需支付現金的，經會計審核，總經理批準后支付現金。

2、現金使用規定

⑴必須憑公司規定的符合手續的合法憑證收支現金，禁止白條抵庫；對違反規定的單據，現金

出納有權力拒絕支付;

⑵不得坐支現金，因特殊情況確需坐支的，應事先報總經理批準；

⑶不準私事借支公款：

（4）現金出納支付現金后，收款人必須在相關單據上簽字確認；

⑸現金出納收到的每一筆現金，無論金額大小，都必須開具現金收據：

（6）現金收據中必須注明以下要素：繳款人或單位、繳款日期、金額（大小寫必須一致）、繳款

內容、繳款人簽名、現金出納簽名等；

3、現金核算與盤點

⑴現金出納應當逐筆記摘“現金n記帳”。

⑵每日業務終了，應及時結出現金余額，并按面值分別清點其數量，盤出實存現金，與現金賬

核對無誤，做到日清月結；

⑶現金日記賬與現金總賬應由現金出納定期核對，至少每月一次，做到帳帳相符。

（4）現金出納每日10點之前將前日現金狀況按收支項目編制現金日報表，報送啦經理和總經理:

⑸財務負責人有權力不定期且至少每月一次對現金進行抽盤。對現金盤點發現的盤盈、盤虧應

查明原因及時進行處理。如果經查明盤盈屬于記賬錯誤、丟失單據等，應及時更正錯賬或補辦手

續，如屬少付他人則應查明退還原主，如果確實無法退還，應經過一定審批手續可以作為公司收

益處理。對于盤虧如查明屈于記賬錯誤應及時更正錯賬，如果屬于出納會計工作疏忽或業務水平

問題，應按規定由過失人賠償。

4、妥善保管保險柜鑰匙、密碼，確保資金安全。

第二條銀行存款管理制度

1、銀行開戶及結算規定

⑴除總公司規定的基本賬戶和結算賬戶之外，不得另行開設賬戶。確屬需要的，需報總經理核

準：

⑵公司銀行賬戶不得出租,出借給外單位使用；

2、銀行存款的核算與核對

⑴依據經會計人員審核，符合公司支付規定的原始憑證作為銀行存款支付依據。同時按原始憑

證逐筆序時登記銀行存款流水賬。

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⑵每日業務終了，銀行出綱人員應及時結出銀行存款流水賬余額。

⑶銀行出納應每日下午下班前，核對公司所有銀行帳戶余額。若與銀行存款流水帳余額有差異，

應立即核對查明原因，不允許將帶有問題的余額轉入第二天；

（4）銀行存款流水賬、H記賬與銀行存款總賬定期核對，至少每月一次，做到帳帳相符。

⑸每月初，銀行出納人員應及時到銀行索取銀行對賬單，編制銀行存款余額調節表。銀行存款

余額調節表由會計主管人員負責核對，核對完畢報送財務負責人一份。

3、單據的填寫要求：

⑴填寫單據必須用黑色鋼筆或水筆填寫：

（2）票據的出票FI期必須使用中文大寫：

⑶結算憑證上的日期可以使用小寫填寫；

（4）人民幣大寫書寫顯隹：零、宣、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、整；

⑸不得涂寫和折疊票據，大寫金額應緊接“人民幣”后填寫，小寫金額前應加填￥符號；

4、受理支票應注意事項：

⑴出票人簽章是否符合規定，大小寫金額是否一致；

（2）對收到的支票，銀行出綱應及時到銀行進行進帳，以確保能安全收匯。

第三條支票管理制度

公司支票分為現金支票和轉帳支票兩種。在使用支票時，應注意以下幾點要求：

⑴銀行出納簽發支票，必須經結算會計和財務負責人同意，支票填寫要素必須齊全；

⑵不得簽發空頭支票、遠期支票，如開空頭支票罰款應由出納自己承擔。不得出租、出借支票

或將支票轉讓給其他單位、個人使用；不得將支票交給銷貨單位代為簽發；

⑶公司收到轉帳支票，經審核無誤后，及時填制進帳單根據情況送繳開戶銀行或出票人開戶行

辦理托收。資金未進帳，不得發貨。

（4）建立支票登記簿，填制人在支票登記部上簽字備查，支票使用后應及時清理，超過期限應及

時核對和清查。

⑸銀行出納會計應妥善保管未簽發的支票及已簽發的支票存根。

第四條卬鑒管理規定

1、印鑒必須分處分專人電管，不可一人同時保管使用。一般情況，法人章由財務主管保管，印

鑒及相關票據由出納保管，出納付出結算票據，必須由財務主管審核后加蓋法人章。

2、上班時間，印鑒必須放在帶鎖的抽屜中，休息或離開位置時必須上鎖。下班時印鑒必須放入

保險柜中，不得隨意擺放。

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3、印鑒外借必須經總經理同意，進行登記，注明用途。

4、印鑒必須由總經理批準后方可刻制。

5、對于各類對帳結果和財務證明必須經總經理同意后才能加蓋。

6、銀行印鑒簽應存放在保險柜。

第五條存折似同銀行存款管理。

第六條返利卡由總經理指定財務人員單獨管理，應設置“返利卡發放、繳銷登記簿”，發放時

按號碼登記，并由現金出納統?管理，返利卡銷售收回現金應單獨記帳。門店收回返利卡似同現

金結算，現金出納應按券另！分別清點其數量，交返利卡管理人員，返利卡管理人員應逐張進行繳

銷。

返利卡銷售帳務處理：

銷售時:借:現金

貸：預收帳款一一返利卡

收回時：借：預帳貨款一一返利卡

貸：商品銷售收入一一**店

應交稅金一一增值稅一一銷項稅

第七條備用金借款的管理規定

1、使用備用金的對?象、用途和金額限制

額使用備用金的對象用途限制金額

門店收銀收銀找零周轉使用800^1000元/人

門店財務主管臨時急需費用類支出使用5000'30000元/店

行政采購零星采購需要使用提出預算，由總經理核批

商品類采購商品采購需要使用提出預算，由總經理核批

其他支出頻繁等原因需要備用金的上“F小山

其他臨時業務,口總經理特批

人員

2、申請審批及歸還手續：

借款人根據公司規定或計劃填寫“借款單”申請簽名一一部門經理審核一一總經理批準一一財

務主管審核一一出納審核付款

注：會計核算設置科目：“其他應收款--備用金--部門/**人”；

借款時：借：其他應收款-一備用金--部門/**人

貸：現金

借款人歸還現款或以報銷費用抵沖：

借：現金

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庫存商品（或費用）

貸：其池應收款-一備用金-一部門/XX人

3、備用金管理

⑴依據工作需要、管理需要原則，備用金額度根據支出業務變化，對使用對象和用途范圍由總

經理批準可進行調整；

⑵備用金實行專人借支專人負責的辦法，不得全部或部分轉借他人：

⑶備用金作為個人借支入隼，以定額備用金形式反映；

⑷因人員調動或離職等原因造成備用金責任人更換的，必須辦理變更手續，變更方式采壓借還

二條線，即原責任人辦理還款，新責任人辦理借款，財務賬作相應調整。

⑸公司財務部必須不定期且至少每月一次對門店財務主管備用金進行實地盤點，門店財務主管

必須定期對收銀備用金進行實地盤點，作好盤點記錄。

（6）除公司規定的門店使用的固定性備用金外，商品采購不得超過回公司后3天內，行政采購和

其他均不得超過7天。

4、處罰條例

⑴財務部未經批準私自擴大備用金使用范圍或備用金限額的，視情節輕重對財務部主管處—

元以上罰款。

⑵出納在審批手續不全情況下借支備用金的，按借支金額10舟處罰，情節嚴重者直接除名。

⑶出納、門店財務主管無H何手續或白條抵庫，私自借款的，一律除名。

⑷到期備用金借款未及時收回的，也無法提供其他特批書面報告的，每發現一筆，對出納扣罰

___元。

⑸財務部主管負責對備用金定期盤點（一個月不少于一次），因未及時盤點而出現的損失承擔

連帶責任；對于備用金盤點損失，一律由責任人賠償；盤點盈余，交分公司財務部作掛賬處理,

無法查明原因的，進行賬務處理，列入“營業外收入”科目。

（6）備用金超過歸定時間不歸還，每逾期一天按3%。計息，并在歸還借款時付清：因長期出差在

外無法歸還的或其他特殊原因需要續借的，必須提出書面報告，并經部門經理證明，總經理批準

后免于罰息。

⑺若借款人拒不歸還情況下（超過歸還時間一個星期），由出納提出申請經批準后，在工資獎

金中扣收借款額和逾期利息。

（8）借款人員發生人事異動或離職，人力資源部未書面通知財務部確認清賬，造成借款無法收回

的，由人力資源部承擔借款損失。

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第八條門店銷售款管理規定

1、門店一律不得欠款銷售?必須收到全款后打出銷售小票，門店任何人員無權指示收銀違規操

作。

注：欠款銷售包括收取部分貨款即開票發貨，送貨到家后再收取余款。

2、門店可以預收定金，開出“提貨卡”，當日結帳時將收取“提貨卡”的現金交公司財務，公

司財務按“返利卡”銷售管理。

3、每日收銀員交接班或營業終了，后臺打印收銀員收款日報表，收銀員將現金及返利卡、提貨

卡、信用卡結算單一并交門，通財務負責人,收銀員必須保證當日收到的現金與當日收銀日報一致。

收銀員交清銷售款后，將留存備用金交門店財務負責人統一保管。門店財務負責人必須妥善保管

保險柜鑰匙、密碼，確保費金安全。

4、除縣城門店在公司規定的范疇內，可坐支銷售款外，其余各門店一律不得擅自動用銷售款。

5、門店如遇特殊情況需動用銷售款的，經辦人必須經門店店長和主管副總簽字，并由總經理審

批。

6、門店店長不得干涉財務人員（含帳務處理人員）按財務規定執行的工作內容，門店財務的職

能管理部門為財務部，門店店長和其他人員不得指使財務人員違規操作，對于門店店長和其他人

員的違規指令，財務人員有權拒絕執行。

7、門店店長必須配合財務人員按規定進行工作，排除其他人員對財務人員工作的干擾和不正當

指令。

8、處罰條例

⑴在公司準許范圍外借支動用銷售款的、收銀人員白條寸瞬的，借支動用人和收銀一律作除名

處理。

⑵對違規行為，門店財務主管隱瞞不報的，處以100元以上罰款。造成公司損失的，一律作除

名處理。

⑶財務部經理不加強制度執行，對違規操作不作處理的，由財務副總視情節嚴重進行處戰和處

理。

（4）財務副總不加強制度執行、監控不嚴，對違規操作不作處理的，由總經理視情節嚴重進行處

罰和處理。

9、銀行卡風險防范

隨著銀行卡的普及，刷卡消費的比例在大幅度上升。銀行卡的風險也逐步顯現，偽造銀行卡成為

一種新的犯罪手段。為防范銀行卡的風險，要求各門店收銀人員規范銀行卡操作，必須核電簽購

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單與銀行卡的長號，核對簽名。收銀員不得將P0S機交于他人操作，如有銀行或銀聯人員維修維

護P0S機，必須要求其出示證件或與分管門店管理的負責人聯系。

第三章費用管理制度

第一條為有效的降低公司的運營成本，提高公司競爭力，加強費用的監管并明確監管人責任，

嚴格把好費用開支關，堵塞贄用開支上的漏洞，切實把不合理的費用支出壓下來，特制定本制度。

1、公司費用實行分類管理.歸口控制，適時監控的分類分部門的條塊管理模式。這里的費用是

?個管理概念，指公司除商品采購成本以外的所有費用。

2、各級費用管理的責任承擔者，都必須做到責任內容清楚，職權范圍明確，考該獎懲分明，貫

徹責、權、利三結合。

第二條費用報銷基本要求及原則

1、報銷費用必須以合理、合法、真實的憑證為依據，原始發票不得曖造、涂改，不得偽造發票。

2、發生的費用必須按規定分類填寫公司統一的報銷單據，不得隨意填寫。

3、各種原始憑證必須大小寫一致，不得涂改，并注明附件張數和所屬部門和職務，內容和項目

必須齊全。

4、原始憑證必須按公司規定的程序進行審核、簽字，相關手續必須完備。

5、出納人員要嚴格遵守費用報銷制度，認真審核各種憑證，對不符合公司制度的原始票據及越

權審批的費用和支出一律不得報支，檢查封面金額與所附單據是否相符，并要承擔責任，凡不符

合規范報支的，按報支額的15%處以罰款。

6、各種原始憑證由所屬費用項目的部門審核并呈報審批，門店費用一律由門店財務主管初審，

門店店長簽字后方可呈報總部審批，否則總部不予審批。

7、各種當月費用報銷必須在每月25日前送呈有關避審批，各級領導應及時審批，防止造成費

用入帳逾期現象。

8、對于手續或填寫不符要求的一律退回修改、補全手續、重填憑證；對于不得報支的費用項目，

一律退回拒付；對丁?超期申報的贄用，根據規定進行報支。

第三條費用開支審批程序

1、公司各部門應根據工作需要，事先擬訂費用支出計劃，報總經理同意簽批后，交財務部備案，

審批流程不完整的財務不于受理。

2、計劃內費用報銷程序經辦人簽字一一部門經理或門店店長審核簽字一一財務主管審核是否超

預算并填制付款憑證等（對大額支出及超預算部分由總經理審批）一一出納檢查單據后付款。

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3、所有費用開支，若總經理不在，需經電話請示總經理后，方可予以開支，待總經理回到公司

再予補簽：

第四條費用開支管理

1、人工費用管理

⑴人工費用包括所有人員基本工資、工齡工資、各種獎金、加班工資、補貼工資等支出。

⑵人力資源部根據公司實際情況和要求，對各部門、各門店進行定編定崗，確定各崗位的基本

工資標準。

⑶各部門、各門店必須在每月2日以前將審核無誤的考勤表上報公司人力資源部，并同時在本

部門張貼考勤表。后勤各部門由總辦統一上報。4日以前為各部門員工對考勤結果反饋時間，人

力資源部負責檢杳各部門考勤表是否真實，發現情況不實，責成糾正。5日以前人力資源部必須

把核實后的考勤表報送財憲部。

考勤記錄規定：各部門報考勤時，必須將出勤情況分清病假、產假、婚喪假、探親假、事假、曠

T（無經領導批準的請假視作礦工）等如實記錄。在公司規定范圍之外凡需加班的，要填報加班

申請表一式兩份，報人力費源部審批。無加班申請表的不予計算加班工資。部門之間人員調動，

根據人力資源部開出的員工調職通知單等，調出部門負責報調出前的考勤，調入部門應在調入之

日起，開始登記考勤。

（4）財務部依據人力資源部斃供的基本工資、工齡工資、考勤情況的通知及各部門、各門店績效

完成情況計算工資。

工資計算標準：

①日工資以基本工資為準計算，每月按30天/月計算日工資。

②基本工資為崗位工資.月內崗位變動分段計算。

③曠工超過1小時為半天，扣發一天工資，曠工一天扣兩天工資。

④員工遲到一次罰款2元，主管以上和后勤人員一次扣4元。

⑤縣城店員工曠工、請假期間不享受生活補貼。

?績效工資二（基本工費一曠工一請假）X績效工資標準。

⑸工資發放時間定為每月8-10H,財務部應及時將工資發放到員工本人，并完善發放手續。離

職人員必須到總部領取。

⑹人力資源部對定編定崗、基本工資標準的合理性，工齡工資及其他工資項目的準確性負責。財

務部對工資計算和發放的及時性、準確性負責。

2、配送費用管理

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時間：2021年X月X日書山有路勤為徑，學海無涯苦作舟頁碼：第11頁共23頁

⑴配送費用指門店之間的商品調撥費用和配送贄用等。包括：送貨車輛的通行費、停車費、燃

料費等；外叫人力車、機動車費用；雇傭搬運工人工費用以及其他有關倉儲支出等。

⑵由于配送費用受銷售情況影響較大，公司對配送費用依據銷售變化情況實行定率管理，各分

公司配送部門負責管理所屬配送費用，應提高效率，有效降低配送費用。配送中心負責整個公司

配送資源整合,對所屬各類配送費用發生負有第一責任。

⑶自有車輛按照配送中心的規定進行規范管理，對購買的燃料財務（或**部門）必須進行列帳

處理，并根據每月實際耗代數進行核消。購燃料必須開具增值稅發票，并按規定進行抵扣。長期

外叫車輛應簽訂合同，預收一定數量的押金，并交公司財務部備案。

⑷配送部在掌握車輛維護、用車、油耗情況基礎上，制定當月車輛費用開支計劃。

⑸市外采購商品用車油贄報銷，需由駕駛員在發票背面注明行車起訖路程，由配送中心主任根

據里程表、耗油標準、加油時間、數量復核簽字，采購部經理驗核簽字。

（6）對車輛實施中大維修前須提出書面報告，說明原因利預計費用，報銷時在發票上列明詳細費

用清單。

⑺對商品配送或采購中發生的過路費司機應及時讓配送中心主任簽字，配送中心主任根據出車

路線、時間核實簽字。

（8）配送中心因工作確需展海搬運工的以及其他有關倉儲費用支出，按公司費用審批程序執行。

3、廣告費用管理

⑴廣告費用內容包括各類煤體廣告及宜詹性支出，④M、展臺等支出以及應向廠方可收部分的收

入。

⑵營運部根據年度銷售計劃及促重活動計劃，制定公司年度廣告收支計劃和成本預算，經總經

理審批后財務部備案。

⑶采購部根據營運部的年度支出計劃和成本預算，籌劃傳播途徑，分解廣告費用并報公司總經

理審批，交財務部備案。

注:廣告費回收計劃必須詳細到供亶置、品類交財務部掛應收,應收廣告費必須得到供應商確認。

（4）廣告費的網收由采購部相關業務員負直接責任。

⑸財務部憑廣告成本預算和應收計劃進行收付結算，沒有應付計劃、超出預算和應收未完成的，

財務部有權停止付款。

4、辦公費用管理

⑴辦公贄用包括水電費、固定電話費、移動通訊費、辦公用品、其他行政辦公費等。

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⑵公司對辦公費用原則上實行預算責任包干制，各部門經理，各門店店長對所屬單位發生的辦

公費負第?責任，總辦部對整個公司發生的辦公費用負有監管和控制責任。

⑶水電費。由總務部根據門店面積、季節變化制定各部門的控制標準，對于超過標準的，由該

部門自行分解承擔。標準的調整由部門提出申請，總務部審批。水電費必須開具增值稅發票，供

財務作為抵扣入帳。

報批流程：各門店申請一一總務科審核一一主管副總核批一一總經理審批一一財務主管審核一一

出納檢查付款

⑷固定電話費。由營運部制訂使用標準，原則上與門店大小、銷售直接掛鉤；對于超過標準的，

由該部門自行分解承擔。標準的調整由部門提出申請，營運部審批。

報批流程：市內店由總辦按時統一交納一一財務主管根據費用標準審核（超過標準按公司規定執

行）一一總經理審批一一出納檢查付款

縣城店由駐店會計交納一一財務主管根據費用標準審核（超過標準按公司規

定執行）一一總經理審批一一出納檢查付款

⑸辦公費用包括印刷各種張表、購買發票、打印紙、辦公用品、筆墨、標價牌、名片、山寄、

書報等費用，各部門經理，各門店店長對所屈單位發生的辦公費負責，總辦對整個公司發生的辦

公費用負有監管和控制責任。

辦公用品采購和印刷各種帳表等由資產部負責采購、印刷。

⑹公司辦公費用報銷必須嚴格按公司費用審批程療執行，各單位每月應對超出預算的所有辦公

費用上報總辦，并報總經理確定是否報銷并負責處罰。

5、差旅費用管理

⑴公司員工因公出差，一律乘坐汽車或火車,長途可購硬臥車票，不得乘坐飛機，因特殊情況

需要乘坐飛機，必須報總經理批準，否則不予報銷。

⑵在途補助：連續乘坐汽車和火車6小時以上，按每人每天20元；

⑶住宿每人每天按50元標準住宿，出差住宿按天計算，副總經理以上實報實銷，但不得超過三

星級，不同級別員工同時出差，住宿標準在請示總經理同意后，可享受高職務標準；

（4）住宿伙食補貼每人每天20元

⑸員工出差原則上不得乘坐出租車，下列情況除外：

①出差目的地偏遠，沒有公共交通工具的；

②攜有大額款項或重要文件須確保安全的；

③收、發貨物笨重，搬運困難或時間緊迫的；

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④陪同重要客人外出的：

⑤執行特殊業務或夜間辦事不方便的；

（6）員工出差應按最簡便快速的線路乘坐車船，不得繞行。如出差期間經領導批準順道回家探親、

辦事及非工作需要的參觀、游覽，其繞線多支付的費用均日個人自理，期間按事假考勤。

⑺報銷差旅費必須在回公司5天內辦理報銷手續，繳還于借差旅費，否則作為挪用公款處理。

（8）差旅費報銷經辦人必須淇制差旅費報銷單，報銷單據上必須注明所屬部門、日期及出差事由，

交通費寫明出差地點、時間、乘坐線路和車費金額。補貼以出差時間滿12小時起計算。

6、招待費用管理

⑴招待費包括因公請客的餐費、禮品費、旅游費、贈送商品、贈送返利卡開支等。

⑵各部門因公招待必須事先申請總經理批準，如有特殊原因，必須事先電話請示批準，原則上

不允許先斬后奏。參與招待活動的人員中（策事長、總經理除外），以最高級別的人員為報銷申

請人，不得指定下級人員提出申請并自己審批報銷。

7、修理費用管理

⑴修理費用包括車輛的維修保養、電腦、傳真、復印機、電子稱、電器、消防器材等各類財產

的維修以及購置的修理配件。

⑵公司運輸車輛的維修保養由配送中心負責，制定維修保養計劃和費用預算，報總經理審批。

后勤用車輛由總務科負責，制定維修保養計劃和費用預算，報總經理審批。

⑶電腦、傳真、復印機、電子稱等電子產品維修由信息部攸責，制定維修保養計劃和費用預算，

報總經理審批。

（4）島柜、空遇等電器及其池設備的維修由總務科負責，制定維修保養計劃和費用預算，報總經

理審批。

⑸因個人使用不當造成財產損壞需修理的，由個人自行修理，公司不墊支修理費。

⑹對于各類資產的大修理.上述負責部門需提前申請，說明原因和預計費用，獲得總經理批準

后方可實施。

8、房屋裝修費用管理

⑴房屋裝修費用是指用于門店經營場所、倉庫、辦公場所等日常裝修和開業裝修支出。

⑵房屋裝修必須事先提出申請，注明贄用預算，經董事長或總經理同意后方可實施。

⑶裝修費用報銷，在預算費用內支出按費用報銷程序核報。超出預算外裝修費用須寫出書面原

因，報董事長或總經理核批。

9、其他費用管理

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其他費用包括各項稅金繳納、各項執照的年檢、、職工培訓費用、購買教材（含錄象、錄音、光

盤等）、公司舉行各種活動、生日蛋糕、探望職工等費用。

以上費用支付必須由所屬費用的責任部門提出申請，總經理批準，按公司規定實施。銀行手續費

按銀行收費標準支付。

第五條經辦人、審批人職責

1、經辦人（出差人、申請人）必須如實填報各項報支憑證和申請上規定的項目，并對所報支的

內容的真實性負責，并簽名。

2、部門經理、門店店長對本門店（部門）人員所有費用內容發生的真實性、必要性、合理性審

核和對本門店（部門）所有費用進行控制，并在原始單據上簽字。

3、配送中心主任對公司所有倉儲運輸過程中發生的一切費用的真實性、必要性、合規性審核，

并在原始單據上簽字。

4、各職能部門對所屬職能內支出進行審批，對計劃和規定負責，并簽署審批意見。

5、總經理對整個公司費用支出進行控制。

6、財務部經理對公司的所有支出進行計劃性、合法性和制度執行進行審核。

7、出納人員對所有費用報銷單據的真實性、合法性做最終的審核。

第四章存貨管理制度（財務篇）

為了作好商品進、銷、存的管理工作，加強對存貨的分析，提高商品和資金的周轉速度,減少存

貨及資金的積壓，降低而展的配送費用及資金成本，提高流動資金的使用效率，特制定本管理制

度。

第一條門店要貨管理：

1、門店的要貨方式有三種

⑴對生鮮、速凍等公司規定的供應商直配門店商品有門店直接向供應商要貨。

⑵公司規定的由配送中心配送的庫配商品由門店向配送中心要貨。

（3）市外采購的針織和百貨每周日通過中央U型匯總到續定部，由采購部采購，然后專配到門店。

（4）特殊商品由續單中心錄入配送訂單配送中心主動配貨。

特殊商品指：新品、買斷商品、季節性商品以及門店不主動要貨的商品。

2、要貨責任人：門店由員工要貨，主管審核，主管對本區所要商品的品種、數量負責。

3、要貨原則

⑴摩配和直配商品要貨量一般為1-2配貨周期的銷售數量。

⑵市外針織和百貨一般為7-10天的銷售數量。

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⑶應季商品和新品根據采購和營運指導把握要貨量。

（4）各門店要貨導致的庫存金額應控制在周轉天數大店40-50天，中型店30天，便利店15-20

天之間避免占用資金過多。財務部每月對庫存周轉進行考核，與門店店長績效掛鉤。

⑸要貨在一個要貨周期內未到，門店必須再次下訂單要貨或與配送中心聯系解決。

第二條續訂要貨管理

1、續訂部負責為配送中心的庫存商品要貨，盡量滿足門店合理的要貨量，讓配送中心合理周轉

天數在10-15天之間。

2、配送中心有責任對商品的要貨向續訂部提醒，并對續訂不合理的要貨監督。

第三條驗貨管理：

1、有專職驗貨員的門店，由驗貨員和管理所驗商品的員工共同驗貨；

2、無專職驗貨員的門店，由管理所驗商品的主管、員工共同驗貨：

3、無專職驗貨員的門店，直配商品駐店會計必須參與驗貨；

4、配送中心由各倉庫驗貨員或主管驗貨，分管商品的員工復驗：

5、所有參與驗貨的人員必須在供應商送貨單據和驗收單上簽字，否則該張單據無效，

6、供應商送貨，門店和配選中心錄入并打印直配單，簽字蓋驗貨章后，一聯交供應商，一聯附

送貨單按要求匯總成冊，上交財務部分管會計。

7、配送中心配貨：根據己經收到的配送單據核對商品后驗收，第二天核對電腦系統配送單（在

調撥單查詢中查詢），發現單據與電腦不符的應及時與配送中心聯系解決。

第四條退貨管理

1、換季商品和清場商品由采購部通知門店在規定時間內退貨。

2、門店向供應商退貨，打印負數直配單，簽字蓋驗貨章，一聯交供應商，一聯并入直配單匯總

冊。少量商品及不好退往配送中心的零星商品、臨期商品可在門店與供應商以貨換貨，不作單據

處理。

3、門店正常退貨（庫存大和臨期的庫配商品），根據配送中心的退貨標準和時間安排，退往配

送中心。門店將退貨商品整理后，手寫一個退貨清單，注明商品編碼（或條碼）、名稱、數量,

將退貨商品和清單交配送中心司機帶回至配送中心，配送中心錄入退貨并打印負數配送單，門店

第二天核對電腦系統配送單，發現單據與電腦不符的應及時與配送中心聯系解決。

4、配送中心必須在一個配送周期把配送退單發送到門店。對配送中心未按規定時間處理的，門

店作好統計，每月上報財先部。

第五條調撥管理

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1、一般情況下，公司不主張門店間頻繁調撥。

2、審批：門店之間需要調撥商品，大宗團購商品報團購部經理，其余調撥報結算中心主任。

3、手續：門店之間發生調撥時，由撥出店錄入調撥單，撥出店留一聯，一聯交撥入店，經辦人

必須在調撥單據上簽字。撥入店不用錄入單據，只需在第二天核對單據，第二天查不到單據的，

請與信息部或撥出門店聯系，重新依據制單日期下載數據并通訊。

第六條商品單據整理保管要求：

1、將直配單（送貨單）整理成冊，每冊附單據匯總表。大店1天1冊，小店5天1冊。進貨和

退貨合并在一起。

2、將配送單整理成冊，每卅附單據匯總表。大店1天1冊，小店5天1冊。配送單和沖紅單合

并在一起。

3、為保證數據的準確性，所有單據包括生鮮商品和食品廠、二次分裝商品單據必須在商品驗收、

調撥、退回的當口進行處理，不得延遲。

4、各門店應對單據進行有效管理，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密，做到妥善保管、查

找方便。

5、人員更換必須交接商品和單據，包括對庫存、臨期、過期、損耗商品等作好統計上報。所有

單據處理完畢上繳，因故不能處理的單據和未到配送、調撥、沖紅、返庫等分類登記，留給接交

人。

第七條庫存商品管理

1、責任人：各門店店長、配送中心主任對本部門的商品安全完整負責，財務部負責對商品庫存

情況進行監督。

2、門店和配送中心必須嚴格要求驗貨員、門店電腦操作人員、收銀員等日常業務處理的正確性。

⑴加強商品出入庫的管理..所有商品出入庫時必須有相應的單據，并做到及時處理。電腦操作

人員必須按出入商品的實際情況，開具各種單據%財務部分管會計必須督促要門店和配送中心及

時送交驗收單、配送單、調撥單、返庫單、退貨單等各種單據.并檢查各種單據和和所附原始清

單是否相符。

（2）門店必須加強對收銀員的管理,每日檢查其收銀情況，要求收銀員必須嚴格按商品條碼銷售，

防止漏掃商品造成的庫存不實。對于收銀員長款、短款的處理，門店和財務部必須做出相應的記

錄。

（3）門店和配送中心對于公司規定的貴重商品和易丟失商品必須作好日盤工作，并把日盤表在每

月月初上交財務部分管會計，會計對日盤表進行抽查，發現問題及時落實匯報。

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⑷門店、配送中心和食品公司保證每月做一次大盤點，對盤點數量差異（盤盈、盤虧）必須由

門店和配送中心先自查原因，并寫出書面報告，財務部和信息部進行復核，根據不同情況，經公

司研究后，對盤點結果進行處理。

⑸商品庫存的調整規定盤點錯誤、錄入錯誤、丟失商品、報損商品必須由門店寫出書面申請調

整單，財務部或督杳部調杳落實后，財務副總簽字后方可調整。財務部保留庫存調整申請單，分

管會計定期檢杳門店的損益單，無審批任何部門不得私自調整庫存，一旦發現嚴肅處理。

（6）財務部會計每月至少?次對商品進行抽查，根據大小店和配送中心的情況，每月抽查100-200

個品種，對于數量差錯，門店和配送中心先自查原因，并寫出書面報告，財務部和信息部進行復

核。丟失商品，由各部門自行承擔。對于丟失商品的處理本著全員防盜的原則，有商品保管職責

的部門，其所有員工對商品的安全完整均應承擔相應責任。

⑺精品柜、貴重商品管理人員、主管以上人員離職或工作調動，必須進行商品的交接。

第八條商品盤點制度

門店商品盤點是對門店一段時期經營管理狀況的總結。通過商品盤點，可以考核門店商品損耗率,

借以發現門店管理中存在的問題，保證帳實相符。

⑴時間安排：門店盤點每月一次，如有變動，由公司另行通知。

⑵責任人：店長是商品盤點的領導人，門店主管及會計應配合店長做好做好盤點的組織工作。

⑶商品盤點的準備工作

①清理遺留帳務，主要包括配送中心及直配商品的欠貨住來。對配送中心欠貨，門店應及時向酣

送中心查詢退單：對其他門店的調撥應加我后再錄入數據。

②對主管和員工劃分責任區，并進行盤點培訓.

③對庫存商品和賣場商品進行整理,保證一物一簽。對過期商品、損耗商品以及有問題商品歸類

集中，單獨抄寫，盤后上報。聯營商品、贈品、樣品不盤點。

④一式兩聯抄寫盤點表，必須有條碼、規格品名、計量單位、單價、區域編號等。按大S抄寫，

必須按最小單位抄寫。

⑤核對盤點表上的商品價格、貨號及條碼是否與計算機檔案相符,發現不符的，應查明原因，

屬門店抄寫造成的錯誤，門店應立即更改。屬計算機檔案錯誤的，門店應及時通知公司物價部進

行調整。

（4）盤點組織

①盤點實行AB聯制，一人初盤，另一人復盤，杜絕互相抄盤。

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②AB聯盤完后由主管和店長進行核對，不一致的地方由主管帶領重盤。同時對AB聯進行錯

誤更正。

③會計和后勤人員對門店已核對過的盤點表進行抽查，并對錯誤率上報公司財務部

④復核無誤的盤點表可以錄入，在前臺收銀錄入，每錄一張必須打印出盤點小票，并粘貼在

該張盤點表上，有門店指定人進行核對，以防錄入錯誤。散貨等可以在后臺錄入，并在手工盤點

表上注明電腦單據號。以便復核和錯誤更正。

⑤對于無法處理的往來數據，須在盤點時另列盤點表錄入計算機。

由于計算機數據傳輸和商品實物進貨的不同步，導致在某個時點上，配送中心與門店進貨數據的

不一致。比如在盤點軋帳中，門店盤點當H從配送中心所進的商品入庫，同時進貨單據傳到門店，

進貨的數據要在盤點次日傳輸到門店，這就造成了門店貨到單到數據未到。對于這種情況，門店

在盤點時，應將這部分商品數據單列盤點表，按照商品條碼、數量、金額數據作負數反映（退貨

作正數反映），借以調整計算機的實盤庫存，用來考查計算機中帳面庫存與計算機實盤數之間的

誤差，便于門店分析原因。對供應商退貨、換貨而造成的欠貨商品，門店在盤點時，應視同單到

貨未到處理，將該部分商品另列盤點表錄入。

?盤點損溢確認確認全部盤點表錄入完畢，可以編制‘商品盤點處理表”來確認損溢。得出

損溢數，確認后由店長分析原因，重大差異有門店在3日內作書而報告上報財務部。

⑦財務部會同門店分析原因，查明癥結所在，以明確經濟責任。再由財務部報總經理室作出

處理意見。

第五章資產管理

為了規范資產管理工作，避免公司資產流失，提高資產使用效率，結合本公司實際情況，特制定

本辦法。

第一條資產管理范圍

凡各門店、各部門存放的除商品以外的所有公司物品，包括固定資產、耗材、辦公設施及辦公用

品等。

第二條資產管理部門

1、所有資產按存放部門劃分，各部門負責人對本部門全部資產負全責。

2、資產部負責督查各部門負責人在職及崗位異動時的資產管理和移交工作。

3、總務部對各部門資產（除信息設備外）的申購、購買、維修、報廢等負責管理

4、信息部對各部門電腦、電子設備的申購、購買、維修、報廢等負責管理

第三條資產管理要求

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1、各部門要設置資產明細清單，指定專人辦理資產領退、使用和轉移等手續，并定期對

本部門所管理的資產進行盤查，保證其完整。

2、各部門需購進或調撥資產，應由部門負責人寫出書面申請,經主管領導批準報資產部，

由資產部根據庫存情況，可調配的調配，不可調配的提出購進計劃，由專人負責購買。

3、需在各部門調配資產時.應由資產部填寫“內部調撥單”，一式三聯，第一聯留資產部作為

記帳依據，第二、三聯由調入、調出部門各留存一聯。”內部調撥單”應有調入、調出部門負責

人簽字。

4、購進資產由資產部填寫“驗收單”，一式三聯，第一聯留資產部作為記帳依據，第二聯同發

票一起作為報賬依據，第三聯由資產使用部門保存，同時作為記增資產憑證。“驗收單”應有資

產部及購入經辦人簽字。

5、固定資產使用部門領用時填寫“領料單”，并負責保管，耗材和辦公用品由資產部統

一保管，各部門需用時按核定標準到資產部領取。“領料單”應有領料部門負責人及經辦人簽字。

6、各部門耗材和辦公用品領用標準由資產部統一核定,遇臨時性和突擊性的工作時可提出申請，

經主管領導批準，追加費用開支。

7、各部門對本單位存放的固定資產必須妥善保管并隨時保養，對各項耗材和辦公用品應節約使

用，杜絕浪費。

8、資產部對?各部門使用資產要設置明細帳，以備核查，并保證做到帳帳相符、帳實相符。

第四條資產修理、報廢及出售

1、各部門資產需維修時，電腦設備應及時與信息部聯系，其他設備應及時與總務部聯系，信息

部、總務部應及時趕到現場維修，若維修有困難，應及時向主管領導匯報。

2、各部門需報廢的各項資產，由使用部門或資產部寫出書面報告，報主管領導批準，責成有關

部門處理。任何部門和個人不得私自報廢和處理公司資產。

3、各部門和資產部對所有報廢和出售的資產，應作銷帳處理，以便核實資產。

第五條資產盤點

資產部應會同財務部在每兩月一次對各部門資產進行盤查，對于盤虧或盤盈資產應專案說明原因

呈報，應依增置或減損的規定辦理手