各部門印發會議管理制度第一章總則

為了加強公司內部溝通與協作，提高會議效率，明確會議目的，確保會議質量，特制定本會議管理制度。本制度適用于各部門召開的各類會議。

一、會議宗旨

1.會議應圍繞公司戰略目標，以解決實際問題、提高工作效率、促進部門協作為目的。

2.會議應注重實效，減少形式主義，嚴格控制會議時間，確保議題充分討論。

二、會議類型

1.定期會議：按照公司規定的時間、周期召開的會議，如周例會、月度總結會等。

2.臨時會議：根據工作需要，臨時召集的會議，如項目協調會、專題討論會等。

三、會議組織

1.各部門負責人為本部門會議的第一責任人，負責組織、召開和主持本部門的會議。

2.各部門應指定專人擔任會議記錄員，負責會議紀要的撰寫和分發。

四、參會人員

1.參會人員應按時參加各類會議，不得無故缺席、遲到或早退。

2.參會人員應提前準備好會議材料，確保會議效果。

五、會議紀律

1.會議期間，參會人員應保持手機靜音，不得接打電話、發送短信或微信。

2.會議期間，不得交頭接耳、隨意走動，尊重發言人，保持會場秩序。

六、本制度的解釋權歸公司管理部門所有，自頒布之日起實施。如有未盡事宜，可根據實際情況予以補充和修改。

各部門應認真貫徹執行本制度，提高會議質量，為公司的發展貢獻力量。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標：會議組織者應根據實際工作需要，明確會議主題，確保會議內容緊密圍繞主題展開。

2.擬定會議議程：會議組織者應提前制定會議議程，明確會議時間、地點、議題及預計時長。

3.發送會議通知：會議組織者應在會議召開前至少3天，向參會人員發送會議通知，包括會議主題、時間、地點、議程等內容。

4.準備會議材料：會議組織者應提前準備好會議相關材料，并在會議召開前至少1天分發至參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議記錄員負責簽到工作，確保參會人員準時到場。

2.會議主持人介紹會議主題和議程：會議開始時，主持人應簡要介紹會議主題和議程，明確會議目標。

3.各議題討論：會議按照既定議程逐項進行，各議題負責人進行匯報或討論，參會人員可就議題發表意見和建議。

4.會議總結：會議接近尾聲時，主持人應對會議討論情況進行總結，明確下一步工作計劃及責任人。

三、會議記錄與反饋

1.撰寫會議紀要：會議記錄員應詳細記錄會議討論內容，包括議題、主要觀點、結論和行動計劃等。

2.分發會議紀要：會議紀要應在會議結束后1天內完成，并發送至參會人員及相關部門。

3.參會人員反饋：參會人員應在收到會議紀要后1天內，對會議紀要內容進行確認，并提出意見和建議。

四、會議跟蹤與落實

1.跟蹤會議決策：會議組織者應定期跟蹤會議決策的執行情況，確保各項工作按計劃推進。

2.反饋會議決策執行情況：各部門應將會議決策執行情況及時反饋給會議組織者，以便于協調和調整工作計劃。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的審批與發布

1.會議紀要完成后，應由會議主持人或相關部門負責人進行審批，確保紀要內容準確無誤。

2.審批通過的會議紀要應及時發布，并明確要求參會人員及相關部門遵照執行。

二、會議決策任務的分配與執行

1.會議紀要中明確的決策任務應分配給具體責任人，并明確任務完成的時間節點。

2.責任人應根據會議紀要的要求，制定詳細的工作計劃，確保決策任務的順利執行。

三、會議決策跟蹤機制

1.建立會議決策跟蹤表，記錄各決策任務的執行情況，包括完成進度、遇到的問題和解決方案等。

2.定期召開會議，對會議決策的執行情況進行匯報和討論，確保各項工作按計劃推進。

四、會議紀要執行情況的反饋與評估

1.各部門應定期向上級匯報會議紀要的執行情況，包括已完成的任務、未完成的任務及原因分析等。

2.對會議紀要執行情況進行評估，分析存在的問題，為改進會議管理和提高決策執行力提供依據。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.審批通過的會議紀要應進行歸檔，以便于日后查閱和追溯。

2.建立便捷的會議紀要查閱機制，確保相關人員能夠在需要時快速找到相關紀要。

六、會議紀要的持續改進

1.根據會議紀要執行情況，不斷總結經驗教訓，優化會議流程和決策執行機制。

2.鼓勵各部門對會議紀要的跟蹤落實提出建設性意見和建議，持續提升會議管理水平和決策執行力。

第四章會議室管理規定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，各部門需提前向行政管理部提交會議室預訂申請。

2.預訂申請應包括會議時間、預計參會人數、所需設備等詳細信息，以便于行政管理部合理安排會議室資源。

二、會議室使用規范

1.會議室內應保持整潔，嚴禁吸煙、進食，并在會議結束后將垃圾帶走。

2.使用會議室時，應愛護室內設施，如遇設備故障，應及時向行政管理部報修。

3.會議室使用期間，不得私自改變室內布局，確需調整的，應提前向行政管理部申請。

三、會議室設備管理

1.各部門使用會議室前，應確保所需設備齊全、功能正常，如有問題，應及時聯系行政管理部解決。

2.會議結束后，使用部門應確保將設備恢復原狀，關閉電源，避免資源浪費。

四、會議室安全保障

1.會議室使用期間，應確保消防安全通道暢通，消防設施正常使用。

2.使用部門應嚴格遵守公司保密規定，會議涉及敏感信息時，應采取措施確保信息安全。

五、會議室維護與保潔

1.行政管理部應定期對會議室進行維護保養，確保設施設備正常運行。

2.會議室保潔工作由保潔人員負責，使用部門應積極配合，保持會議室衛生整潔。

六、會議室使用費用

1.會議室使用費用根據公司規定執行，各部門應合理使用會議室資源，避免資源浪費。

2.特殊情況下，如需調整會議室使用費用，由行政管理部提出申請，經公司領導批準后執行。

遵循以上規定，各部門應合理、高效地使用會議室資源，為公司內部溝通與協作提供良好的會議環境。

第五章附則

一、本制度的解釋權歸公司所有，公司管理部門負責解釋和修訂。

二、本制度自發布之日起實施，各部門應嚴格遵守，如有違反，將按照公司相關規定予以處理。

三、本制度如有未盡事