ERP應用人才資質認證系列教材之知識學院.教學認證部銷售管理子系統

系統主畫面日常業務流程基本信息設置系統概述期初開賬一二三四五常用報表六系統效益系統概述系統特色一般企業銷售循環流程

與其他系統關聯系統效益通過這套系統可詳細記載開發到的新客戶及舊客戶信息;

新客戶舊客戶詳細記載，從報價到接單一直到銷貨及退貨的交易數據。報價接單銷貨退貨實時提供各種相關報表，提供管理者了解所有的訂單狀況，做出適當與訂單相關管理的決策。預計出貨表銷貨明細表銷售管理計算機化，信息得以實時共享，減少部門間文件往返處理時間。銷售成績預測目標系統的特色提供了「銷售預測」管理，可作為編制生產計劃的依據，也可作為銷售成績與預測目標達標率的管理工具。

MO1MO2MO3時間工單1工單2工單3銷售預測編制生產計劃依據達標率的管理工具在日常輸入訂單或銷貨單數據時，可實時在線檢測庫存數量是否足夠，節省了電話詢問或是現場了解實際狀況所用的時間。

系統記載了對客戶的報價數據和客戶價格的變動，以作為公司內部審查和核準的依據。

銷售管理計算機化，信息得以實時共享，減少部門間文件往返處理時間。銷售管理子系統從多種角度對報價、接單、銷貨進度產生管控報表，方便在日常作業中做跟催和管理，達到貨物準時交貨的目的。預計出貨明細表銷貨明細表利用系統完整的銷售數據，針對業務員、產品等和銷售相關的資料，作多角度統計及分析，以作為主管銷售決策時的工具。

業務員產品銷售特別設計了產品配置功能，客戶可以自行定義產品配置方案并進行成本模擬。硬盤…電腦處理器40GB80GB120GB訂單的憑證可以通過e-mail或傳真系統直接傳送給客戶，不需要將憑證打印出來再傳送給客戶。這樣可讓辦公室達到無紙化的目的，也減少了行政的處理時間。

訂單與其它系統的關聯采購管理子系統(PUR)產品結構子系統(BOM)工單/委外子系統(MOC)批次及物料需求計劃系統

(LRP/MRP)自動分錄子系統

(AJS)出口管理子系統(EPS)應收管理子系統(ACR)會計總賬子系統(ACT)多角貿易子系統(MTP)存貨管理子系統(INV)銷售管理子系統銷售管理子系統庫存減少庫存增加銷貨單銷退單

從訂單自動轉成采購單

庫存量存貨管理子系統與進銷存的關聯

設置訂單單據性質

報

價

單

訂

單

銷

售

預

測

錄入客戶信息

銷售管理子系統庫存減少庫存增加銷貨單銷退單

從訂單自動轉成采購單

采購管理子系統請購單

采購單

存貨管理子系統與進銷存的關聯復制訂單至

庫存量

設置訂單單據性質

報

價

單

訂

單

銷

售

預

測

錄入客戶信息

設置訂單單據性質

銷售管理子系統報

價

單

訂

單

庫存減少庫存增加銷貨單銷退單銷

售

預

測

錄入客戶信息

從訂單自動轉成采購單

采購管理子系統請購單

采購單

庫存量存貨管理子系統復制訂單至多角貿易子系統

多角貿易訂單

多角貿易銷貨單

多角貿易銷退單

與進銷存的關聯銷售管理子系統銷貨單銷退單

從訂單自動轉成采購單

產品結構子系統BOM材料用量

自動展開成套的材料零件

采用「整套零件出貨」或是「半成品零件出貨」時，就可以將客戶購買的主件，按照BOM材料用量信息，自動展開成套的材料零件。

設置訂單單據性質

報

價

單

訂

單

銷

售

預

測

錄入客戶信息

與生產的關聯如果零庫存或者訂單有選配件的需求時，執行「從訂單自動生成源工單」后，可將還未結束的訂單數據，直接產生工單來投入生產線生產。

銷售管理子系統銷貨單銷退單

從訂單自動轉成采購單

產品結構子系統BOM材料用量

自動展開成套的材料零件

工單/委外子系統從訂單自動生成源工單

未結案的訂單數據

設置訂單單據性質

報

價

單

訂

單

銷

售

預

測

錄入客戶信息

與生產的關聯銷售管理子系統銷貨單銷退單

從訂單自動轉成采購單

產品結構子系統BOM材料用量

自動展開成套的材料零件

以未實現的「銷售預測量」及「未結束訂單的未銷貨數量」作為物料需求計算的依據，計算該買多少數量，該生產多少數量，以及什么時候要進貨和開工。工單/委外子系統從訂單自動生成源工單

未結案的訂單數據批次及物料需求計劃系統

物料需求計算

設置訂單單據性質

報

價

單

訂

單

銷

售

預

測

錄入客戶信息

與生產的關聯銷售管理子系統銷貨單銷退單

從訂單自動轉成采購單

要出貨的商品包裝方式，以及外銷的出口文件，包括：INVOICE、PACKINGLIST、L/C等等資料的管理，都是在出口系統中處理的。出口管理子系統

包裝方式與出口文件

設置訂單單據性質

報

價

單

訂

單

銷

售

預

測

錄入客戶信息

與進出口的關聯銷售管理子系統銷貨單銷退單

從訂單自動轉成采購單

商品出貨后，后續要在應收管理子系統中開票。

應收管理子系統

銷售發票

設置訂單單據性質

報

價

單

訂

單

銷

售

預

測

錄入客戶信息

與財務的關聯銷售管理子系統銷貨單銷退單

從訂單自動轉成采購單

如果客戶賬款的會計科目有分明細科目，并且啟用了【自動分錄子系統】，通過系統自動產生會計分錄時，就需要在「錄入客戶信息」中輸入「賬款科目」。

應收管理子系統

銷售發票

設置訂單單據性質

報

價

單

訂

單

銷

售

預

測

錄入客戶信息

會計總賬子系統

錄入會計科目

與財務的關聯銷售管理子系統銷貨單銷退單

從訂單自動轉成采購單

通過【自動分錄子系統】來產生成本和賬款的會計分錄，并拋轉會計憑證到【會計總賬子系統】，來節省人工錄入憑證的時間。

應收管理子系統

銷售發票

設置訂單單據性質

報

價

單

訂

單

銷

售

預

測

錄入客戶信息

會計總賬子系統

錄入會計科目

自動分錄子系統

生成分錄底稿信息與財務的關聯一般企業銷售循環流程

報價單

客戶訂單銷貨單銷退（退）銷退單（折讓）銷售發票收款單客戶詢價客戶確認下單客戶需求修正訂單變更單實際生產＋庫存量庫存減少，應收增加。庫存增加，應收減少。應收賬款增加庫存無影響，應收減少。應收賬款減少若為現金銷貨只到此階段財務處理-見【財務模塊篇】生產狀況修正∩修正系統主畫面錄入客戶信息基礎信息設置錄入品號信息（業務）數量管控價格管控設置訂單單據性質錄入客戶信息這是針對有送貨到客戶企業各個營運地點，然后向總公司請款的情況。

勾選總公司付款，代表該客戶產生的應收賬款全部掛在總公司名下，由總公司付款。標竿總公司-北京上海分公司廣東分公司南京分公司必須建立4筆客戶信息賬單賬單賬單分公司的銷貨單結賬時，都要結成總公司的應收賬款。

可將客戶分別以六種不同的分類方式進行分類。例如：渠道屬于量販店類，地區屬于華南區。可于基本信息子系統--【錄入交易對象分類】事先設置。客戶地址編號維護運用于手動輸入訂單、銷貨單及銷退單的單價默認順序，必須根據公司給予每家客戶售價基準而定。231要求客戶單張訂單需先支付的訂金的比率客戶資格未經審查造成商譽及資產的損失賬款無法收回，或客戶未經適當管理，資產、資源無法有效應用。

客戶信用檢查機制

N：信用額度不控制；表示不檢查接單或是出貨金額若公司有統一標準的查核比率時，可選擇Y：按公司參數控制，即于【設置信用控制參數】設置控制的信用額度。舉例來說：企業給某客戶甲信用額度為100萬，可超出率：10%，即可容許信用額度共有110萬。企業承擔風險賒購金額（信用額度）訂單金額

銷貨金額

應收賬款金額

應收票據金額

未出貨訂單金額未兌現應收票據60%100%100%30%檢查比率未開票銷貨金額應收賬款60%100%100%30%支票10萬

未開票銷貨單20萬

訂單20萬

銷貨單30萬

含稅含稅含稅含稅3萬30萬20萬12萬=65萬已耗用信用額度

65萬已耗用信用額度

-=45萬信用馀額可耗用信用額度

110萬核準狀況若核準狀況為2.尚待核準或3.不準交易，則后續單據中不可選擇該客戶。錄入品號信息(業務）

還記得前面我們講過的“定價順序”中抓取的一些售價嗎，是在這里事先設置好的。對商品的銷售價格是否管控，可在此處勾選啟用對交貨數量是否管控，可在此處勾選啟用輸入售價時，系統控制是否可以超出訂價的范圍，但需要同時勾選【設置訂單單據性質】中對應單據的“售價控制”功能，方可起到管控作用。價格管控除了【銷貨單】以外，還有哪些單據可以進行“售價控制”呢，大家試試看吧~~若要對售價進行控制，系統將根據每家客戶在【錄入客戶信息】中設置的「定價順序」來控管定價的范圍。

例如：「數碼相機-SX系列」銷售給「標竿公司」的第一定價順位是＄6,000。

單價下限金額＝取價

（1-單價下限率）

＝

＄6,000

（1-10％）＝＄5,400所以，在與該客戶發生交易時，該產品的單價不可低于5400塊，否則系統將無法保存單據假設，我們設置的定價順序第一取位是“計價單價”，則系統會默認抓取【錄入客戶商品價格】中該商品的單價作為對比基準。錄入銷貨單時，管控輸入的銷貨數量是否可以超過訂單的數量，且按照超交率做銷貨數量上限的管控。

數量管控最大可銷貨量=(訂單數量x(1+超交率))－訂單已交量如果銷貨單上的數量大于這個值，系統將不允許保存例如：設置訂單單據性質作業目的：設置【銷售管理子系統】所使用的交易單據及其編碼方式、性質、簽核格式等。日后交易單據上使用到該單別，系統會默認單據性質里的相關設置。潛在客戶報價正式客戶報價國內訂單國外訂單依據交易型態共可設定8種單據性質,我們主要常用到的是前五種單據。21.報價單

錄入報價單時使用，如對外報價單。22:客戶訂單錄入客戶訂單時使用。25:出貨通知單業務部通知外銷單位制作出口文件或是倉管部備貨時使用。23:銷貨單錄入客戶銷貨時使用。24:銷退單

錄入客戶銷退時使用。一種單據性質不限定可設置多少個單別系統提供了「計算機自動編號」和「手動編號」編碼方式要搭配年位數和流水號位數單據審核時，該單據的單價是否要寫入【錄入客戶商品價格】里的單價信息。如果某商品在大部分的情況下都要售價控制，但是在某些個別情況不需要控制，此時可使用單別來判斷是否啟動售價管理。控管銷貨單和退貨單必須輸入訂單單號

訂單銷貨型銷貨單

需核對訂單銷貨單

不需核對訂單銷貨單應該核對訂單零售業型兩種形態皆有

銷貨單可不核對訂單定義銷貨單及銷退單產生發票的方式

勾選后，必須同時輸入對應的「發票單別」

。適用「隨貨附發票」的銷貨模式使用，如果客戶的賬款采月結制，就不適用直接開票的特性。報價流程日常業務流程接單流程出貨通知流程

訂單變更流程銷貨流程銷貨退回流程

日常業務流程報價流程訂單變更流程接單流程出貨通知流程銷貨退回流程銷貨流程報價流程報價流程訂單變更流程接單流程出貨通知流程銷貨退回流程銷貨流程哪家便宜？＄4,1XX＄4,2XX＄4,3XX報價報價流程作業目的：企業向客戶提供商品、數量和價格等信息，這個過程可以通過報價單記錄下來。

報價不是必須的銷售環節，依企業實際業務需求而定。報價流程本公司客戶端未核準核準錄入報價單打印單據憑證核準有報價需求客戶商品價格檔

單據修改報價單憑證報價單憑證同意報價記錄客戶審核留底存查錄入報價單錄入報價單系統根據該單別設定的單據性質自動帶出單號可選擇報價的對象是哪家客戶，系統會按照客戶信息的設置自動帶出業務人員、幣種、稅種、付款條件等資料。自動帶出的數據，若有需要，可再進行修改。

錄入報價單選擇報價的品號輸入報價數量、贈品量輸入此商品對該客戶這個價格的有效期，“生效日”字段不可空白，必填！依據此報價客戶在客戶基本信息中所設定的定價順序來抓取單價，若有需要時，可再進行修改。

業務員通知業務經理審核報價單

經理…我有一張報價單要請您審核！審核

錄入報價單1月5標竿公司OK！報價單傳真過去了報價單XXXXXXXXXXXX業務員將報價單傳真或通過其他方式給客戶，等待客戶確認客戶對此報價內容無異議后，點擊「客戶審核」鈕。錄入報價單未經客戶審核的報價單，不得轉為正式的「客戶訂單」或「銷貨單」。

錄入報價單接單流程報價流程訂單變更流程出貨通知流程銷貨退回流程銷貨流程接單流程接單流程作業目的：企業和客戶雙方確認要貨的需求，可以通過客戶訂單記錄下來。

作業目的：客戶訂單可以視同企業的銷售合同，也可以作為訂貨的協議。同時根據客戶訂單組織貨源，并對訂單進行出貨進度管控。

客戶訂單注意：客戶訂單也不是銷售的必須環節，如果為流通買賣行業，可以略過客戶訂單，直接錄入銷貨單。

銷售流程報價銷貨銷退訂單接單流程本公司客戶端未核準核準錄入報價單打印單據憑證核準單據修改客戶訂單憑證報價單憑證留底存查報價單憑證錄入客戶訂單商品預計出貨表訂單預計出貨表客戶預計出貨表訂單進度追蹤客戶確認若無報價程序，則直接錄入客戶訂單。現有庫存量查詢

生產/采購計劃錄入客戶訂單錄入客戶訂單復制前置單據

錄入客戶訂單注意：沒有審核或沒有客戶審核的報價單是無法被復制的，開窗會篩選不到該報價單。檢視復制過來的數據，加以補入或修改。錄入客戶訂單此訂單預計交貨的日期

錄入客戶訂單由銷貨單或銷退單回寫

因為此訂單是由報價單復制而來，所以「前置單別、單號、序號」會對應「報價單別、單號、序號」。

業務員通知業務經理審核

經理…我有一張訂單要請您審核！審核錄入客戶訂單訂單生效訂單變更流程報價流程出貨通知流程銷貨退回流程銷貨流程訂單變更流程接單流程訂單變更作業目的：當已經審核的客戶訂單發生變更需求時，為了記錄變更的歷史和保留變更前后的原始信息，可以通過訂單變更單來管理。

客戶訂單訂單變更單訂單變更流程本公司客戶端未核準核準打印單據憑證核準單據修改訂單變更單憑證客戶訂單憑證錄入訂單變更單商品預計出貨表訂單預計出貨表客戶預計出貨表訂單進度追蹤后續追蹤傳送給客戶生管部門客戶提出變更錄入訂單變更單錄入訂單變更單系統會將原始訂單單頭的信息，帶進訂單變更單單頭。

錄入訂單變更單系統自動顯示此為第幾版的變更，每變更一次，「變更版本」就會＋1。錄入訂單變更單版次的編號原則為0001-9999，表示每一張訂單單號最多可變更9999次。(一天可變更的次數無限制)。前一個版本的變更未完成審核，不得進行下一個版本的變更。例如：「0001」的變更版本尚未審核，無法新增0002版變更。限制1同一張訂單有較大版次的變更單時，不可撤銷作廢或撤銷審核較小版次的變更單。限制2錄入訂單變更單例：變更一：客戶要追加20100107001那一張訂單的「數碼相機-SX系列」由100臺增加到150臺。系統自動帶出原序號信息內容修改訂單數量為150錄入訂單變更單注明變更原因變更二：新增追加訂購的「數碼相機-SL系列」20臺

手動新增一個原本不存在的序號

自動賦予最大序號F3錄入訂單變更單輸入新增的品號、數量和單價…。業務員業務經理審核

經理…有一張訂單變更單要請您審核！審核

錄入訂單變更單

如果想要知道變更前后的差異，

該如何查詢呢？錄入客戶訂單更新原始客戶訂單錄入客戶訂單變更前變更后錄入客戶訂單出貨通知流程報價流程銷貨退回流程銷貨流程接單流程出貨通知流程訂單變更流程作業目的：貨品銷貨出庫前，業務人員可通過「出貨通知單」通知倉庫部做備貨準備。

「出貨通知單」是一種調撥性質，所以單據審核后對庫存總數量沒有影響。

出貨通知流程作業目的：貨品銷貨出庫前，業務人員可通過「出貨通知單」通知倉庫部做備貨準備。

「出貨通知單」是一種調撥性質，所以單據審核后對庫存總數量沒有影響。

若企業無出貨通知程序，而是直接錄入銷貨單通知備貨時，則不需使用此作業。

啟用出貨通知管理作業位置：基本信息子系統\基礎設置設置\設置共用參數

勾選「出貨通知管理」并可設置存貨調撥至備貨倉出貨通知流程業務部門打印單據憑證錄入出貨通知單打印出貨通知單出貨撿配表通知備貨倉管部門錄入客戶訂單錄入出貨通知單（審核）無影響對庫存的影響質檢流程錄入出貨通知單錄入出貨通知單系統按照客戶基本信息的設置自動帶出相關資料。因為有時客戶的地址和送貨地址會不一樣，所以這里做了區分。

錄入出貨通知單選擇要做出貨通知的訂單

錄入出貨通知單默認抓取訂單上的「未交數量」，也可根據需要更改為這次預計出貨的數量。

1月13倉管部錄入完成后，打電話通知倉庫部的黃圣凱備貨。如果在出貨通知單審核之后還需復核產品質量，則可單擊工具欄上的「出貨復核/撤銷出貨復核」鈕。錄入出貨通知單經過復核的出貨通知單是不可以撤銷審核的！

注意錄入出貨通知單銷貨流程報價流程銷貨退回流程接單流程訂單變更流程銷貨流程出貨通知流程銷貨流程作業目的：當商品正式出庫給客戶時，可以通過銷貨單記錄出貨信息。

倉管人員將銷貨單審核后，表示商品已從倉庫出貨，將減少庫存數量。銷貨流程業務部門打印單據憑證錄入出貨通知單商品銷貨統計表歷史交易記錄表客戶銷貨明細表…銷售實績管理倉管部門錄入客戶訂單錄入銷貨單（審核）數量減少對庫存的影響客戶端錄入銷貨單核準銷貨單憑證送貨給客戶銷貨單憑證核準后通知出貨出完貨報價單借出單1234銷貨流程業務部門打印單據憑證商品銷貨統計表歷史交易記錄表客戶銷貨明細表…銷售實績管理倉管部門錄入銷貨單（審核）數量減少對庫存的影響客戶端錄入銷貨單核準銷貨單憑證送貨給客戶銷貨單憑證核準后通知出貨出完貨零星或緊急的銷貨

錄入銷貨單錄入銷貨單復制前置單據

出貨通知單的內容復制到銷貨單，帶出后需要查看是否無誤。

錄入銷貨單如果一張前置單據的數據有多筆，可節省輸入銷貨單身信息的時間。審核錄入銷貨單審核后，存貨的庫存量便會減少。依照出貨通知單銷貨更新為銷貨單的累計銷貨數量

錄入出貨通知單依照客戶訂單出貨更新為銷貨單的累計銷貨數量

錄入客戶訂單表示尚未全數交貨，但剩余未交貨的部分不會交貨了，必須做指定結束的動作。（可通過【錄入訂單變更單】或【結束訂單】作業來執行）。y:指定結束表示尚未全數交貨N：未結束表示已全數交貨Y：自動結束錄入客戶訂單銷貨退回流程報價流程銷貨流程接單流程訂單變更流程銷貨退回流程出貨通知流程銷貨退回作業目的：通過「錄入銷退單」記錄客戶的退貨及折讓信息。產品不退回，而以金額折讓方式，則做銷退折讓單，這種單據只牽涉到金額的折減，并不會影響庫存數量的增減。產品確定退回，使用銷退單記錄退回商品信息。

銷退流程業務部門打印單據憑證銷退單明細表客戶銷貨明細表客戶銷貨匯總表倉管部門錄入銷貨單（審核）客戶端核準N錄入銷退單類型=銷退持續溝通同意銷退否質檢部門客戶銷退問題反應與溝通協調通知成品退回質檢流程應收賬款減少對賬款的影響核對及點收數量增加對庫存的影響YNY銷退流程業務部門打印單據憑證倉管部門客戶端核準N錄入銷退單類型=折讓持續溝通同意折讓否財務部門客戶折讓問題反應與溝通協調應收賬款減少對賬款的影響無影響對庫存的影響YYN錄入銷退單錄入銷退單可設定兩個單別，來處理「銷退」及「折讓」狀況。已經銷貨出去的商品，客戶需要退貨，可通過F4選擇對應要退貨的銷貨單。錄入銷退單類型選擇1.銷退-----銷退假設客戶需要退2個商品，則將數量修改為2錄入銷退單-----銷退錄入銷退單可對應相關聯的銷貨單及相關聯的訂單，便于追溯-----銷退當此筆銷退信息，開完發票之后，系統會自動將「開票碼」打勾。錄入銷退單-----銷退業務員通知業務經理審核

經理…標竿公司的銷退單要請您審核！存貨會增加，應收賬款減少錄入銷退單-----銷退已交數量根據銷退數量減少2個變成148，少于了訂單數量150，結束碼又更新為「未結束」，意味著后期需要再向該客戶補銷2個商品，從而完成該筆訂單交易。錄入客戶訂單類型=2.折讓→不可輸入數量，直接輸入金額。錄入銷退單-----折讓審核后，存貨不變，應收賬款減少作業目的：【銷售管理子系統】的開賬是為了將開賬時間點之前就已經接到的未完成訂單和客戶商品價格錄入到ERP系統中。

這樣在開賬時間點之后，銷售部門就可以依據訂單和客戶商品價格開展后續的銷售動作，如銷貨。這樣就保證了銷售信息的完整性和可追溯性。

期初開賬期初開賬45