機關常用公文格式培訓常用公文種類及適用范圍通知適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員請示適用于向上級機關請求指示、批準報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問常用公文種類及適用范圍函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項意見適用于對重要問題提出見解和處理方法批復適用于答復下級機關的請示事項會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項公文格式概述格式要求頁邊距：上—3.2厘米，下—3.2厘米，左—2.8厘米，右—2.3厘米文字格式：正文用3號仿宋體字，如有小標題，第一級可用黑體字，第二級可用楷體字文件格式：僅限Word文檔，不采用WPS、記事本、文本等文檔格式字體的安裝復制字體文件點擊進入我的電腦—本地磁盤（C:）—名為Windows的文件夾—名為Fonts的文件夾——右擊鼠標選擇粘貼公文構成由眉首、主體、版記三部分構成置于公文首頁紅色反線以上的各要素統稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記附件如有兩個以上，需用序號標識，例如：附件：1.XXXXX附件名稱后不加標點符號附件應與公文正文一起裝訂，并每個附件應單獨另起一頁排版（不與正文放在一頁），并在附件首頁左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號，例如：附件1成文日期用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“○”，例如：二○一○年八月二十五日位置：成文日期居右，且右空4字，一般正文下空4行公文生效標識單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文日期；兩印章間互不相交或相切；聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上特殊情況說明當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面不得采取標識“此頁無正文”的方法解決附注如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行版記主題詞“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號詞目用3號小標宋體字（方正小標宋）詞目之間空1字抄送機關如有抄送機關，在主題詞下1行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊，在最后一個抄送機關后標句號印發機關和印發日期位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置用3號仿宋體字印發機關左空1字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識版記的反線版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心版記的位置版記應置于公文最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行聯合行文的公文制發聯合行文應該注意的問題行文的各機關部門必須是同級的聯合行文對于共同貫徹執行有關方針、政策或興辦某些事業，是非常有利的幾個平行機關或部門聯合行文，應將相對應的各機關都列為主送機關聯合行文應當確有必要，且單位不宜過多以下部門、機關和單位可以聯合行文同級政府、同級政府各部門上級政府部門與下一級政府政府與同級黨委和軍隊機關政府部門與相應的黨組織和軍隊機關政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位發文機關標識聯合行文時，應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文發文字號使用主辦機關的發文字號簽發人主辦單位的簽發人要始終放在最上面的位置，其他簽發人在主辦單位簽發人之下按發文機關標識的順序排列，最后的簽發人要與發文字號同處一行平行排列發文字號左空1字和簽發人姓名居右空1字“簽發人”三字用仿宋體，簽發人姓名用楷體成文日期當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字，主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文日期，兩印章互不相交或相切當聯合行文需加蓋3個以上印章時，應將各發文機關名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應位置，每排最多排3個印章，最后一排如余一個或兩個印章要居中排布，在最后一排印章之下右空2字標識成文時間印發機關印發機關是指公文的印制主管部門，一般應是各機關的辦公廳（室）或文秘部門，如果沒有專門的相關部門，也可標識發文機關函的制發適用范圍適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項函的效力作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發機關權限決定的法定效力發文機關標識——不標識“文件”二字標題發文機關+關于……的函內容必須專一、集中，一個函件以講清一個問題或一件事情為宜結尾一般常用“即請函復”、“特此函達”、“此復”、“如無不妥，請予支持為盼”等慣用語，也可不用需特別注意的公文要求是一事一文請示、報告等向上行文必須標識簽發人請示的正文在最后通常以“當否，請批復。”之類的語言單獨成段結束；此外，需在日期下空一行處標注聯系人及聯系方式意見的格式，參照市委、市政府發文的習慣，黨委系統的意見無需標識主送機關，在標題下方標明發文日期；政府系統的意見需標識主送機關，無需在標題下方標明發文日期；在版記下一行右下方需標注印發份數。公文全文頁數在2頁以內的，用A4雙面打印；超過2頁的，頁數盡量形成4的倍數，用A3雙面（翻頁式）打印常見錯誤文種使用混亂生造文種——把未列入文種的公文種類作為文種使用，例如：《關于××市區退休人員一次性繳納醫療費分期繳費的具體操作規定》、《關于使用社會保障卡有關問題的說明》可以改成《××關于印發市區退休人員一次性繳納醫療費分期繳費的具體操作規定的通知》、《××關于印發使用社會保障卡有關問題的說明的通知》不能作為文種使用的還有“條例”、“規定”、“辦法”、“總結”、“計劃”、“安排”、“要點”、“細則”等混用文種——常見的是把相近的“請示”和“報告”兩個文種張冠李戴的。例如：《××關于批準成立××學會的報告》，《××關于元旦文藝聯歡會所需經費的報告》，這類請求上級解決問題的，應該用“請示”而不是“報告”。請示與報告的區別：報告是"向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問"的，只要把情況匯報、反映清楚即可，目的是讓上級和領導了解發展情況，掌握工作進度，做到心中有數，不需要回復；而請示是"向上級機關請求指示、批準"的，需要回復，兩者在使用上有很大的區別規矩格式混亂排版規格不當，字號、字體使用不當發文字號標注不規范，正確格式：新區工辦發〔2010〕1號，方括號可在智能ABC輸入法—對軟鍵盤點擊右鍵—標點符號（A、S鍵）年份略寫，在公文中年份一律使用公歷年份的全稱，如2010年不能寫成10年成文日期用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“○”，例如：二○一○年十月二十日，○在智能ABC輸入法—對軟鍵盤點擊右鍵—特殊符號（T鍵）主送機關排列混亂應按照黨—政—軍—群的順序排列，級別由高到底順序排列；不同系統、不同級別的主送機關之間用逗號隔開，同一系統、同一級別的主送機關之間用頓號隔開；平級機關可按公文的內容與主送機關關系的密切程度先后排序例如：各鎮黨委、政府，區直各部門，駐區各單位：公文標題亂用標點符號標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號頓號：不使用，可以用“和”來代替或者直接刪除，特別是批轉轉發的文件聯合發文時，可考慮簡化部門名稱，例如XXX省人民政府關于批轉省計委、教委、人事廳、編辦、物價局關于做好2009年大中專畢業生就業工作意見的通知，可改為XXX省人民政府關于批轉省計委等6部門關于做好……括號：使用時應注意位置，關于印發《XXX省鼓勵招商引資出口創匯獎勵辦法（試行）》的通知關于審查修改《XXX省名牌農畜產品認定辦法（征求意見稿）》的通知引號：盡量減少使用，一般是為了對一個特殊概念和縮略語進行強調、標注，例如“863”計劃等附件位置及標識混亂附件應在正文正文下空一行，左空兩格用三號仿宋體字標識；注意：附件不是“副件”附件的標題不加書名號常見附件類型及格式要求有多個附件：正文中應做如下標識：附件：1.XXXX2.XXXXXXXXXXXXX………………特別注意：如果附件的名稱過長，一行排不開的，第二行應于附件名稱的第一個字對齊。附件為表格的表格名稱在附件名下空一行，居中，用2號小標宋體字標識，然后下空一行放表格；根據表格情況調整頁面橫向或者豎向。正文涉及領導小組成員名單的易發生標識混亂職位名用3號黑體標識，并左空兩格職位名較短的中間加上空格，以保持職位名稱兩端對齊成員人名為兩個字的姓名中間加上空格，以與其他三字人名對齊舉例說明公文簽發過程擬文單位擬稿需由擬文單位牽頭負責人簽字確認審核把關、加工修改向管委報送的公文，由管委辦公室具體負責受理和回復，區領導如無特殊要求，不得直接向其報送公文，否則管委辦公室將不予受理送審送簽修改后的文件先轉送擬文單位（或科室），經擬文單位主要負責人（各局局長必須在“會簽”一欄簽字，工委、管委發文還需分管主任在“分管主任審稿”一欄中簽字）審核并簽字確認無誤后，再送請領導審核，并提出簽發意見工委、管委辦公室文件由辦公室主任簽發；工委、管委發文由區主要領導簽發；函、會議紀要由相關負責領導簽發未經簽發的公文一律不予印發送印歸檔公文分發完畢后，將擬文稿紙、文稿及成文（2份）收集存檔電子版及紙質文件的歸檔都要做好，以備將來隨時查詢威海工業新區管委辦公室文件退辦制度根據《國家行政機關公文處理辦法》和《山東省實施〈國家行政機關公文處理辦法〉細則》的有關規定，各鎮、區直各部門、駐區各單位上報區管委的請示、報告和意見等文件，有下列不規范情況之一的，經區管委辦公室領導批準，可予以退辦。上報區工委的文件處理參照本制度執行。一、越級請示的；二、未以主管部門名義上報的；三、請示多頭主送、抄報或直送區管委領導個人的；四、請示和報