會議用品定位管理制度范本第一章總則

為確保會議的順利進行，提高會議效率，規范會議用品的管理，特制定本制度。本制度適用于公司內部所有會議用品的定位、使用、管理及維護。

一、目的與原則

1.本制度旨在加強會議用品的管理，保障會議的順利開展，提高工作效率。

2.會議用品管理遵循統一領導、分工負責、節約使用、合理配置的原則。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內部各類會議所需的用品，包括但不限于：會議桌椅、投影設備、音響設備、會議記錄本、筆、水杯等。

2.本制度適用于公司全體員工，包括臨時工、實習生等。

三、責任部門

1.行政部門為公司會議用品管理的責任部門，負責會議用品的采購、保管、分配、維護等工作。

2.各部門負責人為本部門會議用品管理的第一責任人，負責本部門會議用品的使用、保管和上報需求。

四、會議用品分類

1.會議用品分為固定資產和低值易耗品兩類。

2.固定資產包括：會議桌椅、投影設備、音響設備等。

3.低值易耗品包括：會議記錄本、筆、水杯、茶葉等。

五、會議用品采購

1.行政部門根據公司年度預算和會議需求，制定會議用品采購計劃，報請公司領導審批。

2.采購會議用品應遵循質量優良、價格合理、服務周到的原則。

3.采購過程中，應嚴格遵守公司采購管理制度，確保采購過程的公開、公平、公正。

六、會議用品保管與使用

1.行政部門應建立健全會議用品保管制度，確保用品的安全、完整。

2.各部門使用會議用品時，應遵循節約使用、愛護公物、保護環境的原則。

3.會議用品使用完畢后，應及時歸還至行政部門，并由行政部門進行清點、維護。

七、會議用品的維修與報廢

1.會議用品在使用過程中，如出現故障或損壞，應及時上報行政部門進行維修。

2.行政部門應定期對會議用品進行檢查、維護，確保用品的正常使用。

3.會議用品達到報廢條件時，應由行政部門提出報廢申請，經公司領導審批后予以報廢。

八、違規處理

1.任何人不得私自占有、挪用、損壞會議用品。

2.違反本制度規定的，將按照公司相關制度進行處理，情節嚴重者，移交司法機關處理。

九、制度修訂

1.本制度如有未盡事宜，行政部門可根據實際情況提出修訂意見，報請公司領導審批。

2.本制度的修訂、廢止，由行政部門負責解釋。

十、施行日期

本制度自發布之日起施行。原有相關規定與本制度不符的，以本制度為準。

第二章會議流程

為確保會議的效率與效果，明確會議各環節的操作規范，特制定以下會議流程。

一、會議籌備

1.確定會議主題與目的：會議發起人或部門應根據實際工作需要，明確會議的主題、目的、議題等，并在會議通知中予以明確。

2.會議通知：會議發起人應在會議開始前至少3個工作日，向參會人員發送會議通知，內容包括會議時間、地點、議題、參會人員、會議議程等。

3.會議資料準備：會議發起人應根據會議議題，提前準備相關資料，并在會議開始前至少1個工作日發送給參會人員。

4.會議場地預定：行政部門負責根據會議需求，提前預定會議室，并確保會議室設施齊全、環境舒適。

5.會議用品準備：行政部門負責檢查會議所需用品，如會議記錄本、筆、水杯等，確保用品齊全、充足。

二、會議簽到

1.會議開始前10分鐘，行政部門安排專人負責會議簽到工作。

2.簽到時應記錄參會人員的姓名、部門、簽到時間等信息。

3.會議發起人應在會議開始前5分鐘，對簽到情況進行簡要通報。

三、會議議程

1.會議主持人按照會議議程，逐一介紹議題，引導參會人員進行討論。

2.討論過程中，主持人應確保會議秩序，鼓勵大家充分發表意見，避免偏離主題。

3.會議主持人負責控制會議時間，確保每個議題都能得到充分討論。

四、會議記錄

1.會議記錄人負責記錄會議內容，包括議題討論情況、決策結果、待辦事項等。

2.會議記錄應在會議結束后24小時內整理完畢，并發送給會議發起人審核。

3.會議記錄人應確保記錄的準確性、完整性，對會議內容進行保密。

五、會議決策

1.會議決策應遵循民主集中制的原則，充分聽取參會人員的意見。

2.會議主持人對議題進行總結，提出決策建議。

3.參會人員對決策建議進行表決，超過2/3的參會人員同意視為通過。

4.會議決策結果應在會議記錄中予以明確，并由會議發起人負責落實。

六、會議總結

1.會議結束后，會議主持人對會議進行簡要總結，包括會議成果、待辦事項等。

2.會議總結應發送給所有參會人員，以便大家了解會議情況。

七、會議紀要的發布與落實

1.會議紀要由會議記錄人整理完成后，提交給會議發起人審核。

2.會議發起人應在2個工作日內完成審核，并將會議紀要發送給所有參會人員。

3.各部門應按照會議紀要中的待辦事項，制定落實計劃，并在規定時間內完成。

4.行政部門負責對會議紀要的落實情況進行跟蹤、督促。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為保障會議決策的有效執行，確保各項待辦事項的落實，特制定會議紀要的跟蹤落實制度如下：

一、會議紀要的審批與發布

1.會議紀要經會議記錄人整理后，由會議發起人進行審核。

2.會議發起人應對會議紀要的內容進行仔細審查，確保紀要準確、完整地反映了會議決策和討論情況。

3.審核無誤后，會議紀要應以書面形式發布，同時通過電子郵件或公司內部通訊系統通知所有參會人員。

4.會議紀要的發布應注明發布日期，并要求相關部門和人員在規定時間內執行。

二、待辦事項的責任分配

1.會議紀要中應明確列出所有待辦事項，并指定責任部門或責任人。

2.責任部門或責任人應在會議紀要發布后的兩個工作日內，制定詳細的執行計劃，并報行政部門備案。

3.如有需要，責任部門或責任人可向行政部門申請所需資源和支持。

三、執行進度的監控

1.行政部門負責建立會議紀要執行進度監控機制，定期收集責任部門或責任人的執行情況報告。

2.責任部門或責任人應按計劃執行待辦事項，并及時向行政部門報告進度。

3.行政部門應至少每兩周對會議紀要的執行情況進行一次全面檢查，確保各項任務按期推進。

四、問題反饋與協調

1.如責任部門或責任人在執行過程中遇到問題，應及時向行政部門反饋，并提供詳細情況。

2.行政部門應根據反饋，協調相關部門或人員，提供必要的幫助和支持。

3.對于重大問題或難題，行政部門應報告公司領導，尋求決策層的指導。

五、執行結果的評估與反饋

1.待辦事項完成后，責任部門或責任人應向行政部門提交執行結果報告。

2.行政部門應對執行結果進行評估，確認是否符合會議紀要的要求。

3.如有必要，行政部門應組織相關人員對執行結果進行復核，并提出改進建議。

4.執行結果和評估報告應反饋給會議發起人和相關決策者，以便于總結經驗和改進工作。

六、獎懲機制

1.對于按期完成且質量較高的待辦事項，公司應給予責任部門或責任人適當的表彰和獎勵。

2.對于未按期完成或完成質量不高的待辦事項，公司應根據情況給予責任部門或責任人相應的處罰，并要求其限期整改。

七、持續改進

1.行政部門應定期收集會議紀要執行過程中的意見和建議，不斷完善會議紀要跟蹤落實制度。

2.各部門和員工應積極參與改進工作，共同提高公司會議管理水平和執行效率。

第四章會議室管理規定

為提高會議室的使用效率，保障會議的順利進行，特制定以下會議室管理規定：

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，各部門或個人需提前向行政部門提交會議室使用申請。

2.申請應包括會議時間、預計參會人數、會議類型、所需設備等信息。

3.行政部門根據申請先后順序和會議需求，合理安排會議室，并在預訂確認后通知申請者。

二、會議室使用規范

1.會議室內應保持安靜、整潔，嚴禁吸煙、進食。

2.使用會議室時，應愛護室內設施，不得隨意移動或損壞設備。

3.會議結束后，使用部門應負責清理會議室，確保桌椅、設備等歸位，并關閉電源、門窗。

三、會議室設備管理

1.會議室設備由行政部門統一管理，定期檢查、維護，確保設備正常運行。

2.使用會議室時，如需操作設備，應提前向行政部門申請培訓或指導。

3.任何人不得私自攜帶會議室設備外出，如需外借，需向行政部門申請并經批準。

四、會議室使用時間

1.會議開始前15分鐘，會議室使用部門可進入會議室進行準備工作。

2.會議結束后，應及時離開會議室，以免影響下一場會議的進行。

3.如需延時使用會議室，應提前向行政部門申請，并根據實際情況進行調整。

五、會議室安全與保密

1.會議室內應遵守公司保密規定，嚴禁泄露會議內容。

2.會議室內不得存放重要文件和資料，以免遺失或泄露。

3.行政部門負責定期對會議室進行安全檢查，確保消防設施、安全通道等符合要求。

六、違規處理

1.違反會議室管理規定的，行政部門有權取消其會議室預訂資格，并視情節給予相應處罰。

2.對于損壞會議室設備、設施的行為，應照價賠償，并按照公司規定給予處罰。

3.嚴重違反保密規定，導致公司損失的，將依法追究相關責任。

七、持續優化

1.行政部門應定期收集會議室使用過程中的意見和建議，不斷優化會議室管理規定。

2.鼓勵各部門和員工積極提出改進措施，共同提升會議室管理水平和使用效率。

第五章附則

為確保本制