信息化促全面預(yù)算管理效能實(shí)現(xiàn)文/王浩銘某企業(yè)全面預(yù)算面臨的問(wèn)題及挑戰(zhàn)隨著近幾年大跨步的發(fā)展，某企業(yè)并行實(shí)施的項(xiàng)目越來(lái)越多，使得公司管理人員的精力和管控成本越來(lái)越高。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)使得企業(yè)管理者意識(shí)到：應(yīng)借助互聯(lián)網(wǎng)及信息化的手段來(lái)優(yōu)化內(nèi)部的管理，尤其是對(duì)于公司全面預(yù)算的管理，如果還是依靠傳統(tǒng)的人盯人管控的手段，很難把公司積累的預(yù)算經(jīng)驗(yàn)復(fù)制、標(biāo)準(zhǔn)有效地執(zhí)行到位、多項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行監(jiān)管及時(shí)、核算準(zhǔn)確無(wú)誤，如果管理不到位甚至造成公司資源浪費(fèi)、成本增加。通過(guò)信息化的手段可以在全面預(yù)算中對(duì)預(yù)算的標(biāo)準(zhǔn)制定、執(zhí)行控制、過(guò)程監(jiān)管、項(xiàng)目核算進(jìn)行更有效的全面應(yīng)用開(kāi)展，把全面預(yù)算的管理思想通過(guò)信息化手段進(jìn)行落地，從而提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)企業(yè)的戰(zhàn)略進(jìn)行有效支撐。某企業(yè)結(jié)合自身管理特點(diǎn)，分析出：對(duì)于全面預(yù)算核心難點(diǎn)不在于收入預(yù)算及固定費(fèi)用預(yù)算管理，最主要的是對(duì)于項(xiàng)目上的預(yù)算難以管理，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。項(xiàng)目預(yù)算制定缺乏有效的歷史數(shù)據(jù)參考，優(yōu)秀的預(yù)算經(jīng)驗(yàn)難以復(fù)制。某企業(yè)在項(xiàng)目預(yù)算編制時(shí)，主要由工程部對(duì)分包預(yù)算進(jìn)行制定，生產(chǎn)部對(duì)于材料設(shè)備預(yù)算進(jìn)行編制，而這些預(yù)算在制定后，公司管理層無(wú)法結(jié)合以往簽約的歷史合同價(jià)格及歷史項(xiàng)目預(yù)算經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)確評(píng)估預(yù)算金額的準(zhǔn)確性及合理性，最終只能依靠項(xiàng)目的預(yù)計(jì)毛利潤(rùn)給出框架性的指導(dǎo)意見(jiàn)，這樣，企業(yè)希望通過(guò)預(yù)算的方式壓低項(xiàng)目成本，就成為了口號(hào)。項(xiàng)目目標(biāo)成本預(yù)算沒(méi)有進(jìn)行深化，預(yù)算顆粒度無(wú)法有效滿足執(zhí)行。某企業(yè)在制定目標(biāo)成本預(yù)算時(shí)，只是依靠投標(biāo)報(bào)價(jià)預(yù)算作為了最終目標(biāo)成本預(yù)算，這樣在沒(méi)有進(jìn)行深化圖紙時(shí)，分包的工作量及材料采購(gòu)的顆粒度不夠，而且預(yù)算制定人員也沒(méi)有逐點(diǎn)與現(xiàn)場(chǎng)的項(xiàng)目經(jīng)理及設(shè)計(jì)人員進(jìn)行討論，導(dǎo)致項(xiàng)目預(yù)算缺乏真正的指導(dǎo)意義，在項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)經(jīng)常變更。預(yù)算控制缺乏有效的控制監(jiān)管手段，公司預(yù)算制度與實(shí)際執(zhí)行兩張皮。某企業(yè)在預(yù)算執(zhí)行時(shí)，需要對(duì)材料采購(gòu)、施工分包及項(xiàng)目費(fèi)用報(bào)銷三個(gè)方面進(jìn)行控制，對(duì)于材料采購(gòu)來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目上需要進(jìn)行分批采購(gòu)、分批發(fā)貨，目前人工的管理方式很難在過(guò)程中去追蹤目前預(yù)算中剩余數(shù)量及簽約單價(jià)是否超出了預(yù)算內(nèi)容，目前只是在簽訂合同時(shí)，進(jìn)行了預(yù)算金額與簽約金額的總價(jià)評(píng)估，這樣造成后續(xù)在進(jìn)行材料采購(gòu)時(shí)經(jīng)常發(fā)生成本超出預(yù)算的情況。施工分包部分也沒(méi)有充分結(jié)合深化圖紙內(nèi)容及預(yù)算內(nèi)容，只是為了趕工期就把分包廠商選定，導(dǎo)致后續(xù)施工內(nèi)容產(chǎn)生了大量的追加和變更。項(xiàng)目費(fèi)用部分，因?yàn)轫?xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生的內(nèi)容公司也無(wú)法得知，雖然制度上有明確規(guī)定項(xiàng)目費(fèi)用需要在多長(zhǎng)時(shí)、司內(nèi)進(jìn)行報(bào)銷，但制定的管理辦法難以推行，造成制度與執(zhí)行兩張皮，導(dǎo)致項(xiàng)目上的報(bào)銷滯后，項(xiàng)目核算不準(zhǔn)確，很多費(fèi)用報(bào)銷都是項(xiàng)目快結(jié)束或者項(xiàng)目已經(jīng)結(jié)項(xiàng)，項(xiàng)目報(bào)銷單還在不斷產(chǎn)生，費(fèi)用發(fā)生“先斬后奏”。預(yù)算調(diào)整隨意，更多是領(lǐng)導(dǎo)一句話。預(yù)算調(diào)整流程、變更流程及預(yù)算外執(zhí)行流程，這些在制度梳理時(shí)雖然都有了明確的描述和授權(quán)范圍，但執(zhí)行時(shí)還是依靠公司中與一些領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系進(jìn)行特批，而領(lǐng)導(dǎo)也站在項(xiàng)目成功的角度，不走特批怕影響項(xiàng)目的進(jìn)度及質(zhì)量，批了影響預(yù)算的執(zhí)行要求，陷入兩難境地。某企業(yè)借助信息化系統(tǒng)提升全面預(yù)算管理效果建立預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)及材料標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)的落地。某企業(yè)預(yù)算管理建設(shè)初期，首先是對(duì)項(xiàng)目中不同部門產(chǎn)生的費(fèi)用科目重新進(jìn)行梳理和歸集。明確各個(gè)部門產(chǎn)生的預(yù)算內(nèi)容和職責(zé)后，在系統(tǒng)中建立預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)，通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)每一次項(xiàng)目產(chǎn)生的預(yù)算金額及實(shí)際發(fā)生金額進(jìn)行自動(dòng)匯總及歸集，通過(guò)多次項(xiàng)目數(shù)據(jù)的積累，在進(jìn)行加權(quán)平均形成各個(gè)部門每個(gè)科目的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)這些標(biāo)準(zhǔn)也會(huì)不斷隨著項(xiàng)目的積累而發(fā)生變化，讓標(biāo)準(zhǔn)可以更有效地指導(dǎo)預(yù)算的制定。而對(duì)于材料及分包預(yù)算，通過(guò)系統(tǒng)建立材料的標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)，某企業(yè)材料分類很雜、很多，所以在建設(shè)初期首先是把經(jīng)常使用的材料及影響成本最大的材料進(jìn)行入庫(kù)分類，這樣不僅減少了材料標(biāo)準(zhǔn)的制定難度，而且使得標(biāo)準(zhǔn)使用可以更有效地執(zhí)行，減輕了初始化及錄入的工作量。在標(biāo)準(zhǔn)制定后，隨著每一次材料及分包預(yù)算的制定及支出合同簽訂都會(huì)自動(dòng)往材料庫(kù)中進(jìn)行數(shù)據(jù)的記錄，這樣在后續(xù)編制時(shí)，可以有效地起到動(dòng)態(tài)的指導(dǎo)作用，讓編制人員可以一目了然地清楚目前的公司預(yù)算制定的標(biāo)準(zhǔn)。在預(yù)算審批時(shí)，通過(guò)信息化的在線審核方式讓領(lǐng)導(dǎo)可以快速進(jìn)行審批，同時(shí)在審批時(shí)，也會(huì)為領(lǐng)導(dǎo)提供數(shù)據(jù)上的支撐，對(duì)于高出標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格的預(yù)算項(xiàng)，系統(tǒng)會(huì)快速標(biāo)紅提示給管理者，讓管理者也可以從原有的利潤(rùn)總額控制快速有效的過(guò)度到量、價(jià)控制。優(yōu)化預(yù)算制定體系，形成二級(jí)預(yù)算體系。通過(guò)信息化固化的先進(jìn)的管理思想，某企業(yè)也進(jìn)行了有效的借鑒，把原有一級(jí)預(yù)算體系（投標(biāo)預(yù)算指導(dǎo)項(xiàng)目執(zhí)行），變?yōu)樯罨A(yù)算形成目標(biāo)成本指導(dǎo)預(yù)算執(zhí)行，更有效、更準(zhǔn)確地進(jìn)行預(yù)算制定，切實(shí)讓預(yù)算對(duì)指導(dǎo)項(xiàng)目的開(kāi)展起到了作用。建立預(yù)算執(zhí)行監(jiān)管平臺(tái)，整合采購(gòu)、分包及費(fèi)用管理資源。某企業(yè)通過(guò)預(yù)算管理平臺(tái)，順利地把預(yù)算與采購(gòu)職能、預(yù)算與分包職能、預(yù)算與費(fèi)用職能進(jìn)行了三方面資源的無(wú)縫打通。對(duì)采購(gòu)控制，首先預(yù)算制定后，由項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行采購(gòu)單的下達(dá)，就必須要從預(yù)算制定的范圍內(nèi)選擇，如果沒(méi)有規(guī)定的采購(gòu)內(nèi)容，項(xiàng)目經(jīng)理則無(wú)法進(jìn)行采買，有效地控制采買范圍，其次在購(gòu)買數(shù)量選擇時(shí)，預(yù)算平臺(tái)會(huì)自動(dòng)記錄目前采購(gòu)在途數(shù)量、歷史購(gòu)買數(shù)量及可購(gòu)買數(shù)量，這樣形成采買的數(shù)量控制，最后在采購(gòu)合同時(shí)，會(huì)自動(dòng)對(duì)比采買清單內(nèi)容與預(yù)算清單內(nèi)容單價(jià)，當(dāng)超出單價(jià)時(shí)，則會(huì)自動(dòng)進(jìn)行公司高級(jí)流程審核，從而保證了預(yù)算的單價(jià)控制。對(duì)于分包控制，則在分包招標(biāo)文件或者分包合同評(píng)審中，與預(yù)算進(jìn)行范圍、單價(jià)、工程量的對(duì)比，保證分包簽訂量、價(jià)在預(yù)算量、價(jià)范圍內(nèi)。對(duì)于項(xiàng)目費(fèi)用控制，首先是對(duì)報(bào)銷時(shí)間的控制，在系統(tǒng)中強(qiáng)制對(duì)費(fèi)用實(shí)際發(fā)生時(shí)間與報(bào)銷時(shí)間進(jìn)行對(duì)比，同時(shí)結(jié)合公司的管理制度規(guī)定，當(dāng)超出一個(gè)月以后的費(fèi)用報(bào)銷，則公司不予報(bào)銷，系統(tǒng)中則自動(dòng)檢測(cè)兩方時(shí)間，一旦超出則強(qiáng)制不能進(jìn)行報(bào)銷單的提報(bào)，有效地解決了項(xiàng)目核算的執(zhí)行及準(zhǔn)確性。其次是報(bào)銷金額控制，當(dāng)報(bào)銷內(nèi)容超出項(xiàng)目預(yù)算規(guī)定的科目可用成本時(shí)，則系統(tǒng)自動(dòng)啟動(dòng)預(yù)算外審批，這樣減少了人對(duì)于流程的干擾，同時(shí)公司層面也規(guī)定報(bào)銷不走紙質(zhì)單據(jù)，只認(rèn)系統(tǒng)單據(jù)不認(rèn)線下單據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)了公司制度流程的強(qiáng)落地。某企業(yè)管理層通過(guò)預(yù)算執(zhí)行平臺(tái)，對(duì)項(xiàng)目發(fā)生的成本也可以進(jìn)行過(guò)程中的快速核算，不用天天找財(cái)務(wù)要數(shù)據(jù)也能了解到項(xiàng)目上最真實(shí)的成本情況，減少了財(cái)務(wù)部門核對(duì)數(shù)據(jù)的壓力，大大提高了企業(yè)對(duì)于項(xiàng)目成本掌控的能力，讓管理層可以隨時(shí)隨地準(zhǔn)確了解項(xiàng)目發(fā)生的成本和項(xiàng)目目前的利潤(rùn)，有效地進(jìn)行過(guò)程控制及核算，讓花費(fèi)的每一筆錢做到心中有數(shù)。形成在線的任務(wù)分發(fā)及電子審批，固化權(quán)責(zé)流程。某企業(yè)對(duì)于預(yù)算變更進(jìn)行了詳細(xì)分類，同時(shí)對(duì)每一種分類的變更進(jìn)行了不同策略的變更控制，如：對(duì)于甲方承擔(dān)費(fèi)用的變更，則可以進(jìn)行快速上報(bào)即可；對(duì)于公司需要承擔(dān)費(fèi)用的變更，則需要進(jìn)行相關(guān)部門會(huì)簽；對(duì)于供應(yīng)商承擔(dān)費(fèi)用，則還需觸發(fā)合同變更流程；對(duì)于多種復(fù)雜執(zhí)行策略，目前通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)對(duì)每一種變更進(jìn)行了固化，執(zhí)行人只需要根據(jù)實(shí)際發(fā)生的變更原因進(jìn)行確認(rèn)后，由系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)后續(xù)