外來文件管理制度

外來文件治理制度1

1目的

為了使本公司采納的外來文件處于受控狀態(tài)、不損壞、不喪失、保持其完整性、統(tǒng)一性和有效性，便于檢索、查找和準(zhǔn)時(shí)更新，特制定本制度。

2適用范圍

國家有關(guān)法律法規(guī)；

壓力管道元件制造相關(guān)安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；

壓力管道元件的型式與參數(shù)、設(shè)計(jì)、制造、檢查和驗(yàn)收、檢驗(yàn)與試驗(yàn)方法等國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（含指導(dǎo)性技術(shù)條件）；

型式試驗(yàn)報(bào)告、監(jiān)視檢驗(yàn)報(bào)告；

分供方產(chǎn)品質(zhì)量證明文件、資格證明文件。

3掌握內(nèi)容

3.1辦公室主任負(fù)責(zé)對(duì)本公司壓力管道元件產(chǎn)品相關(guān)法律法規(guī)、安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)的收集、購置、歸檔、登記造冊(cè)、貯存和治理工作。

3.1.1積極把握壓力管道元件相關(guān)法律法規(guī)、安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)展動(dòng)態(tài)；

3.1.2準(zhǔn)時(shí)采納適合于本公司壓力管道元件產(chǎn)品的新的法律法規(guī)、安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，淘汰舊法律法規(guī)、安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)；

3.1.3經(jīng)確認(rèn)有效適用的法律法規(guī)、安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)均應(yīng)加蓋“受控”章，記錄標(biāo)準(zhǔn)清單；

3.1.4每年定期對(duì)公司全部采納的法律法規(guī)、安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)展清理，過期淘汰的舊法律法規(guī)、安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)加蓋“作廢”章，并注明新替代法律法規(guī)、安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)名稱，存檔妥當(dāng)保管；

3.1.5產(chǎn)品圖紙、技術(shù)文件所采納的標(biāo)準(zhǔn)均須由技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)簽字確認(rèn)；

3.2外來文件的保管、發(fā)放和借閱。

3.2.1外來文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)保管；

3.2.2外來文件的發(fā)放范圍由技術(shù)科長確認(rèn)，質(zhì)保工程師審批；

3.2.3外來文件發(fā)放的文本一律是復(fù)印件，并加蓋“受控”章，由使用部門負(fù)責(zé)人簽字領(lǐng)用；

3.2.4本公司外來文件一律不得外借，內(nèi)部借閱須由借閱部門負(fù)責(zé)人簽字借閱，定期歸還。

4本制度由辦公室負(fù)責(zé)實(shí)施。

外來文件治理制度2

1、目的:

對(duì)外來文件的接收、處理、歸檔治理實(shí)施掌握,確保文件的正常治理和能準(zhǔn)時(shí)處理、遵守和執(zhí)行。

2、適用范圍:

適用于政府主管部門及上級(jí)公司、上級(jí)物業(yè)主管部門及其它治理關(guān)系單位發(fā)給公司的文件。

3、引用文件:

3、1質(zhì)量手冊(cè)第4、5章

3、2iso9002標(biāo)準(zhǔn)第4、5章

4、職責(zé):

4、1總經(jīng)理或副總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批各類外來文件、責(zé)成有關(guān)部門處理。

4、2綜合辦公室負(fù)責(zé)處理除工程修理部工程技術(shù)文件、分承包合同、工程移交文件、經(jīng)營治理部的經(jīng)營合同、協(xié)議書以外的外來文件,包括上級(jí)公司、政府主管部門傳來的文件及有關(guān)物業(yè)治理的法令、法規(guī)、各類規(guī)章制度的接收、登記、整理并保存原始件,將各部門傳來的文件整理呈交總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批,工程修理部及經(jīng)營治理部的文件由綜合辦公室登記后保存一份原件。

4、3各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)往來中的外來文件及有關(guān)物業(yè)治理合同的法令、法規(guī)的接收,經(jīng)公司副總經(jīng)理批準(zhǔn)后,負(fù)責(zé)依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示處理有關(guān)文件。

5、工作程序:

5、1外來文件的接收:

5、1、1上級(jí)公司文件由綜合辦公室派專人領(lǐng)取,政府主管部門下發(fā)的文件由收發(fā)員送綜合辦公室,綜合辦公室應(yīng)填寫《外來文件接收登記表》。

5、1、2公司各部門的.業(yè)務(wù)往來文件接收后,統(tǒng)一送交綜合辦公室進(jìn)展分類,登記在《外來文件接收登記表》上。

5、2外來文件的處理:

5、2、1上級(jí)公司、政府主管部門的文件由綜合辦公室填寫《外來文件處理表》,綜合辦公室主任填寫呈辦意見并由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批閱,綜合辦公室依據(jù)批示轉(zhuǎn)相關(guān)部門,并催促確保文件按總經(jīng)理或副總經(jīng)理批示執(zhí)行。

5、2、2外來的有關(guān)物業(yè)治理的法令、法規(guī),經(jīng)總經(jīng)理批示后,由經(jīng)營治理部送交綜合辦公室并存檔,有關(guān)部門需要時(shí),綜合辦公室將復(fù)印件蓋上受控文件專用章,并做好《文件/資料發(fā)放登記表》。

5、2、3傳真由綜合辦公室在《外來文件接收登記表》上登記后,轉(zhuǎn)相關(guān)部門,并由綜合辦公室存檔。

5、3外來文件的檔案治理:

5、3、1上級(jí)公司和政府主管部門的文件由綜合辦公室在年底或次年初提出銷毀、立卷、歸檔意見,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,對(duì)不需要使用查閱的文件填寫《外來文件銷毀登記表》后進(jìn)展銷毀,對(duì)有價(jià)值的文件進(jìn)展裝訂成冊(cè),并保存。

5、3、2日常業(yè)務(wù)文件由綜合辦公室征求相關(guān)部門意見后,提出詳細(xì)處理措施報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)展相應(yīng)處理,建立文件處理檔案。

5、3、3歸檔文件借閱時(shí)受綜合辦公室監(jiān)視,并做好借閱登記。

6、支持性文件與質(zhì)量記錄:

6、1《外來文件接收登記表》ej-qr-qp6、3-01

6、2《外來文件處理表》ej-qr-qp6、3-02

6、3《外來文件銷毀登記表》ej-qr-qp6、3-03

6、4《文件/資料借閱登記表》ej-qr-qp6、1-01

6、5《文件/資料發(fā)放登記表》ej-qr-qp6、1-04

外來文件治理制度3

物業(yè)公司外來文件治理規(guī)程

1、目的

通過對(duì)外來文件的有效治理,以保證分公司現(xiàn)場(chǎng)使用的外來文件都是最新版本的有效文件。

2、適用范圍

分公司收到的上級(jí)公司或政府部門頒發(fā)的各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)、合同、用戶供應(yīng)的圖樣和技術(shù)要求、具體的工作文件等。

3、職責(zé)

3、1行政部負(fù)責(zé)收集、整理國家政策、法律、法規(guī)等行政性文件。

3、2工程部負(fù)責(zé)收集、整理國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程等技術(shù)性文件。

3、3物業(yè)部負(fù)責(zé)收集、整理效勞收費(fèi)、城建治理等行業(yè)性文件。

3、4保安部負(fù)責(zé)收集、整理消防、治安治理等法律法規(guī)文件。

3、5分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)外來文件在分公司的執(zhí)行。

4、實(shí)施程序

4、1文件的識(shí)別

4、1、1依據(jù)文件的種類,分為國家法律法規(guī)文件、國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)等。

4、1、2相關(guān)部門分別負(fù)責(zé)將與分公司業(yè)務(wù)范圍有關(guān)的文件整理出行政性/技術(shù)性/行業(yè)性/法律法規(guī)外來文件名目。名目應(yīng)列明文件編號(hào)、名稱、公布日期。

4、2文件的轉(zhuǎn)換

行政性/技術(shù)性/行業(yè)性/法律法規(guī)文件名目,分別由行政部、工程部、物業(yè)部和保安部經(jīng)理簽署審核,由分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

行政部負(fù)責(zé)把批準(zhǔn)轉(zhuǎn)換的外來文件原件收集歸檔,并編制《外來文件清單》。

4、3掌握發(fā)放

行政部對(duì)所需要使用的文件加蓋受控章,并負(fù)責(zé)發(fā)放、借閱和保管,做好發(fā)放和借閱登記。當(dāng)外來文件發(fā)生版本更替時(shí),行政部負(fù)責(zé)更新《外來文件清單》。準(zhǔn)時(shí)發(fā)放新版文件,收回舊