行政辦公室部門組織結(jié)構(gòu)及職責

1,組織結(jié)構(gòu)

辦公室主任部門定編_25人

（1人）

行政管理副主任?重要公文起草

?通訊管理

（1人）?檔案綜合管理

?車隊管理

通訊主管汽車隊隊長機要主管?公文登記管理

a人）（1人）（1人）?印信管理

?全局通訊

管理

機要

黨委老干

通訊文書通訊

主辦干事干事

（1人）主辦

（1A）（1人）（1人）

a人）

打字?公文收發(fā)?老干費用

?通訊設(shè)備維護?汽車駕駛?公文建檔?對外接待

?核稿（重要）?核稿（經(jīng)營）電子

公

文?辦理本部

?通信臺帳及相?汽車維修及保養(yǎng)管理投遞經(jīng)辦

?會議安排及?會議安排及?處理公司收發(fā)黨委內(nèi)務(wù)

復(fù)

應(yīng)資料管理?辦理汽車保險及?工程檔案印?組織處理

會議記要會議記要領(lǐng)導(dǎo)雜務(wù)文件?工會工作

?通訊證照辦理證照老干事宜

移交?文件編寫?文件編寫掃描

?通訊費用繳辦?保密委員會?部門考勤記

日常工作錄

?指導(dǎo)其他秘

書工作

部門職能

行政辦公室職能說明書文件編號：

部門行政辦公室部門編號ZJSHJ-XZHBG部門崗位編制26

直接領(lǐng)導(dǎo)副總經(jīng)理平行部門總部各職能部門下屬部門和人員

功能定位協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進行日常管理、具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的紐帶作用，是公司重要的服務(wù)支持部門

一級職能二級職能三級職能

1.掌握公司工作情況，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息和建議

協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作

2.協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)做好各部門之間的業(yè)務(wù)溝通和工作協(xié)調(diào)

1.擬定公司工作報告等機要、綜合性文稿

公文管理2.負責公司文件的審核、印發(fā)，公司外來文件、資料的收發(fā)、管理

秘書工作3.負責整理公司工作大事記

1.負責公司領(lǐng)導(dǎo)外出行程的安排

2.負責安排落實領(lǐng)導(dǎo)值班及節(jié)假日的值班

事務(wù)管理3.負責公司領(lǐng)導(dǎo)用車的調(diào)度、管理工作

4.為公司領(lǐng)導(dǎo)提供日常行政支持

5.完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它事項

1.負責辦公會、行政例會、專題會的會議準備、記錄工作，對會議決定的事項進行催

會務(wù)管理辦、查辦和落實

2.負責組織公司禮儀活動

行政工作

1.負責公司印章的管理，開具公司對外證明及介紹信

行政管理2.負責公司總部辦公用品采購、領(lǐng)用管理

3.負責公司內(nèi)辦公室及會議室的安排和調(diào)度

一級職能二級職能三級職能

1.負責本部大樓通訊管理

通訊話務(wù)通訊管理

2.負責四航局船舶、陸上無線電通訊管理

信訪接待1.負責內(nèi)部信訪工作

公共關(guān)系

外聯(lián)接待1.負責賓客的接待及重要來賓的迎接、食宿安排

1.落實黨委決議

黨委工作黨委內(nèi)務(wù)2.負責本部黨委日常工作及本部文明考核

3.負責局統(tǒng)戰(zhàn)工作

工會活動1.開展局本部工會活動

1.負責局本部民主管理和監(jiān)督

工會工作工會管理

2.協(xié)調(diào)勞資關(guān)系，加強勞動保護

離退休管理1.提供局本部離退休人員管理和服務(wù)工作

3.職位說明書

職位信息

職位名稱行政辦公室主任所屬部門行政辦公室

職位編號GZPCC-XZBG-001工作地點廣州

出差要求□無■偶爾□經(jīng)常口常駐外地職級17級

職位關(guān)系

黨委副書記、工會主席、中

直接上級總經(jīng)理/黨委書記業(yè)務(wù)指導(dǎo)上級

交股份省直工委領(lǐng)導(dǎo)

行政管理副主任、黨務(wù)管理副

直接下級業(yè)務(wù)指導(dǎo)下級無

主任、秘書主管、機要主管

公司本部各部門負責人、各子中交股份公司、省市單位、

內(nèi)部聯(lián)系職位外部聯(lián)系單位

公司負責人兄弟單位

職位目的

根據(jù)國家公文處理的規(guī)定及公司本部制度，組織做好各類公文的管理、會務(wù)安排，

職位目的統(tǒng)籌行政內(nèi)務(wù)、黨務(wù)管理等工作，確保公司部門之間、公司與外部單位的有效溝通

及信息傳遞。

所負責任

職位職責

（全部/部分/協(xié)助）

L主持行政辦公室、黨委辦公室、本部黨委、本部工會日常管理工作；全部

全部

2.擬訂公司本部辦公會議制度，組織協(xié)調(diào)黨群系統(tǒng)及行政各部門的工作計劃；

全

部

3.組織審核黨委會、經(jīng)營班子會議、總經(jīng)理辦公會議會議記錄、公司工作總結(jié)

報告、年度工作要點及綜合性重要文件；

全

4.負責審定公文處理意見，協(xié)調(diào)處理各部門承辦公文的分歧意見；部

全

部

5.負責審核公司重要的上行公文；

部

分

6.組織統(tǒng)籌公司領(lǐng)導(dǎo)重要活動安排以及外賓和上級機關(guān)、外單位領(lǐng)導(dǎo)來公司的

接待工作；

全

7.負責各種公文傳遞、重要公文印鑒使用的意見簽發(fā)；部

全

部

8.負責組織本部黨委的思想作風建設(shè)和組織建設(shè)；

全

部

9.簽批車輛、通訊設(shè)備購置、保養(yǎng)及其他大項費用；

10.完成上級交辦的其他工作。

流程角色及責任

參與的流程流程角色流程績效標準

公文處理閱批意見、簽發(fā)文件、審定發(fā)文。及時無誤完成

會務(wù)管理審定方案、分配任務(wù)、檢查落實。及時無誤完成

接待管理審定方案、分配任務(wù)、跟蹤督辦、落實。及時無誤完成

印鑒管理明確制度、審批用印。及時無誤完成

車輛管理審批各項費用。按規(guī)定完成

保密管理把握政策、明確制度、傳達精神、審定年度工作要點、按規(guī)定完成

檢查落實。

任職要求

教育程度及專業(yè)方向大學(xué)本科或以上學(xué)歷，秘書、中文、公關(guān)或行政管理專業(yè)

職業(yè)資格要求高級政工師或高級秘書證

工作經(jīng)驗8年以上辦公室工作經(jīng)驗，其中3年以上管理經(jīng)驗

?優(yōu)秀的外聯(lián)與公關(guān)能力，具備解決突發(fā)事件的能力；

?具備深厚的文字編輯能力和調(diào)查研究能力；

?具備策劃和組織大型活動能力，能充分理解把握國家政策；

專業(yè)技能

?熟悉公文處理制度，能熟練運用公文文種起草各類公文；

?具備較強的溝通能力、應(yīng)變能力、團隊領(lǐng)導(dǎo)能力、解決問題能力、技術(shù)指

導(dǎo)能力、語言和文字表達能力。

任職者簽名直接上級簽名

批準時間

職位信息

職位名稱行政辦公室副主任所屬部門行政辦公室

職位編號GZPCC-XZBG-002工作地點廣州

出差要求□無■偶爾口經(jīng)常□常駐外地職級15級

職位關(guān)系

直接上級行政辦公室主任業(yè)務(wù)指導(dǎo)上級公司領(lǐng)導(dǎo)

檔案主管、通訊主管、車隊隊

直接下級業(yè)務(wù)指導(dǎo)下級各子機構(gòu)辦公室

長

內(nèi)部聯(lián)系職位各部門、子機構(gòu)負責人外部聯(lián)系單位中交股份辦公廳

職位目的

職位目的根據(jù)部門職責，協(xié)助開展辦公室工作，保證辦公室各項工作有效運作。

所負責任

職位職責

（全部/部分/協(xié)助）

1.負責通訊、車隊、檔案的日常管理工作；■全部

2.組織信息管理的綜合工作；■全部

3.負責策劃大型活動接待方案并參與日常接待；?全部

4.負責黨政年度工作要點的起草和參與年度工作總結(jié)的審定；.部分

5.組織進行經(jīng)營、生產(chǎn)、改革調(diào)研，擬寫調(diào)研報告供領(lǐng)導(dǎo)決策；.全部

6.審核車輛、通訊設(shè)備購置、保養(yǎng)大項費用；■全部

7.協(xié)助主任復(fù)核公司重要發(fā)文；■協(xié)助

8.完成上級交辦的其他工作。

流程角色及責任

參與的流程流程角色流程績效標準

公文處理負責公文重要上行文復(fù)核。按時無誤完成

信息管理參與擬寫信息并督促檢查信息發(fā)稿和信息質(zhì)量。按時無誤完成

會議等材料編寫負責年度工作要點的起草和工作總結(jié)的審核工作。及時、符合要求

接待到位，符合規(guī)

接待工作負責策劃大型活動接待方案的策劃并參與日常接待。

范

符合制度，管理規(guī)

檔案管理審定檔案年度計劃，檢查落實。

范

任職要求

教育程度及專業(yè)方向大學(xué)本科及以上學(xué)歷，文秘、行政管理、經(jīng)濟管理等專業(yè)

職業(yè)資格要求政工類中級及以上職稱或相應(yīng)任職資格

工作經(jīng)驗5年以上相關(guān)工作經(jīng)驗，2年以上管理工作經(jīng)驗

?精通國家通訊管理、車輛管理、檔案管理相關(guān)政策及操作流程；

-熟悉文秘、公關(guān)策劃等工作及業(yè)務(wù)流程；

專業(yè)技能?熟悉公司各部門職能及相關(guān)業(yè)務(wù)操作流程；

?具備優(yōu)秀的文字能力，擅長公文撰寫；

?具備較好的溝通能力、管理能力、執(zhí)行能力、團隊領(lǐng)導(dǎo)能力。

任職者簽名直接上級簽名

批準生效時間

職位信息

職位名稱秘書主管所屬部門行政辦公室

職位編號GZPCC-XZBG-003工作地點廣州

出差要求□無■偶爾口經(jīng)常□常駐外地職級11級

職位關(guān)系

直接上級行政辦公室主任業(yè)務(wù)指導(dǎo)上級行政辦公室副主任

直接下級高級秘書、秘書、外聯(lián)接待秘書業(yè)務(wù)指導(dǎo)下級無

內(nèi)部聯(lián)系職位各部門、各分子公司有關(guān)業(yè)務(wù)人員外部聯(lián)系單位各分子公司辦公室

職位目的

根據(jù)國家及公司對公文系統(tǒng)處理的要求，組織各項公文稿件的審核、對外接待工作，

職位目的

確保各種信息及時傳達，順利完成會議組織工作。

所負責任

職位職責

（全部/部分/協(xié)助）

全部

1.負責秘書工作的組織管理和事務(wù)管理；

全

部

2.草擬年度黨政工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話文稿；

部

分

3.負責重要公文核稿和一般性公文的復(fù)核工作；

全

部

4.負責信息編寫、組稿、審核、報送工作；

全

部

5.負責公司年度大事記的編寫工作；

部

分

6.負責公文處理各流程的督辦工作；

全

部

7.負責公司各項會務(wù)籌辦工作，以及年度工作會議等記錄和紀要的整理工作；全

部

8.負責對外接待活動的組織及具體工作安排；

9.完成上級交辦的其它任務(wù)。

流程角色及責任

參與的流程流程角色流程績效標準

公文處理參與公文核稿、復(fù)核發(fā)文符合規(guī)范，及時、準確

信息工作組織稿件、參與編寫、整理上報及時準確完成

公文督辦根據(jù)文件簽批意見，跟蹤催辦，及時反饋保證公文及時辦理

會議記錄及整理記要參加相關(guān)會議，根據(jù)要求整理紀要記錄規(guī)范、紀要整理及時準確，

任職要求

教育程度及專業(yè)方向本科及以上學(xué)歷，漢語言文學(xué)或秘書等相關(guān)專'也

職業(yè)資格要求漢語言文學(xué)或秘書相關(guān)專業(yè)中級及以上職稱或相應(yīng)崗位任職資格

工作經(jīng)驗4年或以上文秘相關(guān)工作經(jīng)驗，1年或以上管理經(jīng)驗

■熟悉國家、國資委、匚口交股份關(guān)于公文處理的相關(guān)政策和規(guī)定；

?熟悉文秘、信息、信1虧工作制度及公文、信息運作流程；

?熟悉公司本部各項目口匚作程序；

專業(yè)技能

?具有優(yōu)秀語言表達能）J,以及深厚的文字功底，善于公文處理；

-具有良好的禮貌禮儀夫見范；

-具備較好的協(xié)調(diào)溝通方目力、組織能力、團隊合作能力。

任職者簽名直接上級簽名

批準生效時間

職位信息

職位名稱通訊主管所屬部門行政辦公室

職位編號GZPCC-XZBG-004工作地點廣州

出差要求口無■偶爾□經(jīng)常口常駐外地職級7級

職位關(guān)系

直接上級行政管理副主任業(yè)務(wù)指導(dǎo)上級無

直接下級通訊主辦業(yè)務(wù)指導(dǎo)下級各子機構(gòu)通訊人員

相關(guān)船舶無線電通訊機構(gòu)、

內(nèi)部聯(lián)系職位各部門相關(guān)人員外部聯(lián)系單位

電信局、移動通訊公司

職位目的

根據(jù)公司安全通訊管理規(guī)定，組織船舶通訊證照辦理、本部交換機檢測、維護等工

職位目的

作，確保航務(wù)系統(tǒng)的通訊安全及公司通訊的暢通。

所負責任

職位職責

（全部/部分/協(xié)助）

1.保持與上級主管部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系，貫徹、執(zhí)行上級頒發(fā)的通訊政策、法規(guī)；.部分

2.審查公司遠程通信發(fā)展規(guī)劃，以及本部門通訊管理工作季度、年度計劃；?全部

3.協(xié)助各子機構(gòu)辦理通訊設(shè)備的使用執(zhí)照，完成通信設(shè)備的選型、購置、驗收、.全部

安裝調(diào)試等工作；

4.審核各部門、子機構(gòu)通訊設(shè)備的更新、改造、維修及報廢；.部分

5.指導(dǎo)、檢查各子公司（分公司）船舶的通訊管理、通訊設(shè)備的使用、維護及?部分

執(zhí)行水上無線電通訊規(guī)則、通訊保密工作；

6.負責公司本部程控交換機及其他通訊設(shè)備的使用、維護及日常管理工作；?全部

7.負責與中國移動公司、聯(lián)通公司、中國電信及其它相關(guān)單位保持業(yè)務(wù)聯(lián)系；.全部

8.完成上級交辦的其他任務(wù)。

流程角色及責任

參與的流程流程角色流程績效標準

日常通訊業(yè)務(wù)處理編制并下發(fā)通訊計劃、管理措施；檢查督促計劃的落實。確保通訊暢通無阻

指導(dǎo)交換機及輔屬設(shè)備的安全檢測、維護保養(yǎng)；建立交確保交換機正常運

通訊設(shè)備管理

換機配線明細表，分機配號明細表。作

負責與相關(guān)船舶無線電通訊機構(gòu)的業(yè)務(wù)聯(lián)系，指導(dǎo)和審確保在船舶開航前

船舶通訊業(yè)務(wù)核辦理船舶無線電臺執(zhí)照、MMSI碼、衛(wèi)星通訊等相關(guān)手或公司要求的時間

續(xù)。辦妥

任職要求

教育程度及專業(yè)方向中專及以上學(xué)歷，計算機、通訊或相關(guān)專業(yè)

職業(yè)資格要求計算機、通訊相關(guān)專業(yè)初級及以上職稱

工作經(jīng)驗3年以上通信工作經(jīng)驗

?熟悉有（無）線電通信基礎(chǔ)知識及水上無線電通信規(guī)則；

?精通有（無）線電通訊管理程序，正確處理各種通信業(yè)務(wù)；

專業(yè)技能?精通交換機設(shè)備基礎(chǔ)知識和性能、維護管理程序等；

?熟悉計算機辦公軟件操作，掌握計費系統(tǒng)的使用管理；

?具有良好的組織、協(xié)調(diào)、溝通和解決問題的能力。

任職者簽名直接上級簽名

職位信息

職位名稱機要主管所屬部門行政辦公室

職位編號GZPCC-XZBG-005工作地點廣州本部

口無■偶爾口經(jīng)常口常駐

出差要求職級8級

外地

職位關(guān)系

直接上級行政辦公室主任業(yè)務(wù)指導(dǎo)上級無

直接下級機要文書、機要通訊主辦業(yè)務(wù)指導(dǎo)下級子機構(gòu)辦公室有關(guān)人員

內(nèi)部聯(lián)系職

各部門、各子機構(gòu)相關(guān)人員外部聯(lián)系單位無

位

職位目的

根據(jù)國家與公司公文處理的規(guī)定，組織開展公文的傳遞及印信加蓋工作，確保公文處

職位目的

理及時、準確、無誤。

所負責任

職位職責

（全部/部分/協(xié)助）

1.主持機要室的日常管理工作；.全部

2.負責公司收、發(fā)文（電報、傳真）的登記、編號、送閱、收回等管.全部

理工作；.全部

3.負責做好公文催辦工作，重要請示件隨時跟蹤催辦。.全部

4.負責各部門公文催辦結(jié)果記錄，并制作半年度催辦匯總表；.全部

5.負責定期將公文紙質(zhì)文件的辦結(jié)處理單移交檔案室；?全部

6.負責公司印信（含電子公章）及法人印鑒、企業(yè)執(zhí)照、法人授權(quán)委

托書、企業(yè)代碼證等資信證明的使用的審批；.全部

7.指導(dǎo)并審查公文交換及信件投遞工作；

8.完成上級交辦的其他工作。

流程角色及責任

參與的流程流程角色流程績效標準

當日文件當日清、及時送閱

公文處理負責收文登記、編號、送閱、督辦、辦結(jié)、歸檔。

督辦。

符合規(guī)定，嚴格把關(guān)，保證

印信管理負責保管印信，核對用印等事項，提供印信服務(wù)

需求

檔案管理負責按季度移交文件，主辦文件辦結(jié)處理單符合規(guī)定，及時辦理

任職要求

教育程度及專業(yè)方

大專及以上學(xué)歷，行政管理或文秘相關(guān)專業(yè)

向

職業(yè)資格要求中級秘書證或其他中級職業(yè)資格證

工作經(jīng)驗3年以上行政管理或文秘工作經(jīng)驗

?了解國家、國資委、中交股份關(guān)于公文處理的相關(guān)政策和規(guī)定；

?熟悉公司本部文秘、信息管理制度及公文、信息運作流程；

專業(yè)技能?精通國家及公司公文保密制度；

?熟悉公司印信管理制度；

?有良好的組織、協(xié)調(diào)、溝通及團隊管理能力。

任職者簽名直接上級簽名

批準生效時間

職位信息

職位名稱檔案主管所屬部門行政辦公室

職位編號GZPCC-XZBG-006工作地點廣州

出差要求口無■偶爾口經(jīng)常口常駐外職級8級

職位關(guān)系

中交集團辦公廳、廣東省檔案局監(jiān)督指導(dǎo)處辦

直接上級行政管理副主任業(yè)務(wù)指導(dǎo)上級

公室主任

直接下級檔案主辦業(yè)務(wù)指導(dǎo)下級各子機構(gòu)檔案室人員

中交股份、中交股份兄弟單位檔案室、廣東省

內(nèi)部聯(lián)系職位各部門外部聯(lián)系單位

檔案局、廣東省檔案第十九協(xié)作組兄弟單位

職位目的

根據(jù)國家檔案法規(guī)及檔案管理制度，抓好檔案管理建設(shè)工作，為企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)、

職位目的

管理提供方便快捷服務(wù)。

職位職責所負責任

1.修訂、審查公司檔案管理規(guī)章制度、工作標準、工作計劃等重要文件；-全部

■全部

2.檢查、督促各子機構(gòu)將公司重點工程項目竣工檔案資料、重點科研設(shè)計項目

和重要設(shè)備檔案資料移交公司檔案室；

.全部

3.參加公司本部工程項目和公司重點工程項目的竣工驗收工作；■全部

4.組織檔案的收集、整理、歸檔、接收、保管和檔案的編研、開發(fā)、利用等工

作；■Anop

5.組織公司檔案人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)；■-Hup

6.審查并監(jiān)控超過保管期限檔案的銷毀工作；■np

■''yqp

7.按規(guī)定向地方、上級檔案館移交進館科技檔案；

■

8.審查公司年終檔案統(tǒng)計報表工作；

9.參與省直單位第十一檔案協(xié)作組的業(yè)務(wù)交流、協(xié)作活動；

10.完成上級交辦的其他工作。

流程角色及責任

參與的流程流程角色流程績效標準

檔案業(yè)務(wù)管理指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。符合國家檔案管理規(guī)范

檔案鑒定、銷毀、移交組織、審查。符合上級、本公司檔案管理辦法

檔案編研、開發(fā)、利用組織。符合相關(guān)管理辦法、規(guī)范

參與竣工驗收及科研課題、產(chǎn)品評審鑒

文件資料驗收定、儀器設(shè)備購置開箱文件資料驗收工符合相關(guān)管理辦法、規(guī)范

作。

檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)組織、培訓(xùn)。提高工作質(zhì)量

檔案信息化工作年度統(tǒng)計的報表審查。符合相關(guān)管理辦法、規(guī)范

任職要求

教育程度及專業(yè)方向本科及以上學(xué)歷，檔案管理或相關(guān)專業(yè)

職業(yè)資格要求檔案專業(yè)技術(shù)資格館員（中級）證書

工作經(jīng)驗4年以上檔案管理工作

.熟悉《檔案法》及相關(guān)的法律法規(guī)；了解工程技術(shù)知識和統(tǒng)計知識；

.熟練掌握檔案工作理論知識和業(yè)務(wù)技能；

專業(yè)技能.有較強的文字編輯能力及專業(yè)英語閱讀能力；

.有較強的組織、協(xié)調(diào)、溝通能力，有一定團隊領(lǐng)導(dǎo)能力；

.工作認真負責，細致，保密性強。

任職者簽名直接上級簽名

批準生效時間

職位信息

職位名稱汽車隊隊長所屬部門行政辦公室

職位編號GZPCC-XZBG-007工作地點廣州本部門

出差要求口無■偶爾□經(jīng)常口常駐外地職級6級

職位關(guān)系

直接上級行政管理副主任業(yè)務(wù)指導(dǎo)上級無

直接下級駕駛員業(yè)務(wù)指導(dǎo)下級無

內(nèi)部聯(lián)系職位各部門領(lǐng)導(dǎo)干部外部聯(lián)系單位車管所、保險公司

職位目的

根據(jù)公司車輛管理規(guī)定，對駕駛員日常工作進行管理、合理調(diào)度車輛，確保公司領(lǐng)

職位目的

導(dǎo)用車、因公用車的順暢。

所負責任

職位職責

（全部/部分/協(xié)助）

全

1.負責駕駛員的管理，安排日常的派車任務(wù)；部

全

部

2.負責綜合安排車輛保養(yǎng)和維修；

全

部

3.負責車輛自修項目所需材料、配件的審核；

全

部

4.協(xié)助汽車隊安全學(xué)習(xí)，協(xié)助完成與安全有關(guān)的工作；

部

分

5.負責處理交通事故及保險索賠等工作；

全

部

6.擬訂并執(zhí)行車輛年度資金使用計劃；

全

部

7.負責建立汽車管理臺帳；全

部

8.負責上級交辦的一般性來訪接待工作；

9.完成上級交辦的其它工作。

流程角色及責任

參與的流程