公司企劃物料管理辦法第一章總則第一條為規范公司企劃部宣傳物料用品的計劃、購買、領用、維護、報廢等管理，特制定本辦法。第二條公司行政人事部為管理部門，負責審查及監控企劃部宣傳物料的申購及使用情況，負責企劃物料的驗收、發放和管理等工作。第三條財務部負責企劃物料費用的監控。第四條使用部門和個人負責企劃物料的日常保養、維護及管理。第五條本辦法所指企劃物料包括：1．耐用品：桌椅板凳、音響、展板、條幅、指示牌、桌布、警戒欄、筆記本、無線信號發射器等。2．低值易耗品：單頁、手冊、刊物、各類登記表、資料袋、文化衫等。第二章企劃物料的日常管理流程與工作標準為明確職責分工，梳理、規范企劃部宣傳物料日常操作步驟，有效管理和使用公司的宣傳物料；規范公司宣傳物料的采購、保管、發放、使用等工作，合理控制宣傳物料的使用、消耗和費用支出，降低公司宣傳物料的費用和經營成本；逐步實現公司管理的規范化、標準化和程序化，提高公司的管理水平和競爭力。特制度此物料管理流程與工作標準。第一條宣傳物料日常管理流程圖主辦部門行政人事部流程名稱宣傳物料日常管理流程宣傳物料管理制度建設宣傳物料采購領用與使用宣傳物料報廢總經理分管副總行政人員企劃部門審批權限外審批權限外審批權限外審批審核審核權限內審核權限內審核權限內 開始1.擬定宣傳物料日常管理制度執行宣傳物料日常管理制度2.統計宣傳物料庫存否采購？是宣傳物料申購宣傳物料采購宣傳物料驗收入庫領用審查宣傳物料發放7.監督宣傳物料使用報廢審查報廢處理結束宣傳物料需求領用申請宣傳物料使用宣傳物料報廢申請編寫人簽發人簽發日期第二條宣傳物料申購管理工作標準階段節點工作執行標準宣傳物料需求統計1企劃部填寫并提交宣傳物料需求單2行政人員統計宣傳物料采購需求對庫存物料統計，結合需求，確定需采購物料的類別、數量采購申請3根據采購需求統計結果，填寫宣傳物料采購清單將采購清單遞交至分管副總及總經理審批費用預算與審批4根據分管副總和總經理審批確認的宣傳物料采購清單，對各類宣傳物料進行市場詢價至少確定3家供應商，對供應商的價格進行對比分析5根據供應商報價統計費用預算編制詳細的宣傳物料預算表進行審核，確認數據無誤6財務部核對各項宣傳物料的數量與單價是否符合實際對行政部提交的預算表進行審核，確認數據無誤宣傳物料采購7行政人員根據審核通過的宣傳物料采購清單及預算表，將采購任務分配給相應的采購人員采購流程參照第四章“宣傳物料采購管理流程與工作標準”物料采購需求單填表說明：申請部門請認真詳細填寫表格白色部分（如不明細將可能造成延誤）；采購部門(專員)負責填寫表格灰色部分內容；申請日期：2014年月日申請部門：申請人：申請人手機：需求內容規格說明數量單位用途單價費用小計供應商資料付款說明備注(必須詳細注明規格、尺寸、重量、顏色、材質等)(聯系人、電話)合計申請部門負責人簽字：分管副總審批：行政人事部核價：總經理審批：宣傳物料采購管理流程與工作標準第一條宣傳物料采購管理流程圖主辦部門行政人事部流程名宣傳物料采購管理流程宣傳物料驗收入庫洽談價格選購宣傳物料劃指定采購計劃宣傳物料驗收入庫洽談價格選購宣傳物料劃指定采購計劃分管副總行政人事部財務部審批審批審批審批結束7.入庫登記6.驗收宣傳物料5.提貨4.洽談價格選購物品3.比價及篩選供應商.2.制定宣傳物料采購計劃1.統計宣傳物料采購需求開始結束7.入庫登記6.驗收宣傳物料5.提貨4.洽談價格選購物品3.比價及篩選供應商.2.制定宣傳物料采購計劃1.統計宣傳物料采購需求開始支付貨款支付貨款編寫人簽發人簽發日期第二條宣傳物料采購管理工作標準階段節點工作執行標準制定采購計劃1根據企劃部的宣傳物料需求表，統計宣傳物料采購需求編制宣傳物料采購需求表2根據宣傳物料采購需求表，制定宣傳物料采購計劃采購計劃的內容包括供應商信息調查、采購時間、采購人員、采購方式、采購預算等選購宣傳物料3根據審批通過的采購計劃，參與比價與篩選供應商比價管理流程參照第五章“宣傳物料比價管理流程與工作標準”洽談價格4根據供應商報價，結合以往采購價格，進行價格洽談確定各項需采購宣傳物料的價格宣傳物料驗收入庫5在規定時間內提貨保證宣傳物料及時送達6檢查所采購宣傳物料的質量，及時發現質量問題對無質量問題的宣傳物料進行統計宣傳物料驗收入庫可參照第六章“宣傳物料驗收入庫流程與工作標準”7核對確認待入庫辦公物品的數量、種類、及時記錄多購或少購的情況，并進行處理登記宣傳物料的實際入庫數量、入庫時間、入庫經辦人等信息第五章宣傳物料比價管理流程與工作標準第一條宣傳物料比價管理流程圖主辦部門行政人事部流程名宣傳物料比價管理流程洽談并確定價格及供應商產品價格比較收集價格信息洽談并確定價格及供應商產品價格比較收集價格信息分管副總行政人事部采購人員審批未通過審批通過結束6.確定候選供應商2.篩選供應商7.確定采購供應商5.洽談價格4.比較價格3.比較產品1.收集供應商價格信息開始結束6.確定候選供應商2.篩選供應商7.確定采購供應商5.洽談價格4.比較價格3.比較產品1.收集供應商價格信息開始采購辦公用品配合提供信息采購辦公用品配合提供信息編寫人簽發人簽發日期第二條宣傳物料比價管理工作標準階段節點工作執行標準收集價格信息1收集供應商價格信息確定供應商的資質與信譽2根據所收集供應商的信息及采購人員提供的信息，初步篩選信譽良好、價格合理的供應商產品及價格比較3對初步篩選的供應商的產品進行質量、規格方面的比較，如將統一價格范圍的辦公用品的質量進行比較4對不同供應商統一質量或規格的辦公用品進行價格對比，將各供應商按價格高低順序進行排列洽談并確定價格與供應商5根據各供應商的信譽、質量與報價，結合企業采購預算，在采購人員的協助配合下與供應商洽談價格6根據洽談結果，確定物美價廉的候選供應商將候選供應商及報價交分管副總審批7經分管副總審批，確定采購供應商宣傳物料驗收入庫流程與工作標準第一條宣傳物料驗收入庫流程圖主辦部門行政人事部流程名宣傳物料驗收入庫流程驗收宣傳物料宣傳物料入庫報銷宣傳物料費用驗收宣傳物料宣傳物料入庫報銷宣傳物料費用分管副總行政人事部采購人員審批審批開始開始1.驗收宣傳物料1.驗收宣傳物料合格？合格？否是3.宣傳物料入庫3.宣傳物料入庫結束6.報銷宣傳物料費用5.簽收入庫手續4.開具入庫憑證結束6.報銷宣傳物料費用5.簽收入庫手續4.開具入庫憑證2.退換貨采購宣傳物料2.退換貨采購宣傳物料編寫人簽發人簽發日期公司目前入庫環節并未有審批流程，建議開設入庫審批流程。入庫登記宣傳物料收入、支出、結余明細表。入庫人員嚴格按照入庫憑證及物料領用單出、入庫。不定時有總經辦抽查。宣傳物料出入庫明細表：XXXXXX有限公司1月份宣傳物料品出入庫明細表編號物料名稱規格型號單位期初庫存本期入庫本期出庫結余庫存數量單價金額數量單價金額數量單價金額數量單價金額1只23456789101112131415合計第二條宣傳物料驗收入庫工作標準階段節點工作執行標準驗收宣傳物料1對多采購宣傳物料進行驗收，檢查質量，及時發現問題檢查所采購宣傳物料的數量，確定數量無誤2如檢查發現質量不合格的宣傳物料，相關采購人員應與供應商進行聯系采購人員與供應商確定商品不合格品的退換貨處理辦法。若退貨，則采購人員需重新進行采購；若換貨，則采購人員根據公司換貨制度進行操作宣傳物料入庫3確定質量合格的宣傳物料的類別、數量等清點完畢后將宣傳物料入庫填寫宣傳物料入庫登記表4經分管副總確認后，行政人事部開具宣傳物料入庫憑證5檢查入庫登記及審批手續是否已辦理完畢確認后，在宣傳物料入庫登記表上簽字并填寫日期報銷宣傳物料費用6確認宣傳物料入庫手續已辦理完畢根據實際情況計算需報銷的實際費用到財務部報銷費用物料入庫單：公司材料物資入庫單供應商：年月日NO:(）品名規格型號單位數量單價金額稅率備注質檢員：分管領導：保管員：經手人：宣傳物料領用管理流程與工作標準第一條宣傳物料領用管理流程主辦部門行政人事部流程名稱宣傳物料領用管理流程領用登記與記錄存檔宣傳物料領用領用申請審批領用登記與記錄存檔宣傳物料領用領用申請審批總經理分管副總行政人事部企劃部審批權限外審批審查審查權限內1.審查領用申請結束5.記錄保存與歸檔4.領用登記簽字3.登記宣傳物料領用與發放信息2.確認發放的宣傳物料發放發放宣傳物料領用通知1.審查領用申請結束5.記錄保存與歸檔4.領用登記簽字3.登記宣傳物料領用與發放信息2.確認發放的宣傳物料發放發放宣傳物料領用通知領用登記簽字確認領用的宣傳物料領用收到領用通知填寫宣傳物料領用單開始領用登記簽字確認領用的宣傳物料領用收到領用通知填寫宣傳物料領用單開始編寫人簽發人簽發日期第二條宣傳物料領用管理工作標準階段節點工作執行標準領用申請審批1行政人事部收到宣傳物料領用申請后，審查領用申請的真實性審查無誤后確認需領用的宣傳物料宣傳物料領用2確認實際發放的宣傳物料及領用人領用登記與記錄存檔3登記實際發放的宣傳物料的名稱、數量，領用人或部門，領用時間，經辦人等信息4行政部確認宣傳物料領用登記表的內容無誤領用人在宣傳物料領用登記表上簽字確認5確認宣傳物料領用登記表已簽字將宣傳物料領用登記表按歸檔保存物料領用登記表：物料領用登記表序號物品名稱規格數量用途領用人領用日期備注123456789101112131415物料