./專業(yè)資料數(shù)字化干部人事檔案管理系統(tǒng)功能介紹******有限公司目錄一、設(shè)計(jì)宗旨2二、系統(tǒng)功能介紹22.1系統(tǒng)總體規(guī)劃22.2系統(tǒng)功能列表：32.3數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)6檔案目錄整理7檔案數(shù)字化采集7檔案材料審核8系統(tǒng)維護(hù)8其他功能92.4數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)9檔案案卷管理9檔案材料管理102.4.3檔案審核112.4.4信息管理122.4.5系統(tǒng)維護(hù)122.5數(shù)字化檔案網(wǎng)上閱檔系統(tǒng)13系統(tǒng)綜述13角色說(shuō)明14檔案查閱15消息系統(tǒng)152.6系統(tǒng)前景16三、操作系統(tǒng)及硬件配置要求〔推薦16附：數(shù)字化干部檔案查詢系統(tǒng)演示操作說(shuō)明16一、設(shè)計(jì)宗旨干部人事檔案工作是組織人事部門工作中的重要組成部分,是做好干部管理工作的基本前提。隨著各行業(yè)計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理水平的不斷提高,傳統(tǒng)的干部檔案管理工作模式逐漸顯露出一定的弊端,工作效率不高、原件易損等。傳統(tǒng)的管理模式已不能完全適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展及干部隊(duì)伍發(fā)展的需要,迫切需要運(yùn)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)手段實(shí)現(xiàn)安全、準(zhǔn)確、快捷、高效的管理模式,干部檔案的數(shù)字化管理也是信息化社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì),是提高管理水平、工作效率、服務(wù)質(zhì)量的必然要求,是發(fā)揮干部檔案作用、深化檔案管理職能的必然選擇。能夠促進(jìn)干部檔案管理工作的科學(xué)化,推進(jìn)組織部門工作的信息化,提高工作效率,健全管理體制,加快信息化建設(shè)的步伐。二、系統(tǒng)功能介紹該系統(tǒng)是對(duì)傳統(tǒng)干部檔案管理工作的一次創(chuàng)新,能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案及材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理,并可通過(guò)局域網(wǎng)絡(luò)、組織系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)干部檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱功能。按照干部檔案業(yè)務(wù)工作流程,經(jīng)過(guò)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、檔案管理人員的授權(quán),單位內(nèi)部閱檔人員可以在各自辦公室的計(jì)算機(jī)上查閱干部檔案,外來(lái)查檔單位可以在閱檔室進(jìn)行登記后,通過(guò)計(jì)算機(jī)查閱電子檔案,也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程閱檔。系統(tǒng)全面運(yùn)行后,可以大大提高日常工作效率,提升干部檔案工作服務(wù)的水平和質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)干部檔案由傳統(tǒng)管理向干部信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變。2.1系統(tǒng)總體規(guī)劃"數(shù)字化干部檔案管理系統(tǒng)"由四部分組成：信息采集部分、檔案管理部分、信息利用部分和安全控制部分。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的來(lái)源可從"組織干部管理系統(tǒng)"中得到或通過(guò)紙制檔案的錄入、檔案材料的掃描、檔案目錄數(shù)據(jù)的導(dǎo)入等多種途徑進(jìn)行數(shù)據(jù)收集。并可通過(guò)單位內(nèi)部辦公平臺(tái)完成檔案信息的批量采集、協(xié)同處理,構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息采集協(xié)同處理平臺(tái)。檔案管理部分包括：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護(hù)功能。信息利用部分可完成檔案的統(tǒng)計(jì)、查詢、網(wǎng)上閱檔等功能。組織干部管理系統(tǒng)組織干部管理系統(tǒng)采集部分：數(shù)據(jù)錄入信息掃描數(shù)據(jù)導(dǎo)入紙介質(zhì)檔案檔案材料管理部分：案卷管理材料管理收集整理檔案目錄、系統(tǒng)數(shù)據(jù)利用部分：檔案統(tǒng)計(jì)檔案審核檔案查詢打印結(jié)果網(wǎng)上查詢內(nèi)網(wǎng)辦公平臺(tái)系統(tǒng)維護(hù)系統(tǒng)規(guī)劃圖2.2系統(tǒng)功能列表：功能簡(jiǎn)述日常業(yè)務(wù)管理檔案案卷管理檔案轉(zhuǎn)入主要完成接收外單位轉(zhuǎn)來(lái)的整卷干部人事檔案。系統(tǒng)對(duì)零散轉(zhuǎn)遞、成批移交提供不同的登記方式,并可記錄每卷檔案的報(bào)送評(píng)分情況,可以按需求提供檔案轉(zhuǎn)入明細(xì)清單。檔案轉(zhuǎn)出主要完成干部人事檔案轉(zhuǎn)出移交業(yè)務(wù),系統(tǒng)可以詳細(xì)記錄出庫(kù)檔案的審批、轉(zhuǎn)遞、回執(zhí)等業(yè)務(wù)流程。檔案查借閱主要完成紙質(zhì)檔案的查借閱業(yè)務(wù)。通過(guò)登記查借閱表,記錄紙質(zhì)檔案的審批、查借閱流程。系統(tǒng)可以提供條形碼錄入、手工錄入兩種方式,并提供實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)查詢和借檔時(shí)限提醒功能。檔案查詢完成檔案的日常查詢工作。其中包括：檔案基本信息查詢、轉(zhuǎn)入檔案查詢、轉(zhuǎn)出檔案查詢、應(yīng)到未到檔案、已到未入庫(kù)檔案查詢、按某種材料是否存在查詢等。檔案統(tǒng)計(jì)完成檔案的日常統(tǒng)計(jì)工作。其中包括：檔案在庫(kù)狀態(tài)統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)入的檔案統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)出檔案統(tǒng)計(jì)、按干部人員類別統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)、干部人事檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)、檔案利用率統(tǒng)計(jì)等。檔案材料管理材料收集主要完成檔案材料的收集、轉(zhuǎn)入、接收工作。材料鑒別主要完成對(duì)所收集材料的分析、鑒別,按材料能否歸檔進(jìn)行分類。在此流程中設(shè)置"待處理"方式,暫存已收集但尚不能立即歸檔的散材料,在后續(xù)工作中可以對(duì)這部分材料進(jìn)行歸檔、轉(zhuǎn)出、銷毀或長(zhǎng)期保存等處理。材料歸檔主要完成新收集材料的入檔。材料整理成卷主要完成接收新歸檔材料后,對(duì)電子檔案目錄的整理調(diào)整。系統(tǒng)可以自動(dòng)調(diào)整目錄〔按時(shí)間排序,也可以人工手動(dòng)調(diào)整〔按主次關(guān)系排序。對(duì)材料進(jìn)行信息化處理〔通過(guò)掃描、數(shù)碼設(shè)備采集、外部電子數(shù)據(jù)導(dǎo)入等方式,并做好電子目錄與電子材料的對(duì)應(yīng)掛接。材料數(shù)字化處理主要完成材料收集或整理過(guò)程中對(duì)數(shù)字化材料的補(bǔ)充和修正。實(shí)現(xiàn)對(duì)電子材料和電子目錄的日常維護(hù)工作,每次維護(hù)系統(tǒng)都記入日志。材料轉(zhuǎn)出主要完成對(duì)轉(zhuǎn)出紙質(zhì)材料的審批、登記、轉(zhuǎn)遞等流程的記錄,同時(shí)自動(dòng)調(diào)整電子檔案目錄有關(guān)材料項(xiàng)。材料銷毀主要完成對(duì)可銷毀材料的審批、登記、銷毀、監(jiān)銷等流程,并可自動(dòng)調(diào)整電子檔案目錄。經(jīng)審批同意后,也可徹底刪除〔銷毀電子材料。檔案審核任前審核主要完成干部任前檔案審核有關(guān)流程,可以自動(dòng)出具《擬任用干部"三齡一歷"審核確認(rèn)表》、《擬提拔重用現(xiàn)職干部"三齡一歷"審核確認(rèn)表》。根據(jù)需要,可實(shí)現(xiàn)任前審核有關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì),包括審核人數(shù)、"三齡一歷"變更人數(shù)等,并可鏈接相關(guān)電子材料,提供輔助審核功能。檔案審核主要實(shí)現(xiàn)對(duì)在庫(kù)人員的"三齡一歷"審核以及檔案材料完整性情況、手續(xù)完備性的審核、登記、反饋。檔案查詢統(tǒng)計(jì)查詢方案維護(hù)系統(tǒng)提供兩種查詢模式：一是自定義查詢。系統(tǒng)提供查詢編輯器,可以靈活設(shè)置查詢條件,實(shí)現(xiàn)用戶特定需求。二是固定模式查詢。系統(tǒng)提供的默認(rèn)方案包括：檔案基本信息查詢、轉(zhuǎn)入檔案查詢、轉(zhuǎn)出檔案查詢、轉(zhuǎn)入材料查詢、轉(zhuǎn)出材料查詢、查閱信息查詢、借閱信息查詢、應(yīng)到未到檔案、已到未入庫(kù)檔案查詢、按材料種類查詢、按某種材料是否存在查詢等。統(tǒng)計(jì)方案維護(hù)通過(guò)對(duì)方案的維護(hù)和執(zhí)行,實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)特定統(tǒng)計(jì)的需求。對(duì)在需求中較明確的統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)預(yù)設(shè)默認(rèn)方案。系統(tǒng)默認(rèn)方案包括：檔案在庫(kù)狀態(tài)統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)入的檔案統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)出檔案統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)入的材料統(tǒng)計(jì)、按單位統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)、按干部人員類別統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)、干部人事檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)、檔案利用率統(tǒng)計(jì)等。執(zhí)行方案對(duì)維護(hù)好的查詢方案和統(tǒng)計(jì)方案執(zhí)行,輸出結(jié)果。系統(tǒng)維護(hù)檔案字典字典包括：檔案目錄字典、查閱原因字典、轉(zhuǎn)遞原因字典、干部信息字典。編制全省統(tǒng)一、規(guī)范的電子檔案目錄字典,字典具備標(biāo)準(zhǔn)性、兼容性和開(kāi)放性,可以實(shí)現(xiàn)各級(jí)管檔單位間電子信息數(shù)據(jù)交換和共享,實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的精確查詢、統(tǒng)計(jì)和深層次利用。表格編輯定義系統(tǒng)中表格的輸出格式,通過(guò)固定輸出格式和自定義輸出格式,滿足用戶的不同需求。用戶管理包括：創(chuàng)建用戶、刪除用戶、功能模塊權(quán)限分配和機(jī)構(gòu)權(quán)限分配管理。事務(wù)提醒對(duì)用戶有關(guān)操作所關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)進(jìn)行實(shí)時(shí)提醒日志管理對(duì)用戶的各項(xiàng)操作,包括根據(jù)用戶登陸、注銷、申請(qǐng)、審批、查閱、打印、下載等信息進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄。日志信息未經(jīng)授權(quán),任何人不能修改和刪除。系統(tǒng)備份計(jì)劃和手動(dòng)備份檔案數(shù)據(jù)和檔案數(shù)字化材料。系統(tǒng)還原還原系統(tǒng)備份的數(shù)據(jù)。檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)檔案目錄整理檔案目錄整理通過(guò)使用檔案目錄字典規(guī)范電子檔案目錄中的各類材料名稱,實(shí)現(xiàn)不同單位間數(shù)據(jù)交換、共享,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的精確查詢和統(tǒng)計(jì)。同時(shí),提供編制"檔案目錄編輯器",內(nèi)嵌目錄字典,使檔案目錄編制進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。檔案數(shù)字化采集數(shù)字化采集主要完成對(duì)紙質(zhì)材料的數(shù)字化采集、掛接功能。在采集過(guò)程中,可采用多人多客戶端方式,對(duì)多卷檔案、多份材料同時(shí)采集,實(shí)現(xiàn)流水作業(yè)。數(shù)字化檔案審核是數(shù)字化采集流水線的審核終端。用戶通過(guò)對(duì)比數(shù)字化檔案材料與紙質(zhì)檔案,審核發(fā)現(xiàn)電子材料在掛接、掃描等方面的存在問(wèn)題,并予以糾正。用戶管理主要實(shí)現(xiàn)在建庫(kù)階段對(duì)信息采集用戶的管理。數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)網(wǎng)上查閱申請(qǐng)查閱申請(qǐng)查閱人通過(guò)組織系統(tǒng)專網(wǎng),登陸查詢界面,提交查閱申請(qǐng)。信息提醒提醒申請(qǐng)用戶及時(shí)查看審批消息。查閱審批通過(guò)后,申請(qǐng)人根據(jù)管理員賦予的權(quán)限查閱檔案。網(wǎng)上查閱審批查閱審批查閱審批是對(duì)查閱申請(qǐng)的審批,系統(tǒng)針對(duì)不同的管理角色提供不同的審批界面,提供快捷方便的領(lǐng)導(dǎo)審批界面信息提醒提醒管理員及時(shí)查看有關(guān)申請(qǐng)事項(xiàng)。2.3數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)檔案從檔案實(shí)體庫(kù)提卷后,首先拆卷、校對(duì)檔案頁(yè)數(shù)、區(qū)分高掃材料、平掃材料,然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。掃描采集同時(shí)對(duì)圖像進(jìn)行糾偏、去污、去黑邊等處理,校對(duì)檔案目錄、核對(duì)電子材料,完成初步審核。然后由專人再次對(duì)檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核,確認(rèn)無(wú)誤后,完成檔案裝訂還原,對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。系統(tǒng)主界面如圖所示：檔案目錄整理根據(jù)檔案材料選擇人員,并導(dǎo)入人員的檔案目錄,同時(shí)拆分檔案,區(qū)別出高速掃描材料和平板掃描材料。檢查每份材料的頁(yè)數(shù)與目錄中的頁(yè)碼是否一致,如不一致則修改目錄的頁(yè)碼,同時(shí)標(biāo)記出高掃材料。其主要功能包括：人員選擇、人員查詢、導(dǎo)入目錄、目錄編輯、打印目錄等。檔案目錄整理的主界面如圖所示：檔案數(shù)字化采集對(duì)材料分別進(jìn)行高速掃描和平板掃描,將掃描圖像添加到采集系統(tǒng)中,對(duì)圖像進(jìn)行簡(jiǎn)單的處理,如糾偏、裁剪、去污、圖片掛接等。采集系統(tǒng)主界面如圖所示：為了方便用戶及時(shí)的處理散材料,系統(tǒng)提供了零散材料管理模塊,零散材料處理由材料收集和材料整理兩部分組成,材料收集是根據(jù)紙質(zhì)材料在系統(tǒng)中登記材料名稱,然后通過(guò)掃描儀等圖像處理設(shè)備材料電子化,對(duì)電子材料進(jìn)行必要的處理后,完成掛接操作,然后再通過(guò)材料整理將材料進(jìn)行歸檔。檔案材料審核檔案審核主要是審核材料的準(zhǔn)確性,對(duì)材料進(jìn)行調(diào)整和編輯。確保掃描的檔案材料的正確性、清晰度。檔案材料審核如圖所示; 在數(shù)據(jù)采集過(guò)程中,各環(huán)節(jié)相互配合,協(xié)同操作,流水線方式完成信息的采集、審核過(guò)程。系統(tǒng)維護(hù)主要是增加、刪除用戶、修改用戶口令、修改用戶角色,系統(tǒng)的日志管理,數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)等功能。系統(tǒng)維護(hù)模塊的主界面如下圖所示：其他功能1、密鑰設(shè)置：用戶設(shè)置文件加密密鑰,由用戶錄入8位長(zhǎng)度的密碼,這個(gè)密碼可以是數(shù)字、字母、字符,也可以是三者的混合,加密密鑰只能夠設(shè)置一次。系統(tǒng)根據(jù)加密密鑰,利用加密算法對(duì)電子材料進(jìn)行加密處理,保證了材料的安全性。2、文件比對(duì)檢測(cè)：用戶檢測(cè)服務(wù)器數(shù)據(jù)文件的完整性。3、數(shù)據(jù)整理：用戶完成材料次序整理。2.4數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)"數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)"可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理。系統(tǒng)由四大模塊組成：檔案業(yè)務(wù)管理、信息管理、系統(tǒng)維護(hù)、管理工具,其中檔案業(yè)務(wù)管理是數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的核心,其功能模塊包括：案卷管理、材料管理、檔案審核和任前審核。系統(tǒng)根據(jù)中央組織部、國(guó)家檔案局頒發(fā)的《干部檔案工作條例》、中共中央組織部編《全國(guó)組織干部人事管理信息系統(tǒng)信息體系結(jié)構(gòu)》、中共XX省委組織部編《干部人事檔案工作問(wèn)答》,并結(jié)合檔案工作的實(shí)際制定了干部人事檔案日常管理及數(shù)字化管理有關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),編寫了《干部人事檔案目錄字典》、《干部人事檔案查閱理由字典》、《干部檔案轉(zhuǎn)出原因字典》、《干部檔案材料處理情況字典》,進(jìn)一步規(guī)范完善了干部人事檔案工作常用的20余個(gè)業(yè)務(wù)表格。2.4.1檔案案卷管理"案卷管理"是檔案系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理模塊,主要用于完成對(duì)整本檔案的管理工作,包括檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、分箱、查閱、借閱等功能。案卷管理界面如圖：檔案轉(zhuǎn)入是接收外來(lái)單位轉(zhuǎn)來(lái)的干部人事檔案。首先由送檔人將"檔案"及"轉(zhuǎn)遞登記表"送交接收單位。接收單位管檔人員收到檔案,對(duì)照"轉(zhuǎn)遞登記表",核對(duì)干部人事檔案,審核通過(guò)后,在"轉(zhuǎn)遞登記表"回執(zhí)上簽字蓋章,返回"回執(zhí)單",將檔案按程序入庫(kù)存放。檔案轉(zhuǎn)出業(yè)務(wù)主要完成干部人事檔案轉(zhuǎn)出移交業(yè)務(wù),系統(tǒng)對(duì)檔案轉(zhuǎn)出情況進(jìn)行詳細(xì)登記。檔案分箱是指根據(jù)設(shè)定好的分箱方案,將干部檔案根據(jù)檔案編號(hào)進(jìn)行分箱。檔案的利用,對(duì)于檔案的查閱、借閱,利用人填寫"查閱檔案審批表"內(nèi)容,經(jīng)審批后,方可進(jìn)行檔案的查借閱。借閱人員,需在借閱的15日之內(nèi)歸還檔案,到期未歸還系統(tǒng)自動(dòng)提醒。檔案的查詢、統(tǒng)計(jì)是對(duì)檔案利用的兩種方式。"檔案查詢"主要包括：〔1對(duì)干部人事檔案狀態(tài)的查詢。包含對(duì)在庫(kù)狀態(tài)查詢、接收未入庫(kù)狀態(tài)查詢、檔案分箱位置查詢。〔2按單位進(jìn)行分類查詢。〔3對(duì)每個(gè)人檔案材料情況查詢。〔4其它情況查詢。"檔案統(tǒng)計(jì)"主要包括：〔1干部人事檔案量的統(tǒng)計(jì)。〔2干部人事檔案工作情況的統(tǒng)計(jì)。包括干部人事檔案材料收集、鑒別、歸檔、轉(zhuǎn)出等情況的統(tǒng)計(jì)；整理工作情況統(tǒng)計(jì)；干部人事檔案提供利用情況的統(tǒng)計(jì)。〔3干部人事檔案管理隊(duì)伍狀況的統(tǒng)計(jì)。〔4其它情況統(tǒng)計(jì)。根據(jù)日常業(yè)務(wù)的需要,靈活建立統(tǒng)計(jì)方案,完成統(tǒng)計(jì)工作。2.4.2檔案材料管理檔案材料管理主要完成對(duì)檔案目錄的編輯、材料的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、銷毀以及紙質(zhì)材料數(shù)字化等操作。對(duì)于部分暫時(shí)不能確定如何處理的材料,可暫存于待處理材料庫(kù)中。材料管理的系統(tǒng)界面如圖：檔案材料的收集、鑒別、歸檔和材料整理是檔案管理工作中的重要內(nèi)容。管檔人員收到轉(zhuǎn)來(lái)的材料后,首先填寫"材料接收登記表",然后進(jìn)行接收。材料接收后鑒別檔案材料,檢查核對(duì)后,區(qū)分可以入檔材料和不可入檔材料。可以入檔材料進(jìn)行歸檔操作后,將材料歸入檔案,系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)整檔案目錄,對(duì)一類、二類、三類、四類、七類、九類、十類材料按照形成時(shí)間排序,對(duì)五類、六類、八類按照主次關(guān)系排序的材料通過(guò)材料整理手動(dòng)調(diào)整。不可以入檔材料,轉(zhuǎn)入"待處理"材料。材料收集包括有檔人員材料收集和無(wú)檔人員材料收集兩種情況。有檔人員材料可經(jīng)過(guò)鑒別后歸入檔案或歸入"待處理"材料。無(wú)檔人員材料只能歸入"待處理"材料。對(duì)三齡一歷相關(guān)材料進(jìn)行標(biāo)記,方便查詢。2.4.3檔案審核檔案審核業(yè)務(wù)模塊主要完成三項(xiàng)功能：1>任前審核2>檔案審核3統(tǒng)計(jì)功能。1任前審核：是對(duì)擬任用人員三齡一歷情況的審核。可生成《擬任用干部"三齡一歷"審核確認(rèn)表》、《擬提拔重用現(xiàn)職省〔市管干部"三齡一歷"審核確認(rèn)表》、《干部"三齡一歷"審核確認(rèn)登記表》。如果審核干部已被任用,系統(tǒng)將會(huì)在"干部信息"數(shù)據(jù)庫(kù)中增添此人員。2檔案審核：是對(duì)當(dāng)前所管檔案材料完整性,手續(xù)完備性情況的審核。可生成《干部檔案審核情況登記表》、《干部檔案審核情況反饋表》。3統(tǒng)計(jì)功能：完成審核中各項(xiàng)情況的統(tǒng)計(jì)。包括：檔案審核數(shù)量情況統(tǒng)計(jì)、檔案變化數(shù)量情況統(tǒng)計(jì)、檔案材料變化情況統(tǒng)計(jì)〔缺少材料、三齡一歷變化情況統(tǒng)計(jì)、干部提拔情況統(tǒng)計(jì)、未提拔干部情況統(tǒng)計(jì)等。2.4.4信息管理是對(duì)單位的管理和對(duì)干部的基礎(chǔ)信息的管理,以及對(duì)干部信息的查詢、統(tǒng)計(jì)和干部花名冊(cè)的形成。界面如圖所示：系統(tǒng)維護(hù)檔案字典標(biāo)準(zhǔn)代碼是信息結(jié)構(gòu)體系的重要組成部分,是實(shí)現(xiàn)信息交換與信息共享的信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,是實(shí)現(xiàn)檔案查詢統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確的關(guān)鍵。本系統(tǒng)采用了《全國(guó)組織干部人事管理信息系統(tǒng)信息體系結(jié)構(gòu)》定義的標(biāo)準(zhǔn)代碼有《人的性別代碼》、《干部職務(wù)名稱代碼》、《語(yǔ)種名稱代碼》等26項(xiàng),并兼容根據(jù)《干部人事檔案工作問(wèn)答》定義的檔案目錄字典、查閱原因字典、轉(zhuǎn)出原因字典、檔案材料處理情況字典。表格編輯表格編輯是對(duì)系統(tǒng)內(nèi)各類打印表格輸出格式的定義工具。用來(lái)應(yīng)對(duì)用戶在實(shí)際應(yīng)用時(shí)對(duì)表格需求的變化。表格編輯功能提供類似Excel的操作功能,方便用戶修改表格。用戶管理為了提高系統(tǒng)的安全性和保密性,防止檔案信息泄露,系統(tǒng)將采用"用戶管理"功能來(lái)設(shè)置。用戶管理的主要功能有,對(duì)用戶的建立與刪除,功能權(quán)限的設(shè)置,機(jī)構(gòu)訪問(wèn)權(quán)限的設(shè)置。日志管理日志管理是操作人員操作過(guò)程的記錄。日志記錄的內(nèi)容有操作員、工作描述、登錄時(shí)間、退出時(shí)間、業(yè)務(wù)模塊、計(jì)算機(jī)名稱。事務(wù)提醒對(duì)用戶有關(guān)操作所關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)進(jìn)行實(shí)時(shí)提醒。系統(tǒng)備份為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全,提供計(jì)劃備份和手動(dòng)備份功能。備份的內(nèi)容包括檔案管理數(shù)據(jù)和數(shù)字化材料數(shù)據(jù)。系統(tǒng)備份由管檔人員執(zhí)行,可以定義一個(gè)星期備份一次或隨時(shí)手動(dòng)備份。備份數(shù)據(jù)可采用磁帶、光盤等存儲(chǔ)保存。系統(tǒng)還原系統(tǒng)還原與系統(tǒng)備份相對(duì)應(yīng),當(dāng)出現(xiàn)硬件損壞、感染病毒、誤操作等損壞數(shù)據(jù)情況時(shí),可還原最近的備份文件來(lái)恢復(fù)檔案管理數(shù)據(jù)和數(shù)字化材料數(shù)據(jù)。管理工具管理工具主要完成對(duì)數(shù)據(jù)的發(fā)送、接收操作,還可以修改系統(tǒng)的登陸口令和更換登陸用戶。2.5數(shù)字化檔案網(wǎng)上閱檔系統(tǒng)系統(tǒng)綜述通過(guò)網(wǎng)上審批授權(quán)檔案查閱申請(qǐng),實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)上對(duì)檔案的查閱功能,并記錄檔案被查閱的信息,便于日后查詢。查詢系統(tǒng)流程圖角色說(shuō)明A1級(jí)角色－管檔人員分管領(lǐng)導(dǎo)A2級(jí)角色－其他領(lǐng)導(dǎo)B級(jí)角色－管檔人員C級(jí)角色－單位內(nèi)部人員D級(jí)角色－外單位人員A1級(jí)角色：日常業(yè)務(wù)工作中,管理管檔人員及親屬的檔案,設(shè)置B級(jí)角色的受限人員,審批閱檔申請(qǐng)。A1級(jí)角色檔案查閱由管檔人員按照A1級(jí)角色要求提供。A2級(jí)角色：可直接提出查閱檔案需求,由管檔人員按照A2級(jí)角色要求提供查閱。B級(jí)角色：即實(shí)際工作中管理檔案的人員。可完成對(duì)檔案的所有管理工作。可以隨時(shí)查閱除自己及親屬以外的所有人員檔案信息。在網(wǎng)上查閱過(guò)程中,對(duì)已審批的閱檔申請(qǐng)進(jìn)行瀏覽權(quán)限設(shè)置。C級(jí)角色：即管檔人員分配權(quán)限后,可瀏覽檔案的本單位人員。D級(jí)角色：此角色包括外單位在閱檔室閱檔和異地通過(guò)組織系統(tǒng)專網(wǎng)閱檔的兩類人員。檔案查閱.1領(lǐng)導(dǎo)查閱檔案管檔人員領(lǐng)導(dǎo)<包括分管領(lǐng)導(dǎo)>提出閱檔需求,提交閱檔申請(qǐng),管檔人員為其開(kāi)通閱檔權(quán)限,開(kāi)始查檔；對(duì)于管檔人員及其親屬檔案,分管領(lǐng)導(dǎo)可直接進(jìn)行查閱。.2管理員查閱檔案檔案管理員可以在任何時(shí)間對(duì)除自己及其親屬以外的檔案進(jìn)行查閱。2.5.3單位內(nèi)部人員提交閱檔申請(qǐng),通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審批,由管理員為其開(kāi)通閱檔權(quán)限,開(kāi)始查閱檔案。達(dá)到閱檔時(shí)限,系統(tǒng)自動(dòng)收回閱檔權(quán)限。2.5.3單位外部人員提交查閱檔案申請(qǐng),管檔人員接到申請(qǐng),經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后,開(kāi)通閱檔權(quán)限,外單位人員開(kāi)始查檔。達(dá)到閱檔時(shí)限,系統(tǒng)自動(dòng)收回閱檔權(quán)限。2.5.3.5本地站點(diǎn)和異地站點(diǎn)完成關(guān)聯(lián)以后,可以進(jìn)行異地查詢。檔案查閱人員提交異地閱檔申請(qǐng),本地領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò),申請(qǐng)?zhí)峤坏疆惖?異地領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò),由異地管理員為其開(kāi)通閱檔權(quán)限。本地檔案查閱人員根據(jù)系統(tǒng)提示的站點(diǎn)信息和登錄信息,登錄異地站點(diǎn)進(jìn)行檔案查閱。達(dá)到閱檔時(shí)限,系統(tǒng)自動(dòng)收回閱檔權(quán)限。消息系統(tǒng)每次新增申請(qǐng)、審批和授權(quán)申請(qǐng)后,系統(tǒng)都會(huì)自動(dòng)發(fā)送類似下圖的消息給相關(guān)用戶,點(diǎn)擊"查看詳情"將進(jìn)入相關(guān)的申請(qǐng)?zhí)幚斫缑妗｜c(diǎn)擊[關(guān)閉]按鈕關(guān)閉消息窗口。2.6系統(tǒng)前景 "數(shù)字化干部人事檔案管理系統(tǒng)"的開(kāi)發(fā)應(yīng)用是對(duì)檔案管理的新的有益嘗試。它結(jié)合先進(jìn)的開(kāi)發(fā)技術(shù)及設(shè)計(jì)思想、根據(jù)工作的實(shí)際需求采用B/S與C/S相接合方式,構(gòu)建安全靈活的數(shù)字化檔案管理平臺(tái),并可通過(guò)WEB方式完成對(duì)檔案的網(wǎng)上查閱及異地閱檔過(guò)程。是檔案管理的新思路、是創(chuàng)新之處。近年來(lái),干部選拔任用工作推行了一系列重大改革舉措,干部考察的方式方法有了很大改進(jìn),但要全面地、歷史地考察和了解干部,查閱干部檔案始終是一條重要途徑。通過(guò)數(shù)字化檔案的應(yīng)用,在選拔任用干部工作中也將發(fā)揮重要的積極作用。隨著軟件的全面應(yīng)用,將會(huì)使各級(jí)管檔單位的信息化水平得到進(jìn)一步提高。三、操作系統(tǒng)及硬件配置要求〔推薦客戶端：CPU:I3以上處理器,500G以上硬盤,1G以上內(nèi)存。Windowsxp/win2003/win7/win8服務(wù)器