加強根底建設標準樞紐運作

促進集團公司高效協調進展秘書處2023年9月6日1一、秘書處主要職能和職責二、秘書處主要工作狀況三、有關工作及要求2一、秘書處主要職能和職責3集團公司成立兩年多來，秘書處在總經部的直接領導下，在部內各處室和系統各單位的大力支持下，緊緊圍繞總經部“五個中心”的職能要求，完善根底體系，標準運作流程，暢通聯系渠道，協調各方關系，督辦決策落實，效勞公司全局，充分發揮樞紐和橋梁作用，樂觀做好公司領導秘書工作和辦公室文秘工作，保障了公司各項工作的開展。4公司領導秘書工作職責公文處理及要情摘登文稿撰寫及審核把關信息收集、反響幫助調研、決策及催促落實公司領導、部門之間工作協調對外公務聯絡及公共關系處理會務工作及政務信息傳遞工作打算預安排及外出日程安排5辦公室文秘工作職責文件及簽報的收發、流轉公司本部及系統檔案治理工作領導講話及各類公司文件的起草本部會議的統籌安排及重大會議的會務組織協調工作關系及催促檢查保密工作及機要文件交換總值班室及重要狀況報告文件及材料的錄入、排版、印發公司印信治理總經部秘書工作6二、秘書處主要工作狀況7主要工作狀況領導秘書工作忠于職守，甘于奉獻，嚴守機密圍繞領導中心工作，增加工作實效為領導調研、決策當好參謀和助手文件處理準時標準，審核把關準確到位對內協調高效有序、對外接待熱忱周到8主要工作狀況文件流轉制定公文處理方法、公文審批治理制度建立和完善公司系統文件運作體系，制訂和優化文件運轉流程，充分發揮樞紐作用會同信息中心共同實施無紙化辦公工程兩年多來，處理各類收發文14000余件、簽報1900余件，做到無過失、無延誤9文件運轉流程－系統內公司收文秘書處文書收文登記總經部主任擬辦公司領導閱批主辦部門秘書主辦部門主任閱批主辦處處長批辦主辦人員閱辦系統各單位通過OA系統上報文件秘書處文書部門文件10文件運轉流程－系統內公司發文擬稿人起草文件本處處長審核部門主任審核或簽發部門秘書秘書處文書秘書處處長核稿公司領導簽發秘書處文印室排版擬稿人校對系統各單位文書收文秘書處文書編號文印室通過OA系統發送部門發文11主要工作狀況檔案治理工作制度化：制定檔案治理方法、文件材料歸檔方法、電子文件及歸檔治理方法標準化：對文件進展收集、整理、供給利用，兩年來共歸檔文件7600余件，全部符合國家標準現代化：公司本部建立了電子檔案治理系統系統化：舉辦檔案治理業務培訓班、召開建設工程檔案治理現場閱歷溝通會，對工程竣工檔案進展專項驗收，對機組達標投產工程的檔案進展檢查，全面指導公司系統檔案工作12主要工作狀況文件及材料的起草起草重要會議的領導講話起草向上級部門的匯報材料起草公司信函、回復意見起草公司有關規章制度整理重要會議的領導講話錄音轉發上級部門重要文件13主要工作狀況會議治理工作制定并修訂本部會議治理方法統籌協調本部各部門會議安排，對本部會議實行打算治理：年初制訂會議年度打算，每月制訂會議月度打算，嚴格打算外會議審批制度，實行切實措施努力減輕基層負擔組織落實53次黨組會、80次總經理辦公會的會務工作和會議紀要的起草工作做好重要會議、重要活動的效勞工作14主要工作狀況協調工作關系及督辦落實協調部門之間、部門與基層單位之間的工作關系，推動各種問題的解決盡快傳達公司重大會議精神，檢查各單位貫徹執行狀況，督辦會議決策的落實樂觀收集、整理基層單位反映意見，落實部門責任，催促盡快辦理15主要工作狀況保密工作成立集團公司保密工作領導小組，加強對系統保密工作的指導制定了保密工作規定，明確了國家隱秘及其密級具體范圍標準本部中心文件、涉密文件的閱讀和治理工作加強電子文件涉密治理，在文件流轉、印制、發送過程中，強化保密意識16主要工作狀況機要文件交換機要文件交換準時快速，傳遞暢通累計收發四萬余件，杜絕了失密和泄密大事的發生主動為在京直屬單位做好文件交換效勞工作，以削減交換環節，提高傳遞效率集團公司連續兩年被中心國家機關機要文件交換站評為“優秀交換集體”，處里兩位同志榮獲“優秀交換員”稱號17主要工作狀況總值班室及重要狀況報告設立集團公司總值班室，實行24小時值班，確保了政務信息暢通制訂值班制度，實現了值班工作的制度化、標準化建立重要狀況報告制度，確保了重要狀況的準時上報18主要工作狀況文印室工作加強過程治理，制定了文印室工作流程，明確人員、責任到位文件錄入、排版標準準確文件印制、印發快速準時，保質保量自集團公司成立以來，累計文件、材料印制量到達588萬張，滿足公司運轉需求貫徹無紙化辦公要求，大力節省用紙19三、有關工作及要求20總體要求辦公室文秘工作承上啟下、協調內外，不僅工作量大、頭緒繁多，而且悄悄無聞，但各項工作都關系到企業、甚至是公司系統的大局。因此寬闊文秘工作人員一方面要勤于學習，提高素養，在實際工作中培育提高自身的各種力量，發揚無私奉獻的精神，甘做無名英雄，更好地為領導、為部門、為基層做好效勞；另一方面要立足本職，放眼全局，把自己的工作與企業的工作、與公司系統的工作結合起來，推動企業和公司系統的整體運轉，促進集團公司高效協調進展。21幾項具體工作及要求1、無紙化辦公工程2、檔案治理工作3、發文范圍及系統簿4、重大事項報告制度221、無紙化辦公工程23工程的決策及目的2023年8月，集團公司信息化工作領導小組第一次會議確定樂觀穩步推動公司系統信息化建設，要求2023年8月到達無紙化辦公2023年7月18日，集團公司總經理辦公會明確8月8日無紙化辦公正式運行，依據“高效、共享、安全、保密”的原則指導各項工作貫徹黨中心、國務院關于建設節省型社會和進展循環經濟的精神，推動節省型企業的建設加快信息傳遞速度，提高文件運轉效率，降低運行本錢無紙化辦公工程24無紙化辦公工程無紙化辦公與傳統辦公的比照文件傳輸、歸檔、檢索：紙質文件郵遞傳輸變為電子文件傳輸，速度大為提高；手工歸檔變為電子文件歸檔，便于檢索和查詢辦公本錢：節省用紙，降低文件印刷、郵遞費用治理流程：文件流轉程序更加清晰、標準，便于治理辦公效率：增加整體協作意識，提升整體治理體系效率25總體實施進度2023年8月～9月進展調研2023年10月設計建設方案2023年11月招標選定廠家2023年1月～3月完成程序的開發2023年4月進展試點2023年5月～6月完成培訓2023年6月啟動雙軌試運行2023年7月啟動單軌試運行2023年8月8日正式運行無紙化辦公工程26無紙化辦公工程無紙化辦公的具體要求〔公司本部〕－－收文27無紙化辦公工程無紙化辦公的具體要求〔公司本部〕－－發文28無紙化辦公工程無紙化辦公的具體要求〔公司本部〕－－簽報29無紙化辦公工程無紙化辦公的具體要求〔辦公本部〕－－其它材料30無紙化辦公工程對系統各單位的具體要求收文：集團公司下發系統各單位的文件除涉及國家隱秘的文件外，均通過OA系統發送，不再寄送紙質文件發文：系統各單位向集團公司及集團公司本部各部門報送的文件除涉及國家隱秘的文件外，均應為電子文件且通過OA系統發送，集團公司不再受理各單位上報的紙質文件31無紙化辦公工程對系統各單位的具體要求技術保障措施：系統各單位技術人員要隨時查看更新信息，對OA系統版本進展刷新；各單位OA效勞器無特殊狀況必需保持24小時運行其它方面：系統各單位要參照集團公司本部無紙化辦公工程實施的范圍和要求制訂本單位的無紙化辦公實施方案，以最大限度地節省紙張，降低運營本錢32無紙化辦公工程無紙化辦公工程自8月8日正式運行以來，總體狀況是好的，到達了預期的目的。下一步有關工作要求：人員：加強業務培訓，實現文件格式的標準，保證文件的正常發送和接收技術：加強系統維護，確保機器的正常運行332、檔案治理工作34檔案治理工作企業檔案治理是企業治理工作的一項重要內容。近期，國家就企業檔案治理工作出臺了一系列治理方法：《國有企業文件材料歸檔方法》《關于加強檔案信息資源開發利用工作意見》《關于加強企業檔案信息化建設的意見》35檔案治理工作通過書面調研，反映出公司系統檔案治理工作總體狀況是好的：領導重視，發揮檔案治理機構的作用，加強制度建設、網絡建設嚴格執行國家有關政策法規和行業標準依法治理檔案的意識進一步提升加強培訓，檔案隊伍的年齡和學問構造得到優化，綜合素養明顯提高檔案治理的根底設施和設備條件得到改善36檔案治理工作公司系統檔案工作中存在的問題同樣不容無視：檔案治理還不適應現代化企業治理的要求，治理意識落后；人員力氣薄弱、素養亟待提高；信息化程度較低，設施設備需要完善加強；建設工程中，一些工程單位與施工單位連接不到位，責任不清晰，在檔案的收集和整理上需進一步改進和加強。37檔案治理工作對各單位檔案治理工作的幾項要求：(一)進一步提高生疏，增加責任感和自覺性。將檔案工作納入企業進展規劃和年度打算，納入領導議事日程，納入有關人員崗位責任制。〔二〕加強制度建設，標準檔案治理，促進依法治檔。38檔案治理工作〔三〕設立檔案機構，配備專職檔案人員。加強培訓，不斷提高業務力量和綜合素養。檔案人員要與專業技術人員、治理人員享受同等待遇。〔四〕強化根底治理，加快技術更新，配備適應工作需要的設備設施。〔五〕明確各單位辦公室或總經部為檔案工作歸口治理部門。39檔案治理工作需要強調的幾項工作：〔1〕建設工程檔案治理〔2〕電子文件歸檔治理〔3〕建立電子檔案治理系統40檔案治理工作〔1〕建設工程檔案治理建設工程檔案是建設工程從醞釀、決策到建成投產全過程活動的真實記錄和縮影，是建設工程的重要組成局部，是機組達標投產的考核指標之一，也是進展生產經營的必要條件。近期公司轉發了國家檔案局《關于做好2023年國家重點建設工程檔案工作的通知》41檔案治理工作〔1〕建設工程檔案治理工程建設工程檔案治理工作要和工程建設同步推動建設工程檔案治理不僅僅是建設單位單方面的工作，需要建設、設計、施工、監理、設備供給及安裝等參建單位共同來完成確保從工程前期、開工、施工到竣工驗收的各階段檔案資料的完整歸檔42檔案治理工作〔2〕電子文件歸檔治理使用電子文件范圍擴大、數量增多協作無紙化辦公工程的實施需求實現電子檔案治理的制度化、標準化43檔案治理工作〔2〕電子文件歸檔治理制訂和下發《中國華電集團公司電子文件歸檔治理方法〔暫行〕》轉發國家標準《電子文件歸檔與治理標準》44檔案治理工作〔3〕建立電子檔案治理系統轉發國家檔案局《關于加強企業檔案信息化建設的意見》和下發《中國華電集團公司電子文件歸檔治理方法》中均明確提出系統各單位必需建立適應企業信息化要求的電子檔案治理系統，為下一步公司系統檔案治理網絡的建立奠定根底。45檔案治理工作〔3〕建立電子檔案治理系統近期又下發了《關于重申建立電子檔案治理系統和推舉電子檔案治理軟件的通知》〔中國華電總函[2023]41號〕，再次進展了重申。請各單位高度重視此項工作，依據要求配備電子檔案治理軟件和相應的硬件設備，建立起電子檔案治理系統。集團公司將適時進展檢查。46檔案治理工作〔3〕建立電子檔案治理系統應系統有關單位的要求，結合本部實施狀況，依據集團公司信息化建設總體規劃，電子檔案系統的技術框架應滿足數據集中要求，將在公司本部實施的東方飛揚檔案治理系統軟件向全系統進展推舉。建議尚未建設或需要更新檔案治理系統的單位于9月底以前與東方飛揚軟件公司聯系，集團公司將于十月舉辦軟件安裝、使用培訓班，對購置軟件單位的有關人員進展集中培訓。473、發文范圍及系統簿48發文范圍為標準治理層面，明確發文范圍，公司下發了《關于明確集團公司普發性文件發送范圍的通知》〔中國華電總[2023]506號〕普發性文件直接發送單位共84家：分公司、代表處、辦事處〔共11家〕內部核算單位〔共3家〕全資企業〔共22家〕控股企業〔共45家〕工程籌建處〔共3家〕49發文范圍一些單位的下屬企業不再由公司直接發文，而由這些單位進展轉發：華電國際、華電能源股份公司貴州烏江水電開發公司華電福建、四川、云南發電公司上海華電電力公司參股企業不作為普發性文件直接發送單位50系統簿為便利系統各單位的聯系，準時更新信息，在系統網站、公司本部辦公網站上公布了系統簿公司系統新單位的設立、舊單位名稱的變更，單位主要負責人、部門負責人的變更都需更新簿內容由各單位負責本單位簿信息的準確性。如需更新，請盡快與我們聯系：聯系人：關翔聯系：010－51966000514、重要狀況報告制度52重要狀況報告制度為準時把握和妥當處理集團公司系統發生的重大大事，保證公司改革、進展和穩定等各項工作的順當推動，集團公司于成立之初就建立了重要狀況報告制度，并下發了《關于建立公司系統重要狀況報告制度的通知》〔中國華電總[2023]123號〕。53重要狀況報告制度制