./第1章辦公自動化〔OA是指將計算機技術、通信技術、信息技術和軟件科學等先進技術及設備運用于各類辦公人員的各種辦公活動中,從而實現辦公活動的科學化、自動化,最大限度地提高工作質量、工作效率和改善工作環境。而辦公軟件是可以進行文字處理、表格制作、幻燈片制作、簡單數據庫處理等方面工作的軟件。目前辦公軟件的應用圍很廣,大到社會統計,小到會議記錄,數字化高速發展的今天更離不開辦公軟件的鼎立協助。Office2007就是微軟公司推出的最新的Office系列軟件,是辦公處理軟件的代表產品,不僅在功能上進行了優化,還增添了許多更實用的功能,且安全性和穩定性更得到了鞏固。Office2007集成了Word、Excel、PowerPoint、Access和Outlook等常用的辦公組件。本章學習要點：了解辦公自動化系統的定義和功能了解辦公系統的基本設備熟悉Office2007各個組件及其功能使用語言功能使用幫助文檔隨著科學技術的飛速發展,當今社會已進入信息時代。辦公自動化技術已成為處理、傳遞信息的重要手段之一,并高效率地參與著現代化的管理。本節將向用戶介紹辦公自動化的主要特點及其功能作用。辦公自動化系統的概念及特點辦公自動化是在管理信息系統〔MIS和決策支持系統〔DSS發展的基礎上迅速興起的一門綜合性技術。它是以先進的科學技術武裝辦公系統,達到提高效率、提高管理水平,使辦公系統達到信息靈活、管理方便和決策正確的目的。利用辦公自動化系統,即可使管理更加現代化、科學化。1．辦公自動化的定義辦公自動化是指利用先進的科學技術,不斷使人們的部分辦公業務活動物化于各種現代化辦公設備中,并由這些設備和辦公人員構成服務于某種目的的人-機信息處理系統。其目的是盡可能充分利用信息資源,提高生產率、工作效率和質量、輔助決策,求得更好的效果。辦公自動化系統辦公自動化涉及行為科學、社會科學、管理科學、系統工程學和人機工程學等多種學科,并以計算機、通信和自動化等技術為支撐技術,且將工作站〔WorkStation和局域網〔LocalAreaNetwork作為OA的兩大支柱。辦公自動化系統OA系統可分為組織機構、辦公制度、辦公人員、辦公環境、辦公信息和辦公活動的技術手段6個基本要素。各部分有機結合、相互作用,構成有效的OA系統。其功能結構如圖1-1所示。2．辦公自動化的特點辦公自動化是高級的決策支持系統,它將各種先進設備和各種軟件功能緊密組合,是信息化社會的重要標志。它具有以下幾個特點。辦公自動化是一門綜合性科學一般人常常認為辦公自動化只是自動化科學的一個分支,其實辦公自動化是當前國際上飛速發展的一門綜合多種技術的新型邊緣學科,它涉及行政管理、電子、文秘、機械和物理等多學科,是信息化社會的產物,是在計算機、通信設備較普遍應用,信息業務空前繁忙的情況下應運而生的。辦公自動化是一個人機信息系統,是具有信息處理功能的學科一個較完整的辦公自動化系統應包括信息采集、加工、改造、傳遞和存儲等環節。其主要任務是向各級辦公人員提供各種所需的信息。因此,人、信息系統、各種設備和輔助工具是辦公自動化系統的3個互相聯系的基本組成部分。信息是加工的對象,機器是加工的工具,人是加工過程的設計者、指揮者和加工結果的享用者。辦公自動化是對語音、數據、圖像和文字等信息一體化的處理過程辦公自動化可以將基于不同技術的辦公設備在網絡上使用,將文字處理、語音處理、數據處理和圖像處理等功能組成在一個系統中,實現設備共享,使辦公室具有綜合處理這些信息的功能。辦公自動化的目標是提高辦公效率和質量,是產生更高價值信息的輔助手段辦公自動化加速了信息的流通,提高了辦公效率和準確性,提高了辦公人員的決策質量,為決策人員提供更多的信息和更多的決策方案。辦公自動化使辦公人員的勞動智能化、辦公工具電子化和機械化、辦公活動無紙化和數字化,這必將大幅度提高辦公人員的工作效率。辦公自動化的功能辦公自動化系統是通過寄托計算機網絡,圍繞群件管理這個核心,來實現收發文件以及檔案管理自動化,以提供工作效率,創造無紙化辦公的優越環境的。整個系統涵蓋了收發文管理、外出人員管理、會議管理、領導活動安排、論壇管理、個人用戶工作臺等多個功能子系統。每個子系統都可以獨立完成某一單項辦公事務,相互之間又有機結合,真正實現了無紙化的辦公自動化。辦公自動化系統具有以下幾個基本功能。1．收發文管理收發文管理主要負責公文的擬定、收發、審批、歸檔、查詢檢索和打印等工作流的全過程。當需要送交一份公文時,先由起草人起草公文,之后通過網絡發給審批人,審批合格之后進行簽發。而當收到一份公文時,應先進行收文登記,然后發送給公文擬辦人,在擬辦人指定批辦、承辦人之后,公文將自動發送到批辦、承辦人處,最后由專人將公文歸檔。收發文管理能夠實現部文檔從擬稿、批閱、簽發,到最后的整理、歸檔這一流程的自動化控制,達到文檔收發自動化。2．外出人員管理外出人員管理主要通過電子公告板方式實現對外出人員的登記管理,外出人員利用此公告板公布自己的外出事由、外出時的聯系方法、外出時間以及外出期間指定的工作代辦人和代辦事項,還可以將自己外出的消息通知給有關人員。3．會議管理在傳統方式下,召開會議時需要的大量文件讓人頭疼不已,而在辦公自動化系統方式下則要輕松許多。利用辦公自動化系統可以實現網絡遠程實時會議控制,圖文、影音在線傳輸,并通過瀏覽器安排、管理會議。4．領導活動安排OA系統可以負責對領導的工作和活動進行統一的協調和安排,包括一周活動安排和每日活動安排,相關人員可以據此安排日程,以便進行相應的工作,而不至于發生沖突。5．論壇管理所謂論壇,類似現實生活中的公告牌,用于系統容人員在其中發布相關公開信息。論壇管理主要負責對這些信息的管理,如信息分類、更新等。公告牌可以用來發布各種通知或者其他公用信息。同時,可以在部開通電子,并具備和系統外部交流的能力。6．個人用戶工作臺個人用戶工作臺用于對本人各項工作進行統一管理,如安排日程、活動,查看和處理當日工作,存放個人的各項資料、記錄等。此外,個人用戶還可以通過電子與其他單位或個人交流意見、討論問題及傳送材料。7．電子電子系統可以完成信息共享、工作批閱流程、文檔傳遞等功能。8．遠程辦公當員工遠離辦公室或者需要外出,而同時又非常需要了解單位的某些數據信息時,可以通過網、DDN專線等連接的遠程計算機,完成所有相關辦公的功能。9．檔案管理辦公自動化系統可以實現交互式的勞資人事管理,將員工資料與考勤制度、工資管理、人事管理相結合,從而有效提高員工的工作效率,降低管理費用,實現高速、實時的查詢管理。辦公自動化設備是現代工作和生活中不可或缺的高科技產品。它是微電子技術、計算機技術、電磁技術、電機技術、光電技術、傳感技術、數字通信技術和塑料技術、精密機械技術的綜合體。利用這些辦公設備,可以進行復印、打印、存儲和掃描等工作,從而能夠大大提高人們的工作效率。存儲設備硬盤存儲設備在計算機系統中起著非常重要的作用,人們日常所接觸的硬盤、光盤以及U盤等都屬于存儲設備。其作用在于能夠長期保存信息,并且不依賴于電來保存信息。硬盤1．硬盤硬盤又稱硬磁盤驅動器,它是計算機系統中最主要的外部存儲設備,就像倉庫一樣,部存放著計算機中所有的數據。與存相比,硬盤具有容量大、關機后存儲數據不會丟失等特點,如圖1-2所示。隨著用戶需求的提高,硬盤已經從早期的幾十MB、幾百MB發展到現在常見的80GB、160GB。目前,常見的硬盤接口主要分為IDE和SATA兩種,它們分別通過兩種不同的數據線與主板進行連接,如圖1-3所示。IDEIDE和SATA硬盤接口除了上面介紹的采用IDE、SATA接口的硬盤外,另外還有采用SCSI和FC〔光纖通道的硬盤產品。由于SCSI和FC接口的硬盤主要應用于服務器,因此這些產品在市場上并不常見。2．光存儲設備一切采用光盤作為數據存儲介質的設備統一被稱為光存儲設備〔光驅。目前,光驅的種類很多,根據光盤的存儲技術可以將其分為CD光盤驅動器和DVD光盤驅動器兩大類。根據光盤是否可擦寫的特性,光驅又分為普通光驅〔即只能讀取,不能寫入和刻錄機〔可讀可寫兩種；按照光驅與主板連接接口的種類,又可以將其分為IDE接口光驅、SATA接口光驅、SCSI接口光驅和USB接口光驅。其中除了USB接口光驅屬于外置式外,前3種接口的光驅都屬于置式產品,如圖1-4所示。在各種光驅產品的宣傳資料中,常看到48X、52X或16X的字樣,這些指的都是光驅的工作速率,分別是指48倍速、52倍速和16倍速的光驅產品。其中,常見的CD光驅大都為48X或52X的產品,DVD光驅則以16X、18X最為常見。光存儲設備3．移動存儲設備光存儲設備移動存儲設備是近年來發展速度較快、使用也較為普及的新型存儲產品,它具有存儲容量大、攜帶方便等特點。其產品形式主要分為優盤、移動硬盤以及數碼隨身聽等多種類型。優盤優盤移動硬盤優盤移動硬盤數碼隨身聽移動硬盤與優盤相比,移動硬盤的存儲容量較大,它是以硬盤為存儲介質,強調便攜性的存儲產品,大都采用USB接口與計算機進行連接,也有部分采用IEEE1394接口的移動硬盤產品,如圖1-6所示。目前主流移動硬盤的容量已經達到了80GB,其他還有160GB甚至250GB的移動硬盤產品。由于計算機可以通過USB接口向USB設備供電,因此大多數移動硬盤在使用時與優盤并沒有太大的不同,但也有部分移動硬盤必須配備額外的供電設備才能夠正常使用。數碼隨身聽數碼隨身聽主要指MP3播放器、MP4播放器等數碼影音播放設備,其名稱主要來源于它們播放的影音文件格式,如圖1-7所示。打印機打印機是連接在計算機上主要的外圍輸出設備,它在人們日常的計算機應用中占據著非常重要的地位。目前,家庭及辦公中常用的打印機有針式打印機、噴墨打印機和激光打印機等。針式打印機噴墨打印機針式打印機噴墨打印機噴墨打印機工作原理針式打印機也稱撞擊式打印機,它的打印頭由多支金屬撞針組成。針式打印機在執行打印操作時,打印頭在紙和色帶之上行走,當指定的撞針到達某個位置時,便會彈射出來,在色帶上打擊一下,讓色素印在紙上做成其中一個色點。配合多個撞針的排列樣式,便能在紙上砌成文字或圖畫,如圖1-8所示。2．噴墨打印機噴墨打印機適合打印單頁紙,其打印質量很大程度上取決于紙的質量。它的進紙方式及面板控制和針式打印機相似,但它是通過墨盒的噴嘴將墨滴直接在紙上印出圖像的。如圖1-9所示為一臺噴墨打印機,而噴墨打印機的工作原理如圖1-10所示。噴墨打印機價格便宜,而且打印時的噪聲較小,圖形質量較高,是當前家庭打印機的首選產品。3．激光打印機紙墨滴墨水瓶垂直板噴嘴水平板帶電面板控制墨滴噴射方向激光打印機最先由Xerox公司在20世紀60年代末研制成功,它采用的是電子照相〔Electrophotographic技術。該技術利用激束掃描光鼓,控制光鼓將墨粉轉印到紙上形成打印結果,如圖1-11所示。紙墨滴墨水瓶垂直板噴嘴水平板帶電面板控制墨滴噴射方向噴射的墨滴形成字符在針式、噴墨、激光打印機中,激光的效果最好,噴墨其次,而且這兩種的噪聲都很小,針式打印機的噪聲相對較大,但它可以打多層紙,而且消耗材料相對較便宜,所以使用量仍然很大。復印機復印機是從書寫、繪制、印刷的原稿得到等倍、放大或者縮小的復印品的設備。復印機復印的速度快,操作簡便,與傳統的鉛字印刷、蠟紙油印、膠印等的主要區別是無需經過其他制版等中間手段,而能直接從原稿獲得復印品。按照其工作原理的不同,可以將復印機分為3類。激光打印機1．光化學復印激光打印機光化學復印有直接影印、藍圖復印、重氮復印、染料轉印和擴散轉印等方法。直接影印法用高反差相紙代替感光膠片對原稿進行攝影,可增幅或縮幅；藍圖法是復印紙表面涂有鐵鹽,原稿為單半透明材料,兩者疊在一起接受曝光,顯影后形成藍底白字圖像；重氮法與藍圖法相似,復印紙表面涂有重氮化合物,曝光后在液體或氣體氨中顯影,產生深色調的圖像；染料轉印法是原稿正面與表面涂有光敏乳劑的半透明負片合在一起,曝光后經液體顯影再轉印到紙上；擴散轉印法與染料轉印法相似,曝光后將負片與表面涂有藥膜的復印紙貼在一起,經液體顯影后負片上的銀鹽即擴散到復印紙上形成黑色圖像。復印機2．熱敏復印復印機熱敏復印是將表面涂有熱敏材料的復印紙,與單原稿貼在一起接受紅外線或熱源照射。圖像部分吸收的熱量傳送到復印紙表面,使熱敏材料色調變深即形成復印品。這種復印方法現在主要用于傳真機接收傳真。3．靜電復印靜電復印是現在應用最廣泛的復印技術,它是用硒、氧化鋅、硫化鎘和有機光導體等作為光敏材料,在暗處充上電荷接受原稿圖像曝光,形成靜電潛像,再經顯影、轉印和定影等過程而成。靜電復印主要有3個部分：原稿的照明和聚焦成像部分；光導體上形成潛像和對潛像進行顯影部分；復印紙的進給、轉印和定影部分,如圖1-12所示。靜電復印有直接法和間接法兩種。直接法是在涂有光導材料的紙上形成靜電潛像,然后用液體或粉末的顯影劑加以顯影,圖像定影在紙表面之后即成為復印品；間接法則先在光導體表面上形成潛像并加以顯影,再將圖像轉印到普通紙上,定影后即成為復印品。20世紀70年代以后,間接法已成為靜電復印的主流和發展方向。掃描儀掃描儀是一種高精度、光電一體化的高科技產品,用戶通過掃描儀能夠將圖片、膠片,以及各類圖紙圖形和文稿輸入到計算機中,以便計算機對這類信息進行處理。它是除鍵盤和鼠標之外,另一種被廣泛應用的計算機輸入設備。掃描儀的種類很多,按接口類型分為EPP、USB和SCSI這3種。按其掃描原理可分為手持式掃描儀、滾筒式掃描儀、平板式掃描儀。圖1-13所示即為平板式掃描儀。平板式掃描儀平板式掃描儀傳真機通常情況下,掃描儀向計算機中輸入的都是圖像信息。但在掃描文字容時,通過使用專門的OCR〔光學字符識別技術,掃描儀也可以直接向計算機中輸入文字信息。傳真機傳真機是應用掃描和光電變換技術,將文件、圖表、照片等靜止圖像轉換成電信號,傳送到接收端,以記錄形式進行復制的通信設備,如圖1-14所示。傳真機按其傳送色彩,可分為黑白傳真機和彩色傳真機；按占用頻帶,可分為窄帶傳真機〔占用一個話路頻帶和寬帶傳真機〔占用12個話路、60個話路或更寬的頻帶；按用途可分為氣象圖傳真機、相片傳真機、文件傳真機、報紙傳真機等。其記錄方式多用電解、電磁、燒灼、照相、感熱和靜電記錄等。目前市場上常見的傳真機可以分為4大類：熱敏紙傳真機〔也稱為卷筒紙傳真機、熱轉印式普通紙傳真機、激光式普通紙傳真機〔也稱為激光一體機、噴墨式普通紙傳真機〔也稱為噴墨一體機。傳真機的工作原理非常簡單,即首先掃描即將需要發送的文件,并轉化為一系列黑白點信息,該信息再轉化為聲頻信號并通過傳統線進行傳送。當接收方的傳真機"聽到"信號之后,即可將相應的點信息打印出來,這樣,接收方就會收到一份原發送文件的復印件。多功能一體機理論上,多功能一體機具有打印、復印、掃描和傳真等多種功能,但對于實際的產品來說,只要具有其中的兩種功能,就可以被稱為多功能一體機了。多功能一體機目前,較為常見的產品在類型上一般有兩種：一種是涵蓋了打印、掃描和復印3種功能的一體機；而另一種則是涵蓋了打印、復印、掃描、傳真4種功能的一體機,如圖1-15所示。多功能一體機另外,根據打印方式的不同,多功能一體機也可以分為激光型和噴墨型兩種類型；根據產品性能的不同,可以分為打印主導型、復印主導型、傳真主導型,而掃描主導型的產品較為少見。隨著計算機技術的發展,辦公自動化系統從最初的漢字輸入、文字處理、排版編輯、查詢檢索等應用軟件逐漸發展成為現代化的網絡辦公系統。通過聯網將單項辦公業務系統連成一個辦公系統,再通過遠程網絡將多個系統連成更大圍的辦公自動化系統。建立Intranet/Extranet已經成為辦公自動化發展的必然趨勢。而辦公軟件是針對辦公環境設計的軟件,中文辦公軟件將向智能化、集成化、網絡化的方向發展。目前,在所有辦公軟件中,最為常用的辦公軟件即為微軟公司的Office辦公軟件。Word2007制作的旅游小冊子Office2007是Microsoft公司推出的主流辦公軟件,可以更方便地進行日常辦公處理。Word2007制作的旅游小冊子1.3.1Word2007Word2007是Office中的字處理程序,也是應用較為廣泛的辦公組件之一,主要用來進行文本的編輯、排版、打印等工作。例如,運用Word2007中的設置字體格式、設置段落格式、添加頁眉和頁腳,以及設置水印效果等相關功能,制作一份"外出旅游注意事項"的小冊子,如圖1-16所示。Excel2007制作的年終獎金發放表PowerPoint2007演示文稿Outlook2007Excel2007制作的年終獎金發放表PowerPoint2007演示文稿Outlook2007窗口Excel2007是Office中的電子表格處理程序,也是應用較為廣泛的辦公組件之一,主要用來進行繁瑣計算任務的預算、財務、數據匯總、圖表、透視表和透視圖等的制作。例1.3.3PowerPoint2007PowerPoint2007是Office中的演示文稿程序,可用于創建動感美觀的演示文稿和幻燈片及投影片等。例如,運用PowerPoint2007制作"旅游城市宣傳"演示文稿,如圖1-18所示。1.3.4Outlook2007Outlook2007是Office中的一個桌面信息管理應用程序,提供了一個管理電子、日歷和聯系人等信息的平臺,如圖1-19所示。為了處理專門用于每種語言的轉換和需求,在Office2007的[審閱]選項卡中提供了一系列的翻譯和中文簡繁轉換功能。其中,翻譯是將一種語言產物,在保持容也就是意義不變的情況下,改變為另一種語言產物的過程；而簡繁轉換就是實現簡體中文與繁體中文之間的互相轉換。翻譯文字使用"信息檢索"〔或直接運用"翻譯"功能,用戶不僅可以利用雙語詞典翻譯單個字詞或短語,還可以搜索參考資料,如字典、百科全書和翻譯服務。[信息檢索]按鈕翻譯結果[信息檢索]按鈕翻譯結果英語助手搜索結果此時,在彈出的[信息檢索]任務窗格中,單擊[搜索]欄中的下拉按鈕,選擇[翻譯]選項,并單擊[翻譯為]下拉按鈕,選擇一種要將"作者"文字翻譯成的語言〔如選擇"英語"項,單擊[開始搜索]按鈕,即可翻譯出所需的信息,如圖1-21所示。在[信息檢索]任務窗格中,單擊[翻譯為]下拉按鈕,在彈出的下拉列表中提供了可供翻譯的14種語言,用戶可根據需要選擇合適的語言進行翻譯。單擊[校對]組中的[翻譯]按鈕,也可彈出[信息檢索]任務窗格進行翻譯操作。英語助手英語助手是一項MicrosoftOfficeOnline服務,用于幫助以英語為第二語言的Office用戶書寫專業的英語文字。該服務提供了集成的參考指南,幫助提供拼寫檢查、解釋和用法,以及對同義詞和搭配〔一般或經常一起使用的兩個單詞之間的關聯的建議。例如,將光標置于StormPetrel后,單擊[校對]組中的[英語助手]按鈕,如圖1-22所示。此時,即可在彈出的[信息檢索]任務窗格中顯示該單詞的中文釋義和英文釋義,如圖1-23所示。在[信息檢索]任務窗格中,單擊[搜索]下拉按鈕,選擇[英語助手〔中國]選項,可搜索出相應單詞的中文含義。在該任務窗格的[搜索]文本框中輸入文字,還可選擇[翻譯]選項,實現翻譯字詞的功能。簡體與繁體的相互轉換在排版過程中為了增加文檔的古韻或便于查看文檔,經常會使用簡繁體互相轉換功能。下面介紹如何實現簡繁體的互相轉換,以及自定義詞典功能。選擇文本內容簡轉繁效果選擇文本內容簡轉繁效果使用[中文簡繁轉換]對話框隨著中國加入世貿,以及中國大陸、中國和中國之間交流和互動的日益深入,很多國際性公司和機構都需要將重要的文件同時翻譯為簡體中文和繁體中文。此時,用戶便可以利用Office2007中的簡繁互換功能。要使繁體轉換成簡體,只需選擇要轉換的繁體,并單擊[中文簡繁轉換]組中的[繁轉簡]按鈕即可。另外,在進行簡繁體互相轉換時,也可以通過[中文簡繁體轉換]對話框進行設置。選擇[審閱]選項卡,單擊[中文簡繁轉換]組中的[簡繁轉換]按鈕。然后在彈出的[中文簡繁轉換]對話框中選擇[轉換方向]欄中的相應單選按鈕,如選擇[簡體中文轉換為繁體中文]單選按鈕,即可將所選文本容轉換為繁體中文,如圖1-26所示。若在文檔中選擇的是繁體文字,需將其轉換成簡體,只需選擇[中文簡繁轉換]對話框中的[繁體中文轉換為簡體中文]單選按鈕即可。2．自定義詞典簡體繁體自定義詞典導入繁體字簡體繁體自定義詞典導入繁體字導出詞匯另外,用戶也可以利用該對話框導入或者導出繁體字。單擊該對話框中的[導入]按鈕,在彈出的[打開]對話框中選擇要導入的繁體字文件,并單擊[打開]按鈕。然后在彈出的[自定義詞典]對話框中,單擊[確定]按鈕即可,如圖