第一講時間管理的四個發展（上）時間管理概述時間管理的必要性時間具有“供給毫無彈性”、“無法蓄積”、“無法取代”、“無法失而復得”等特性，所以時間是最不為人們理解和重視的，也正因為如此，時間的浪費比其他資源的浪費就更為普遍，也更為嚴重。因此，當人們無所事事，或者忙得暈頭轉向卻不見成效時，應該暫時停下來審視一下自己的時間利用效率，審視一下自己在時間中所處的角色，尋找一條更為合適的途徑，實現自己的目標，追求自己的人生價值。在經理人的所有管理技能中，時間管理最容易被忽略，對中國的經理人而言，這又是一個急需解決的問題。初級經理人從員工的崗位過渡到管理者的崗位，比較容易忽略管理的角色和時間管理的技能，而中、高級管理者的工作時間更忙碌，工作任務更多，時間效率的管理也就顯得更加重要。【案例1】非洲大草原的獅子和羚羊非洲大草原上的羚羊和獅子，每天都要展開一場生命的競賽，也可以看作是一場生命的奧運會，如果競賽贏了就有東西吃，輸了就可能遭受滅頂之災。因此，每天早晨，羚羊和獅子醒來時，它們的腦子里都閃過同樣一個念頭，那就是“我今天一定要跑得比以往要快”。如果獅子跑慢了，它就沒有羚羊吃，它就可能會活活餓死；如果羚羊跑慢了，它就可能被獅子吃掉。它們之間的這種微妙關系使得非洲大草原保持著很好的生態平衡。【案例2】冠軍和亞軍的區別在賽場上，速度是決定用時多少的重要參數，例如香港的賽馬，冠軍和亞軍的區別，也就是第一匹馬和第二匹馬之間的差別，可能相當微小，往往用肉眼看不出來，要借助電腦等先進設備的幫助，兩匹馬之間的時間差距可能僅為0.05秒。但是，頭馬和第二匹馬的獎金卻是不一樣的，要差到幾十萬港幣。對于比賽結果，人們關心和記住的從來都是冠軍，很少記住亞軍，例如中國奧運，打破冠軍零記錄的是許海峰，而第二位得金牌的則很少有人記得，這就是第一和第一之外的區別，奧林匹克運動的口號“更高、更快、更強”，其含義所追求的也就是速度。【案例3】三枚硬幣—財富、健康、時間，哪一個更重要？為什么假設一個人的生命中有三枚硬幣，一枚硬幣代表財富，一枚硬幣代表健康，還有一枚硬幣代表時間，這三枚硬幣哪一個最重要呢？通常人們都趨向于追求財富，如果在這三枚硬幣中，把代表財富的硬幣拿掉，則表示這個人有足夠多的健康，也有足夠多的時間，他有可能重新去創業，贏得財富，把代表財富的硬幣重新放進自己的生命中。如果在這三枚硬幣中，把代表健康的硬幣拿掉，這表示這個人有足夠多的財富，也有足夠多的時間，則他可以花費無以計數的金錢來治療自己的疾病，至少可以拖延一定的時間，或借助高科技手段來延長生命，他可能把代表健康的硬幣重新放進自己的生命中。如果把代表時間的硬幣拿走，讓一個人沒有自己的時間了，這時候，即使他有無數的財富，有很強壯的身體，可是生命留給他的只有一剎那，他無法用1億美元去換10分鐘，這就好比無數的0前面沒有了1，是沒有任何意義的，他不僅不能將代表時間的硬幣重新放進自己的人生，而且財富和健康對他也變得毫無意義了。點評：對于所有的人，尤其是經理人、企業家，他們有大量的金錢，可是他們感到最缺的還是時間，所以對時間的要求就更高，這就需要良好的時間管理。

時間管理的內涵1．時間管理那么什么是時間管理呢？在日常生活中始終如一、有的放矢地使用行之有效的方法，組織管理好自己生活的方方面面，最有意義、最大限度地利用自己所擁有的時間，這就是時間管理。時間管理不僅僅是工作的管理，也包含著業余時間的管理；不僅僅是在企業里的管理，同時也包含著家庭生活、業余時間、業余愛好的管理。也就是說，時間管理應該是包含著生活中所有時間的合理利用和支配。2．主管在時間管理中存在的誤區很多主管在時間管理上普遍存在以下一些認識誤區：寧愿去做事情，而不是去做正確的事；寧愿去解決問題，而不是有創意地去選擇解決方法；寧愿去保持原來的做法和手段，而不是去優化、優選工作的流程和方法；寧愿去被動地執行服從和遵守職務，而不是主動積極地進行創新和求得最佳的結果；寧愿去節約成本，而不愿意主動地增加利潤，尤其是在投資理財的觀念方面，國人習慣開源節流，但實際是比較喜歡節流，比較喜歡勤儉節約，而忽視要去更多地增加收入。表1-1管理時間的自我評估寧愿而不是正確地做事做正確的事解決問題有創意的選擇保持手段優化手段遵循義務求得結果降低成本增加利潤3．傳統的時間管理觀念從節約和增加收入這兩方面進行比較，傳統的觀念喜歡節約，時間管理的傳統觀念中滲透了這種生活哲學觀的影子。傳統的時間管理觀念強調以下幾個方面的內容：強調時間的重要。古人曰“一寸光陰一寸金，存金難買寸光陰”，這里強調了時間的價值和重要性。強調時間流失的速度。孔子曰“逝者如斯夫！”看到滔滔不絕的江水，想到時間也如流水一樣，不斷地、快速地流淌，強調了時間的無法失而復得性。強調時間管理的計劃性。中國古人關于時間管理的最基本方法是計劃性，俗語常說“預則立，不預則廢”，也就是說在做事之前要有充分的準備和充分的計劃，強調了計劃的重要性。俗語常說“一年之計在于春，一日之計在于晨”，放到當今的競爭激烈的社會中，這句俗語在依然實用的同時，可以稍加變通，改成“一年之計在于去冬，一日之計在于昨夜”，因為到了春天再開始做計劃已經來不及了，而要在去年的冬天就要做第二年的計劃，同樣，一天的計劃要在昨天晚上或昨天下班的時候就做好了。也就是所有的計劃都要提前做。時間管理的四個發展（一）競賽以快趨強競賽以快趨強，軍事以先下手為強，在市場環境急劇變化和動蕩的今天，商界講究“快魚”策略，過去的競爭規則是大魚吃小魚，比資本量，比規模，以實力論勝負。今天是比速度，比學習的速度，比反應的速度，比創新的速度，速度快者方能取勝。【案例】中華武學秘笈和跆拳道的心快、眼快、手快中華武術秘籍講究“百法有百解，唯快招無解”，也就是說任何招數，都是有接招的套路的，但是，快招無解，因為速度太快時，對方來不及作出反應。跆拳道也講究三快，要求心快、眼快、手快，且只有快者才可以勝于對方，才可以保持優勢。（二）你有多少資本如果問一個人有多少資本，他往往想到的是自己的車子、房子、股票債券等有形資產，而容易忽略掉自己的時間財富。50歲的中年人與20歲的年輕人，怎么去衡量他們所擁有資本的多少呢？通常情況下20歲的年輕人不會擁有50歲的中年人同樣多的有形財產，但是，在這兩種人的資產表中，時間一欄的優勢則屬于年輕人。俗話說少年不怕窮，因為時間就是財產，時間就是一個少年最大的優勢。愛因斯坦說過：“一切與生俱來的贈品中，時間最寶貴！”時間不僅寶貴，而且時間最公平，無論一個人多么富裕或多么貧窮，上天給予的時間是絕對公平的，每人每天24小時，一分一秒都不差，時間不會對任何人厚此薄彼。但是上天又是不公平的，因為每個人的時間價值是不一樣的，成功人士單位時間的價值非常高，而一般的普通人，時間的單位價值就比較低。但是，不管現在的情況如何，只有利用好當前的時間，才能讓“這一刻”不被浪費，才能為下一刻的精彩做好鋪墊。臺灣有句俗語，只有今天才真正屬于你。強調要在最短的時間內，更多的學習，更多的行動，獲得更多的資訊。（三）72歲人的一生一個人的時間到底是怎么度過的，每個人一生的時間是怎樣被利用的，時間哪里去了？為了回答這些問題，科學家對人群的時間利用做了科學的研究，將統計的結果進行匯總，從而得出了如下的結論。假設一個人的生命時間是72歲，則他的時間使用情況可以用表1-2來表示：表1-272歲人的一生時間利用表活動內容所消耗時間睡覺21年工作14年個人衛生7年吃飯6年旅行6年排隊5年學習4年開會3年打電話1年找東西1年其他3年（四）效率與效能人們重視生命，樂于理財，卻疏于時間管理。例如，一個人傷風感冒咳嗽了，他會到醫院去治療；一個人丟了200塊錢或股票損失2000塊，他會很著急和懊惱；可是如果他無謂耗費了2個小時的時間，浪費了1個小時，1個小時無所事事，他卻不會著急，因為時間太無形了，如空氣，看不見，摸不著。魯迅先生說，“時間像海綿里的水，想擠的話，總還是有的”，魯迅先生本人之所以有偉大的成就，就在于他把別人喝咖啡的時間都用來學習和工作了，這說明了時間有很大的彈性。【案例】裝瓶實驗有一位教授做過一個裝瓶實驗，他拿出一個瓶子，拿來了好多石子，又拿來好多沙子，很多水，然后他把石頭往瓶子里裝，裝到瓶口的時候，教授問學生“這個瓶子裝滿了沒有”，學生們說“裝滿了”。于是教授又往這個瓶子里面倒沙子，沙子倒到瓶口時，教授問學生，“這次滿了沒有”，學生們說“滿了”。教授又把水往瓶子里倒，當水倒到瓶口后，教授再一次問學生，“滿了沒有？”，學生們不知道教授接下來還會有怎樣的措施，但想到前兩次的錯誤回答，于是都不敢回答了。點評：這個裝瓶實驗就揭示了時間管理的啟示，大石頭之間會有空隙，沙子之間還有空隙，水里面可能還有空隙。同理，時間之間也存在空隙，珍惜時間的一個方法就是珍惜點點滴滴零碎的時間。此外，工作任務的完成要有程序和順序，裝瓶實驗中如果先往瓶子里面裝水，再往里面裝沙子，然后再往里面放石頭，就一定放不進去了。做事情也是一樣，一定要有優先順序，不能撿了芝麻丟了西瓜，要抓最核心、最重要的、最有價值的事情，而不是抓雞毛蒜皮的事情，這樣生活的意義才能彰顯出來。【案例】口袋書在香港地鐵里，口袋書很暢銷，口袋書只有巴掌大，在上、下班坐地鐵的時間，好多年輕人都在看口袋書，或者利用這段時間休息，也有很多人在看報紙，他們都在有效地利用工作時間和生活時間之間的空隙，有效地利用好這些零星時間，天長日久，就可以積少成多，使這些零頭時間為個人生活增添魅力。時間管理的三大觀念時間管理有三大觀念，第一是時間觀念，第二是效率觀念，第三是效能觀念。對這三大觀念的理解和把握，是時間管理的關鍵。1．時間觀念：1小時與3年的關系

建立時間觀念很重要，有了時間觀念，才能利用瑣碎的時間，才能把點點滴滴的時間珍惜起來。在人們的理解中，3年是一個很大的時間單位，而1小時則是一個常被忽略的時間單位，實際上，如果每天能節約出1個小時，則在人生70年的歲月中，就可以節約出3年的時間，時間觀念的重要性由此可見一斑。2．效率觀念：速度能使石頭漂起來所謂效率觀念，就是要有速度。石頭之所以能漂浮在水面上，如《孫子兵法》所言“疾也”，也就是速度很快的原因。3．效能觀念：始終不偏離終極目標和結果，與人生奮斗方向相吻合效能的觀念就是不僅要衡量速度的快慢，還要考慮其他的因素。中國人習慣以效率衡量事物，而不常論效能，人們常常夸獎一個人做事很有效率，卻很少夸這個人非常有效能。效能的概念，用毛主席的話來說，效率是代表“快”，效能代表“多、快、好、省”，即數量多、速度快、結果好、品質高、成本節約，也就是說，僅僅速度快不行，還要方向正確、結果良好、效果明顯、成本又低，所以效能的概念始終不偏離終極目標和結果。在時間管理中，時間的效能和人生的奮斗方向和企業的終極目標要相吻合。效率與效能的關系猶如價格和性價比，效率就好比價格，而效能好比是性價比。效率是指“快”，而效能是指“多、快、好、省”；效率高就是價格便宜，即買這個貨物所花的貨幣數量比較少，效能高是指單位貨幣內所獲得的回報和價值比較大，即當人們去買大宗的物件，例如買電腦、買汽車、買家具的時候，不僅要注重價格因素，更看重性價比因素，不是越便宜越好，而是關注投入的錢和所獲得的回報價值高低之間的比。同樣的，在單位時間內，所獲得的產值大小就是效率，而在單位時間內所獲得的價值和回報的大小就是效能。【案例】龜兔賽跑烏龜跟兔子賽跑，第一場賽跑烏龜贏了，兔子輸了。因為兔子驕傲自滿，在樹根下面睡了一大覺，等它睡醒以后，發現烏龜已跑到了終點。賽跑的裁判大象批評白兔說：“兔子，你這樣不行，不可以驕傲自滿，要腳踏實地，要勤奮努力，懂不懂啊？”兔子說，“我懂了，我要求再比第二回，我不相信，我跑不過烏龜。”于是它們又舉行了第二次賽跑。裁判大象的發令槍一響，兔子像離弦的箭一樣竄了出去，一會兒就沒有影子了。而烏龜與上次一樣繼續慢慢騰騰地往前爬，爬了很長時間，烏龜終于爬到了終點，卻不見兔子的影子。裁判大象和觀眾就四處尋找，終于在很遠的地方找到了兔子，兔子耷拉著腦袋光顧著跑，卻忘了看方向了。點評：兔子沒有看準方向，它跑得越快離目標就越遠，所以兔子的效率很高，但是效能很低。同理，在做事情的時候，盡管做事可以做得很快，效率很高，可是如果偏離了方向，最后也不會有正確的結果。效能的重點是不但要完成任務，而且要求速度要快、正確率要高、成本要低，效能和效率相均衡。21世紀的經理人，不但要意識到時間很重要，要去抓點點滴滴的時間，要注意做事情的數量和速度，同時還要追求價值，要多、快、好、省。

第二講時間管理的四個發展（下）時間管理的四個發展歷程時間管理的發展經歷了四個階段，人們從認識到時間管理的重要性，到開始進行時間管理，期間也經歷了管理方式和管理重點的轉移。1．第一代：時間增加和備忘錄第一個階段稱為時間的單純增加和備忘錄。時間的增加是指當時間不夠用，而工作任務比較多的時候，就單純地加班加點，延長工作時間。備忘錄就是把所有要做的項目列出來，制作成一個工作任務清單，做一件，勾掉一件，以此種方式進行時間的分配和使用管理。2．第二代：工作計劃和時間表第二個階段稱為工作計劃和時間表，即在所有要做的工作任務開始之前，把清單列出來，在每一項任務之前定一個時間的期限，例如早晨8點～9點做什么，9點～10點做什么，下午1點～2點做什么，每一項任務都有開始和結束的時間，在這個時間段中完成規定的某項任務。這個方法有時候也稱為行事歷時間管理法。3．第三代：排列優先順序以追求效率第三個階段的時間管理稱為排列優先順序以追求效率的時間管理。當工作任務越來越多，多到在規定的時間里面沒有辦法徹底做完的時候，就要求對時間管理的內容進行一定的更改，第一，對工作任務要做一些取舍；第二，對工作任務要排優先順序，比如，先做哪一件，后做哪一件；重點做哪一件，非重點做哪一件；主要做哪些，次要做哪些；做哪些，不做哪些，等等，描述這個取舍和優先順序的辦法可以通過象限法進行。如果按照重要程度的軸來標記橫坐標，按照緊急程度的軸來標記縱坐標，可以構成ABCD四個象限，A象限是又重要又緊急的事情，B象限是重要但不緊急的事情，C象限是緊急但是不重要的事情，D象限是不重要也不緊急的事情。如圖1-1所示：圖1-1第三代時間管理象限示意圖A類工作：又重要又緊急的事情假設用一個統一的標準把所有的工作任務做明確清晰的劃分，然后對ABCD四大類的工作做一個排序，顯而易見，首先應做A類工作，因為A類是又緊急又重要的，這類工作一般屬于突發事件。當工作中出現了突發事件的時候，應該放下手頭所有的工作，全身心地撲上去解決，這種行為被形象地稱為救火行動。例如119消防隊接到警報，就要馬上去處理現場。【案例】突發事件：非典2003年中國政府面對非典事件，就屬于又緊急又重要的突發事件，處理時，當時規定各地政府的一把手都要把工作全部放下，集中所有的精力控制本地區的非典問題，這樣強有力的力度才能夠把非典有效地控制住。B類工作和C類工作當重要又緊急的突發事件被處理之后，接下來是應該處理C類緊急但不重要的工作，還是B類重要但不緊急的工作？有人認為C類工作很緊急，應先期處理，也有人認為B類工作很重要，應先期處理。按照時間占用的順序來劃分，也就是按照時間的緊急程度來說，專家認為應先處理B類工作。為了對B類工作和C類工作完成時間進行分析，可通過分析假設不做C類工作，會導致整個時間管理出現怎樣的狀況；而如果不做B類工作，又會導致整個時間管理出現怎樣的狀況。透過這兩種狀況的不同比較，就可以清晰地看到兩種選擇的差別。B類工作重要但不緊急，如果不做的話，B類工作會隨著時間的進一步推移，越來越緊急，直到突破一定的極限，變成A類工作，所以，B類重要不緊急的工作一旦被拖延下去，就會變成突發事件。C類工作如果不斷地被拖延，隨著時間的不斷推移，它也會變得越來越緊急，當越過一定的極限以后，C類工作就可能因為失去時機而消失，由此就會遭受一定的損失，承擔一定的責任，工作本身也可能會因此而消失。不緊急圖1-2第三代時間問題分類示意圖例如，下午3點～4點，工會組織慰問抽獎活動，參加抽獎者都可得到一袋洗衣粉，如果某人因故未參加工會慰問抽獎活動，4點鐘以后，這個事情可能就已結束，由此，缺勤者將損失一袋洗衣粉。如果在B類和C類工作之間做沖突性的分析，例如下午只有一段時間，只能做一件事，要么做B類工作，要么做C類工作，兩者不可兼得，那時就應該扔掉C類工作，要保住B類工作，因為B類工作的價值更大，它的重要程度更大。【案例1】熱氣球的難題一個胖子和兩個瘦子乘熱氣球去做科學考察，他們帶了很多食物和水，也帶了很多笨重的實驗儀器。當熱氣球升空行駛到海面的時候，突然發生了意外，熱氣球開始漏氣，為了減輕熱氣球的重量，要扔掉很多東西，于是先扔掉了實驗儀器，接著扔掉了食物和水，這時候，熱氣球還是太重，需要犧牲一個人來挽救其他人，在這種情況下，因為扔一個瘦子和扔一個胖子對熱氣球的影響不同，只有按照最大可能地減少損失的思路來分析，即扔胖子就可以挽救兩個瘦子的生命，所以必然要先扔胖子。在兩者不可兼得的情況下，如果可以延長工作時間，統籌協調，進行更好的策略性的安排，即在B類工作不變成A類工作之前，先把C類工作完成，再按部就班地處理B類工作，這樣就可以達到雙贏的效果。但是管理專家通過實驗發現這種理想狀態很難實現，因為C類工作的數量太多，單個C類工作雖然花費的時間不多，但是C類工作的數量層出不窮，所謂“野火燒不盡，春風吹又生”，很多經理人對于C類事件的處理只能疲于應付，致使時間管理者陷入了C類事件的汪洋大海之中，迷失方向，只見樹木，不見森林。【案例2】抗戰的泥潭在抗日戰爭中，200萬日軍被中國人民艱苦卓絕的抗戰拖入全民抗日的汪洋大海之中。二戰以后，斯大林講到，“中國人民艱苦卓絕的抗日戰爭，是世界反法西斯戰場不可缺少的組成部分，為反擊德國法西斯贏得了時間和空間”。斯大林說，如果中華民國政府投降，結果將不堪設想。因為中國政府不投降，中國人民盡管條件非常簡陋，做出了巨大的犧牲，卻拖住了200萬日軍，讓他們抽不出兵力北上配合德國夾擊蘇聯，抽不出兵力南下侵占緬甸、印度、印度尼西亞，甚至吞并澳大利亞和新西蘭，這是中國人民的抗日戰爭把日軍拖入了抗擊奴役、抗擊侵略的泥潭。C類事件的描述有著名的帕金森定律，也稱為爆米花定律，就是2斤玉米看上去不是很大，但是經過膨化以后有可能會變為一籮筐玉米花。由此可見，被膨脹、被擴大后的結果會導致C類工作數量龐大，以致無法完全徹底地被解決。但中國經理人面對一大堆繁雜事務的時候，習慣于“急事急辦”，“特事特辦”，于是就會踐踏原則，就會沒有時間性，就是總把最緊急的事情拿來做，從不考慮這件事情的價值如何，不考慮時間的重要性程度。【案例3】籮筐任務測試美國的專家曾經做過一個針對中國經理人時間管理基本狀況的測試。任務要求是：一個籮筐中有10件工作任務，假設下午的一段時間是沒有辦法完成籮筐中的所有任務，請中國的經理人進行挑選，并完成自己挑選出來的任務。中國經理人挑出的第一件工作是最緊急的工作，最緊急的工作完成后，又挑出了最簡單的工作，因為做起來很簡單，所以這些工作很快完成了；中國經理人挑的第三件工作是花費時間最短的工作，這些工作也很快做完后，第四件被挑出的是最有趣、最喜歡做的工作，可是這個工作還沒有做完，測試的時間就到了。籮筐中剩余了6件工作任務，而且全是最重要的工作，但是這些工作都有一些類似的特點：不緊急、做起來不簡單、花費的時間很長、不好玩、沒意思。但是，這6件工作如果不做的話，它們全會變成重要且緊急的突發事件。點評：中國經理人在時間管理方面，普遍存在誤區和弱點，即在問題的分類概念上模糊。在工作中，屬于B類工作的重要問題一般包括改進產能、發展團體、尋找新客戶、提升服務品質、提升員工技能、開發新市場、提升品質概念、建立完善工作流程等。對個人而言，學習研修和職業成長問題、健康問題、休閑問題等都是很重要但是不緊急的事情，也就需要在當前多進行改善處理，例如多增加運動量、控制飲食、調整飲食結構等。健康問題和學習的問題很重要，要把這些問題當成緊急的突發事件來處理，只有下這樣的決心做事，才能避免將這些重要不緊急的事情轉化為重要緊急的事情。對于緊急不重要的事情，可以把它們安排在時間使用的后面，例如對于受歡迎的活動、電話會議、工會抽獎、演唱會等，一定不能使其占用B類工作的時間。時間就像一根橡皮筋，要設定期限，不要把工作任務變成發面團，像爆米花一樣膨脹，占有你的工作時間和空間。如圖1-3所示：圖1-3第三代時間管理事件分類示意圖4．第四代：以重要性為導向，價值導向，目標導向，結果導向第四代時間管理的代表是時間管理的二八定律。意大利經濟學家帕累托認為，萬事萬物都可以分為重點的少部分和一般的大部分，這就是通常所說的二八定律，即80%的結果源于20%的努力，也就是80%的結果是因為20%的關鍵因素所致。所謂“打蛇打七寸，擒賊先擒王，好鋼用在刀刃上”，用最有效率的時間去做20%的最有效率的工作，在這些時間段，注意力要高度集中，一口氣把事情干完，不要中間停止，從而達到一種高效率。同時，要調整生物鐘，控制好工作的節奏，使得效能最高。時間管理的六個概念不管是中國傳統的時間管理，還是第四代時間管理，在時間管理中，以下六個概念是貫穿于時間管理中最核心的重要問題。1．消費與投資消費與投資包含多個概念，時間如果用于工作、學習，就是一種投資，因為它是有回報的。如果用于陪家人聊天、外出旅游、無所事事、徹底放松，就屬于消費，所以時間管理要多投資，少消費，達到投資和消費的平衡。2．機遇與選擇在時間管理中，要主動地選擇，而不是被動地等待，主動可以導致機遇，等待則只能處于無奈狀態，不能將人生時間使用的可能性發揮到極致。3．應變與制變應變就是當問題發生時，去被動地做出反應；制變則是去控制住事情，能夠主動地預先做出一些預防，讓事情最大可能地朝著自己把握的方向發展。4．效率與成效在時間管理中，要有很高的時間利用率，而且時間利用的結果是可見的、是優質的、是與奮斗目標相一致的，而不是南轅北轍的結局。5．緊要與重要處理好緊要問題與重要問題的關系，具體做法如下：對于重要且緊要的問題立即處理；對于重要但不緊要的問題優先處理；對于緊要但不重要的問題最后處理；對于不重要也不緊要的問題則予以回避。6．反應與預應當問題發生后，能及時做出反應，采取必要的措施。對于未發生的問題，則防患于未然，提前做出預防，使問題有良好的預警處理機制。時間的殺手：時間損失分析時間哪里去了？現在很多時間管理者驚呼“誰動了我的時間？”對于每天的24小時，對于每小時的60分鐘，似乎都特別容易逝去。時間的殺手究竟在哪里？一般來說，時間的損失不外乎以下幾個方面的因素：設定目標方面的時間損失；制定計劃方面的時間損失；做出決定方面的時間損失；在工作組織方面的時間損失；工作開始時的時間損失；每日安排上的時間損失；在信息和溝通方面的時間損失。耗時因素分析（一）外因和內因的耗時對時間損失因素的分析，也可以按照外因和內因來分類，調查者通過對人們日常消耗時間因素的歸類，大致將這些原因劃歸為以下幾個方面：1．外在因素耗時的類型電話干擾；不速之客；溝通不良；資料不全；文件復雜；工作擱置等。2．內在因素耗時的類型計劃欠妥；事必躬親；條理不清；欠缺自律；無力拒絕；做事拖延等。（二）有形和無形的浪費在時間浪費中，有些時間是被眼睜睜地看著消耗掉的，而有些時間則是在管理者毫無知覺的情況下被浪費掉的，因此，浪費時間的現象可以按照有形浪費和無形浪費來區分。1．有形浪費開小差；資源不足；電話；程序繁瑣；間斷；等待。2．無形浪費計劃不周；不懂說“不”；拖延；不懂授權；不分輕重緩急。時間管理困惑匯總在經理人的時間管理中，時間總是被無數的突發事件和小問題所占用；經理人做好了工作計劃，但在實際的工作中，卻根本不能按照自己的預定計劃來完成這些工作；經理人自己總是感覺時間不夠用，而且這種不夠用又不斷地被加班和身心疲憊所加劇。時間管理的困惑可以歸納為以下幾個方面：工作無計劃，忙忙碌碌不知道干了什么，總是感覺時間不夠用；計劃常被突發事件、會議中斷或打亂；工作被小問題拖延；工作時間超出原計劃；下屬工作的突發事件多，無能力解決。時間管理誤區（一）時間管理誤區在時間管理中，人們認為自己的時間屬于自己的私人財富，似乎今天過了還有明天、今年過了還有明年；或者突然感覺自己時日不多了，自己的很多工作都堆在一起了，自己已無所適從了。這種潛意識的循環論左右了人們的思維，也讓人們在時間面前不知所措。人們常犯的時間管理錯誤包括以下幾個方面：不尊重時間；沒有認識到時間為不可竭盡資源；不了解重要性與緊急性；沒有時間管理系統。（二）良好的時間安排要走出時間管理的誤區，需要認識時間的“供給毫無彈性”、“無法蓄積”、“無法取代”、“無法失而復得”等特性，并對自己的工作和生活進行計劃性安排。良好的時間安排應做到以下幾個方面：確定事情優先順序；做好計劃安排；及時解決問題。經理人的時間管理，最主要的是提高效率，要善于集中時間，切忌平均利用時間，要時刻以帕累托定律提醒自己加強時間管理的重要性，要善于處理工作時間和生活時間的關系。時間管理是經理人成功的前提，經理人的效率管理就是要明確效率的真諦—對事不對人，要了解自己的生活節律，讓自己的時間管理和自己的生理特征相一致。【自檢1-1】分析自己的時間使用類型。一般來說，每個人都有自己特定的時間使用特征，有人習慣在早晨工作，而且早晨工作的效率很高，這樣的人被稱為晨間型。有些人則習慣晚間工作，且晚間工作的效率比任何時候都高，這樣的人被稱為晚間型。請您根據自己的實際情況分析自己屬于哪一類型。____________________________________________________________________________________________________________________________________【自檢1-2】分配好一天的時間，不同時間使用者對工作時間的安排應有所不同，請根據上題的結論，并結合自己工作的性質和要求，嘗試合理分配自己的時間曲線。1．精力高峰時，集中精力于：工作1：________________________________________________________________________________________工作2：________________________________________________________________________________________2．精力集中時，專注于下列工作：工作1：________________________________________________________________________________________工作2：________________________________________________________________________________________3．低效率時，可以處理：工作1：________________________________________________________________________________________工作2：________________________________________________________________________________________第三講提高個人成效的方法（上）時間管理的關鍵取決于個人工作的成效，每天對于每個人都是恒定不變的24小時，但不同的人有不同的使用方法，不同的人在24小時的利用上截然不同。對所有的經理人而言，掌握衡量自我工作成效的方法就是能否成功管理自己時間的最重要因素。一、效能管理法（一）象限時間管理法的分類對事件重要與緊急情況的分析，也是對效率和效能關系的闡釋，于是，在由重要程度和緊急程度所構成的象限中，處理ABCD四類事件的順序依次是：首先處理位于A象限的事情，也就是對既重要且緊急的事件首先處理；其次應處理位于B象限的事情，也就是對重要但不緊急的事件進行處理；接下來處理C象限的事情，也就是對不重要但很緊急的事件進行處理；最后再處理D象限的事情，也就是不重要也不緊急的事件。按照象限時間管理法的分類，ABCD四類事件如圖2-1所示：圖2-1象限時間管理法示意圖（二）象限時間管理法四類事件的分析1．A類突發事件出現的原因在時間管理中，事件的出現總是讓管理者感到棘手，為什么會出現如此多的A類突發事件，是哪個環節的工作沒有做好呢？通過管理專家的研究，A類突發事件一般都是因為B類事件的處理存在問題導致的，也就是說，當對重要但不緊急的事件未做妥善處理時，這些事件會隨著時間的推移而不斷增加緊急成分，最終，B類重要但不緊急的事件都會轉換為A類重要且緊急的突發事件。而影響B類事件完成的原因則是由于C類事件遮住了管理者的眼睛，使得管理者忽略了B類事件，卻花了很多精力去處理C類事件了，結果B類事件會慢慢變成A類事件。在日常的經理人活動中，B類事件轉化為A類事件的情況經常發生，當這些轉化發生之后，經理人只能馬上停下手邊的任何工作，全力以赴地處理這些A類事件，A類事件處理完后，經理人才又回到原來的工作上，于是這種管理不善的情況就不停地在經理人的時間表上循環出現。經理人會花50%左右的時間處理瑣碎的雜事，也就是C類緊急但不重要的事情；又會花50%左右的時間處理A類緊急的突發事件，于是，經理人在C類事件和A類事件之間來回奔波，成了時間管理的救火隊員，而B類事件則被扔在一邊，雖然B類事件非常重要、很有價值，但卻被遺忘或無暇顧及。【自檢2-1】列出下圖排在您的工作清單前三位的工作，認真比較其重要性和緊要性，并說明理由。重要的理由是：緊要的理由是：2．避免B類事件轉化為A類事件的方法避免B類事件轉化為A類事件的方法是需要對所有類事件進行處理，一般可以采用的方法包括：壓縮：將事件的核心完成，或簡化完成該事件的步驟。替代：尋找到比此事件更重要或緊急的事件，或以更有成效的事件代替該事件，從而使得時間利用率更高。授權：將事件的處理權授予他人，由他人代為處理。先做：在第三代事件管理中，先做A類突發事件；在第四代時間管理中，只依照重要性來區分所有事件，因此先做B類重要事件。總之，最重要的應該最先來處理。舍棄：對部分事件，如果其重要程度和緊急程度都不高，則可以將之舍棄，以更多的時間來完成其他工作。增加：對重要事件，要增加完成時間，增加工作量來全力以赴地完成，以使該類事件的處理更加完美。改進：改進部分事件的性質，尤其需要將A類事件改成B類事件。杜絕：突發事件不能杜絕，重要事件也不能杜絕，緊急事件一般也無法杜絕，因此，對不重要且不緊急的事件要進行杜絕。確保：確保重要事件能保質保量地按時完成。聚焦：安排專門的時間段，集中精力聚焦重要事件的處理。少做：不重要事件要盡第四講提高個人成效的方法（下）四、辦公室的5S（一）辦公室5S的內涵辦公室5S工作也叫整理、整頓、清掃、清潔、素養。辦公室5S不僅要求辦公室執行，也要求文員去做。如果要做到對文件檔案、辦公區域以及辦公室進行良好的管理，必須進行5S行動。如圖2-4所示：圖2-4辦公室的5S示意圖1．整理整理自己的辦公室，讓辦公室成為沒有雜物，能集中注意力進行工作的地方。在辦公桌上擺放的一般是目前需要處理的文件，而其他的文件、過去的文件、將來的文件、目前還未涉及的文件，應該把它們收起來放到柜子里面，而且這樣的整理每天都要進行，不要把事務留到明天，要定期定制標簽標識，對文件要用紅顏色、綠顏色等標簽標識標記起來。2．整頓整頓自己的工作作風和工作流程，讓一切朝著能節約時間、增加效能的方向前進。整頓包括收拾和整理辦公室，一般要在中午午餐吃飯前的時間做簡單整理，在下午下班前做徹底全面的整理。有人習慣每天上班工作之前先整理打掃辦公室，搞衛生，擦桌子，然后泡壺茶，開始做許多很無聊的事情，結果不能很好地處理當天的工作，所以整理辦公室應該放在每次工作結束之后，這樣可以快速進入工作狀態，提升工作的效率。3．清掃將短期內不用的物品和文件歸檔，掃除工作障礙，營造快速進入工作狀態的環境。及時地處理文件，建立適當的文檔系統，文件包括紙質文件、電腦文件等，日用品要定期進行更新，不要亂七八糟，保持辦公室的整潔，也是對工作時間的整理。4．清潔保持辦公氛圍的簡潔，使自己很快進入高效工作的狀態。辦公室除了自己的辦公桌之外，不要放置多余的椅子，而且自己的椅子也不應弄得很舒服，最好簡單一點，沒有靠背也可以。一般在總經理室、部門經理等處，經常會看到大班臺和中班臺，前面要放兩張椅子，這是浪費時間的標志。如果要讓辦公室的工作簡單快速，應把這兩張椅子都撤掉，讓討論問題的人站著說話。因為人站著說話的時候語速會比較快，比較簡潔，而如果讓其坐著說話，一般會泡一杯茶，先寒喧一番，然后慢慢進入正題，慢慢發言，慢慢討論，時間就會在這“慢慢”的過程中被不知不覺地浪費掉了。辦公室切忌放個人的照片、合家歡、女兒的照片、明星照片、自己愛好的羽毛球、網球拍、溜冰鞋等物品。在工作時間，如果有必要應將它們收在柜子里面，且不應將無聊的雜志、晚報、參考消息、有趣好玩的玩具等也放在伸手可及的地方。統計表明人在多數情況下是沒有辦法抵制住這些物品的誘惑的。例如一看到《環球時報》的封面，認為第一個消息很有趣，決定要花5分鐘時間看一下。結果往往是看完這一個，會接著再看另一個更好玩的消息，如此一來，就會忘記本職工作，工作時間實際就成為了閱報時間，當扎進到這些與工作無關的新聞里去的時候，時間就會快速流逝。所以抵制住這種種誘惑，包括抽煙、喝咖啡、上午茶、下午茶等，實際是時間管理能否取得成效的重要因素。5．素養養成好的習慣，摒棄不良行為習慣對時間的侵蝕，讓時間成為自己所能掌控的有形資源。在辦公室，人們經常會彼此說，“來來來，喝個上午茶”，“喝一杯咖啡”，“來來來，小周來抽根煙”。在職場可以喝茶、喝咖啡、甚至可以到衛生間或專門抽煙的房間抽煙，當受到這樣的邀請時，明明手頭有一個很重要的工作，但礙于別人的面子或交情，也就會暫時擱置工作而與別人一起喝茶、喝咖啡、抽煙，這就是時間浪費的開始。一旦自己給予別人這樣的“面子”，便會使別人以為自己好交往，人比較隨和，與別人能打成一片，便會有更多的人來邀請你。既然給了張三“面子”，也就不能不給李四“面子”，接下來會有王五，趙六等，自己的工作會被不停地打斷和干擾，這就是辦公室工作的怪圈。不斷受到干擾和打斷，也包括接打電話。必要時一定要讓助理接電話，自己如果要打電話，一定要拿著話筒站著打，不要坐著說話；如果自己要接電話，也要在接電話的同時就站起來，最好能對自己的電話有所規定，一般情況下接打電話不能超過5分鐘，如果沒有實質性談話內容，5分鐘一到就要果斷結束電話。（二）辦公室的5S行動綜上所述，辦公室的5S行動應該做到：在辦公桌上擺放目前手頭需要處理的文件；每天都整理，不要把事務留到明天，定制標簽標色；及時處理文件，建立相應的文檔系統；整理工作時間，保持辦公室整潔，經常整理文檔；避免被打斷，篩選電話，拿起話筒，不坐著說話。（三）辦公室5S的適用范圍文件檔案；辦公區域；辦公室管理。管理者時刻要牢記，自己工作中最重要的事情是：創造企業的價值、績效和利潤。五、計劃的杠桿原理（一）計劃的重要性計劃是非常重要的管理措施，對于工作，管理者應該多花時間去做詳細的計劃，讓下屬加倍努力，不斷地完善計劃。對于計劃的理解，有一個非常經典的口號“慢慢計劃，快快行動”，即在分析思考、決斷、設定目標、制定計劃的時候，多花一些時間，多浪費一些時間是可以容忍的，因為從本質上說這不是浪費，因為考慮得周全，行動就會更快。所以中國古話曰“工欲善其事，必先利其器”，磨刀不誤砍柴功，多花一些時間把刀磨得快一些，砍起柴來就會更順當。但是有很多經理人正好與此相反，急于行動，疏于計劃。有條件要干，沒有條件也要干，創造條件干。在戰爭中學習戰爭，在戰爭中積累戰爭經驗，干中學。這個理論本身是沒有錯的，可是如果在行動之前不假思索，不做任何的備選方案和計劃，這樣采取的行動就可能要多交學費，多走彎路。在開始行動之前，一定要先坐下來想一想，作為經理人，和員工最大的區別就在于做計劃，員工只要被動的服從和執行就可以算作是一個合格的員工，最多只不過是一個優秀的員工。但是經理人在行動之前，要做盡可能詳細的計劃。如果沒有在詳細和簡單之間求得平衡，沒有具體的操作方法，沒有具體的數量，沒有制定三個以上的計劃就開始行動，這個經理人的管理就是失敗的管理。如果是委派下屬來做工作計劃，一定要讓其多花時間完成計劃的制訂工作。中國古人講“三思而后行”，其中包含兩層意思：第一是要多花一些時間思想，然后再行動；第二是要制定三個備選方案，然后開始行動，也即要有多套方案，再采取行動。【案例】基辛格：“是最好的計劃嗎？”美國前國務卿基辛格的下屬每一次拿工作報告或工作計劃上來的時候，基辛格總是要問他一句話，“你確信，這是最好的計劃嗎？”如果下屬支支吾吾，基辛格會看都不看，要求其拿回去重新做，甚至在第二次、第三次，基辛格都會問同樣的問題，直到下屬拍著胸脯確信這是100%完美的計劃時，基辛格才會開始看這個工作報告或工作計劃。（二）帕累托原理（二八原理）做計劃有一個杠桿原理，稱作帕累托原理，也被稱為二八原理，即80%的結果往往取決于20%的努力，花費20%的努力，可以創造80%的成績。在這種情況下，效果不見得是最好的，但成本是最低的，在生活中，用20%的努力，也可能會達到80%的效能。圖2-5帕累托原理示意圖【案例】分數與努力的比例有一些在校大學生讀書不用功，往往是到臨考試的時候連續突擊兩天兩夜開夜車，這樣的大學生，他復習一天可能考個30分，而要想考個60～70分，只需要兩天的努力，如果要考90分，只需要三天的努力，似乎效率很高，但實際上是不可能做到的。真正要考個70分，大概需要復習兩個禮拜，如果要考80分就需要復習兩個月，如果要想考90分就需要每一節課都認真聽講。1．巔峰期人在每天的工作時間中，總會有一段時間的工作效率最高，這就是巔峰期，如果能將最重要的工作放在工作成效最高的巔峰期來完成，就可以取得非常好的效能。一項關于巔峰期的研究表明，很多人是在上午9點～11點時處于巔峰狀態，而下午3點鐘以后則處于低谷期，對巔峰時間段的高效利用，需要每個人結合自己的實際情況來把握。【自檢2-4】在下圖中，根據個人的實際情況，在時間段中標記自己每個小時工作效能的情況，找到工作效能最高的點和工作效能最低的點，以了解自己時間使用的巔峰期。如果圖中時段太少，可以自己延長時段軸。2．每天15分鐘每天用15分鐘進行閉門思考，即全封閉自己形成獨立的空間，一個人非常冷靜地獨立思考、反省，可以不斷進步。3．4D原則面對ABCD四類重要程度和緊急程度不同的工作，要采取不同的原則，例如對A類重要且緊急的工作要馬上去做。但是，在所有需要處理的工作中，也需要進行區分，有些A類突發事件需要自己馬上處理，而有些A類突發事件可以交給別人做；有些工作可以以后再說；有些工作需要授權給別人做；有些工作則干脆就不做，這個策略就是4D原則。Doitnow馬上就做Doitlater以后再說Delegate授權Don’tdoitnow不做4．提高效率的三問法美國人伯納姆認為，為了提高時間的效率和效能，做每一項工作任務之前都應該認真問以下三個問題：第一個問題是“能不能取消，可不可以不做，為什么一定要做？”如果工作不能取消，則需要問第二個問題“這個工作能不能和其他的工作合并？”第三個問題是“能不能用更簡便的東西去代替這個工作？能不能用一個其他的任務達到相類似的效果？”伯納姆認為不是所有的工作任務都要做，面對工作，要“有所為，有所不為”，要能夠有所取舍，沒有辦法取舍時要想辦法合并，不能夠合并時要思考有無替代的方案。5．善用每一段空閑時間]善用人生的10分鐘等車約會……善用每一段空閑時間，例如坐車的時間，可以同時用MP3或其他設備收聽學習課程，或認認真真地想問題，或看“口袋書”。利用好生活的點滴時間不斷積累知識，自己的信息量就會越來越大，自己掌握的資訊就會越來越多。現實生活中的專家并不比常人多懂什么，只不過是多讀書、多看報、多吸收信息，而且把他所需要的信息記下來積累起來而已。專家會把報紙上自己需要的內容剪下來做成剪報，所以不斷收集需要的信息，通過長期的不斷積累，自己必然會成為某一方面的專家。關掉電視，扔掉報紙關掉電視，扔掉無聊的報紙，尤其對有些刊登“東城的一個美麗少女失戀”、“西街有一只瘋狗”、“明星穿了花短褲”等花邊新聞的報紙要堅決抵制，報紙要少看，要學會用很快的速度瀏覽報紙的主要內容，最重要的是要訂閱與自己專業相符的報紙。現在是信息爆炸時代，有用和無用信息互相充斥在一起，每天都可以從電視、報紙、互聯網上看到大量的垃圾信息。在有用信息中，也常常大量充斥了廣告內容，尤其是報紙的發展趨勢是越來越厚，版面越來越多。以致有人驚呼今天的一份《巴黎時報》上所刊登的信息比20世紀一位法國人的一生經歷還要多。早起1小時早起早睡，晚上不能加班太晚，一定要多睡覺。女人每天的睡眠要超過8小時，男人每天的睡眠要保證7小時以上。在保證睡眠時間和睡眠質量的同時，要在早晨早起1小時，中國俗語說“早起一時，輕松一天”，講的就是這個道理。6．快速的節奏感養成快速的節奏感是時間管理中的重要措施。借助于手表等工具，讓自己時刻清楚自己的時間指針到了什么位置，自己計劃干什么，而現在正在干什么，如何協調自己現在的工作狀態等。只有快速的節奏感，才能時刻提醒自己時間管理的重要性，才能體會到時間的緊迫性，所以自己要給自己做人生的導師，做時間安排的先知。7．日本人中之杰的六快日本人在二戰后快速崛起，期間的發展速度驚人。日本人最講究速度，其時間講究六快—“快食、快便、快睡、快行、快思、快記”，這種時間管理方法在環境快速變化的今天，非常實用。快食；快便；快睡；快行；快思；快記。六、時間管理法則（一）時間管理的法則時間管理的實質是對生活方式和方法的管理，時間管理的法則也就是尋求最有效的生活方式和方法。在日常工作和生活中，浪費時間的往往并不是大塊頭的工作，而恰恰是一些不良的生活習慣和工作方式吞噬了時間。因此，從一個個微小的細節開始做起，把工作的時間安排和利用好，同時也對業余時間的管理，例如睡眠、學習、娛樂都要管理起來，專心致志，不虎頭蛇尾，這就是時間管理取得成效的要點，而這些處理生活的措施也就是時間管理的法則。具體包括以下幾個方面：每一分每一秒做最有生產率的事；有效授權，換來輕松；用金錢換取時間；把重要的事情變成緊急的事情；要不斷地行動；遇事馬上做，現在就做；第一次做好，次次做好；明確目標，制定計劃，寫成清單；設定完成期限；分秒不浪費，工作日志法；業余時間管理，睡眠、學習、娛樂；專心致志，不虎頭蛇尾；采用節省時間的工具、通訊和交通方式等；封鎖時間；不聽、接電話；不見客訪客；不閑扯聊天；讓同事知道自己的封閉時間和地點；不離開現場；掛免打擾牌。【自檢2-5】1．請找出上周3～5件沒必要的事情或約會。2．請分析自己當時為什么沒說“不”？3．請找出更多的反駁和拒絕的理由4．現在要開始對這些沒必要的事情或約會堅決地說“不”，那么，您準備如何說“不”呢？請將自己的設計記錄如下，并對照鏡子進行練習。（二）第四代時間管理的10個贏得時間的錦囊妙計在時間管理中，第四代時間管理提供了10個贏得時間的錦囊妙計，它們是：為重要任務或同類任務設立工作時間；有針對性地回避，設立安靜時間，隨后進行回話；在會議和個人約會中設立時間限制；把優先權作為所有工作的基本原則；盡可能久地做那些確實關鍵重要的工作；充分利用委托授權完成服務性工作；將較大任務拆分成子部分進行（蠶食戰術）；與自己商定完成A類任務的期限（數量、日期、事件）；盡量完成重點任務（成就感）；按效率、有針對性地規劃。第五講時間管理降龍18掌（上）時間管理的核心是效率和效能的提升，就是要規定和計劃好工作。例如可以用一個表格記錄一周的時間安排，把所有的個人工作和家庭生活事項全部記下來，然后做一些評判，通過這樣的記錄會發現，在每天的生活中確實有很多的事情是很無聊的，有很多的事情是不需要做的，這時，就可以把這些事情合并掉、刪除掉，或者把它們放在另外的時間段。通過這樣不斷地思考，盡量將目光聚焦于能夠帶來高回報的、重要的、有價值的工作和活動，這樣才能進入高效的時間管理之中。所以，開始規劃成功的時間管理需要做到以下幾個方面：◆記錄一周以來的時間安排，包括工作和個人生活的時間安排；◆分析哪些是不需要做的事情，把它們刪除掉；◆思考如何盡量聚焦于能帶來高回報的重要工作和活動。管理時間的前提是要了解自己的目前狀況，古語曰“知己知彼，百戰不殆”，只有登記和記錄自己的工作狀態，了解了自己的狀態后，才能改善自己的時間使用規則。一、掌控每天—不被牽著鼻子走◆生活就像馬戲團，有馴獸師也有動物生活就像馬戲團，除了馴獸師就是動物，如果人不做馴獸師的話，就可能會變成動物。同理，如果人不能控制好生活，生活就會控制人。◆積極努力行動，掌控每天每時只有掌握主動權，讓生活圍著自己轉，才能不使自己成為工作任務的奴隸，不成為時間的奴隸，做工作的主人，做時間的主人。◆改變原有思維，找到正確的行動方法一定要時時刻刻掌握主動權，改變原有的不重視時間、沒有規劃、腳踩西瓜皮—滑到哪里算哪里的思維。認真地把工作任務管理起來，把業余時間管理起來，把所有的時間管理起來，控制到每一天，甚至每一個小時。◆靜下心來思考，有耐心地分析有很多的高級經理人感嘆下屬的執行力不夠。在時間管理中，這種執行力的實質就是月月有計劃，周周有檢討，天天有目標，而且這個目標和計劃行動是永遠不可以分割的，執行開始的地方就是下一次結束的地方，所以每天都要有目標。針對這個目標，要有行動計劃，然后不斷進行檢討，不斷積極努力地行動。掌握每一天，不斷進行反省，靜下心來做思考，能耐心地、更理性地分析，并且在今天下班的時候，把明天的規劃重新思考一遍，讓每個第二天都有提前做好的規劃。◆每天做有效規劃，要有次序和條理每個月末的時候，要對下月的工作做一個規劃，但是這個規劃是粗線條的，不可能細到每一天和每一分，所以月計劃要突出主要的工作、核心的工作、有價值的工作。規劃周計劃的時候，重點是突出每一天，每天上午重點干什么，下午重點干什么。規劃日計劃的時候，要在原來周計劃的基礎上，對明天的工作做一個微調，讓它變得更加切實可行。月計劃、周計劃和日計劃要不斷調整，計劃可以讓工作變得有秩序和有條理。◆一次只認真做好一件事，不急于求成一次只做一件事，不要太急于求成，否則會導致眉毛胡子一把抓。很多事情齊頭并進的時候，要有輕重緩急，如同10個手指彈鋼琴，先彈哪個音，再彈哪個音是有規定的。一次只能做一件事情，這就是聚焦的原則，過于著急可能會帶來負面的效應。二、確定目標—不窮于應付有一位名人說過，人活著就是要有清晰的目標，將其寫下來，并且每個時刻不斷地激勵自己去朝著這個目標做。規劃做完了，就要開始設定目標，不為目標疲于奔命。要把設定的目標認真寫下來，寫下所有要做的事情就會發現，任務越多付出就會越多，成功的機會也就會越多，成功的可能性也就越大。有很多人都有自己模糊的目標、想法，但他們沒有把它精確地寫下來，于是這些目標計劃就永遠不能被實現。將目標寫出來的時候，就容易發現這些目標的缺陷，就要重新做整理，設定更現實的目標，這樣就符合SMART原則。◆S是明確具體的意思；◆M是可衡量、可以測量的意思；◆A是行動導向的，跟大目標相一致的意思；◆R是務實可行的，就是跳一跳能夠得著，目標的高低比較適合，不是太高，也不是太低，具有一定挑戰性，同時又具有實現可能性的意思；◆T是有時間限期的意思。設定目標，一定要符合SMART原則。例如建國前的共產黨員經常喊兩句口號，第一句口號是“推翻蔣家王朝，建立新中國”，第二句口號是“解放全人類，實現共產主義”，這兩句口號中，真正具有價值的目標應該是第一句，因為第一句是有可能做得到的目標。【案例】我國四個現代化分三步走的宏偉目標在上世紀80年代初期，我國開始實行改革開放政策，當時，在鄧小平同志的領導下，提出了實現四個現代化分三步走的宏偉目標：第一步是要求在1980～1990年，國內生產總值（即GDP）要翻一倍；第二步是到本世紀末，GDP要翻兩番；第三步是到下個世紀中頁，也就是2050年左右，基本達到中等發達國家的水平。20世紀80年代初設定這樣的目標，全國人民都為之振奮不已。這個目標的設定符合SMART原則，非常清晰、明確具體、可以量化、有具體數值的要求、有時間限期，這些目標就具有很強的可操作性。到1986年，全國GDP翻了一番，提前完成了計劃任務；到1995年，全國GDP翻兩番，也提前完成了計劃任務。而且到目前為止，廣東的人均GDP早已超過5000美元，浙江和江蘇的人均GDP可能在不久的將來超過5000美元，而一般所說的中等發達國家的人均GDP大概為5000～10000美元，這說明，在經濟發達的省份實際上已經進入到中等發達國家的水平。如果保持這樣的水平，估計到2030年就可以實現四個現代化分三步走的宏偉目標。點評：國家要發展，必須要設定目標，企業要發展，也要設定目標，個人發展當然也需要設定目標。每一項工作任務，包括業余時間都需要有目標，目標是前進的方向，沒有目標和方向，最終的結果就可能是南轅北轍。設定目標不是坐在家里拍腦袋，不是按照自己的想法，不是做什么樣的目標都可以。目標決定結果，明確自己與全局的關系，明確上級和老板有什么樣的需求，明白內部客戶和外部客戶的企盼，在這種情況下設定的目標才是切實可行的目標。綜上所述，目標的設定要遵循以下幾點：◆把目標寫下來，寫下要做的事；◆寫下的目標任務越多，付出的就越多，成功的機會就越多；◆目標是往何處去，想干什么，最終的結果是什么，針對結果做整體規劃；◆目標決定結果和方向，勾畫出清晰的藍圖，提供明確的行動指南；◆明確自己與全局的目標、老板的需求及內外客戶的期望是什么。三、實事求是—不盲目樂觀◆少做過多的承諾，不要盲目樂觀設定目標以后，要實事求是，這就是SMART原則中的R，就是要求目標高低適合，不能太高，也不能太低，目標太高，可望而不可及，這種目標設定是沒有用的；目標太低，不能激發員工奮斗的欲望，工作的潛力就不能得到發掘。實事求是不僅僅是針對目標的設定，在工作任務的數量、自我的能力等各個方面都要實事求是，不能過于盲目樂觀，盲目樂觀容易犯大躍進的錯誤，可能會夜郎自大。◆承認問題和差錯隨時會發生，留出犯錯誤、被干擾和出現意外的余地承認問題和差錯是隨時會發生的，因為在現實中，突發事件和緊急事件不可能徹底鏟除，即使對B類事件的處理萬無一失，也要留出時間彈性，防止出現意外。做事要留有余地，不要把話說絕，不要把事做絕，時間安排也一定要有20%～30%的富余量。做計劃的時候應該留有余地，例如安排一天的工作時間，不能把8小時的時間擠得一分一秒都不差。同時，不做過多的承諾，做不到的不隨便承諾，提前打好預防針。◆開始行動時，要充分利用經驗，總結以往教訓，考慮所需資源開始行動之前，要充分利用經驗，總結以往教訓，考慮到所需的資源，包括人力、物力、財產等，將各方面的配合考慮周詳，一步一個腳印。◆不做“三拍干部”，不要抱怨埋怨要忌諱“三拍干部”，不要抱怨埋怨，不要總找借口。俗話說“要為成功找方法，莫為失敗找借口”，如果“拍腦袋定任務、拍胸脯接任務，完不成任務拍屁股走人”，這樣的“三拍干部”只會失敗。“拍腦袋定任務”，不跟大家一起進行慎重的思考和討論，是盲目樂觀，一意孤行；“拍胸脯接任務”，不估量自己有多大的能耐，任意拍胸脯，過多的承諾和許諾，只會導致失敗提早到來；最后完不成，“拍屁股走人”，推卸責任，甚至“拍肩膀”亂表揚，“拍大腿”充當事后諸葛亮，充當馬后炮，這都不符合實事求是的原則。四、制定計劃—不貿然行動目標設定以后，要開始把目標轉化為行動，把藍圖變成現實，這時就需要制定計劃。但是在計劃與行動之間經常有兩個極端：第一是拖拖拉拉、不慌不忙；第二是貿然進行、馬上行動。而正確的做法是要制定計劃，“慢慢計劃，快快行動”永遠是取得成功的捷徑，而且，如果能“三個計劃而后行動”，則可以應對出現的突發事件，更好地適應情況變化。在考慮計劃的時候，要“民主計劃，專制行動”，也就是多考慮大家的意見，但是一旦事情定下來以后，一定要一竿子插到底，格殺勿論，并且要把“目標刻在石柱上，計劃寫在沙灘上”，即目標是不能輕易變更的，目標要清晰、明了，是可以寫下來的，而且是要符合SMART原則的。有一個成語叫“朝令夕改”，從現代管理學的角度來分析，如果改的是目標的話，就不能隨意改；但如果改的是計劃，就可以修正。對任務的每一個部分，都要明確預期結果和時間限期，計劃越具體、越詳實，任務落實起來就越實際，處理起來就越有條理。計劃越詳細越好，最好是詳細到大家都能夠聽明白，簡潔到大家都能夠聽懂，不會產生歧異，所以在詳細和簡潔之間，要求得一個平衡。計劃要做得很詳細，同時要充分溝通，然后一步一步實施。完成以后要進行獎勵，當然在執行的中間要進行檢查和監督。具體而言，制定計劃要做到以下幾點：◆要防止拖拉和冒進的現象。應該馬上行動的，卻躊躇不決者，易敗；應該不慌不忙的，卻快速前行者，則不達。◆對任務的每個部分都要明確其預期結果、理由和時間期限。計劃越具體，任務就會越實際，處理起來就越有條理。◆計劃詳細、充分溝通、分步實施、完成獎勵。五、決不拖拉—不能不緊不慢◆拖拉的原因要馬上行動，絕不拖拉。美國聯邦快遞有一個廣告詞說“拖吧，我們會抓住您的最后1分鐘”，生理學上也有一句名言，“人類的最后1分鐘”，就是每個人做事的時候，都會拖拉，一直拖到火燒眉毛的時候才會著急，所以大部分人在處理事情的時候，都有一個拖延的習慣。對于繁雜的任務，如果工作過重、壓力過大、資源缺乏、令人厭煩、沒有條理性，目標很模糊、時間不充分、精力也不夠、常常又被打斷時，人們就會不由自主地開始拖拉。◆克服拖拉的辦法要克服拖拉，就需要把任務分割，分而治之地進行瓦解，因為一個大西瓜一口吃不掉，應該分成片來消滅；一個大蛋糕吃不掉，也要分成小片來消滅。所謂“千里之行始于足下”，要把若干個大的任務變成一個個小的具體的任務，把小的任務建成許多小的里程碑，并且完成這段任務后要給予獎勵。【案例】馬拉松比賽一個馬拉松運動員，跑得很快，很輕松就完成了比賽，成了世界冠軍。比賽結束后有記者采訪他，問他是不是有什么特殊的技能，為什么能表現得這么好，拿到冠軍。這個馬拉松運動員回答，“我已經提前一個禮拜到比賽場地來了，我每天都要去跑幾圈，我把42公里多的里程，按照4～5公里找一個小目標，或者是一個建筑物，或者是一顆樹，或者是別的標志物的東西，把這些小目標作為我的一個個具體目標，就可以把整個里程給分成十幾個小目標，然后，發令槍一響，我就向我的第一個目標沖去，沖完以后，我就完成了第一個小目標，然后我再向第二個目標沖去，當我的十幾個小目標都完成的時候，整個馬拉松賽程也就跑完了。”點評：因為馬拉松比賽的距離很長，很多運動員都會對這樣長的距離產生心理障礙，會讓自己不由得疲憊不堪。但是這位運動員卻將大的目標分解成了很多小的目標，而這些小的目標在他看來是很容易實現的，于是整個比賽就很順利地進行下來了。把大目標分成一個一個的小目標，這種方式也被稱為項目管理。當每一個小的目標實現以后，給自己一個小的獎勵，完成了一個個小目標，整個過程就會充滿喜悅，這是完成大目標的一個很好的策略。◆及早開始、自我激勵、精神放松【案例】看不到前方的失敗國外有一個游泳健將，在一個大霧彌漫的天氣里橫渡海峽。這兩個海峽之間相距只有2英里，可是因為霧氣太重，他看不到前方，最后他實在支撐不下去了，請求上船。他的父親在船上一再告訴他，離對岸只有一點點距離了，讓他再堅持一下，他卻從心理上感覺自己已無能為力了，最后還是選擇了放棄，堅持爬上了船。他上船后站起來一看，眼淚就流下來了，因為前方就快要到岸了。他事后說，這么短的距離，憑自己的體力是怎么都能夠堅持下來的，可看不到前方的目標，他的心理防線就崩潰了。點評：當一個人看不到前方的目標時，就會喪失他的意志，會失去他所有的潛能，他的能力就不能正常的發揮。人為什么而活著，為什么而工作，未來的5年、10年、20年，個人的家庭和未來到底是什么樣子？很多人沒有認真想過這些問題，沒有進行過人生規劃，從來都沒有想過自己的未來到底是要成為什么樣子。這樣的人只能被生活支配著，只能隨著生活的波濤四處飄蕩，在生活中起伏，最終迷失自我。所以說，一個人重要的不是在什么位置，而是朝著什么方向前進，如果有自己人生的目標，就要不斷地把大目標設定成一個個小的目標，及早的開始，一步步地前進，并在每一個小目標實現后做一些自我的激勵。]六、管理表單—不要眉毛胡子一把抓月計劃、周計劃和日計劃的計劃量要適中，在這些計劃之外，應配合一些管理的表單。而且這些表單也要適量，以簡單、簡潔為主，不要眉毛胡子一把抓。中國人比較習慣感性思維，而不太擅長理性思維，不太喜歡用管理表格，一看到表格頭就發暈。因此對于計劃的工作細節，要快速、及時地隨手記錄，不斷地檢討回顧周計劃，每天做調整和增減。計劃的安排，一定要留有余地，把周計劃時時刻刻帶在身上，理智應對。對于每天的任務，要保持工作和生活兩者的平衡，而中午是一個期限，要盡量把一天的工作集中在上午完成，如果上午實在完不成，下午還可以繼續，由此，就可以騰出下午的一些時間做一些自我的調整。人的注意力一般都是90分鐘，小孩子的注意力只有45分鐘。成人上課最長是1個半小時，因為1個半小時膀胱容量已經到了極限，人的注意力也開始下降，必然導致效率低下。綜上所述，制作管理表單時不能眉毛胡子一把抓，要做到：周計劃報表和日計劃報表，計劃適量；計劃工作細節，要快速、及時、隨手記錄；不斷回顧周計劃表，每天做調整增減；安排計劃要留有余地；把周計劃表時刻帶在身上，理智應對；中午是期限，保持工作生活兩者的平衡；休息片刻，適當調整，90分鐘注意力。第六講時間管理降龍18掌（下）七、有效規劃—不隨心所欲不要隨心所欲，應將注意力聚焦于最重要的任務，首先完成最重要的工作安排，分批處理一些小任務，不要讓干擾和突發事件主宰自己的時間，上午不要工作得太晚，早一點開始工作，按時下班。對于職業經理人而言，如果的確是有突發事件要加班處理，屬于情理之中，但經常加班加點不是好習慣。有的人把加班當成一種習慣，這只能導致形式主義，只能使得工作效率低下、沒有熱情、沒有激情，使工作成為累贅、成為負擔，這樣的工作很難創造價值。【案例1】比老板下班晚的員工某單位在5點鐘下班后，所有的員工都沒走。但這些員工在辦公室里并沒有什么事情可做，大家只是靜靜待著。當別人問他們為什么不下班，他們回答說有事要加一會班。其實真正的原因是他們的老板還沒有下班，老板在辦公室里還沒走，他們就感覺不好意思走。老板不下班，員工就不能下班，因為怕被老板看到后認為不敬業、不努力。當老板一走，所有的員工都一個一個走光了。點評：這樣的公司考評績效是憑什么進行的？憑老板的印象還是憑員工的工作效果？如果一切以老板的感覺來定，按論資排輩來確定，工作時間不干活，晃晃悠悠，下班之后開始加班，混點加班費，而且這樣的行為還讓上司感覺到此人很努力，這樣的工作、這樣的企業就不可能取得績效。【案例2】CMS的管理制度CMS規定，如果某位員工每個禮拜加班超過3天，而且沒有申請免費加班，公司會對其進行罰款。CMS公司認為如果公司不需要員工加班，而員工要加班，說明員工的工作效率太差，也說明這個員工的個人能力很差，不能勝任公司的工作。CMS公司的總裁到下面的機構視察，發現晚上9點鐘辦公樓還燈火通明，一個員工在電腦前打字，他就問是怎么回事。別人回答這是連續3年的優秀員工，每天都加班到9點鐘，他很勤奮努力，非常敬業，是這個部門最優秀的員工。總裁找來了這位員工的部門經理，問這個員工為什么每天要加班到9點鐘，部門經理說，“這個員工的打字很慢，其他員工打字速度很快，5點鐘就下班了，這個員工每天晚上9點鐘才能打完，3年以來一直如此。大家看他很勤奮，每年都評他為優秀員工。”因為這一個人的加班，整個辦公樓的系統要給他開著，中央空調開著，所有的燈開著，而他加班的根本原因是自己技能不合格，這樣的加班耗費了很大的成本，于是總裁立即將這名員工調到了別的部門。幾乎所有的公司，尤其是民營企業，提倡員工加班，而有些公司反對員工加班，這就是不同的企業文化價值觀。只有好的價值觀，才能讓整個單位健康發展，才能讓單位走可持續發展的道路，才能激發員工的工作熱情，創造巨大的價值。在每周的工作中，周一早晨最重要，在周一的上午不應該安排會議，包括電話會議。周一的上午要做最重要的工作，尤其是重要且緊急的工作，合理的安排周一的早晨是一周工作取得成效的關鍵。很多單位喜歡在禮拜一或者禮拜五安排會議，結果第一天工作開始，大堆的工作任務被擱置，電話響個不停，會影響會議的質量，也影響員工整天的工作。同時，禮拜五下午不能開會，禮拜五下午每個人都心猿意馬，準備過周末，所謂“身在曹營心在漢”，會議的結果可想而知。所以不隨心所欲，要有效規劃就要做到以下幾個方面：注重聚焦于重要任務，首先完成；圍繞要項安排工作，分批處理小任務，不要被干擾和突發事件主宰；不要工作得太晚；及早開始，按時下班；周一早晨最重要，不要安排見面或電話會議。八、輕重有別—急事急辦對于事情的處理要分輕重緩急，急事急辦，不能讓簡單的、容易的、喜歡的、花時間少的工作占據日程安排，只有聚焦于有價值的事件，處理好B類重要事件，時間管理才能節奏和諧，工作也才能得心應手。具體要做到：分別輕重緩急的次序；辨認緊急的、容易的、喜歡的、花時間少的事件；聚焦于目標和價值。九、溝通細節—不粗枝大葉講究溝通的技巧，在溝通的時候，一定要按照5W1H的原則進行，了解清楚是什么原因、什么人、什么事、何時、何地、要采取什么樣的做法。要像交通警察一樣控制任務流。當交通很擁堵的時候，交通警察一定會做一個緩和，先讓某一方向停車，讓另一方向走，等這邊走得差不多時再停住，然后讓對面再走，在溝通中，也要使用這種軟著陸的策略。【案例】木板上釘釘子柳傳志說在一個木板上釘四個釘子的時候，不可以先把一個釘子釘進去，通常的方法是把一個釘子敲兩下，然后把對角線方向的釘子敲兩下，再把另外兩個方向的釘子敲兩下。也即要把所有釘子都敲兩下，通過這樣不停循環敲擊，始終保持所有的釘子和木板的平衡，才能把釘子順利釘入木板。控制任務流，要把任務全部寫下來，把期限設下來，在發布任務和會議溝通的時候要使用多媒介，不僅要靠電話，還要發傳真、發Email。面對面溝通的時候，也要依靠一些書面的媒介，不斷反饋和確認，同時要做進度的追蹤、檢查和控制。綜上所述，溝通的細節包括以下幾個方面：◆接受任務時的5W1H法：何因、何事、何人、何時、何地、具體做法等；◆控制任務流，向交通警察學習；◆寫下任務，圈出最后期限，信守承諾；◆發布任務時、使用多媒介，反饋確認；◆保持適當的進度和追蹤控制。十、專心致志—不多頭并舉專心致志，一次只做一件事，不要多頭并舉、齊頭并進。多頭并舉的結果往往是目標分散、效率低下。一顆子彈只能瞄準一個目標，如果要同時打5個目標，結果會什么目標也打不中。例如電腦同時打開很多軟件后，資源會耗竭，而所有的軟件可能都無法運行，這樣就導致電腦的死機卡殼。同樣，上網時同時打開20多個網頁，網速就會越來越慢。美國人常說的“在一英寸的地方，深挖一英里”就叫聚焦。不要廣種薄收，而要精耕細作。多頭任務并舉的時候，肯定只能先做成一件。這時，就需要與上級做溝通，把任務的理由和原因列下來，把重要程度列下來，然后提一個方案，列出優先順序，逐步完成。具體要做到：◆多頭并舉的結果是目標分散、效率低下，會弄糟事情，好像電腦死機一樣；◆聚焦于目標不放松，離現實越近；◆在一英寸的地方，深挖一英里；◆多頭任務并舉時思考：接收的原因、重要程度，征求老板意見。十一、合理分配—不加班加點合理分配，而不要輕易加班加點。每天的日工作表當中的計劃任務要做一個統籌安排，要很好地利用時間，在合適的時間完成合適的任務。任務要進行分類，進行合并同類項，做一些篩選，可以把部分工作合并在一起，也可以把部分工作暫時放一放，甚至對部分工作可以進行刪除以節約時間。一定要做深入的分析，讓上午取得最大工作效益，好好利用自己的時間巔峰。具體而言，體現在以下幾個方面：◆一日之計在于晨，一年之計在于春；◆檢查日表中的任務，再統籌協調安排；◆能否最大限度地利用好時間，是否在合適的時間完成合適的任務；◆分析任務并歸類：可以刪除的、可以少花時間的、可以委派別人的、可以合并的；◆上午是可以取得最大工作效益的時機。十二、清理桌面—先工作后整理清理桌面的原則是先工作后整理，而不是先整理后工作。把近期的文件列出來，專注于當前的文件，并用紅色