會議管理制度第一章總則第一條為規(guī)范會議程序，加強會議紀律，提高會議質量，健全決策機制，提升運營水平，特制訂本制度。第二條會議按類別、內容不同由相關單位組織，并做好會議管理。第三條本制度強調會前通知、會時簽到、會中記錄、會后落實四項基本要求。第四條公司各類會議在職權范圍內形成的會議決議具有高度的權威性和行政約束力，相關分公司、部門或人員必須嚴格遵照執(zhí)行。第五條本辦法適用于集團總部及所屬分公司、部門。第二章會議的種類第六條本制度所指的會議包括董事會會議、公司高管會（即高層經(jīng)營管理人員會議，以下簡稱“高管會”）、公司例會（即公司中層以上經(jīng)營管理人員會議，以下簡稱“公司例會”）、專項工作會議、分公司（部門）例會、對外接待會議、集團年度工作會議。第七條董事會會議（一）每半年召開一次，具體時間由董事長根據(jù)工作需要決定。（二）由董事長召集并主持，或委托其他董事主持。（三）參加人員：董事會成員。非董事會成員的公司高層經(jīng)營管理人員，根據(jù)董事長要求列席會議。（四）會議內容：研究決定公司經(jīng)營管理方面的重大事項。主要包括：1、研究制定《公司章程》及其修改方案；2、研究制定公司規(guī)章制度，決定公司組織機構設置與調整；3、研究決定公司的經(jīng)營計劃、投資方案、利潤分配方案、彌補虧損方案以及年度財務預算方案、決算方案；4、研究制訂公司增加或者減少注冊資本、公司重大收購以及合并、分經(jīng)理助理和指定人員接待。（四）參加人員：相關部門負責人。（五）會議內容：根據(jù)具體情況確定。第十三條集團年度工作會議（一）原則上每年1月下旬召開，具體召開時間由董事長或總經(jīng)理決定。（二）由董事長或總經(jīng)理主持，或委托其他公司高層經(jīng)營管理人員主持。（三）參加人員：原則上公司全體員工參加。（四）會議內容：1、各分公司（部門）負責人代表所在分公司（部門），作上年度工作總結和本年度工作計劃報告；2、總經(jīng)理代表集團公司總結上年度工作，安排本年度工作；3、董事長代表集團公司董事會作重要講話。第三章會議的組織與會議程序第十四條公司董事會會議、高管會、公司例會、集團年度工作會議的組織工作由公司行政部負責；來賓級別較高、涉及公司全局的對外接待會議的組織由公司行政部負責，其他對外接待會議由相關分公司（部門）負責；專項工作會議的組織由相關分公司（部門）負責；分公司（部門）例會的組織由所屬分公司（部門）負責。第十五條會議程序（一）擬定議題，安排會議日程。公司級會議議題及日程由會議的組織部門根據(jù)公司領導指示及工作實際提前擬定，并報公司董事長、總經(jīng)理或委托主持會議的公司高層經(jīng)營管理人員審定。（二）辦理會議報批手續(xù)。公司專項工作會議，由相關部門填寫《會議計劃表》（附表1），經(jīng)主管領導審核后，報總經(jīng)理或董事長審批。（三）發(fā)會議通知。《會議計劃表》經(jīng)批準后，由會議組織部門發(fā)出《會議通知單》（附表2）。（四）準備會議文件和材料。公司級會議的文件、材料，由公司行政部或相關部門負責準備。（五）會議簽到。為了準確掌握與會人員的出席情況，應由與會人員在入場時填寫《出席會議人員簽到表》（附表3）。會務人員要及時準確地把出席、列席及缺席人數(shù)統(tǒng)計出來，必要時報告會議主持人。（六）會議過程的服務。公司行政部會同相關部門應做好公司級會議過程中的服務工作，如燈光、音響、茶水及展示板等，確保會議順利進行。（七）會議記錄。會議的組織部門應指定專人負責會議記錄。（八）會后工作。會議的組織部門應做好會議的收尾工作，包括會議記錄的整理、會議決議、會議紀要的簽名、蓋章等工作。第四章會議要求第十六條與會人員在接到會議通知后要做好參會準備，如有提交會議研究的議題，應在會前提交會議組織部門，并提出初步意見供會議研究。第十七條會議建立考勤記錄，與會人員應準時參加會議，并提前十分鐘到場，做好會議準備。第十八條與會人員要遵守會場紀律，按照會議議程集中精力、積極發(fā)言，并認真做好記錄，不得私自議論與議程無關的事項。第十九條會議期間原則上應關閉手機或設置為靜音狀態(tài)，非緊急情況一般不得接打電話。第二十條與會人員應嚴格遵守公司的保密制度，根據(jù)工作需要選擇具備保密條件的會議場所，確定會議內容是否傳達及傳達范圍，并依照保密規(guī)定使用和管理會議文件。第五章附則第二十一條本制度由公司行政部負責解釋。第二十二條本制度自公布之日起執(zhí)行。附表：1．《會議計劃表》2．《會議通知單》3．《出席會議人員簽到表》附表1：公司會議計劃表會議名稱會議時間會議主持會議地點議程參會人員列席人員組織部門負責人聯(lián)絡電話協(xié)辦部門負責人聯(lián)絡電話記錄員預計經(jīng)費會議組織部門意見：主管副總經(jīng)理（總經(jīng)理助理）意見：總經(jīng)理意見：董事長意見：附表2：會議通知單存根辦會號：根據(jù)公司統(tǒng)一安排，擬于年月日至年月日在舉行會議，請您屆時務必準時參加。議題如下：會議通知單辦會號：根據(jù)公司統(tǒng)一安排，擬于年月日至年月日在舉行會議，請您屆時務必準時參加，同時，請您就以下幾個議題做好充分準備：附：報到時間：報到地點：（會議組織部門）年月日附表3：出席會議人員簽到表會議