中山大學新華學院學生會

干事培訓——

文書培訓請各位同學將調為振動或靜音并做好筆記

培訓內容

常用公文寫作〔一〕通知；〔二〕請示；〔三〕邀請函；〔四〕報告；〔五〕會議記錄；〔六〕證明書；〔七〕籌劃書；一、分類〔一〕通知1、概念：是下行文，要求下級機關辦理、執行或服從安排的文種。通知講究時效性，是告知立即辦理、執行或周知的事項。2、格式〔1〕標題：制發機關＋事由＋通知；〔2〕正文：①通知前言：即制發通知的理由、目的、依據。例如“為了解決×××的問題，經×××批準，現將×××，具體規定通知如下〞。②通知主體：寫出通知事項，分條列項，條目清楚。③結尾：三種寫法：〔Ⅰ〕意盡言止，不單寫結束語;〔Ⅱ〕在前言和主體之間，如未用“特作如下通知〞作為過渡語，結尾可用“特此通知〞結尾;(Ⅲ)再次明確主題的段落描寫。二、本卷須知關于×××的通知〔居中〕〔頂格〕收文機關、集體或個人：正文××××××××××

〔縮進2字符〕特此通知。發文單位全稱〔要蓋公章〕〔右對齊〕×年×月×日3、舉例關于召開中山大學新華學院第六屆學生會第一次全體干事大會的通知學生會全體成員：經中山大學新華學院第六屆學生會常委會決定，現定于2021年3月1日，在教學區召開第六屆學生會第一次全體干事大會，具體通知如下：一、參加人員：學生會全體成員；二、會議時間：2021年3月1日〔星期四〕19時30分；三、會議地點：教學區D104課室；四、出席成員的著裝要求：白色上衣和深色褲子；五、本通知最終解釋權歸學院學生會所有。特此通知。中山大學新華學院學生會二〇一二年二月二十七日題目：假設院學生會將于10月25日晚上7點半在學生會辦公室召開主席聯席會議，請你擬一份通知，通知各系學生會主席團屆時到場參加會議。關于召開中山大學新華學院各系主席聯席會議的通知各系學生會主席：你們好！院學生會將于10月25日晚上7:30在院學生會辦公室召開主席聯席會議，會議重要，請勿缺席。望各位準時參加。特此通知。中山大學新華學院學生會二〇一二年十月二十日1、概念：屬于上行公文，是下級機關向上級機關請求決斷、指示、批示或批準事項所使用的呈批性公文。

2、格式

請示主要由首部、正文和尾部三局部組成：

〔1〕開頭：主要交代請示的緣由；

〔2〕主體：主要說明請求事項。這局部內容要單一，只宜請求一件事。事項要寫的具體、明確、條項清楚，以便上級機關給予明確批復；

〔3〕結語：應另起段，習慣用語一般有“當否，請批示〞，“妥否，請批示〞，“以上請示，請予審批〞或“以上請示如無不妥，請批轉各地區、各部門研究執行〞等；

〔4〕落款：一般包括署名和成文時間，署名寫發文單位，需加蓋單位公章。

〔二〕請示

關于×××請示收文機關：為×××，現需申請會場/物資如下：一、二、妥否，請批示。發文單位全稱〔加蓋公章〕×年×月×日〔請示內容要有時間、數量，假設需申請課室，申請使用時間需比預計活動開始和結束時間各早半小時，以便準備及清掃會場?！?、舉例舉例：

2021年10月17日晚上7:00是迎新晚會，需要向學院保衛辦借用生活園大舞臺?，F在請你擬一份借用大舞臺的請示。關于申請使用生活園大舞臺的請示

保衛辦：為歡送新生融入新華學院這個大家庭，表達我院的文藝風采。院學生會將協助院團委于2021年10月17日舉辦2021年迎新晚會暨第七屆校園文化藝術節之“新夢起航·SHOWMESHOWYOUNG〞。為確保活動的順利開展，院學生會現申請生活園大舞臺的使用權。具體借用時間和用途如下：10月17日15：00分-23：00分，生活園大舞臺妥否，請批示。 中山大學新華學院學生會中山大學新華學院播送臺二〇一一年十月三十日〔三〕邀請函1、概念：邀請函是邀請親朋好友或知名人士、專家、單位等參加某項活動時所發的請約性書信。2、格式〔1〕請柬一般由標題、稱謂、正文、落款四局部組成?！?〕標題即用大字書寫的“請柬〞〔或邀請函〕兩字，在第一行中間，或者占用一頁，當作封面?！?〕稱謂即被請者的單位名稱或姓名，另起一行或一頁頂格書寫，姓名之后寫上職務、職稱等?！?〕正文應寫清活動時間、地點、內容、要求，并用“敬請屆時光臨〞等語結束。〔5〕落款即發函者的署名與發函日期?！?〕所用語言應懇切、熱誠，文字須準確、簡練、文雅。邀請函〔橫版〕尊敬的__________：(致_________：)為了×××，現定于何時何地何事。我們竭誠邀請你蒞臨指導！此致敬禮！××××年×月×日3、舉例邀請函〔豎版〕尊敬的________：×年×月×日×××寫左往右從請您現在寫一份邀請函：內容：邀請各系主席參加學院第三屆winners歌手大賽的復賽時間：2021年11月13日下午2:00地點：D103邀請函尊敬的：我院將于2021年11月13日〔星期日〕下午14：00分在教學樓D103舉行中山大學新華學院第三屆“Winners〞歌手大賽復賽，我們竭誠邀請您屆時蒞臨指導。此致敬禮！中山大學新華學院學生會中山大學新華學院藝術團二〇一一年十一月九日〔四〕報告1、概念

報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。報告屬上行文，一般產生于事后和事情過程中。2、種類

綜合性報告。是將全面工作或一個階段許多方面的工作綜合起來寫成的報告。它在內容上具有綜合性。專題性報告。是針對某項工作、某一問題、某一事件或某一活動寫成的報告，在內容上具有專一性?；貜蛨蟾?。是根據上級機關或領導人的查詢、提問作出的報告。3、格式〔1〕綜合性報告的寫法Ⅰ標題報告單位、事由加文種，如?東北師范大學教務處關于2007年度工作情況的報告?。Ⅱ正文把握三點：①開頭，概括說明全文主旨。將一定時間內各方面工作的總情況，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。②主體，內容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法以數據和材料等方式表述出來。③結尾，要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最后可寫“請審閱〞或“特此報告〞等語作結?！?〕專題報告的寫法Ⅰ標題由事由、文種組成，如?關于招商工作有關政策的報告?。有的報告標題也可標明發文機關。標題要明顯反映報告專題事由，突出其專一性。Ⅱ正文可采用“三段式〞結構法。①以反映情況為主的專題工作報告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見②以總結經驗為主的專題工作報告主要寫情況、經驗，有的還可略寫缺乏之處和改進措施③因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實、產生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責任、處理意見及改進措施等。④結尾通常以“請審核〞、“請審示〞等語作結?！?〕回復報告的寫法Ⅰ標題與前兩種報告大體相同Ⅱ正文根據上級機關或領導的查詢、提問，有針對性作出報告，要突出專一性、時效性。4、報告的寫作要求〔1〕寫綜合報告應注意抓住重點，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此根底上列出假設干觀點，分層次闡述。說明觀點的材料要詳略得當，以觀點統領材料?！?〕專題報告，要一事一報，表達其專一性，切忌在同一專題報告中反映幾件各不相干的事項和問題?！?〕切忌將報告提出的建議或意見當作請示，要求上級指示或批準。工作報告秘書處于××年××月下旬經學社招干后組成，××年××月正式開始運作。自本學期正式開始運作以來，秘書處認真履行了本部門的各項職責：1、向社長提出財會建議，經社長同意后，修改并完善了?財務管理制度?，起草并確定了?檔案及資料管理制度?、?物品管理制度?；日常工作按照各項管理制度執行。2、開展并完成了第一批普通社員的招募工作。3、學社內部部門合并重組和人事調整后，整理并保存全社成員的個人檔案。4、為學社全社成員辦理社員卡，因學社對外交流需要印刷了相關名片。5、因學社開展的需要開展了第一次活動調查，設計并派發了活動調查問卷，對收回的調查問卷作分類統計，向社長團遞交?活動調查分析報告?。6、籌劃并舉辦了××培訓活動。7、溝通并協助社長團及各部門。8、做好會議記錄、活動記錄和學社所有文件資料的保管。9、做好財務管理和資金收支保管，定期向社長團報告財務狀況，期末向社長團遞交?財務狀況報告書?。10、輔助籌劃了××活動，在此期間邀請了××音樂協會、××協會、××協會來參加本次活動。11、協助公關部為出版社刊拉贊助，聯系出版商。12、協助各個部門做好其它一些工作。13、參加廣東省高校社團交流會。14、秘書處對以上的所有工作是認真負責的，但也有一些缺乏之處，如各項管理制度還需按實際情況作適當修改，人事檔案因內部疏忽造成要重做以致拖慢社員卡辦理速度，禮儀培訓活動確實切日期搞錯、時間安排得不充裕。秘書部今后將會繼續認真履行本部門的各項職責，對本部門的工作負責，改進工作中的缺乏之處，為開展盡最大的努力。XX秘書處××年××月××日〔五〕會議記錄1、概念：在會議過程中，由記錄人員把會議的組織情況和具體內容記錄下來，存入檔案。2、格式〔1〕會議記錄通常由標題、正文、主送、抄送單位構成。標題有兩種情況，一是會議名稱加紀要；二是召開會議的機關加內容加紀要。〔2〕會議記錄正文一般由兩局部組成。①會議概況。主要包括會議時間、地點、名稱、主持人，與會人員，根本議程。②會議的精神和議定事項。常務會、辦公會、日常工作例會的紀要，一般包括會議內容、議定事項，有的還可概述議定事項的意義。工作會議、專業會議和座談會的紀要，往往還要寫出經驗、做法、今后工作的意見、措施和要求。3、會議紀要字體①標題：宋體，二號，加粗，居中②內容標題：仿宋GB_2312，三號，加粗③其他：仿宋GB_2312，三號，不加粗社團會議記錄2021年第一學期院學生會部長會議會議記錄時間：2021年×月×日星期××點地點：院學生會辦公室主持人：院學生會主席XX出席者：院學生會全體部長缺席人：×××記錄人：×××主要議題〔或會議經過〕：主席×××作本學期的工作總結；各部門對自身部門工作情況進行總結。暑假工作手冊的編制。關于部門自己的編制程序，方便下一屆看。1、公關部部長×××安排相關部門的變動.針對公關部的情況，對公關部進行改革。不設部長，而是推舉組長，直屬社長，有任期制，并可根據情況調整。2、文體部部長×××進行下學期的相關安排。主要是迎新，招干。以××活動作為迎新第一炮，并繼續舉行品牌活動——××。11月份舉行文化節。12月份進行內部活動。3、……散會。3、舉例1、概念：個人或團體做了某件事后，為證明該事而開出的證明書，需要有證人證明簽字或蓋章。2、格式〔1〕標題：要寫清證明什么〔2〕內容：簡潔易懂，語言需嚴謹，且結尾應有“特此證明！〞---證明書〔縮進2字符〕茲證明，內容〔縮進2字符〕特此證明！個人簽名/單位蓋章日期〔六〕證明書3、注意：〔1〕落款要十分注意，社聯及協會名稱要寫全、寫準〔2〕語言簡練，突出中心。〔3〕證明書一式兩份，一份交予社團辦公室存檔。公益活動證明茲證明，----同志，--年--月--日到---地方，自愿參加----公益活動。特此證明。------單位〔加蓋單位行政公章〕--年--月--日個人工作證明書茲有----學院---同學于2001—2005第一學年在----協會擔任----職位。在職期間，工作積極，表現優秀。特此證明！

某某大學學生社團聯合會

二○○--年--月--日4、舉例1、概念：籌劃書即對某個未來的活動或者事件進行籌劃，并展現給讀者的文本。撰寫籌劃書就是用現有的知識開發想象力，在可以得到的資源的現實中最可能最快的到達目標。2、內容：〔1〕籌劃書名稱〔2〕活動背景、目的與意義〔3〕活動時間與地點〔4〕活動開展形式〔5〕活動內容〔6〕活動開展〔7〕活動經費預算〔8〕活動平安〔七〕籌劃書〔1〕籌劃書名稱：盡可能具體的寫出籌劃名稱，“×年×月×日××系×活動籌劃書〞，置于頁面中央。防止使用諸如“社團活動籌劃書〞等模糊標題?！?〕活動背景、目的、意義：活動背景、活動目的與活動意義要貫穿一致，突出該活動的核心構成或籌劃的獨到之處。①活動背景要求緊扣時代背景、社會背景與教育背景，鮮明表達在活動主題上②活動目的即活動舉辦要到達一個什么樣的目標，陳述活動目的要簡潔明了，要具體化③活動意義其中包括文化意義、教育意義和社會效益，及預期在活動中產生怎樣的效果或影響等，書寫應明確、具體、到位?！?〕活動時間與地點：該項必須詳細寫出，非一次性舉辦的常規活動、工程活動必須列出時間安排表〔教室申請另行安排〕?；顒訒r間與地點要考慮周密，充分顧到各種客觀情況，比方教室申請、場地因素、天氣狀況等?！?〕活動開展形式：須注明所開展活動的形式，比方文藝演出、文體競賽、影視欣賞、知識宣傳、展覽、調查、講座等?！?〕活動內容：活動內容為活動舉辦的關鍵局部?；顒觾热菀蠒r代主題旋律和校園文化建設內涵，富有教育意義與啟示意義。杜絕涉及非健康文化的消極內容。要詳細介紹出所開展活動的主要內容，如影片放映要寫出影片的性質、名稱和大致內容?！?〕活動開展：作為籌劃的主題局部，表述方面要力求詳盡，不僅僅局限于用文字表述，也可適當參加統計圖表、數據等?；顒娱_展應包括活動流程安排、獎項設置、時間設定等。涉及到獎項評定標準、活動規那么的內容可選擇以附錄的形式出現。活動流程安排大致可以分為三個階段：①活動準備階段〔包括海報宣傳、前期報名、贊助經費等〕②活動舉辦階段〔包括人員的組織配置、場地安排情況等〕注：須注明開展活動的階段負責人、指導單位、參加人數等信息。③活動后續階段〔包括結果公示、活動開展情況總結等〕。注：如有涉及校園衛生、環境等情況，應及時清理?！?〕活動經費預算：經費預算要盡量符合實際花費；寫出每一筆經費預算開支，以便于報銷處理。如果大型活動需要資金贊助，聯系公關部?！?〕活動平安：對于大型活動和戶外活動，要成立平安小組，指定第一平安負責人，充分考慮平安隱患，把人身平安放在活動開展的首要位置。〔9〕活動應急方案：內外環境的變化，不可防止的會給方案的執行帶來一些不確定性因素，因此，當環境變化時是否有應變措施，損失的概率是多少，造成的損失有多大，應急措施等也應在籌劃中加以說明。注：在籌劃書的結尾，除寫明籌劃單位、籌劃時間以外，協會負責人須親自簽名，并蓋上協會印章，以示責任。公文的寫作公文的寫作是件非常嚴肅的事情，因此，必須十分注意寫作的質量。公文的質量如何直接關系到機關工作的效率，關系到黨和國家方針政策的貫徹執行。但凡具有較高質量的機關文字材料，都對提高機關工作效率，推動事業的開展起著積極有效的作用。相反，如果文字材料的質量不高，不僅是個浪費，甚至貽誤工作。因此，要下功夫提高寫作質量。寫好公文的幾點主要要求一是在政治上必須正確，要準確地表達、表達黨和國家方針、政策、法令的精神，在政治上同中央保持一致；二是在業務上必須符合科學性，符合工作規律，不講外行話；三是必須密切結合實際，有針對性，不無的放矢，不言之無物；四是必須符合規定的體式，不違背標準，不張冠李戴；五是文字表達必須層次清楚，詞意準確，語言精練，符合邏輯和語法。要使公文的寫作真正到達以上幾點要求，并非一蹴而就的事情，它同其他文章寫作一樣也必須經過一定修養、訓練、學習和實踐，沒有一個不斷的、反復的過程，要提高寫作質量是困難的。確實要靠大家平常的練習。強調一下：第五點中的文字表達，特別是公文的一些專用語。公文的一些常用事務性詞匯，或者叫公文專用語，反映了公文的行文關系和工作程序。它在公文中雖然時常出現，但并未形成固定的語言程式，可以根據需要靈活運用。這些專用語主要包括：開端用語：根據、查、茲、為了〔為〕、關于、按照〔遵照、依照〕等。開端用語主要用來表述引文的目的、依據、范圍，或用來表述時間，或作為發語詞。稱謂用語：本〔會〕、你〔會〕、該〔會〕、我〔會〕。這四個稱謂，第一人稱用本〔會〕、我〔會〕，第二人稱用你〔會〕，第三人稱用該〔會〕。使用時沒有等級色彩，上下級均可據情使用。有人為對上級部門或第三人稱部門表示尊重，使用“貴部〞、“貴局〞的提法，然而在團內中用這個稱呼反而不標準。經辦用語：經、業經、茲經。經辦用語說明工作處理過程，說明處理時間及前后情況。如，經召集有關部門研究，······。某某方案，業經市委批準，······。關于某某同志的問題，茲經調查······。引敘用語:前接、近接、悉。引敘用語是引敘來文時的用語。如，前接你會來電，關于某某問題······。你會某年某月某日某字某號請示悉。期請用語：即請查照、希即遵照、請、擬請、希。期請用語是用以表達公文作者的期望、請求的。即請查照，在給同級機關了解、存查或辦理某事的函中，用于文件之末尾。希即遵照，在上級指示下級機關有關某事使其遵照執行時用于末尾。擬請，帶有協商語氣。請，希，上下級可通用。表態用語：照辦、同意、不同意、可行、不可、可發、不發、留用、存檔。照辦、同意、不同意，上下級均可通用。可行、不可，多用于上級機關之行文。征詢期復用語：征詢用語有，當否、是否可行、可否、是否同意；期復用語有，請批示、請核示、請回復、請指示。這兩種用語經常放在一起使用。常用于請示、報告的末尾。如，當否，請批示。有時，根據工作需要，可略有變化。如請上級批轉的報告，可寫作：如無不妥，請批轉某某單位參照執行。一般工作中的請示或報告的結尾部，都寫有這種征詢期復用語，但用意略有不同。一般請示或請示性的報告，寫這種用語，是名副其實地要求上級給予“批示〞、“回復〞，而一般匯報性的報告，寫這種用語，只是表示客氣、尊敬之意罷了。綜述過渡用語：為此、對此。綜述過渡用語，往往用在開頭的總敘之末，用以連接以