工作分析與職務說明書編寫指引孟凡向zz物業管理總經理**企業咨詢公司首席咨詢師**企業咨詢公司首席培訓師2006-12-8為什么有人工作量很大，做也做不完?為什么會有工作沒人去做?為什么招聘的員工，會常常不符合要求?為什么員工抱怨公司沒有提供足夠的培訓學習時機？為什么公司投入了培訓卻沒有到達期望的效果？為什么有的員工不知道自己該做些什么？為什么主管難以確切地評價下屬員工的工作成績是好是壞？工作中的困惑為什么會產生這些問題呢？因為：我們并不了解每個人的工作量是多少我們并不了解到底需要多少工作人員我們并不了解如何有效地考核員工的工作我們并不了解如何有效地發揮每個人的作用我們并不了解員工的職業生涯我們并不了解員工到底需要什么我們到底該怎么辦？！我們應該做工作分析崗位管理流程工作分析職務說明書崗位評估崗位體系什么是工作分析工作分析職務說明書崗位評估崗位體系工作分析將企業戰略目標分解到部門，將部門目標分解到各崗位，進而將企業的目標層層落到實處通過對職位工作的研究，確定該職位的任務、職責，與其它職位的工作關系、應該和誰協作，到哪里去獲得所需的信息和資源，以及該種職位的任職要求等通過一定的方法收集和組織這些信息，并用統一的載體表現出來工作分析的直接結果是職務說明書工作分析招聘新設職位

與外部競爭者競爭的基礎業務目標

制定與業務目標一致的角色

職位評估及級別是認識各工作的價值的結構績效管理

是發展績效管理的基礎

繼任計劃，培訓和發展

了解組織所要求的技巧和能力

組織發展便利了程序，結構，加強了組織變化。工作分析的作用工作分析職務說明書崗位評估崗位體系公司層面公司目標/戰略任務主線公司關鍵業務流程組織架構框架部門層面部門設置部門職責部門內關鍵業務流程崗位層面崗位設置（編制）崗位職責崗位工作流程崗位任職資格部門內部架構圖工作說明書工作分析－三個層次工作分析職務說明書崗位評估崗位體系主體在工作分析中應承擔的責任各級管理人員編寫下級崗位的職位說明書編寫下級崗位的業務流程人力資源部工作分析體系設計及工具開發組織開展例行或專項工作分析工作，并提供技術指導與咨詢審核職務說明書的規范性工作分析的主體工作分析職務說明書崗位評估崗位體系工作分析的時間何時我們進行工作分析新職位產生時工作發生變化時至少一年審核一次，多數組織于每年績效審核時檢討職責

工作分析職務說明書崗位評估崗位體系工作分析的內容工作分析職務說明書崗位評估崗位體系6W1HWHAT做什么？WHY為什么做？WHO誰來做？WHEN什么時候做？WHERE在哪里做？WHOM為誰做？HOW如何做？直接觀察

個別面談

團體面談

調查問卷

員工日記/記錄6W1H法工作分析的方法工作分析職務說明書崗位評估崗位體系工作分析的方法工作分析職務說明書崗位評估崗位體系WHAT做什么？做什么是指所從事的工作活動。主要包括：任職者所要完成的工作活動是什么？任職者的這些活動會產生什么樣的結果或產品？任職者的工作結果要到達什么樣的標準？工作分析的方法工作分析職務說明書崗位評估崗位體系WHY

為什么做？為什么表示任職者的工作目的，也就是這項工作在整個組織中的作用。主要包括：做這項工作的目的是什么？這項工作與組織中的其他工作有什么聯系？對其他工作有什么影響？

工作分析的方法工作分析職務說明書崗位評估崗位體系WHO

誰來做？誰來做是指對從事某項工作的人的要求。主要包括：從事這項工作的人應具備什么樣身體素質？從事這項工作的人必須具備哪些知識和技能？從事這項工作的人至少應接受過哪些教育和培訓？從事這項工作的人至少應具備什么樣經驗？從事這項工作的人在個性特征上應具備那些特點？從事這項工作的人在其他方面應具備什么樣的條件？

工作分析的方法工作分析職務說明書崗位評估崗位體系Y類員工的勝任能力學習期根本勝任完全勝任超出期望

W類員工的技能清單思考：工作分析的方法工作分析職務說明書崗位評估崗位體系WHEN

什么時候做？何時表示在什么時間從事各項工作活動。主要包括：哪些工作活動是有固定時間的？在什么時候做？哪些工作活動是每天必須做的？哪些工作活動是每周必須做的？哪些工作活動是每月必須做的？

工作分析的方法工作分析職務說明書崗位評估崗位體系WHERE在哪里做？在哪里表示從事工作活動的環境。主要包括：工作的自然環境，包括地點〔室內與戶外〕、溫度、光線、噪音、平安條件等。工作的社會環境，包括工作所處的文化環境〔例如跨文化的環境〕、工作群體中的人數、完成工作所要求的人際交往的數量和程度、環境的穩定性等。工作分析的方法工作分析職務說明書崗位評估崗位體系WHOM

為誰做？為誰做是指在工作中與哪些人發生關系，發生什么樣的關系。主要包括：工作要向誰請示和匯報？向誰提供信息或工作結果？可以指揮和監控何人？需要指導哪些人？

工作分析的方法工作分析職務說明書崗位評估崗位體系HOW

如何做？如何做是指任職者這樣從事工作活動以獲得預期的結果，主要包括：從事工作活動的一般程序是怎樣的？工作中要使用那些工具？操縱什么機器設備？工作中所涉及到的文件和記錄有哪些？工作中應重點控制的環節是那些？

工作分析的問題工作分析中經常遇到的問題工作分析由人力資源部單獨完成工作說明受現任員工的影響，即是什么與應該是什么為個人利益而夸大描述技術說明對普通人來說可能會難理解如：過份專業的術語，縮略語沒有明確工作范圍的專有名詞和系統工作分析職務說明書崗位評估崗位體系工作分析職務說明書崗位評估崗位體系職務說明書編寫指引工作分析的直接結果是職務說明書職位說明書工作分析職務說明書崗位評估崗位體系A、職務根本信息職務名稱部門直接上級職務名稱直接下級職務名稱B、主要工作聯系對內對外C、職責綜述D、工作職責工作職責考核標準職位說明書工作分析職務說明書崗位評估崗位體系職位說明書工作分析職務說明書崗位評估崗位體系E、任職資格任職資格項目任職資格說明最低學歷／專業崗位證書相關工作年限和經驗性別、年齡、健康特征個性特征及職業操守崗位禮儀需培訓課程及要求其它職位說明書工作分析職務說明書崗位評估崗位體系F、審核批準人力資源部審核部門經理批準任職者簽收生效日期G、附：固定工作列表完成周期工作內容質量記錄表格職位說明書工作分析職務說明書崗位評估崗位體系A、職務根本信息寫明職務名稱、所屬部門、直接上級職務名稱、有管理職能的崗位填寫直接下級職務名稱要求：直接上級應填寫該崗位的工作匯報對象，直接下級填寫哪些職位直接向該崗位匯報工作。標準范例：職務名稱安全主管部門XX物業服務中心直接上級職務名稱物業服務中心經理直接下級職務名稱安全主辦職位說明書工作分析職務說明書崗位評估崗位體系B、主要工作聯系寫明該崗位在工作過程中，對內、對外的工作往來要求：對內關系明確寫清楚對內部工作中上下游關系所涉及的崗位，一定要具體到崗位；對外關系明確寫清楚對外部工作中所涉及的部門、單位，盡可能詳細。標準范例：對內公司高級安全督察、公司安委會主任、品質部安全管理專員、本部門經理、安全班組全體、客服班組全體、人事行政負責人、技術負責人、環境負責人、地產項目相關人員等對外業主、租戶、轄區派出所治安科、刑偵科、交警中隊、消防中隊、轄區居委會、城管隊職位說明書工作分析職務說明書崗位評估崗位體系C、職責綜述簡潔、概括性地描述崗位的主要及崗位設置的目的要求：先描述崗位存在的目的，再描述為實現該目的所需要對某項工作負怎樣的責任；此處所說的目的為該崗位設置的直接目的，而非最終目的或間接目的。標準范例：為了保證小區的安全，保證服務中心安全團隊的正常運作，對整個小區安全管理（治安管理、消防管理、裝修管理、停車場及交通管理、安全類突發事件及違章處理、出租屋管理）負直接管理責任；對安全團隊的內部管理、員工培訓、獎懲、調配等負直接管理責任……職位說明書工作分析職務說明書崗位評估崗位體系D、工作職責指從事崗位工作人員必須履行的職責，要求不出現缺項、重項、交叉項，不需列舉細節雜項，可省略臨時交辦事項對職責綜述內容進行分解、細化，具體描述為實現崗位工作目標所需要履行的工作職責要求：按照主次順序逐條填寫。用詞要精確，不能模棱兩可，不能有猜測性的語言職責描寫盡可能不用“負責、管理〞等表達過程、涵義較廣的動詞，而采用“組織、撰寫、核實、辦理、填報〞等表達動作的動詞。工作職責的描述盡量采用動詞+名詞的語言結構，包括關鍵動詞、管理范圍、影響范圍、在什么條件下進行以及要達成的目標考核標準局部暫不填寫職位說明書工作分析職務說明書崗位評估崗位體系標準范例：工作職責考核標準正確描述不合格描述編制小區安全管理工作計劃，并組織實施，對計劃實施情況進行檢查改進負責小區安全管理工作的計劃、組織、檢查、改進工作審核小區安全崗位設置，制定安全員巡邏路線，完善安全員崗位職責負責小區安全崗位的確定，安全員巡邏路線的制定，安全員崗位職責的完善工作制定安全管理制度及安全管理作業程序負責制定各項安全管理制度、安全管理作業程序，完善安全員績效考核評分標準和獎懲措施完善安全員績效考核評分標準和獎懲措施處理各類安全管理信息，組織下屬員工采取跟進措施，并向部門經理匯報工作進展負責及時處理各類安全管理信息，采取各種措施予以改進，并及時向經理匯報各項工作進展情況制定服務中心消防演習計劃及實施方案，并組織實施負責組織實施服務中心消防管理工作組織實施服務中心消防檢查，配合屬地