企業(yè)公文講座專題二

公文寫作步驟與操作

四川大學公共管理學院楊戎教授主要內容一、寫作第一步——交擬二、確立主旨三、選擇材料四、安排結構五、草擬審核公文應注意的幾個規(guī)那么六、發(fā)文的審核與簽發(fā)

寫作準備撰擬文稿修改定稿交擬安排結構審核確立主旨草擬文稿簽發(fā)〔會議批準〕確定文種復核選擇材料公文語言繕印確定表達方式蓋印、簽署發(fā)出

公文寫作步驟一、寫作第一步——交擬交擬：即領導人向文件撰稿者交代以下事項：1．為什么寫〔目的、背景〕；2．主要寫什么〔主要觀點、意見、方法；領導思路，對文稿框架的大體設想〕；3．該怎樣寫〔寫作要求:包括文種、起草方式、撰稿時間和程序、提供必要參考資料〕

二、確立主旨〔一〕涵義〔1〕寫作目的、意圖和主張;〔2〕主要內容〔短小公文僅此〕;〔二〕作用在文稿構思寫作中起著綱領作用?！踩骋?1)正確(2)鮮明(3)集中〔四〕確立主旨一般以論點句的形式出現，準確、鮮明、深刻、簡練。

〔五〕公文主旨的顯示方式〔綜合使用〕1.標題點旨公文式三要素標題：發(fā)文機關——事由〔Subject〕——文種第一,顯示主旨〔點明行文目的主要內容〕?某公司關于解決XX經費問題的請示??涼山州人民政府關于我州連續(xù)遭受大暴雨、泥石流災害的情況報告?；第二,點明文件內容涉及范圍2.開門見旨通知、報告、通告正文常用此法3.篇末點旨:一般正式公文少用，其他公務文書，如工作研究、市場預測報告、調查報告等可用。4.照應顯旨：首尾照應。5.要處揭旨：在內容重大轉換處揭示主旨，“立片言以居要，乃一篇之警策〞。6.小標題顯旨：主旨分解，用小標題〔段旨句、條旨句〕顯示，一線貫穿。三、選擇材料

1.涵義

2.選材要求確鑿切題典型新穎

3.材料處理方法

(1)類化法(案例報告)

(2)篩選法

(3)濃縮法(壓縮材料去粗取精)

(4)截取法四、安排結構

〔一〕涵義即是公文的謀篇布局.〔二〕法定公文正文結構的總要求是以標準程式結構為根底，輔之以段式結構、層次(邏輯)結構和文面結構等形式的綜合運用。總要求：層次清晰、段落清楚、主次恰當、詳略適宜、開頭簡潔、結尾明確、過渡自然、照應緊密。

〔三〕公文結構的根本內容

1.標題(通常有四種形式)(1)公文式標題發(fā)文機關—事由—文種國家測繪局關于北京P公司制作銷售非法導航電子地圖事件的通報國家經委印發(fā)?關于貫徹〈中華人民共和國優(yōu)質產品獎勵條例〉的補充規(guī)定?的通知四川××藥業(yè)股份關于在2021年××省基層醫(yī)衛(wèi)生機構根本藥物集中采購中對××系列產品進行分組議價的請示(2)新聞式標題單標題?藥品銷售中回扣現象嚴重?；雙標題?艱苦的拼搏豐碩的成果——XX2021年工作總結?(3)四項式標題發(fā)文機關—時限—事由—文種?XX公司2021年某某工作要點??XX市公司2021年內訓工作總結?(4)標準性文件標題施行范圍—事由-文種?上海XX股份董事會章程??河北省城鄉(xiāng)規(guī)劃監(jiān)督管理文書格式的規(guī)定??黨政機關公文處理工作條例??某公司辦公電腦管理與使用方法?【補充】公文標題擬制中常見問題

1.

表示事由的用詞涵蓋范圍太寬或太窄補充企業(yè)流動資金的通知——補充企業(yè)資金的通知向災區(qū)捐贈物質的通知——向災區(qū)捐贈衣物的通知

2.文種使用存在的問題案例缺少文種對外正式行文使用非法定文種文種重疊\生造\錯用\混用文種作為公文標題

3.用語不標準〔1〕搭配不當?XX關于堅決制止和清理公路兩側違章建筑物的通知??XX關于開展會計工作標準化技術考核制度的通知?〔2〕語序不當?XX關于組織青少年支援甘肅采集樹種的通知?〔3〕成分殘缺?XX關于切實做好接收安置災民的通知?——缺賓語〔4〕成分多余?XX關于做好平安生產各項準備工作假設干問題的通知?——完整的述賓詞組；?XX關于開展評選XX先進的通知?；〔5〕介詞“關于〞“對〞重用；

4.文字欠簡潔一般20——30字?XX關于給不顧個人安危與盜竊犯頑強搏斗的XXX同志記功表彰的通報?改為:?XX關于給予XXX同志記功獎勵的通報?報請性詞語“上報、呈報、申請、請示、請求“與相關文種重用5.批轉轉發(fā)性公文標題的簡化(1)省略:省去中間環(huán)節(jié)，盡量直轉而防止層層轉發(fā)(2)壓縮:壓縮介詞“關于〞和重疊文種

(3)摘要:?XX科技集團公司第四研究院轉發(fā)XX科技集團公司轉發(fā)國防科工委關于航天四院XXXX工程的批復的通知?——?XX科技集團公司第四研究院轉發(fā)航天四院XXXX工程批復文件的通知??國務院辦公廳轉發(fā)人事部財政部關于調整機關、事業(yè)單位工作人員工資標準和增加離退休人員離退休費三個實施方案的通知?6.公文標題中的標點符號的正確使用〔1〕公文標題一般不用標點符號,但以下情況應該使用:法律、法規(guī)、書刊名稱用書名號；某些表示特定意義的縮略語、專用詞語用引號；須加注釋或補充詞語的地方使用括號?！?〕可以不用標點符號的情況：XX關于印發(fā)XX院2005年質量工作要點的通知關于下發(fā)XX院2005年質量監(jiān)督實施方案的通知

【補充】

撰寫簡潔明了的公文的要點

主語與賓語清楚：二者之間的距離越近，文章越簡潔有力?！矄尉洹吵尸F具有視覺效果的內容〔人工語言：圖表類、照片、插圖〕。以文獻作為說服他人的依據〔引用方式，簡化注釋方式用夾注；充分利用附件〕。條列式撰寫：不僅是美觀，而是簡明的公文的最正確表現方式，將重點逐一列出，注意作好歸納工作。注意序號標準。防止模棱兩可的措辭：如“住在市中心的職員以及特約人員務必提出報告〞可有幾種理解。防止錯誤的表現方式：“以后懊悔也來不及了〞；“我的公司是位在城東的公司〞。正確使用標點符號——有國家標準。有效使用連接詞：越少越好，是撰文的根本原那么。先從結論寫起。事實與個人意見要劃分清楚。正確使用表示區(qū)間的用語〔界限閾〕〔未滿、超過、以外、以上、以下、之前、之后〕準確使用公文用語，如“遺憾的是，盡管…也無法到達本公司的要求〞；“很難得、如蒙……〞。

2.開頭〔1〕寫明本文主旨確立的途徑來自于機關單位領導：經研究決定……來自于工作實踐：最近……來自于黨和國家以及上級文件和貫徹落實有關會議精神：文件名稱和文號、會議名稱及主題〔2〕公文開頭常見形式——開門見山，簡潔為佳

1.說明根據:根據\按照\遵照：根據……文件精神，現將XX報告如下：2.直陳目的:為了\為3.交代原因:鑒于廳機關機構變動,現對XX領導小組成員進行調整……4.概述情況：簡明扼要按時間順序或事件開展介紹5.引述來文：答復性公文的開頭需要先引來文標題，后引發(fā)文字號6.說明態(tài)度〔說明觀點〕：針對轉發(fā)性公務文書或有關事項、會議說明態(tài)度，作出評價，提出看法和要求?！?〕公文開頭常見問題分析開頭不簡【案例】XX關于XX單位工會委員會委員分工的請示XX工會工作委員會：XXXX年X月X日，XX單位召開了第X屆會員、職工代表大會，經民主推薦，充分醞釀，采取差額選舉方法，無記名投票方式，選舉產生了XX單位第X屆工會委員會。閉會后，黨委書記XXX同志主持召開了第X屆工會委員會第一次會議，進行了各委員的分工，并采取舉手表決方式，推選XXX同志為第X屆工會委員會主席。各位委員分工如下：……評析：無需將整個換屆選舉情況交代【案例】四川省××科學院關于

開展2021年度院目標績效考核工作的通知

院屬各單位、機關各處室：經研究，院2021年度目標績效考核工作，定于2021年12月18—19日，在院機關多功能廳集中考核院屬各所〔中心〕、處〔室〕2021年度目標績效任務執(zhí)行情況，并銜接2021年目標績效任務?，F將有關事宜通知如下。評析：以上內容與下文重復，可以簡化為：經研究，我院2021年度目標績效考核工作定于2021年12月18—19日進行?，F將有關事宜通知如下。【案例】XXXX關于在全公司開展“關愛職工〞活動的通知

為認真貫徹公司××會議精神，堅持以人為本，進一步落實群眾觀點，充分關愛職工，不斷調動職工的積極性和創(chuàng)造性，構建和諧企業(yè)，促進公司各項任務的全面完成，經公司黨委研究決定，在全公司開展“關愛職工〞活動。分析：大帽子太多?？筛臑闉樨瀼毓尽痢習h精神,經公司黨委研究決定，在全公司開展“關愛職工〞活動。邏輯不嚴【案例】XX關于調整XX工作領導小組成員的通知

根據院實體化改革的需要，因院機關機構調整，為加強對XX工作的領導，現對XX工作領導小組成員調整如下……評析：這里“院實體化改革〞和“為加強對XX工作的領導〞不是調整XX工作領導小組成員的直接原因，沒有內在邏輯關系，應改為：“鑒于院機關機構調整，現對XX工作領導小組成員調整如下〞3.段落段落要求：單一、完整、有序、合理段旨句(條旨句)說明段落中心思想〔一般是段落的第一句或最后一句話〕。支撐句用來描述、解釋或強化主題?！景咐恳粋€社會審計報告是關于公司表現的報告〔段旨句〕這樣的報告可以公司自己寫或由外部組織來寫。許多公司在他們的年報上發(fā)布他們的社會審計結果。再有，審計報告還描述工作環(huán)境的平安、工作平等和工程合理?！仓尉洹?.層次〔意義段〕

〔1〕縱向結構按時間或事理、內容深化的過程，常見三種情況：直敘〔連貫〕式：按事情發(fā)生時間或開展經過表達事物的過程性。如內容單純、敘事性強、時間性強的調查報告、事故報告、批評表彰通報等?！景咐磕彻娟P于

“4.12〞汽車相撞事故的報告事故發(fā)生經過，搶救乘客、財產及現場處理情況↓造成的損失統(tǒng)計↓事故原因、責任↓善后工作及采取的平安措施遞進式：按事理內在聯系和邏輯開展順序，或對于事物的認識過程來安排層次，每層之間是縱深關系。請示、報告、總結、方案、會議紀要常用此形式。敘事——說理——結論提出問題——分析問題——解決問題重點在結論或解決問題局部。因果式:按先果后因——按先因后果——〔2〕橫向結構按照事物空間位置的變換,或材料的性質或內容特點的不同來排列的層次。并列〔簡單例舉〕式將全文內容分成假設干層次，并列分條列項。一般條文式標準性文件、合同、綜合性總結、報告、方案等公文常用此結構。

【案例】某單位關于環(huán)保檢查工作的報告一、領導重視，各方配合，檢查力量組織落實二、廣泛宣傳，重視輿論，強化全員環(huán)保意識三、重點突出，方法得當，檢查工作不搞形式四、政策逗硬，獎懲清楚，樹立樣板促優(yōu)扶劣五、建章立制，綜合治理，推動環(huán)境保護工作總分式先總后分，或先分后總，全文眉目清楚，條文輻射式展開，表達領屬關系或整體與局部的關系。如通知、會議紀要、工作總結、綜合性報告等常用此結構。

〔3〕縱橫綜合結構

【案例】某市人民政府關于

嚴厲打擊加工銷售注水豬肉非法行為的通知提出問題：當前加工、銷售注水豬肉不法行為十分猖獗

↓

加工、銷售注水豬肉不法行為危害極大↓↓↓分析問題：侵害群眾利益

破壞川豬聲譽

擾亂市場秩序

解決問題：采取有力措施堅決打擊……的不法行為

↓↓↓↓

加強領導

綜合治理

輿論監(jiān)督

嚴禁加工……

等7項措施↓公務文書文面層次(文面結構類型)篇段合一式分段〔兩段、三段、多段〕式條文式〔章斷條連〕總分條文式分部式貫穿式〔如禮儀性文書〕5.結尾

常用表達文種要求的公文專用語〔1〕自然式：意盡文止?！?〕號召式：講話稿〔3〕祈使式：〔4〕強調式：對文中闡述的措施、意見提出具體落實意見?！?〕總結式：綜上所述……〔6〕補充說明式：生效時間、細那么制定、有關文件的關系等的說明等?！狙a充】國外總結的文件寫作結構時間順序——突出事件開展脈絡分類結構——關注事件范圍問題〔時機〕——行動——結果問答形式視覺設計書撐式的“不〞附帶備選方案的“不〞圓滑的“不〞直接的“不〞〔后面4種用來說“不〞或者傳遞壞消息〕規(guī)定：引用公文應領先引標題，后引發(fā)文字號。如在一份公文中屢次引用同份公文，先完整引用，再注明簡稱.【案例】根據國務院的通知精神根據?國務院關于……通知?精神根據〔國發(fā)〔2006〕ｘ號〕精神根據?國務院關于……的通知?〔國發(fā)〔2006〕ｘ號〕精神根據?國務院關于……的通知?〔國發(fā)〔2006〕ｘ號，以下簡稱?通知?〕精神

五、草擬審核公文應注意的幾個規(guī)那么

第一個規(guī)那么：引用公文的規(guī)那么引用:領導指示:確定是否正式傳達，可以使用附件引出，不能隨便說。

【案例】2006年×××市長因市場平安等原因曾指示市政府有關部門屢次與我單位協調××市場業(yè)態(tài)調整問題，建議我單位將該市場遷至三環(huán)路以外。【案例】我公司已將調整公司所屬局部區(qū)域控制性規(guī)劃用途的請示報省、市政府，并得到了省、市政府領導的批示和支持。第二個規(guī)那么：標注附件的規(guī)那么公文附件分為:主體性\補充說明性\支撐性附件規(guī)定:附件的序號和名稱前后標識要一致，使得效力一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，那么在附件左上角第1行頂格處標注公文的發(fā)文字號并在其后標識附件〔或帶序號〕第三個規(guī)那么：標注聯系方式的規(guī)那么規(guī)定：請示應當在附注處注明聯系人的姓名和；通知、函等公文，聯系方式書寫的位置無規(guī)定，可靈活。第四個規(guī)那么：運用數字的規(guī)那么問題：1.漢字和阿拉伯數字混用；2.不了解數字運用的規(guī)那么?！景咐繒h定于十月六日,上午8:30-12時,下午2:30-5時召開。【案例】一、會議議題：1、宣傳?決定?精神；2、領會市委、市政府提出的各項奮斗目標和開展藍圖；數字的正確運用用阿拉伯數字〔1〕表示時間；〔2〕表可以統(tǒng)計的數字。用漢字：層次序數：一、〔一〕1.〔1〕；農歷：用漢字；慣用語、縮略語、具修辭色彩的數字：用漢字，如：第三、星期一、九三學社、八五方案、七上八下等臨近兩個數字連用表示概數用漢字，如：五六十人；用帶“幾〞的方法表示概數用漢字：五十幾個人；1---9的個位數可選擇，但應照顧上下文，求得局部體例上的一致.【案例】關