數(shù)字檔案館的發(fā)展趨勢

21世紀(jì)是信息社會。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、高密度存貯技術(shù)以及多媒體技術(shù)的飛速發(fā)展,以紙質(zhì)檔案為主的傳統(tǒng)檔案館將被無墻檔案館或全球檔案館取代,虛擬化、電子化檔案館將是未來檔案館發(fā)展的方向。人們逐漸習(xí)慣使用數(shù)字檔案館這一概念,數(shù)字檔案館將是2l世紀(jì)檔案館發(fā)展的必然方向。數(shù)字檔案館是建立在高度網(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)上的檔案信息空間,它突破了傳統(tǒng)的地域和時間觀念,是一個連接各地區(qū)、全國乃至全球檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)。它是一個開放式硬件和軟件的集成平臺,通過這些技術(shù)和產(chǎn)品的集成,把大量的各種檔案載體數(shù)字化,將它們組織起來在網(wǎng)上提供服務(wù)。數(shù)字檔案館建設(shè)是以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為基礎(chǔ),以數(shù)字化的各種檔案信息為底層,以分布式海量資源群為支撐,以智能檢索技術(shù)為手段,以電子商務(wù)管理為方式,以寬帶高速網(wǎng)絡(luò)為傳輸通道,將豐富多樣的多媒體檔案信息傳遞到千家萬戶。它涉及數(shù)字檔案信息資源的生產(chǎn)、加工、存儲、檢索、傳遞、保護(hù)、利用、歸檔、剔除等全過程。數(shù)字檔案館可以解決現(xiàn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息服務(wù)中存在的種種弊端,極大優(yōu)化檔案信息化服務(wù)功能,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檔案館所無法達(dá)到的目標(biāo)要求。一、數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的不同數(shù)字檔案館是由傳統(tǒng)檔案館發(fā)展而來的。在由傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)變過程中需要經(jīng)過三個發(fā)展階段:一是實(shí)現(xiàn)檔案館工作自動化階段。建立本館的自動化系統(tǒng),由計(jì)算機(jī)代替手工完成各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作,改變業(yè)務(wù)流程,提高工作效率,所處理的檔案信息內(nèi)容主要是目錄、索引等二次檔案形式;二是檔案館數(shù)字化(個體數(shù)字檔案館)階段。在實(shí)現(xiàn)自動化的基礎(chǔ)上,對本館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,將傳統(tǒng)館藏轉(zhuǎn)換成數(shù)字化館藏,深入到檔案文件級次,所處理的檔案信息可以是目錄、全文、圖像、動畫、錄音、影視等多種媒體,實(shí)行集成管理,這是數(shù)字檔案館的一項(xiàng)最重要的基礎(chǔ)工作;三是聯(lián)合數(shù)字檔案館階段。通過館藏檔案的數(shù)字化,將個體檔案館聯(lián)合起來,進(jìn)行擴(kuò)張、伸展,組成數(shù)字檔案館,遵循共同協(xié)議,利用者通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)終端即可共享數(shù)字化檔案信息資源,用戶只要提出需求,都可以由數(shù)字檔案館系統(tǒng)自動完成查找和調(diào)閱檔案資料工作,完全不受地理位置因素的影響。因此,數(shù)字檔案館絕不僅僅是檔案館的數(shù)字化,它是超大規(guī)模檔案信息資源在多媒體狀態(tài)下重組與再創(chuàng)造的創(chuàng)新工程。數(shù)字檔案館必須依賴現(xiàn)代通訊網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)進(jìn)行管理與工作。收藏?cái)?shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、存儲海量化、服務(wù)快捷化,這是數(shù)字檔案館的獨(dú)特優(yōu)勢,常規(guī)檔案館望塵莫及;元數(shù)據(jù)高度共享,真正實(shí)現(xiàn)了一次性加工,多次、多場合、多用途充分使用,這也是常規(guī)檔案館無法實(shí)現(xiàn)的;以總體檔案信息擁有量大和專題檔案信息整理服務(wù)為特色,利用檔案信息資源不局限于一館所有而又能突出服務(wù)工作特點(diǎn),拓展廣度與深度,這是數(shù)字檔案館服務(wù)工作的顯著特點(diǎn),也是它超越常規(guī)檔案館的獨(dú)特優(yōu)勢。二、數(shù)字文件數(shù)字化導(dǎo)致了傳統(tǒng)文件信息服務(wù)的變化數(shù)字檔案館的基本特征決定了檔案館信息服務(wù)方面要發(fā)生巨大變化,具體表現(xiàn)為:1.其他技術(shù)方面數(shù)字檔案館大量運(yùn)用了各種信息技術(shù),如數(shù)字化技術(shù)、超大規(guī)模數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體信息處理技術(shù)、信息壓縮與傳送技術(shù)、分布式處理技術(shù)、安全保密技術(shù)、自然語言理解技術(shù)等。這些技術(shù)的運(yùn)用,必將使服務(wù)手段從傳統(tǒng)的、單一的手工操作到全面的、科學(xué)的、高效的綜合手段。傳統(tǒng)檔案館的信息查詢主要是通過卡片或書本式目錄、索引和文摘進(jìn)行手工檢索,檢索點(diǎn)少、檢索方式單一、檢索速度慢,回溯性檢索實(shí)現(xiàn)困難。在數(shù)字檔案館環(huán)境下,信息查詢的方式多種多樣,信息查詢的范圍已不僅僅限于本館、本地而是延伸到全國以至國外。2.館校圖書館能夠?yàn)槔谜咛峁└鼜V泛、方便的服務(wù)。在世界一個館檔案館數(shù)字化的實(shí)現(xiàn),計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)的發(fā)展;家用智能終端的普及。使檔案館與檔案館、檔案館與利用者之間的地理障礙變得無關(guān)緊要。檔案館的利用者服務(wù)工作能深入到社會的各個角落,服務(wù)范圍進(jìn)一步擴(kuò)大,檔案館為利用者提供更廣泛、更方便的服務(wù)。通過互聯(lián)網(wǎng),世界各地的檔案館連接在一起,服務(wù)對象從本地用戶擴(kuò)大到全世界的用戶。登陸到檔案館網(wǎng)站以后,可利用檔案館的信息資源,檢索館藏目錄,閱讀電子檔案。利用檔案館網(wǎng)上教育資源進(jìn)行遠(yuǎn)程教育服務(wù)。3.檔案檢索、查詢和高校檔案設(shè)備的開發(fā)在數(shù)字檔案館的環(huán)境下,檔案信息服務(wù)將不再是僅僅為利用者提供檔案資料,還將提供各種現(xiàn)代化的閱讀設(shè)備、視聽設(shè)備和終端設(shè)備,以便利用者能更快、更多地獲得所需檔案信息。傳統(tǒng)的手工檔案檢索將被光盤檢索、網(wǎng)上檔案信息檢索所取代。科技查尋、網(wǎng)上資源重組、網(wǎng)上資源深加工等業(yè)務(wù)將興起。檔案信息服務(wù)業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)將全面轉(zhuǎn)型,發(fā)生變化。4.多媒體編碼系統(tǒng)“利用者至上”始終是服務(wù)工作的指導(dǎo)思想。以檔案借閱為主的傳統(tǒng)檔案館現(xiàn)在已無法滿足更高層次的檔案信息需求,服務(wù)的重點(diǎn)從內(nèi)部轉(zhuǎn)向外部,從一般咨詢轉(zhuǎn)向深化服務(wù),從目錄檢索轉(zhuǎn)向全文傳遞,從印刷本閱覽轉(zhuǎn)向多媒體瀏覽。檔案館的服務(wù)方式,不再是等利用者上門提出要求后才提供服務(wù)的被動服務(wù)方式,從對檔案進(jìn)行收集、加工、組織和提供使用變?yōu)橥ㄟ^網(wǎng)絡(luò)靈活地搜尋,滿足用戶的需要。三、數(shù)字檔案館信息服務(wù)特性檔案館信息服務(wù)要想在信息市場競爭中立于不敗之地,必須針對數(shù)字化時代檔案館信息服務(wù)的特性,制定相應(yīng)措施并付諸實(shí)施,促使檔案館信息服務(wù)水平不斷地提高,滿足新的要求。1.數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不完善,信息資源整合少數(shù)字化檔案信息資源是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)和核心,系統(tǒng)地開發(fā)、科學(xué)地組織、有效地提供知識化、專業(yè)化的檔案信息服務(wù)是數(shù)字檔案館理想的服務(wù)模式。目前,我國檔案館的數(shù)字化建設(shè)正處于發(fā)展過程中,對信息資源特別是對電子信息資源的開發(fā)投入不足;數(shù)據(jù)庫資源開發(fā)規(guī)模小,缺乏統(tǒng)一規(guī)劃,數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)不合理,商業(yè)化程度低;網(wǎng)上數(shù)據(jù)量單薄,信息資源配置不當(dāng),沒有形成統(tǒng)一的全國性網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng),沒能把各地檔案資源統(tǒng)一起來,達(dá)到共享目的。隨著這些問題的解決,檔案館信息服務(wù)將會得到很大的發(fā)展。2.開發(fā)基于用戶的檔案資源定題服務(wù)(SDI)是檔案館傳統(tǒng)的服務(wù)項(xiàng)目,數(shù)字檔案館的SDI在資源服務(wù)的豐富性與服務(wù)手段的方便、快捷、智能化方面是傳統(tǒng)檔案館遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到的。主要通過電子郵件、網(wǎng)頁式推送、專用軟件發(fā)送、和接收軟件推送等Ineternet信息推送技術(shù)向用戶提供事先定題服務(wù)信息。為此就要對檔案資源進(jìn)行二次開發(fā)、深層次開發(fā)。檔案館是保存檔案最豐富的場所,要根據(jù)利用者和市場的需要,有針對性地進(jìn)行深層次的開發(fā)。4.數(shù)字檔案館信息服務(wù)的能力建設(shè)在21世紀(jì)社會經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的環(huán)境中,加強(qiáng)繼續(xù)教育與培訓(xùn)變得異常重要;特別對于承擔(dān)發(fā)展數(shù)字檔案館重要使命的檔案館員來說,強(qiáng)烈的求知渴望,強(qiáng)大的學(xué)習(xí)能力和最短的知識更新周期,較高的現(xiàn)代信息管理水平,對新技術(shù)、新成果敏銳的跟蹤能力,是勝任數(shù)字檔案館工作的關(guān)鍵。我們要積極爭取政府和各方面的經(jīng)費(fèi)支持,通過我國數(shù)字檔案館工程的實(shí)施,培養(yǎng)一批懂技術(shù)、會管理、善經(jīng)營的高水平人才,保證我國數(shù)字檔案館的健康發(fā)展。綜上所述,數(shù)字檔案館的信息服務(wù)是以現(xiàn)代化技術(shù)為手段,面向利用者提供高質(zhì)量、高水平、全新的技術(shù)服務(wù)。它不僅能提高檔案館控制信息服務(wù)的能力和管理水平,而且能進(jìn)一步促進(jìn)檔案館朝著網(wǎng)絡(luò)化、電子化、數(shù)字化方向的發(fā)展,以適應(yīng)新的檔案信息服務(wù)的要求。只有這樣,我們才能搞好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案館數(shù)字化信息服務(wù),檔案館才能在新形勢下得到應(yīng)有的社會地位,發(fā)揮它最大的影響力,贏得新的競爭優(yōu)