資料內容僅供您學習參考，如有不當或者侵權，請聯系改正或者刪除。溫州紅連文化創意開發有限公司檔案管理制度第一章總則第一條為了規范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定此制度。第二條本制度適用于公司所有檔案。第三條

綜合辦行政人事專員負責公司所有檔案資料的統一收集管理,行政人事專員要嚴格執行公司檔案管理規定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發揮檔案資料的作用。第二章檔案歸檔第四條凡是反映公司戰略發展、經營、企業管理及工程建設等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。第五條凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統一管理,任何個人不得擅自留存。第六條歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的,綜合辦保存復印件。第七條凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。第八條由公司對外簽訂的經濟合同,應保留三份原件,綜合管理部保存一份,財務部及合同執行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由綜合辦保存原件。第九條在歸檔范圍內的其它資料,由經辦人整理后連同有關資料移交綜合辦檔案室。部門需要使用的可復印或復制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。第十條歸檔時間為每月一次,每月月底前各部門將本部門需要歸檔的檔案送綜合辦進行歸檔。第三章檔案保管第十一條綜合辦設存放檔案的專門庫房或檔案柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。第十二條歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄,建立電子檔案。第十三條行政人事專員要科學地編制分類法,根據分類法,編制分類目錄;根據需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。第十四條檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。

第十五條庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。第十六條行政人事專員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規律。第十七條根據有關規定及公司實際情況,確定檔案保存期限,分別為永久、長期、短期,每年年終據此進行整理、剔除。

第十八條經確定需銷毀的檔案,由行政人事專員編造銷毀清冊,經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由行政人事專員永久保存。

第十九條嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。第二十條凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動手續。第四章檔案借閱

第二十一條檔案屬于公司機密,未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。第二十二條借閱檔案資料,須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經檔案保管部門負責人批準。

第二十三條借閱檔案,必須履行登記、簽收手續。

第二十四條借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時能夠續借。過期由行政人事專員催還。需要長期借出的,須經分管副總經理批準。

第二十五條借出檔案時,應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。

第二十六條借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損,否則,追究當事人責任。第二十七條借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。第二十八條重要檔案、機密檔案不得借閱,必須借閱的要經分管副總經理同意,必須外借的,由總經理審批。第五章檔案分類編號第二十九條為了加強紅連綜合檔案管理的需要,統一檔案實體分類,實現檔案整理、排列、管理、檢索、編目的標準化和規范化,提高綜合檔案管理水平,充分發揮檔案的作用,更好地為我公司各項工作服務,結合我公司的實際情況,制定本分類編號方案。(一)分類原則1、檔案分類原則是以本公司所形成的全部檔案為對象,依據職能,結合檔案內容和載體形態特點,便于科學管理和開發利用。2、分類后的檔案,分別用英文字母按順序編大類代字。

3、本辦法適用于對本公司全部檔案進行實體分類、組卷和排架管理。(二)類別設置及編號方法本公司檔案設大類和屬類。大類用英文字母作代號,屬類用阿拉伯數字作代號。本公司全部檔案分為四大類,大類和屬類設置如下:A、行政管理:

1、黨政工團類編號方法:大類代字+屬類代字+年度+期限+件號如:A-1--1-00001行政相關綜合文件:A-1--3-000012、宣傳策劃類編號方法:大類代字+屬類代字+年度+活動號+件號如:A-2--III-0013、項目申報類編號方法:大類代字+屬類代字+年度+項目數+件號如:A-3--III-0014、員工檔案編號方法:大類代字+屬類代字+員工編號+件號如:A-4-0001-015、固定資產編號方法:大類代字+屬類代字+年度+件號如:A-5--001B、經營管理:1、公司經營往來合同、協議等編號方法:大類代字+屬類代字+年度+期限+件號如:B-1--1-0012、公司管理決策工作,計劃文案書等編號方法:大類代字+屬類代字+年度+期限+件號如:B-2--1-000013、園區管理(1)客戶檔案編號方法:大類代字+屬類代字+件號如:B-3-00001(2)相關合同編號方法:大類代字+屬類代字+期限+件號如:B-3--1-001(3)物業管理編號方法:大類代字+屬類代字+期限+件號如:B-3--3-001(4)消防管理編號方法:大類代字+屬類代字+期限+件號如:B-3--2-001C、基建檔案類:編號方法:大類代字+屬類代字+施工階段+件號如:C-1-11、施工前C-1-1-0012、施工過程C-1-2-0013、驗收C-1-3-001D、電子文件(移動硬盤保存)編號方法:大類代字+屬類代字+件號如:D-1-00011、照片2、影音附則第三十條本制度由公司綜合辦公室負責解釋,