機械有限公司設備物資采購管理辦法

為了加強公司的設備物資采購管理和控制，維護公司利益，現就公司物資采購工作制定以下管理細則。采購物資總體原則：先審批，后采購；先入庫，后領用。第一節

采購物資計劃的申報及審批第一條

物資的分類A類物資：固定資產類。指按公司財務制度列入的固定資產（包括一些單位價值大，但不屬于固定資產的低耗品）、新增項目投入的設施設備和主要配件，工程發包，房屋、辦公室等建筑物的建設與修繕，以及配管工程、動力配線工程、空調、保溫工程、消防及儀表安裝工程等。B類物資：生產用批量物資。指公司正常經營使用，總金額大的材料、輔料、配件、物料用品、半成品，各工程項目設施設備維修零部件、辦公用品、印刷品等。C類物資：無形商品，主要是咨詢服務和技術的采購。D類物資：緊急采購物資，指工程施工或運行設備出現不可預見或公司經營中特殊要求所需物資。第二條

計劃申報1、凡申購A類和B類所需物資，必須申報計劃。無計劃，采購員不得執行采購；嚴禁先采購后申報。2、申報計劃的時間：A、B類，每周一上午（以保證正常經營為前提）。3、D類物資：緊急采購隨時。注：A、B類不按規定時間申報計劃，造成后果由計劃提供人負責。但采購員應積極配合，以服務于經營為目的，圓滿解決。3、申報計劃單位：各部門及項目部。4、申報計劃的要求各部門申報計劃，必須對所需物品的品種、規格、型號、單位、數量、用途、質量、產地（廠家）、需求時間等情況描述清楚，凡對需求描述不清楚的，采購員有權要求申報計劃單位填列清楚。有加工時間的申報計劃時應考慮生產時間。第三條

計劃的審批權限各部門提出需求計劃，交所在項目（部門）經理簽字后，交公司總經理審批（或委托分管領導審批），再交采購員。凡無總經理審批的采購計劃，不得傳至采購員。所有物資采購均需經總經理審批。未經總經理審批而提前執行采購或付款，追究相關經辦人責任。第四條

申報數量控制原則A類物資：以預算數量和基本規范，本著節儉、合理的原則為準。B類物資：有生產周期的以最長不超過兩個月的用量。無生產周期的最長不超過1個月的用量。凡個別能通過加工數量對其加工價格影響較大、屬通用物資、又不因時間推移而過時的加工品，如少數印刷品，最高批量不得超過半年用量。第二節

采購計劃的反饋及詢價、定價第五條

采購員接到采購計劃后，應迅速作出采購價格評估或尋找商家，或提出建議的替代品供公司決策。第六條

計劃物資的詢價。各部門提出需求計劃后，采購員應選擇3家以上的供應商報價，供應商具有代表性（如成、渝、南充等地不同地點）。各部門可根據需要，建議、推薦供應商或品牌，嚴禁指定供應商。采價人員：采購員、財務部和相關使用部門。定價參與人員：總經理、財務部經理、分管經理、會計、采購員。價格跟蹤人員：財務經理、主辦會計、采購員。定價單必須將質量要求描述清楚。第七條

物資的定價。1、定價組織機構。組長：財務部經理組員：采購員、主辦會計、使用部門經理。2、定價依據：供貨商報價，采購員采價，財務部采價、部門采價等作參照依據。3、定價執行：定價當天將價格單打印，定價組成員簽字后方能執行。A、D類物資按批次、項目選擇長期合作的供應商，簽訂合同采購。合同應采用書面形式，雙方代表簽字并加蓋公章。合同內容包括：物資名稱、型號規格、數量、價格、質量標準及要求、質量保證（或質保金）、包裝、運輸方式、交貨地點、交貨時間、付款條款、產品合格證和相關文件資料，以及保險、售后服務、環保、違約處理、驗收、索賠、仲裁和其他需要約定的問題。B類物資按批次、在長期合作的供應商中按市場行情定價后下定單。第三節

供應商的選擇與管理第八條

供應商選擇標準產品質量優良、合格，價格合理，交易費用少，交付及時，整體服務水平好，供應商財務狀況穩定，內部組織與管理良好，證照齊全，績效考評優良。第九條

供應商管理采購員應加強物資分類的管理，并按此劃分供應商，對同類商品，選擇一至兩家長期供貨，簽訂供貨合同。第十條

供貨商的選擇和考評采購員應加強對現有供應商的日常表現進行定期的監控和考核，目的是確保供應商的供應質量，以保證正常的經營需要。第十一條

禁止項目1、為了保證批量，增強雙方合作信任，采購員一旦簽訂供貨合同不得隨意更換供貨商，除非因供貨商價格或數量、質量難以保證，經分管領導同意后可以變動。2、嚴禁各部門指定唯一供貨商。3、嚴禁在采購或付款中吃回扣、收信息費等以工作之便撈取好處，否則，一經查實，從嚴處理相關人員，情節嚴重的移送司法機關處理。第四節

合同的簽訂第十二條

參加合同談判人員總經理（或副總經理）、財務部經理、采購員、使用部門質檢人員（或技術人員）。第十三條

合同的簽訂權限

本著平等、互利、雙贏的原則，其簽訂合同的權限歸總經理。第十四條

合同必須與供貨商訂立反商業賄賂相關約定，并特別約定供應商不得給利益關系人員發放名片，請吃送禮，合同終止必須提前一個月通知。第五節

采購的執行程序第十五條

采購員在接到訂單以后，應按照以下程序操作：

不合格的退貨分類申購單、擬定采購方案詢價、定價，簽訂合同發出訂單跟蹤訂單催貨、落實對票結算記錄與檔案維護驗收合格

第六節

物資的入庫第十六條

貨物到庫后，庫管人員及時通知質檢人員（或技術人員）、采購人員現場驗貨。貨物質量驗收合格，由庫管人員、質檢人員、采購人員簽字認可，并及時對單據按財務規定進行傳遞。第十七條

沖紅票入庫單，庫管人員應將結算聯交供貨商簽字后直接轉財務部。第十八條

有保質期的物品，庫管人員必須提前35天通知采購員，否則，由庫管人員負全責。第七節

貨款的結算第十九條

公司對供應商、外包部門貨款實行規定時間統一集中辦理。第二十條

簽字程序：憑入庫單、工程驗收單等，轉采購員→財務經理→總經理→執行董事。財務要保證單據齊全完整和安全，出納付款必須核實單據數量與金額，否則，由出納負責。

第八節

供應商的評估

供貨商名稱

供貨單位

考評時間：考評項目標準考評考評項目標準考評一、質量指標1、來料批次合格率2、來料抽檢缺陷率3、來料報廢率4、來料免檢率

四、支持指標服務指標1、反映表現2、溝通手段