王慧立，，文摘對電子文檔在版本統一和更改等管理工作中存在的問題作了分析，提出編制企業標準、加強培訓、制定統一更改規范、建立數據庫及加強管理等具體措施，以規范電子文檔的使用與更改。關鍵詞電子文檔；歸檔質量；標準化管理電子文檔指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸，主要包括：電子文書、電子報表、電子圖樣等。伴隨著計算機技術、網絡技術的不斷發展，電子信息技術的應用日益廣泛，造成電子文檔的品種和數量急劇膨脹。由于計算機的普遍使用，目前電子文檔已成為歸檔技術文件中不可缺少的組成部分。電子文檔作為現今技術人員在型號研制過程中的記錄，具有重要的憑證和參考作用。如何做好電子文檔的管理、提高歸檔技術文件質量，對保證型號產品的質量有著極其重要的意義，其必要性和緊迫性也是不言而喻的。本文擬從標準化管理工作的角度對電子文檔存在的問題進行分析并提出解決問題的具體措施。技術人員所用操作軟件版本不統一，難以真正實現技術資源共享20世紀90年代后期，我所廠由當時僅有幾臺286或386微機，發展至今幾乎技術人員人均一臺計算機，這對縮短型號研制周期、提高工作效率起到了積極作用。由于最初我們對技術人員所用操作軟件的版本沒有進行必要的規定，致使各計算機使用的操作軟件版本各不相同，如歸檔

《航天標準化》20093的印制板電子文檔有的設計是用老PROTEL軟件，有的是用PROTEL99.se軟件。版本之間不兼容造成歸檔的電子文檔經常打不開，給電子文檔的查詢、借閱等管理工作帶來許多麻煩。電子文檔和紙質技術文件更改不同步在歸檔電子文檔管理過程中，由于種種原因有時會遇到紙質技術文件根據更改單進行了更改而更改單上未注明更改相應的電子文檔，致使電子文檔與紙質文件不一致如紙質印制板文件已根據更改單要求進行了更改而電子文檔未能及時更改就提供給印制板制作單位造成生產出來的印制板不能使用，拖延了生產周期。完善電子文檔標準化管理工作的幾點措施如今電子文檔的數量已遠遠超過了傳統紙質文件，面對如此龐大的電子文檔，如何管理，給我們管理人員提出了更高的要求，即必須掌握計算機和現代電子信息網絡使用技術與管理功能，否則就根本無法進入電子文檔管理環境。編制企業標準，為確保全所/廠計算機使用共同的平臺設計人員和標準化人員合作，編制了《二維CAD軟件線型及文字使用規定印制電路板設計與管理規定》等企業標準。其中，《二維-27軟件線型及文字使用規定》對各種線型、文字層、標注層的相應顏色、線寬、字高等方面作了規定。《印制電路板設計與管理規定》中明確了印制電路板應選用PROTEL99.se設計工具軟件，對印制板導線寬度導線間距導線與焊盤間距、焊盤與焊盤間距、圖層等作了規定，規定設計人員應將歸檔的印制板電子文檔存成PCB（3.0）文件并與印制板底圖保持一致同時為使標準得以順利實施，對《航天型號軟件文檔管理制度》、《CAD軟件線型及文字使用規定》、《印制電路板設計與管理規定》和DLZ9042.01.06《計算機軟件管理制度》等標準進行了宣貫。通過標準培訓，使得技術人員充分認識到：標準是總結和固化成功經驗推廣先進技術和成果的重要形式；自覺實施標準是降低研制風險、縮短研制周期的有效途徑。這些標準的制定和實施，在一定范圍內解決了電子文檔版本不兼容的問題，對提高航天電子文檔管理的規范化水平發揮了重要作用。另外，電子文檔歸檔時，檔案管理人員嚴格按有關規章制度對電子文檔進行入庫檢測，只有檢測合格方可接收入庫歸檔。檢測的內容包括：是否以PCB格式存檔，軟盤中文件名稱是否與填寫的文件名稱一致，字節大小，有無病毒。經過努力，基本解決了電子文檔版本不兼容的問題。采取措施，確保電子文檔和紙質文檔的同步更改在以前的工作中，有時會碰到紙質文檔已更改而相應的電子文檔未同步更改的情況。如印制板方面的電子文檔就曾存在下列問題:①有的設計人員剛參加工作還沒有很好學習《印制電路板設計與管理規定》和《計算機軟件管理制度》等標準，就參加印制板設計，更改時未在更改單上標注相應更改軟盤，從而遺漏了電子文檔的更改，造成生產出來的印制板不能使用；有的設計在更改單中雖標注了更改相應軟盤，但標注的位置不統一也容易造成電子文檔和紙質文檔的更改不同步?，F在，我們通過每年對新入廠的技術人員進行培訓，規定了在更改單上統一的標注位置，杜絕了電子文檔和紙質文檔的更改不同步的問題再次發生。建立電子文檔服務模塊數據庫為加強電子文檔的標準化管理，在領導的支-28

持下，我所廠檔案部門配備了清華紫光企業檔案管理系統，該系統采用現代化的光盤存儲技術、影像掃描技術、網絡技術及數據庫信息技術來建立高效的檔案信息管理。將檔案資料存入計算機，并建成電子檔案索引信息庫和圖像資料光盤后，即可通過計算機和通信網絡向用戶提供檔案資料的網上檢索、查詢、閱讀服務，以及對檔案原文的文字識別（OCR）復制和轉儲服務。這樣在提高檔案管理現代化程度的同時也提高了檔案資料的利用率良好的檔案管理不僅要對檔案進行科學的維護還要做到快速的查詢檢索、準確的統計等。該系統設置靈活，普適性強，可滿足檔案管理的各項要求。系統模塊如圖1所示。清華紫光企業檔案管理系統數據庫的建立及使用，大大減少了手工勞動，提高了工作效率和質量在規范化的要求下實現了檔案管理工作的自動化為電子文檔使用者提供了快速準確的優質服務同時檔案管理模式也發生了根本的改變。這些改變標志著我所廠電子文檔管理邁上了一個新臺階，進而跟上了信息時代的步伐。加強電子文檔數據庫的管理，為加強電子文檔數據庫管理，我們制定了相應的規范化文件規定電子文檔應遵循集中統一確保安全便于利用的原則由檔案部門歸口管理歸檔的電子文檔應為本階段技術狀態的最新版本電子文檔歸檔時應嚴格入庫審批手續，填寫入庫申請單，見表1和表2。表1用于軟件程序的入庫，其中軟件產品代號里包含軟件的版本號、軟件產品名稱是首次入庫還是被改版本升級、實際更改情況描述。表2用于印制板圖的歸檔入庫。《航天標準化》20093表 軟件程序入庫申請登記號 入庫日期路徑/完成日期SCMI新版本中包含被改版本中的文件名表 印制板入庫登記號 日期檢測另外還規定歸檔的電子文檔應無損傷，并進行字節大小、病毒檢查，檢查合格后方可歸檔歸檔后的電子文檔以型號為單位分別組卷，依其軟（光）盤序號遞增順序分別登記建賬，一式兩套一套封存保管一套借閱使用兩套電子文檔分開保管。同時規定：在借閱電子文檔時，應嚴格出庫審批手續，填寫印制板出庫單和軟件程序出庫單印制板出庫單主要用于印制板電子文檔的借閱、外協加工、更改，包含產品代號、文件代號、出庫檢測情況等；軟件程序出庫單是車間辦理測試程序出庫時需填寫的，包含軟件產品代號，這個代號里包含軟件的版本號、軟件產品名稱、出庫目的、出庫檢測、銷毀、審批等；軟件程序的出庫以拷貝副本”的形式借出，使用完后在雙方監督下完成電子文檔的銷毀，做到萬無一失。眾所周知，電子文檔隨著型號研制階段的不

同其技術狀態也隨之發生變化因此必須對其進行動態管理同時電子文檔的更改應嚴肅、慎重。一方面，根據更改單及時對電子文檔進行更改確保電子文檔的正確性以及與相關文檔的協調性、與實物的一致性；另一方面，電子文檔更改出庫時需嚴格辦理相應的出庫手續加嚴對出庫電子文檔的控制，避免技術人員隨意更改。實施電子文檔標準化管理以來，不但提高了電子文檔管理水平，而且確保了電子文檔和紙質文檔