工作交接7.1如何進行工作交接

7.1.1工作交接的目的

7.1.2工作交接的類型

7.1.3工作交接的步驟

7.1.4工作交接的內容和方式

7.1.5工作交接確認書

7.1.6工作交接的注意事項

7.2新人快速上手的方法

7.2.1新人應該如何快速上手

7.2.2工作交接期間，如何處理職場人際關系

第章熊月是一家公司的財務高管，從剛入職到現在不知不覺已經過去了5年多。公司從起步到趨向平穩，她作為整個公司的高級管理人員功不可沒。眼見自己沒有了上升空間，她就被獵頭公司以工資翻倍的條件挖到了同行業的另一家公司。熊月提前一個月向領導關總提交了離職申請，關總說重要崗位上的人員如果離職要給公司一定的時間，熊月要負責招聘到接替自己的人并且幫忙帶上崗之后才能離職。熊月覺得公司一直以來對自己挺不錯的，就同意了。可是應聘的人來了一波又一波，沒有一個能入關總的眼，新東家又一直催促熊月上崗，熊月十分著急。最后，她留了份草草的工作交接單就走了。工作交接會影響下一份工作嗎?財務部一直沒有負責人，好些工作無法進行，關總打電話與熊月溝通也總被推拖，關總很生氣。加上熊月的交接單上又有很多事項寫得不清不楚，關總遂安排人事經理暫時扣下熊月的離職工資，在她現入職的新東家做背景調查時明確表示，對熊月的職業道德持保留意見。新東家也因此對熊月產生了不滿，安排熊月與另一個人競爭上崗。老東家的財務工作受到影響，熊月的收入和新工作也受到影響，這都是因為她沒有做好離職工作交接，造成了兩敗俱傷的局面。工作交接會影響下一份工作嗎?如何進行工作交接-7.1.1工作交接的目的本竟所說的知識指的是可以系統化表述的顯性知識。以知識為轉移的工作交接是指交接人對一段時間內或在職期間各項工作所涉及的知識的轉移，以實現工作知識的傳承與保留。比如一些涉及AI(人工智能)技術的工作交接，一些傳統文化知識的工作交接。工作交接的場合或時機不同，目的也有所不同，具體可歸為以下幾點1.知識的轉移如何進行工作交接-7.1.1工作交接的目的工作交接的完成，能保證在原有在職人員不在崗或離開公司的情況下，相關崗位所涉及的工作能持續開展，不因員工的離開而產生斷層或銜接不良。這是企業普遍需要達成的交接目的，比如企業不能因為財務人員不在崗或離開企業而使資金鏈和現金流受到影響。工作交接的場合或時機不同，目的也有所不同，具體可歸為以下幾點2.保證工作的持續性如何進行工作交接-7.1.1工作交接的目的3.保證工作的穩定性員工的異動尤其是離職，會在一定程度上造成部門工作的不穩定，完整、有效的交接可確保部門內部、跨部門合作的穩定性，避免引起管理混亂。4.工作責任的明確工作交接涉及移交人、接手人及監交人(監督工作交接的人員)，三方共同進行此項活動，在一定程度上能明確各項事務的責任人，從而減少工作中推卸責任情況的發生。5.工作梳理與總結除了上述目的，對于移交工作的員工來說，工作交接是一次完整復盤的機會，可借此機會梳理本崗位的工作業務流程、關鍵控制點、個人工作思路和工作重點等，這對于后續進入新的單位工作有利而無害。梳理和總結工作也能體現個人品行與職業操出。工作交接的場合或時機不同，目的也有所不同，具體可歸為以下幾點如何進行工作交接-7.1.2工作交接的類型1.離職工作交接離職工作交接是最常見的一種工作交接。離職工作交接一般是指某位員工離開某家公司時，根據工作交接管理辦法和流程，將相關事項交接給直接上級指定的在職人員或本崗位的新入職人員，以確保該員工離開后原有的工作能保持連續性和穩定性的一種交接類型。2.請假、休假工作交接每個人在職期間也會請病假、婚假、產假、喪假等。當員工請假、休假超過3個工作日時，公司可根據該崗位工作的重要性和影響范圍確定其是否需要將工作暫時交接給其他同事，以確保本部門工作的正常運轉。根據具體情況，工作交接可分為以下幾類如何進行工作交接-7.1.2工作交接的類型3.崗位調動工作交接崗位調動包括晉升、降職、平調和待崗等情況。員工的崗位調整，意味著離開原有崗位到新的崗位上從事新的工作，那么此時的工作交接與離職工作交接相似。如果員工崗位調動后還在公司內部工作，崗位調動工作交接的風險相對離職工作交接來說會低一些。4.倒班工作交接除了上述工作交接外，倒班工作交接也很重要，它能體現工作的連續性、穩定性和責任劃分情況。做好倒班工作交接，可防止工作失誤、工作事故甚至重大事故的發生。比如紡織品工廠、電子產品工廠等的倒班工作交接。根據具體情況，工作交接可分為以下幾類如何進行工作交接-7.1.3工作交接的步驟(1)梳理工作內容，包括主要工作和其他輔助性、協助性工作。(2)將已完成工作與正在進行中的工作和未開展的工作按類別做好書面記錄。(3)把手頭上的資料進行分類整理，包括計算機文件、紙質資料等。(4)整理好固定資產及低值易耗品的登記使用與退還信息。(5)做好與其他部門的交接事宜。6)確認交接時間和接手人、監交人的信息1.工作交接前的準備工作無論是什么原因導致的工作交接，我們在進行工作交接前都要做好準備工作如何進行工作交接-7.1.3工作交接的步驟各類紙質資料當面點交，確認位置、編號、數量等。(2)確認電子資料的計算機路徑與文件夾名稱。(3)涉及與外部溝通的崗位，移交人必須帶領接手人與外部聯系人見面或向接手人移交外部聯系人的資料。2.移交點收交接前期的準備工作安排妥當之后，就要開展以下幾個方面的移交點收工作如何進行工作交接-7.1.3工作交接的步驟(1)一般員工進行工作交接時，由其部門主管擔任監交人，主管級別員工進行工作交接時，由相應部門的經理擔任監交人;其余級別的人員進行工作交接時，以此類推。(2)交接清單應當經監交人審查并簽名、蓋章，作為交接雙方明確責任的文件。(3)遇到解決不了的問題時，移交人應向監交人請示，獲批進行特殊處理后交接給接手人。3.選擇合適的監交人移交人、接手人、監交人三方應及時溝通、梳理交接事務，確認工作明細及完成標準如何進行工作交接-7.1.3工作交接的步驟(1)交接雙方和監交人應在交接清單上簽名或蓋章，并應注明單位名稱，交接日期，交接雙方和監交人的職務、姓名，交接清單頁數以及需要說明的問題和意見。(2)交接清單一式三份，交接雙方和監交人各執一份。(3)對于工作交接過程中存在的問題，如果當時可以處理，移交人處理完畢后再交接;否則，移交人要承擔全部責任。(4)對于交接過程中發現的問題，短時間不能處理完畢的，監交人應會同移交人及接手人擬訂處理意見并及時上報主管部門和領導。4.工作交接后的事宜職場人士進行工作交接時應本著方便他人就是方便自己的原則，細心、謹慎地按照規定步驟進行如何進行工作交接-7.1.3工作交接的步驟(5)對于需要跨期執行的正常的工作任務，移交人應協助接手人熟悉各種工作關系，工作交接后由接手人繼續處理。對于工作交接后出現的問題，接手人應承擔全部責任。(6)移交人如果故意隱瞞問題，則必須承擔全部責任。(7)移交人履行法定義務并辦理完工作交接手續后，用人單位亦應該履行法定義務為其清算離職工資及補償，并出具雙方蓋章、簽字后的離職證明，以證明雙方的勞動關系已經結束。4.工作交接后的事宜職場人士進行工作交接時應本著方便他人就是方便自己的原則，細心、謹慎地按照規定步驟進行如何進行工作交接-7.1.4工作交接的內容和方式工作文件:政策法規、內部規章制度、目標責任書、培訓材料、操作手冊、各類宣傳資料及其他相關材料等。(2)工作資料:在職期間的工作記錄資料，如電子版的工作日志、記事本、個人名片等。(3)崗位任務:崗位涉及的工作流程、關鍵控制點和注意事項。(4)當前工作:未完成事項、待辦事項等。(5)客戶資料:機關事業單位的客戶資料主要包括上級單位、業務主管部門、下屬基層單位以及相關部門的聯系方式，企業的客戶資料主要包括銷售客戶、供應商、對外聯系的部門及人員的資料，尤其要注意客戶檔案的完整性和準確性，比如客戶的姓名、職務、聯系方式、電子郵箱等基本信息。這些內容往往越具體越好。1.工作交接的內容工作交接的內容因工作交接類型的不同而有所差異，具體內容包括但不限于如下幾種如何進行工作交接-7.1.4工作交接的內容和方式(6)固定資產及日常辦公用品等實物:臺式計算機、筆記本電腦、打印機、傳真機等設備，涉及安全的鑰匙、門禁卡等。(7)財務:員工經手的各類涉及資金的項目、業務，以及個人借款等與財務部門進行交接。(8)圖書及檔案:借閱的圖書及檔案資料，要注意數量及完好性等。(9)崗位信息及常用聯系方式:崗位的工作提醒及問題預防、移交人的常用聯系方式等。(10)其他:如維修工具、移動存儲硬盤或其他工具等。1.工作交接的內容工作交接的內容因工作交接類型的不同而有所差異，具體內容包括但不限于如下幾種如何進行工作交接-7.1.4工作交接的內容和方式(1)面對面實物交接:可直接交給接手人或相關部門負責人，確保數量和質量無誤即可。(2)電子版和紙質版文件交接:形成目錄形式，逐項核實清晰后復制和移交給指定人員。(3)工作流程、關鍵控制點交接:尤其是工作流程、業務操作方法等，可對接手人進行示范操作，輔導和糾正偏差，確保接手人能獨立操作。比如將工作流程說給接手人聽，將操作方法做給接手人看，讓他看完演示后操作一遍，若他做得不對，則及時糾正。(4)工作郵件交接:可以把工作交接的所有內容，包括已經完成的工作、待完成的工作、應對策略等連同交接實物信息和文件清單一起寫進郵件，抄送給接手人、主管、上級領導等多方。這樣交接工作一經完成，責任明確公開，避免工作出現問題時責任落到移交人身上。2.工作交接的方式如何進行工作交接-7.1.5工作交接確認書工作交接確認書包括但不限于以下內容。首頁寫清楚標題“工作交接確認書”，下方是移交人、接手人及監交人的簽字，最后是日期。第二頁列出移交人的詳細信息，包括個人基本情況、移交人崗位職責及交接內容。交接內容作為工作交接確認書里的核心部分，需要分門別類地列出，如普通內容、特別注意內容、備注事項及附件等。最后一頁的內容包含此文件一式幾份、共有幾頁，以及相關人員的簽字和移交時間等信息。1.工作交接的內容工作交接清單移交點收之后，移交人、接手人和監交人要一起簽訂工作交接確認書如何進行工作交接-7.1.6工作交接的注意事項1.當面交接工作交接需要三方面對面交接。從規范層面上講，每項交接內容均應由移交人、接手人以及監交人三方當面確認并簽字，工作交接確認書經人力資源部門審核、備案后，工作交接才算完成。2.工作交接中的意外情況在工作交接過程中，如果出現部分文件、資料、圖書、證照等遺失，或固定資產損壞的情況，監交人應及時查清原因、分清責任，視實際情況索要賠償。應本著為同事、部門和公司著想的初衷，認真做好交接工作，不能太過隨意如何進行工作交接-7.1.6工作交接的注意事項3.交接流程規范化工作交接是人事部門的常規工作內容之一，是員工離職、崗位調動和交接班工作風險防范的重要環節，也是用人單位與勞動者結束勞動關系的重要環節。人事部門要確保工作交接流程化、標準化、規范化。很多公司在這方面認識不足、重視程度不夠，后續容易出現扯皮、推諉的情況。4.重要事項，重要對待對于比較重要的資料，如客戶資料等，相關人員要高度重視，交接到位，以免出現重要資料丟失等情況。應本著為同事、部門和公司著想的初衷，認真做好交接工作，不能太過隨意如何進行工作交接-7.1.6工作交接的注意事項5.內容盡量翔實交接時移交人要將該崗位的員工要做什么事、怎么做、什么時間做完、做到什么程度等都告訴接手人，接手人要清楚接收的詳細資料。在不違反原單位規章制度的前提下，移交人還要對移交的資料進行備份，并且保留一段時間，以備不時之需。6.無移交人的情況接手人上崗前如果移交人已經離崗，就需要先列出自己對本崗位的職責認識，上崗后做一遍崗位檢查工作，梳理接收到的所有物品、資料的狀態并列表，然后請部門主管簽字確認，將已報廢、損毀的都列在表中，以免自己日后承擔不必要的責任。此外，接手人也可以請主管詳盡介紹崗位職責并發放崗位說明書。7.關于手動操作的相關儀器、設備如果接手人上崗后要進行的工作與操作大型儀器、設備等相關，應在進行工作交接時請移交人一一進行演示，有了一定程度的了解后，再開展工作。應本著為同事、部門和公司著想的初衷，認真做好交接工作，不能太過隨意如何進行工作交接-7.1.6工作交接的注意事項梳理請根據自己的認識，對自己感興趣的崗位的職責進行梳理，并與真正的崗位說明書對比，找出差異。如何進行工作交接-7.1.6工作交接的注意事項要點回顧1.工作交接要按一定的步驟進行，包括工作交接前的準備工作、移交點收、選擇合適的監交人及工作交接后的事宜。2.工作交接確認書具體包括時間、人物和交接的各種細節等內容。新人快速上手的方法-7.2.1新人應該如何快速上手1.尊重師傅并用心、主動地向師傅學習剛入職的新人怎樣才能在職場占據一席之地?在老員工愿意帶的情況下又該怎么快速成長呢?尊重徒弟首先要尊重師傅，這也是一個人應有的修養。無論師傅處于什么地位、家境如何，徒弟都要發自內心地尊重他。(2)學以致用對于學來的東西，徒弟要學以致用，立刻用到工作中，讓師傅覺得花在你身上的時間是值得的，沒被浪費。(3)用心完成工作用心完成工作，除了將學到的東西轉化成有用的工作成果外，新人還要學會遇到問題，自己主動思考，而不是轉頭就問。新人快速上手的方法-7.2.1新人應該如何快速上手1.尊重師傅并用心、主動地向師傅學習剛入職的新人怎樣才能在職場占據一席之地?在老員工愿意帶的情況下又該怎么快速成長呢?(4)細致觀察細致觀察的能力有時比聰明更重要。這里所說的細致觀察并不是見風使舵，而是指徒弟通過細致入微的觀察發現師傅做某件事背后的意義。(5)提出問題對于不會的東西，徒弟要學會提出問題，即在恰當的時間提出恰當的問題。徒弟在提問之前一定要先思考并嘗試回答問題。比如，不知道問答型文案該怎么寫，徒弟應先自己想想這類文案的框架是什么，包括幾個部分，重點又是哪些，想的同時在紙上列一列，另外可以搜索并分析一些同類型的文案，再向師傅請教自己還不懂的地方新人快速上手的方法-7.2.1新人應該如何快速上手剛入職的新人怎樣才能在職場占據一席之地?在老員工愿意帶的情況下又該怎么快速成長呢?2.在培訓中學習新人在接受入職培訓后，會對公司文化有一定的了解，在此基礎上還應加入自己的“用心”“細心”。比如犯過的錯誤不再犯，師傅叮囑過的事情不用師傅再叮囑第二遍。可能有些事看起來是無關痛癢的小事，但這些小事就是新人與新人之間產生差異的地方。3.適度熱情積極新人對待本崗位的工作要主動熱情，但是要把握好度，不要讓自己的熱情、主動給他人造成不必要的麻煩。比如，新人在工作會議上想展現自己，不等師傅或他人說完，就迫不及待地闡述自己的想法。職場與學校不同，新人要找準時機，適當地展現自己。但切忌過于熱情，否則容易引起他人的不悅。新人快速上手的方法-7.2.1新人應該如何快速上手剛入職的新人怎樣才能在職場占據一席之地?在老員工愿意帶的情況下又該怎么快速成長呢?4.做好崗位職責內、外的工作在與師傅明確過自己的工作內容和職責范圍后，新人除了把分內的事做到盡善盡美，還應做一些崗位職責外能間接提高工作效率的事。5.找到自己的工作節奏在跟師傅學習的過程中，新人要不卑不亢地找到自己的工作節奏。所謂工作節奏，就是為人處世的風格和準則。6.記錄工作日志新人要養成記錄工作日志的習慣，將所學到的知識、經歷的工作內容一一記錄下來，這既能清晰地反映出自己學到了多少東西、做了多少工作，又能反映出自身的學習能力、理解能力、思考能力和解決問題的能力。新人快速上手的方法-7.2.1新人應該如何快速上手剛入職的新人怎樣才能在職場占據一席之地?在老員工愿意帶的情況下又該怎么快速成長呢?7.主動匯報工作主動匯報工作是職場新人必備的一項技能，也是應具備的良好的工作意識。無論面對的是師傅，還是各級領導，新人總是需要匯報工作的。8.培養自主學習能力對于公司來說，能夠創造價值的員工才有被留下的意義。把在學校里學的理論知識生搬硬套到工作上不一定行得通，新人需要經常學習一些新的知識。比如，從事某崗位工作需要具備文案寫作的技能，新人就要有針對性地自學。新人快速上手的方法-7.2.1新人應該如何快速上手剛入職的新人怎樣才能在職場占據一席之地?在老員工愿意帶的情況下又該怎么快速成長呢?9.學會承擔新人應主動做一些力所能及的事，這樣既能顯示出自己的勇氣和自信，又能學到一些東西，還有可能幫助領導解決難題。10.學會復盤與分享新人還要培養復盤和分享能力，在復盤中總結、進步，在分享中拉近與他人的關系。新人快速上手的方法-7.2.2工作交接期間，如何處理職場人際關系即將離開當前的崗位時，原有的職場人際關系還需不需要維護?維護原有的職場人際關系是不是多此一舉?會不會白費工夫?新人快速上手的方法-7.2.2工作交接期間，如何處理職場人際關系認真執行公司規定交接期間的表現尤其重要，站好最后一班崗能體現個人良好的職業素養。離職者應調整心態，繼續認真對待工作，完成離職交接流程。2.對領導表示