費用報銷基礎規范講解財務企劃部2014年8月費用報銷基礎規范講解財務企劃部1費用審核的重要性紙質版報銷憑證的審核費控系統的使用規范費用報銷其他注意事項目錄

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CONTENTS2費用審核的重要性紙質版報銷憑證的審核費控系統的使用規范費用報銷其他注意事項目錄

CONTENTS一.費用審核的重要性費用審核的重要性目錄

CONTENTS一.費用審核的重要性3一、費用審核的重要性為什么費用報銷要你審批？審批人簽字的時候真正做到認真審核了嗎？財務人員該為誰負責？一、費用審核的重要性為什么費用報銷要你審批？審批人簽字的時候4一、費用審核的重要性為什么費用報銷要你審批？審批人簽字的時候真正做到認真審核了嗎？財務人員該為誰負責？1、你擁有合理調配公司費用資源、達成各項成本指標的權利和義務；2、你對于費用報銷的真實性、完成性、合規性等負有直接或間接的責任；3、費用事項出現疑義以后你需要對于經濟事項進行合理解釋，情節嚴重的要承擔相應的法律責任；一、費用審核的重要性為什么費用報銷要你審批？審批人簽字的時候5一、費用審核的重要性為什么費用報銷要你審批？審批人簽字的時候真正做到認真審核了嗎？財務人員該為誰負責？1、報銷人、經辦人在簽字的時候是否對你所處理的費用憑證能夠保證真實、完整？2、部門負責人是否對于員工報銷的經濟事項完全知悉？3、財務人員是否對報銷憑證的合法、合規性做到完全復核？預算指標是否突破了？4、總經理室是否對各項費用指標的達成情況完全掌握？全年費用的分配是否合理、可控？一、費用審核的重要性為什么費用報銷要你審批？審批人簽字的時候6一、費用審核的重要性為什么費用報銷要你審批？審批人簽字的時候真正做到認真審核了嗎？財務人員該為誰負責？1、對公司負責、對一把手負責：運用你的財務知識為總經理室出謀劃策、完成費用指標、防控潛在的經營風險；2、對你自己負責：要以法律、法規為準繩，保護好自己擁有的權利、盡到自己應盡的義務；3、對經辦人負責：告知他人哪些錢是可以花的、哪些錢使用后會出現問題、哪些行為是底線。一、費用審核的重要性為什么費用報銷要你審批？審批人簽字的時候7一、費用審核的重要性

費用報銷是保證公司正常運轉的重要環節之一，也是出現風險較為集中的環節之一。合理、合法的使用費用資源，將會對公司發展起到積極的推動作用，反之將會對公司的成長造成致命的打擊。希望各機構在費用審批環節務必做到誠信、謹慎、依法、合規！一、費用審核的重要性費用報銷是保證公8費用審核的重要性紙質版報銷憑證的審核費控系統的使用規范費用報銷其他注意事項目錄

CONTENTS二.紙質版報銷憑證的審核費用審核的重要性目錄

CONTENTS二.紙質版報銷憑證的9二、紙質版報銷憑證的審核費用報銷單的審核原始憑證的審核二、紙質版報銷憑證的審核費用報銷單的審核原始憑證的審核10二、紙質版報銷憑證的審核-費用報銷單的審核備注：各中支可按照實際審批流程調整審批人1、報銷單模板：二、紙質版報銷憑證的審核-費用報銷單的審核備注：各中支可按照11二、紙質版報銷憑證的審核-費用報銷單的審核2、審核要點：（1）財務人員審核紙質版報銷單時，必須保證所有審批人簽字完整，無漏簽、代簽現象二、紙質版報銷憑證的審核-費用報銷單的審核2、審核要點：12二、紙質版報銷憑證的審核-費用報銷單的審核2、審核要點：（2）審批人如簽字時寫明日期，則簽字日期必須與報銷日期為同一天或晚于報銷日期（例如：報銷日期為2014年1月1日，則審批人簽字必須為2014年1月1日或之后，不得早于報銷單上的報銷日期應早于二、紙質版報銷憑證的審核-費用報銷單的審核2、審核要點：應早13二、紙質版報銷憑證的審核-費用報銷單的審核2、審核要點：（3）憑據張數為除報銷單外其他附件張數總和，且填寫的數額需使用大寫數字。二、紙質版報銷憑證的審核-費用報銷單的審核2、審核要點：14二、紙質版報銷憑證的審核-費用報銷單的審核2、審核要點：（4）報銷人與收款人之間的關系：①原則上支付費用一律通過對公轉賬付款形式支付；②報銷金額為1000元以下，且收款人為員工的，通常報銷人與收款人為同一人；

③超過1000元（含）的費用項目，必須通過轉賬支付。則“報銷人簽字”為實際報賬的員工簽字，收款人為指定供應商；

④特殊情況（如：招待費、差旅費等）確實無法對公轉賬支付的項目，可由分公司統一打款至報銷人；二、紙質版報銷憑證的審核-費用報銷單的審核2、審核要點：15二、紙質版報銷憑證的審核-費用報銷單的審核2、審核要點：（4）報銷人與收款人之間的關系：⑤報銷人必須是與公司簽訂正式勞動合同的員工（不包含代理合同）

二、紙質版報銷憑證的審核-費用報銷單的審核2、審核要點：16二、紙質版報銷憑證的審核-費用報銷單的審核2、審核要點：（5）使用部門為費用實際承擔部門，此項目應與費控錄入時的費用使用部門一致；

（6）費用項目為分公司下達的預算類別中的“日常保障費用”、“日常可控費用”、“職場費用”、“管理費用”等（7）摘要：是指簡要描述已經發生的經濟事項。因此，摘要中至少應包含“報銷主體”、“發生事件的內容”。例如：“報銷xxxx機構xx員工xxx款項”或“報銷xxxx機構xxx款項”二、紙質版報銷憑證的審核-費用報銷單的審核2、審核要點：17二、紙質版報銷憑證的審核-費用報銷單的審核2、審核要點：（8）金額中的大、小寫金額必須一致

（9）紙質報銷單除審批人“簽字”一欄外，其他單元格均應為機打。二、紙質版報銷憑證的審核-費用報銷單的審核2、審核要點：18二、紙質版報銷憑證的審核費用報銷單的審核原始憑證的審核二、紙質版報銷憑證的審核費用報銷單的審核原始憑證的審核19二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核1、發票的審核（1）發票真偽審核原則上無論地稅還是國稅發票，財務人員應在入賬之前確認發票的真實性，虛假發票一律不得入賬。審核方法大致分為兩種：電話查詢（12366熱線等）、網絡查詢（國、地稅網站等）。財務人員僅需按照提示輸入發票代碼等信息進行查詢即可。二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核1、發票的審核20二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核1、發票的審核（2）定額發票印刷日期：原則上不允許使用隔年發票。例如：2014年向供應商索取的發票應為2013年以后印制的發票；二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核1、發票的審核21二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核1、發票的審核（3）機打發票開票日期應與報銷單日期、簽字日期保持一致或早于報銷單日期及簽字日期二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核1、發票的審核22二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核（4）發票付款人名稱：應為報銷機構營業執照上注明的公司全稱（如：紫金財產保險股份有限公司內蒙古分公司xxx中心支公司/xxx支公司）。無稅務局同意，一律不得打為縮寫，如:“紫金保險xx中支”等等。財務人員應提前與當地稅務局進行溝通，對于開具機打發票時，由于供應商發票打印系統字數限制無法全部打印公司全稱的情況將如何處理。然后各機構根據當地稅務局的答復開具合規發票。（如果稅務局給過答復，請財務人員詳細記錄答復的時間、地點、答復人員姓名、答復內容，以防止稅務局在后期檢查時產生異議）二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核（4）發票付款人名稱23二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核（5）發票專用章的審核按照當前稅務局要求，所有發票一律加蓋“發票專用章”方能報銷，一律不得使用“財務專用章”、“業務專用章”等代替發票專用章。同時，按照相關規定，合規的發票專用章必須帶有稅務編號，詳見下圖。二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核（5）發票專用章的審24二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核（6）采購數量、單價、金額的審核①發票中可以列清采購數量、單價及金額的，需按照實際采購情況列清信息。②采購數量較多無法在發票中打全明細的，可以在商品名稱處注明“xxx款后附明細”、在金額處打印總金額，然后向供應商索取采購清單并由供應商填列具體采購明細。二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核（6）采購數量、單價25二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核2、其他原始憑證的審核（1）差旅費報銷時必須提供《因公出差審批表》。同時，差旅費審批表審批時間應在差旅事項發生之前。例如：差旅費申請單的時間應早于住宿費發票開具時間、燃油費發票開具時間、招待費發票開具時間等。同時，差旅費審批表列示的差旅期間應與各類發票開具時間相吻合。不得在差旅時間范圍外產生費用事項；二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核2、其他原始憑證的審26二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核2、其他原始憑證的審核（2）列支會議費用時，報銷附件按照時間順序排列依次為：會議費申請、會議通知、人員簽到簿、會議紀要及會議照片、會議費發票、會議費用結算報告。其中：①會議費申請至少應包含會議時間、地點、參會人員、會議主題、會議內容、會議預算金額等信息；②會議通知至少應包括會議時間、地點、參會人員、會議主題、會議日程安排、會議內容、會議紀律要求等；③會議人員簽到簿應列明會議時間、部門、人員姓名及簽字，且簽字欄必須是本人親筆簽名；④會議費發票如果是統一開具的一張會議發票，則發票中的費用內容建議開具“會議費”。如果會議中包含會議場租費、會議餐費、辦公用品費等多個費用項目，則按照實際采購情況分別開具，統一納入當期會議費報銷；⑤會議結算報告至少應包含會議時間、地點、參會人員、會議主題、會議內容、會議預算金額、會議實際發生金額等內容。此外，根據總公司審計流程，今后可能會對各機構報銷的會議費進行核實，內容大致包括：會議紀要、會議現場照片等。因此，請各機構高度重視上述兩項內容，將相關資料附于憑證中，并將電子版資料留存備查。二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核2、其他原始憑證的審27二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核2、其他原始憑證的審核（3）對外轉賬支付的供應商有營業執照，但收款方為個人的（如：經核實供應商未開通對公賬戶的），除發票等相關附件外，報銷時還需提供收款方營業執照復印件、銀行卡復印件及身份證復印件（正、反兩面）作為憑證附件；對外轉賬支付的供應商無營業執照且收款方為個人的（如：房屋租賃時房產為個人的），除發票等相關附件外，報銷時僅需提供收款方身份證復印件（正、反兩面）及銀行卡復印件。二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核2、其他原始憑證的審28二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核2、其他原始憑證的審核（4）電費、水費等需要在供應商統一結算后進行分配的（例如：水表、電表為多家企業或個人共用，在結算時按照一定比例分配的）在報銷費用時需提供供應商開具的分配證明并加蓋公章或財務章（如：寫明分配規則及金額的收據或文字形式的證明）以及總發票的復印件并加蓋公章或財務章；二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核2、其他原始憑證的審29二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核2、其他原始憑證的審核（5）燃油費發票需要關注燃油費產生的時間是否合理（例如：兩張同期發票之間的時間間隔與油耗總量是否合理等）；（6）房屋租賃、裝修費、物業費、廣告費、大額采購等費用需與供應商簽訂正式的采購合同或協議，并將合同和協議作為憑證附件附于記賬憑證；（7）審核憑證完畢后需通過費控系統進行報銷，待報銷完畢后，在原始憑證及其他附件上加蓋“附件”章或“已報銷”章、在報銷單上加蓋“轉賬付訖”章。二、紙質版報銷憑證的審核-原始憑證的審核2、其他原始憑證的審30費用審核的重要性紙質版報銷憑證的審核費控系統的使用規范費用報銷其他注意事項目錄

CONTENTS三.費控系統的使用規范費用審核的重要性目錄

CONTENTS三.費控系統的使用規31三、費控系統的使用規范費用申請單的審核要點費用報銷單的審核要點三、費控系統的使用規范費用申請單的審核要點費用報銷單的審核要32三、費控系統的使用規范-費用申請單的審核要點1、檢查“費用申請類型”是否與紙質報銷單的費用類型保持一致；三、費控系統的使用規范-費用申請單的審核要點1、檢查“費用申33三、費控系統的使用規范-費用申請單的審核要點2、檢查收款方角色（員工/供應商）、收款方姓名是否與紙質報銷單一致；三、費控系統的使用規范-費用申請單的審核要點2、檢查收款方角34三、費控系統的使用規范-費用申請單的審核要點3、檢查系統錄入的“說明”、“報銷類型”、“申請項目”、“金額”是否與紙質報銷單一致；三、費控系統的使用規范-費用申請單的審核要點3、檢查系統錄入35三、費控系統的使用規范-費用申請單的審核要點4、檢查“渠道”、“產品”、“涉農標識”的填寫是否合規。按照總公司2014年渠道改革核算要求，具體分為以下三類：前線人員兩核部門費用（核保、核賠）后線人員三、費控系統的使用規范-費用申請單的審核要點4、檢查“渠道”36三、費控系統的使用規范-費用申請單的審核要點（1）前線人員權限錄入的費用，需填寫具體險種、具體產品及“非涉農”；（2）兩核部門費用（核保、核賠），需要填寫具體險種、具體產品及“非涉農”；（3）后線人員權限錄入的費用，可以選擇“公共險種”、“公共渠道”及“非涉農”；三、費控系統的使用規范-費用申請單的審核要點（1）前線人員權37三、費控系統的使用規范-費用申請單的審核要點（1）前線人員權限錄入的費用，需填寫具體險種、具體產品及“非涉農”；（2）兩核部門費用（核保、核賠），需要填寫具體險種、具體產品及“非涉農”；（3）后線人員權限錄入的費用，可以選擇“公共險種”、“公共渠道”及“非涉農”；三、費控系統的使用規范-費用申請單的審核要點（1）前線人員權38三、費控系統的使用規范-費用申請單的審核要點5、檢查提交單據后的審批人流程是否合規（具體在申請單中點擊“跟蹤單據”查看）三、費控系統的使用規范-費用申請單的審核要點5、檢查提交單據39三、費控系統的使用規范費用申請單的審核要點費用報銷單的審核要點三、費控系統的使用規范費用申請單的審核要點費用報銷單的審核要40三、費控系統的使用規范-費用報銷單的審核要點1、審核收款人信息是否與紙質報銷單保持一致2、審核付款方式是否正確。一般來講，需要資金進行支付的項目，其付款方式為“集中支付”；不需要重復打款的項目，付款方式為“網銀支付”。三、費控系統的使用規范-費用報銷單的審核要點1、審核收款人信41三、費控系統的使用規范-費用報銷單的審核要點3、重點審核原始憑證掃描件是否與紙質版原始憑證一致，務必保證報銷單與發票等附件的完整性與一致性。三、費控系統的使用規范-費用報銷單的審核要點3、重點審核原始42三、費控系統的使用規范-費用報銷單的審核要點4、審核報銷審批流是否合規、完整（涉及人工添加的審批人）。三、費控系統的使用規范-費用報銷單的審核要點4、審核報銷審批43費用審核的重要性紙質版報銷憑證的審核費控系統的使用規范費用報銷其他注意事項目錄

CONTENTS四.費用報銷其他注意事項費用審核的重要性目錄

CONTENTS四.費用報銷其他注意44四、費用報銷其他注意事項（一）費控系統錄入完畢應及時通知分公司財務部進行制證及資金支付，以便提高報銷效率；（二）各機構應及時關注預算達成情況，機構財務人員應主動培養合理調控、支配費用的能力，必要時向機構總經理室提出合理化建議，避免費用超支情況的發生；（三）月度費用報銷應把握及時性原則，請勿將費用累積至月末統一處理。一般情況下，機構需要于每月25日前完成所有費用報銷工作；（四）財務人員對于費用的審核是剛性的，不合規、不合理的費用堅決不予報銷；（五）對于拿不準或無權定奪的費用項目，應及時與分公司、中支公司相關部門進行溝通，切勿擅作主張；（六）費用報銷終了，需及時將原始憑證附于記賬憑證后，避免附件遺失等現象的發生。四、費用報銷其他注意事項（一）費控系統錄入完畢應及時通知分公45THANKYOU重視是解決任何一件事情的重要來源和有效途徑;結果是檢驗是否執行及執行效果的唯一標準；讓我們為打造一流財務團隊而努力奮斗！THANKYOU重視是解決任何一件事情的重要來源和有效途徑46

1、用愛心來做事，用感恩的心做人。

2、人永遠在追求快樂，永遠在逃避痛苦。

3、有多大的思想，才有多大的能量。

4、人的能量=思想+行動速度的平方。

5、勵志是給人快樂，激勵是給人痛苦。

6、成功者絕不給自己軟弱的借口。

7、你只有一定要，才一定會得到。

8、決心是成功的開始。

9、當你沒有借口的那一刻，就是你成功的開始。

10、命運是可以改變的。

11、成功者絕不放棄。

12、成功永遠屬于馬上行動的人。

13、下定決心一定要，才是成功的關鍵。

14、成功等于目標，其他都是這句話的注解。

15、成功是一個過程，并不是一個結果。

16、成功者學習別人的經驗，一般人學習自己的經驗。

17、只有第一名可以教你如何成為第一名。

18、學習需要有計劃。

19、完全照成功者的方法來執行。

20、九十九次的理論不如一次的行動來得實際。

21、一個勝利者不會放棄，而一個放棄者永遠不會勝利。

22、信心、毅力、勇氣三者具備，則天下沒有做不成的事。23、如果你想得到，你就會得到，你所需要付出的只是行動。

24、一個缺口的杯子，如果換一個角度看它，它仍然是圓的。

25、對于每一個不利條件，都會存在與之相對應的有利條件。

26、一個人的快樂，不是因為他擁有的多，而是他計較的少。

27、世間成事，不求其絕對圓滿，留一份不足，可得無限美好。

28記住：你是你生命的船長；走自己的路，何必在乎其它。

29、你要做多大的事情，就該承受多大的壓力。