第二章文檔管理

《秘書實務》第二章文檔管理

《秘書實務》1第一節文檔管理概述一、文書與檔案的基本知識（一）文書工作的基本術語

1.文書、公文、文件

文書泛指社會組織及個人在社會活動中為記錄情況、表達思想、傳達意圖、記載活動而形成的一切文字材料。公文是國家機關或合法組織在公務活動中形成，按照規定程序來制發和辦理，具有法定效力和規范體式的文書。

文件(狹義)是指組織在履行其法定職責或處理事務中形成的各種公文以及有名稱或標題的內部文書。第一節文檔管理概述一、文書與檔案的基本知識2一、文書與檔案的基本知識（一）文書工作的基本術語2.文種、稿本

文種是按性質和用途確定的文件種類的名稱。

公文文種可分為通用文種和專用文種兩大類。

稿本包括文稿和文本。

文稿——草稿、定稿。

文本——正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。第一節文檔管理概述一、文書與檔案的基本知識第一節文檔管理概述3一、文書與檔案的基本知識（一）文書工作的基本術語

3.公文體式

公文的整體結構形式——文體、結構、格式文體——應用性文體。結構——公文的組織構造。格式——指公文各組成部分及各種標記在一定規格紙張上的規定位置。如下圖：第一節文檔管理概述一、文書與檔案的基本知識第一節文檔管理概述4第一節文檔管理概述第一節文檔管理概述5一、文書與檔案的基本知識

（二）檔案工作的基本術語

1.檔案、全宗、案卷、件

檔案——過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

檔案三要素：原始記錄、物質形態、查考使用價值第一節文檔管理概述

全宗——一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯系的檔案整體。案卷——由互有聯系的若干文件組合成的檔案保管單位。件——歸檔文件的整理單位。一、文書與檔案的基本知識第一節文檔管理概述全6一、文書與檔案的基本知識

（二）檔案工作的基本術語

2.檔案室、檔案館

檔案室是國家機構、企事業單位或其他社會組織內部設置的集中管理本單位檔案的專門機構。

檔案館是集中管理特定范圍檔案的專門機構。第一節文檔管理概述一、文書與檔案的基本知識第一節文檔管理概述7一、文書與檔案的基本知識

（二）檔案工作的基本術語3.檔案的種類機關檔案室的檔案通常劃分為以下門類：文書檔案、科學技術檔案、專業檔案、聲像檔案第一節文檔管理概述一、文書與檔案的基本知識第一節文檔管理概述8二、文檔管理工作的內容

文書工作——核心內容是公文辦理。檔案工作——“秘書實務”中的檔案工作特指組織內部檔案室的檔案管理工作。第一節文檔管理概述二、文檔管理工作的內容第一節文檔管理概述9三、文檔管理的基本要求(一)文書工作的基本要求

及時、準確、安全第一節文檔管理概述三、文檔管理的基本要求第一節文檔管理概述10三、文檔管理的基本要求(二)檔案工作的基本要求

1.統一領導，分級管理

2.維護檔案的完整與安全

3.便于社會各方面利用第一節文檔管理概述三、文檔管理的基本要求第一節文檔管理概述11一、發文辦理程序草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等。第二節文書辦理與管理一、發文辦理程序第二節文書辦理與管理12二、收文辦理程序

簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等。第二節文書辦理與管理二、收文辦理程序第二節文書辦理與管理13第二節文書辦理與管理第二節文書辦理與管理14三、文書的保管

（一）保管工具

存放工具、裝訂工具

（二）分類

分類整理、分類存放第二節文書辦理與管理三、文書的保管第二節文書辦理與管理15四、文書立卷、歸檔、銷毀和存查（一）文書立卷（二）文件歸檔（三）文件的銷毀和存查第二節文書辦理與管理四、文書立卷、歸檔、銷毀和存查第二節文書辦理與管理16一、機關檔案工作的基本任務(一)對本機關文書歸檔工作進行指導和監督。(二)負責管理本機關的全部檔案。(三)制定制度，對所屬地區或下級單位的檔案工作指導、監督和檢查。(四)確保檔案和檔案機密的安全。第三節機關檔案管理一、機關檔案工作的基本任務第三節機關檔案管理17二、機關檔案管理工作程序收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、移交第三節機關檔案管理二、機關檔案管理工作程序第三節機關檔案管理18二、機關檔案管理工作程序（一）檔案的收集檔案的收集是機關檔案工作的起點，和文書立卷工作是互相銜接。第三節機關檔案管理二、機關檔案管理工作程序第三節機關檔案管理19二、機關檔案管理工作程序（二）檔案的整理整理工作主要內容是檔案分類、編制案卷目錄、填寫檔號。第三節機關檔案管理二、機關檔案管理工作程序第三節機關檔案管理20二、機關檔案管理工作程序（三）檔案的鑒定1.判定檔案的價值和保管期限2.檔案的銷毀第三節機關檔案管理二、機關檔案管理工作程序第三節機關檔案管理21二、機關檔案管理工作程序（四）檔案的保管檔案的保管就是運用適當的設備和手段保存和保護檔案,以維護檔案的完整和安全,延長檔案的使用壽命。第三節機關檔案管理二、機關檔案管理工作程序第三節機關檔案管理22二、機關檔案管理工作程序（五）檔案的移交

把保存期滿的檔案,連同案卷目錄和有關檢索工具、參考資料一并向有關檔案館移交。第三節機關檔案管理二、機關檔案管理工作程序第三節機關檔案管理23二、機關檔案管理工作程序（六）檔案的統計第三節機關檔案管理檔案數目與現狀統計檔案變化的統計檔案利用的統計二、機關檔案管理工作程序第三節機關檔案管理檔案數目與現狀24三、檔案的檢索與利用（一）檔案的檢索

檔案檢索工具有：目錄、索引、指南。第三節機關檔案管理三、檔案的檢索與利用第三節機關檔案管理25三、檔案的檢索與利用（二）檔案的利用檔案的利用是檔案工作的最終目的。機關檔案室提供服務的方式有：檔案查閱、暫時外借、檔案證明、檔案復制等。第三節機關檔案管理三、檔案的檢索與利用第三節機關檔案管理26一、電子文件及歸檔電子文件

（一）電子文件 在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。（二）歸檔電子文件歸檔電子文件指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件，包括電子文件內容、背景信息、元數據。第四節電子文檔處理一、電子文件及歸檔電子文件第四節電子文檔處理27二、電子文檔的處理程序和方法（一）電子文件的收集與積累收集存儲登記 第四節電子文檔處理二、電子文檔的處理程序和方法第四節電子文檔處理28二、電子文檔的處理程序和方法（二）電子文件的鑒定

1.確定歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性。2.劃分歸檔電子文件的保管期限和密級。第四節電子文檔處理二、電子文檔的處理程序和方法第四節電子文檔處理29二、電子文檔的處理程序和方法（三）歸檔電子文件的整理歸檔電子文件以“件”為單位整理。第四節電子文檔處理二、電子文檔的處理程序和方法第四節電子文檔處理30二、電子文檔的處理程序和方法（四）電子文件的歸檔1.歸檔要求——遵從歸檔電子文件格式標準2.歸檔方式——邏輯歸檔和物理歸檔3.歸檔時間——一般不超過3個月4.歸檔份數——二份,保存一份,借閱一份第四節電子文檔處理二、電子文檔的處理程序和方法第四節電子文檔處理31二、電子文檔的處理程序和方法（五）電子檔案的保管

1．對電子檔案物質載體的保管2．對電子檔案內容的有效性保管第四節電子文檔處理二、電子文檔的處理程序和方法第四節電子文檔處理32二、電子文檔的處理程序和方法（六）電子文檔的利用

1.提供拷貝件2.網絡提供3.直接利用（七）歸檔電子文件的鑒定銷毀、統計第四節電子文檔處理二、電子文檔的處理程序和方法第四節電子文檔處理33思考題1.簡述收文和發文的辦理程序。2.哪些文書需要立卷并歸檔？3.機關檔案工作的基本任務有哪些？4.怎樣進行歸檔文件整理?5.電子文檔的保管有什么要求?思考題1.簡述收文和發文的辦理程序。34

1、想要體面生活，又覺得打拼辛苦；想要健康身體，又無法堅持運動。人最失敗的，莫過于對自己不負責任，連答應自己的事都辦不到，又何必抱怨這個世界都和你作對？人生的道理很簡單，你想要什么，就去付出足夠的努力。

2、時間是最公平的，活一天就擁有24小時，差別只是珍惜。你若不相信努力和時光，時光一定第一個辜負你。有夢想就立刻行動，因為現在過的每一天，都是余生中最年輕的一天。

3、無論正在經歷什么，都請不要輕言放棄，因為從來沒有一種堅持會被辜負。誰的人生不是荊棘前行，生活從來不會一蹴而就，也不會永遠安穩，只要努力，就能做獨一無二平凡可貴的自己。

4、努力本就是年輕人應有的狀態，是件充實且美好的事，可一旦有了表演的成分，就會顯得廉價，努力，不該是為了朋友圈多獲得幾個贊，不該是每次長篇贅述后的自我感動，它是一件平凡而自然而然的事，最佳的努力不過是：但行好事，莫問前程。愿努力，成就更好的你！

5、付出努力卻沒能實現的夢想，愛了很久卻沒能在一起的人，活得用力卻平淡寂寞的青春，遺憾是每一次小的挫折，它磨去最初柔軟的心智、讓我們懂得累積時間的力量；那些孤獨沉寂的時光，讓我們學會守候內心的平和與堅定。那些脆弱的不完美，都會在努力和堅持下，改變模樣。

6、人生中總會有一段艱難的路，需要自己獨自走完，沒人幫助，沒人陪伴，不必畏懼，昂頭走過去就是了，經歷所有的挫折與磨難，你會發現，自己遠比想象中要強大得多。多走彎路，才會找到捷徑，經歷也是人生，修煉一顆強大的內心，做更好的自己！

7、“一定要成功”這種內在的推動力是我們生命中最神奇最有趣的東西。一個人要做成大事，絕不能缺少這種力量，因為這種力量能夠驅動人不停地提高自己的能力。一個人只有先在心里肯定自己，相信自己，才能成就自己！

8、人生的旅途中，最清晰的腳印，往往印在最泥濘的路上，所以，別畏懼暫時的困頓，即使無人鼓掌，也要全情投入，優雅堅持。真正改變命運的，并不是等來的機遇，而是我們的態度。

9、這世上沒有所謂的天才，也沒有不勞而獲的回報，你所看到的每個光鮮人物，其背后都付出了令人震驚的努力。請相信，你的潛力還遠遠沒有爆發出來，不要給自己的人生設限，你自以為的極限，只是別人的起點。寫給渴望突破瓶頸、實現快速跨越的你。

10、生活中，有人給予幫助，那是幸運，沒人給予幫助，那是命運。我們要學會在幸運青睞自己的時候學會感恩，在命運磨練自己的時候學會堅韌。這既是對自己的尊重，也是對自己的負責。

11、失敗不可怕，可怕的是從來沒有努力過，還怡然自得地安慰自己，連一點點的懊悔都被麻木所掩蓋下去。不能怕，沒什么比自己背叛自己更可怕。

12、跌倒了，一定要爬起來。不爬起來，別人會看不起你，你自己也會失去機會。在人前微笑，在人后落淚，可這是每個人都要學會的成長。

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