辦公室5S培訓1第1頁培訓內容文獻管理5S是什么如何做好5S2第2頁第一部分文獻管理3第3頁文獻管理文獻信息及其承載媒體媒體能夠是紙張，計算機磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或標準樣品，或他們組合。一組文獻，如若干個規范和統計，一般被稱為“documentation”.某些要求（如易讀要求）與所有類型文獻有關，然而對規范（如修訂受控要求）和統計（如可檢索要求）能夠有不一樣要求4第4頁文獻管理統計說明所取得成果或提供所完成活動證據文獻統計可用于為可追溯性提供文獻，并提供驗證、預防措施和糾正措施證據。一般統計不需要控制版本。5第5頁文獻管理文獻分類主要度保存期限起源版本緩急6第6頁文獻管理管理技巧分門別類程序化規范專業化專員負責索引專門化7第7頁文獻管理簽字以舊換新文獻收發可追溯性認可蓋章生效連貫性有效性授權8第8頁第二部分5S是什么9第9頁5S是什么整頓整頓清掃清潔素養5S辨別要物與不要物，將不要物處理掉。將要物規范放置，使尋找時間為零。使工作環境變得無灰塵、潔凈整潔。保持前3個S，制度化，規范化。形成習慣，提升整體素質。10第10頁演變5S是什么11第11頁5S是一種管理需要全員積極參與和長時間堅持不懈每日每日堅持5S管理，一點一滴連續改善5S是什么5S不是知識，也不是技術，而是應該做的事情！12第12頁整潔、清潔工作環境吸引更多忠實顧客更大發展空間行業內成為學習楷模公司形象5S是什么13第13頁能夠及時拿到需要東西隨時確認自己工作是否按計劃執行確保工作順利進展整頓潔凈不是最后目標，而是避免揮霍，提升工作效率5S是什么14第14頁第三部分如何做好5S15第15頁整頓含義將需要和不需要物品明確分開，并處理不需要物品。目騰出空間避免誤用16第16頁5S差！5S好！現場檢查17第17頁要領立即要用臨時不用長期不用要辨別看待!18第18頁要領將需要物品數量降到最低程度例如：減少文具使用數量減少文獻保存數量減少電話使用時間縮短會議時間19第19頁要領對可有可無物品，應堅決處理掉，決不手軟!20第20頁要領為何會有這樣多廢品？分析檢查改善21第21頁問題點在哪里？提問1、圖片中存在什么問題？3、會產生什么樣影響？4、我們應當如何做？2、為何會產生這樣問題？22第22頁整頓含義將需要物品，擺放成誰都清楚并便于使用狀態。━即尋找時間為零目工作場所一目了然消除找尋物品時間井井有條工作秩序23第23頁確定物品放置場所24第24頁物品分類擺放25第25頁進行標識26第26頁定位、標識辦法*連接線標識影繪表達（形跡管理）27第27頁問題點怎么辦？28第28頁問題點怎么辦？29第29頁？如何整頓你的文件柜提問30第30頁[管理責任者]管理此架責任者姓名[架子表達標簽]表達架子種類標簽[柜子內表達標簽]用此標簽表達下段內容文獻柜如何整頓？31第31頁要領徹底整頓，只留下需要物品32第32頁合理利用空間，100%定位放置要領根據種類、空間、區域、防護要求擺放辦法33第33頁要領利用多種顏色、數據等進行標識34第34頁問題點在哪里？35第35頁問題點在哪里？36第36頁清掃含義經常清掃保持清潔，將各個角落臟物清理掉

目保持良好工作情緒穩定品質達成零故障、零損耗37第37頁如何清掃？①看不見地方，也要徹底清掃潔凈。②經常清掃，使環境盡可能不產生灰塵、污穢。38第38頁徹底清掃電源插座電腦側面主機座39第39頁要領自己動手，不依賴外人

(所有部門、人員都一起執行)40第40頁清掃責任分區A1區(張)B1區(趙)C1區(王)C2區(沈)C3區(李)A2區(胡)

E1區(賈)D1區(霍)要領41第41頁清潔含義將整頓、整頓、清掃進行究竟，并且標準化、制度化。目成功通例和制度是標準化基礎公司文化開始形成42第42頁整潔的辦公桌如何保持？43第43頁連續不停進行整頓、整頓、

清掃活動要領44第44頁花時間改掉壞習慣及眼不見為凈態度要領45第45頁要領每天保持5S評價心情，不停改善辦公5S46第46頁素養含義對于要求了事情，大家都按要求去執行，并養成一種習慣。目讓員工遵守規章制度培養良好素質習慣人才鑄造團體精神47第47頁問候、禮貌語您好!早上好!下午好!大家好!語言48第48頁著裝49第49頁離位時重點：1.2.3.4.50第50頁☆連續推進4S活動直至習慣化

☆嚴格遵守公司規章制度

☆不停地培養責任感、變化意識☆充滿熱情開始每一天工作

要領51第51頁要積極整頓、整頓傳真？傳真是客戶傳遞過來信息，對公司和我們工作都是非常主要。不論是不是發給我傳真，我都應當認真看待。積極把我結識人傳真送過去，方便同事能夠及時得到客戶珍貴信息。52第52頁打印前，我們應當做什么？確認打印機是否正常工作。

①小故障請按照提醒排除。

②無法處理時，請及時與管理員聯系。確認打印紙。

①及時更換所需紙型，以免產生作廢文獻。

②發覺作廢包裝時，請及時丟到紙簍內。

③發覺紙張快用完時，請及時領取。53第53頁如何維持整理整頓清掃辦公室中小組討論54第54頁辦公室5S活動早上5S1、檢查你著裝情況和清潔度2、檢查是否有物品掉在地上，將掉在地上物品都撿起來3、整頓和徹底清潔桌面4、檢查寄存文獻位置，將文獻放回他們應當放置地方5、扔掉不需要物品，包括抽屜內私人物品6、檢查文獻柜、書架等，將放得不恰當物品改正過來55第55頁辦公室5S活動下班前5S1、實行早上5S活動所有內容2、用抹布擦潔凈電腦、傳真機及其他辦公設備3、固定也許脫落標簽4、清潔地面5、傾倒垃圾簍內垃圾6、檢查電源開關、門窗、空調等是否已關上。56第56頁文件5S整頓把文獻辨別為必要(有效)和不要(過期無效)無效和不需要文獻及時回收或銷毀整頓清掃清潔素養將文獻分門別類保存制作目錄索引，便于查找防潮、防塵、防蟲定期修補維護專員管理、責任分明文獻管理制度、程序使用完后及時歸位愛惜文獻，節省用紙按要求要求制定發行文獻資料57第57頁小測試整頓是把________物品與________物品辨別開來，并處理________物品。整頓是將______物品，擺放成__________狀態。━即尋找