精品文檔-下載后可編輯淺議中小學(xué)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對策【摘要】加快中小學(xué)檔案信息化建設(shè)，是時展的必然要求。本文主要論及了中小學(xué)檔案建設(shè)的必要性、現(xiàn)狀及對策這三方面的問題。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；檔案軟件；檔案規(guī)范化；檔案技術(shù)；檔案人員素質(zhì)

學(xué)校檔案數(shù)量的日益增多和利用者查找要求的提高，對中小學(xué)檔案管理計算機化提出了更高的要求。做為學(xué)校檔案工，以一流的工作業(yè)績，一流的業(yè)務(wù)素質(zhì)，一流的服務(wù)意識為學(xué)校增光添彩，是發(fā)展所需，形勢所求。

1.中小學(xué)檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1中小學(xué)檔案管理信息化是必然趨勢

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的開展，檔案管理專門軟件的開發(fā)、利用和升級，檔案管理的信息化已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢。但是由于各個學(xué)校的發(fā)展水平存在差異，所以在偏遠(yuǎn)地區(qū)仍存在著信息化不夠的現(xiàn)象。

1.2檔案管理信息化可以拓展中小學(xué)檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域

檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理。信息資源的社會價值在于開發(fā)利用，開發(fā)利用的效果取決于開發(fā)的時效和利用的廣泛程度。相比較而言，現(xiàn)代化管理手段儲存的各種信息，更便于利用和開發(fā)，也就能產(chǎn)生更廣泛的社會效益。

1.3檔案管理信息化可以增加信息存儲量

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，可以大大增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質(zhì)檔案高出許多倍。紙質(zhì)載體的文件一般只能記錄文字、圖形、圖表等信息，但電子文件卻可以在一份文檔里同時記錄文字、圖形、圖表、聲音、動畫等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發(fā)利用的速度快。具有直觀性、選擇性、易操作性。

2.中小學(xué)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（1）檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了中小學(xué)檔案信息電子化的進(jìn)程。

（2）在我國至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

（3）標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。中小學(xué)檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

（4）檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔"文件資料"是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

（5）中小學(xué)檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分中小學(xué)檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息化了。

3.加快中小學(xué)檔案信息化的建設(shè)的對策

中小學(xué)檔案管理信息化，其核心是管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化。應(yīng)主要做好幾方面的工作：

（1）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力推動。之所以把領(lǐng)導(dǎo)的作用放在第一條是基于這樣的認(rèn)識：學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)是檔案信息化管理的真正推動者。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者的檔案管理的信息化意識水平直接決定了是否會進(jìn)行信息化以及信息化的深度和廣度。為促進(jìn)學(xué)校檔案信息化建設(shè)，作為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)者，首先應(yīng)該投入大量的精力關(guān)心和支持這一事業(yè)，在資金、設(shè)備、人才等方面予以適當(dāng)?shù)耐度耄褭n案信息化管理納入本學(xué)校工作計劃和考核范圍。其次，各級領(lǐng)導(dǎo)，尤其主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要經(jīng)常過問此項工作，了解檔案工作現(xiàn)狀，提出要求，下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題。

（2）中小學(xué)檔案管理人員的培訓(xùn)教育。檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。

作為應(yīng)用性很強的檔案工作，為了培養(yǎng)檔案管理人才，我們必須加強檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識、新技能，以滿足時代的需要。檔案信息化管理的主要內(nèi)容和核心，就是計算機技術(shù)的應(yīng)用，即檔案計算機管理。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，中小學(xué)檔案管理者必須學(xué)會利用現(xiàn)代化檔案管理手段一一檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求每一個檔案管理者都必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則難以勝任計算機時代的檔案管理工作。檔案工作人員必須能熟練運用電子計算機以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備來進(jìn)行電子文件的制作、使用和維護(hù)。因此，必須對檔案工進(jìn)行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強的開拓創(chuàng)新意識。這是提高檔案管理信息化工作水平的一項重要措施。

（3）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加大中小學(xué)檔案信息化管理的投入。信息化是檔案管理發(fā)展的重要方向，檔案信息存儲和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢在必行。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段也是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。

（4）采用、制定新的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及規(guī)章制度。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息資源的標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等。一方面中小學(xué)檔案管理要采用適應(yīng)信息化的新規(guī)章、新標(biāo)準(zhǔn)，比如國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》。另一方面中小學(xué)自身也要加快檔案信息化管理規(guī)范的制定和使用，包括電子文件歸檔、計算機管理和檢索各類檔案，以及庫房的管理等。中小學(xué)要將規(guī)章制度建設(shè)置于中小學(xué)發(fā)展的大背景下研究，重新審查、清理和進(jìn)一步完善原有規(guī)章制度，使規(guī)章制度適應(yīng)形式發(fā)展的需要。

（5）確保傳統(tǒng)的管理方式向新的管理方式的順利轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)方式向新的方式的轉(zhuǎn)變不是一蹴而就的，必然會存在一個過渡階段。在此過程中必須確保日常的檔案管理活動仍然能夠正常運轉(zhuǎn)，不出現(xiàn)因為過渡影響檔案的保存和利用。較為妥當(dāng)?shù)姆椒ㄊ窃谶^渡階段采取雙軌制，即兩種管理方式在一定時間內(nèi)同時存在，直到新的方式能正常運行。在樣做無疑會增加工作量，但為了保證過渡的順利進(jìn)行還是必要的。

（6）安全問題。中小學(xué)檔案信息化管理還必須解決安全問題。中小學(xué)檔案管理的安全包括了檔案管理系統(tǒng)軟硬件自身的安全，比如記錄檔案的光盤的安全性、軟件系統(tǒng)的可靠性等，還包括檔案信息傳播的安全，即信息為不被許可的人知曉、獲得。前一種問題主要需要通過技術(shù)手段來解決，在選擇、設(shè)計檔案管理系統(tǒng)時充分考慮到系統(tǒng)的安全性，把它作為一個重要的指標(biāo)。后一種安全問題不僅要靠技術(shù)手段，還要依靠完備