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文檔簡介
會展前的準備服務會展前的準備服務1會展前的準備服務會展接待前期準備會議接待物品準備展覽接待物品準備會展文案準備接受會展預訂會前協調展前協調會展前檢查重要性主要內容預案中的項目會議文件準備場館的準備情況作用會展前的準備服務會展接待前期準備會議接待物品準備展覽接待物品2會展前檢查1.重要性:會展前檢查是會展前各項準備工作的落腳點,是保證會議(展覽)能順利召開(舉辦)的重要環節。2.會展前檢查的作用:①會展前的檢查可以幫助工作人員發現問題并及時糾正,有效地防止將問題帶到會展中去.②會展前的檢查還可以幫助工作人員調整計劃,改進不足之處。
會議(展覽)預案是會前的一種設想,再好的預案,在準備的實踐中也會因情況發生變化而產生新問題。會前檢查可以及時調整預案,使各項準備工作臻于完備。會展前檢查1.重要性:會展前檢查是會展前各項準備工作的落腳點33.會展前檢查的主要內容:①包括檢查會議室的大小和數量,客房種類和數量,能否適應會議程序和目標的需要②檢查適合于會議活動的各種有效空間(如展示廳、登記廳、辦公室、停車場等)③餐飲設施是否完備;會議所需設備是否正常④總體服務水準和信譽⑤員工素質以及會議組織和管理水平⑥可提供的有效服務,如復印中心、商場、互聯網娛樂活動等
3.會展前檢查的主要內容:4重點的兩個方面一、會議文件的準備會議文件既是會議目標和結果的體現,又是領導和管理會議的依據。會議文件稍有差錯,小則影響會議進程,大則產生嚴重的后果。因此,要對文件的起草、校對、印制、分裝各個環節進行嚴格的檢查,嚴防差錯。二、場館的準備情況場館設施是會議(展覽)能夠正常和順利進行的基本物質保證。場館檢查的范圍:主會場、分會場以及與會者的住地檢查的內容主要包括:①場館等基本設施是否符合會展的需要②各項安全保衛措施是否落實③會展布置是否體現會展的主題等重點的兩個方面一、會議文件的準備5
秘書李婷的困惑
北京某公司召開董事會會議,討論從國外引進化工產品設備的問題。秘書李婷負責為與會董事準備會議所需的文件資料。因有多家國外公司競標,所以材料很多。由于時間倉促,李婷就為每位董事準備了一個文件夾,將所有材料放入文件夾。有兩位董事在會前回復說將有事不能參加會議,于是李婷就未準備他們的資料,不想,正式開會時其中的一位又趕了過來。結果,會上有的董事因沒有資料可看而無法發表意見,有的董事面對一大摞資料,卻不知如何找到想看的資料,使會議進行很不順利。在會議文件資料中,有三份是征求意見稿,需要在會后清退,但因李婷忽略了這個問題,致使會后與會董事在不知情的情況下把文件都帶走。思考:應該如何準備會議資料呢?要怎樣才能避免這種情況出現呢?會展前的準備服務ppt課件6
1.會議資料不能僅僅按照參會人數印刷,一定要有一定數量的備份,以防參會人數的意外增加或代表因遺失而要求再取一份。2.在會議資料較多時,應按照會議議程將資料按次序排放,編好頁碼,以方便參會人員取閱。3.要注意會議資料的不同用途,對于會后要清退,不能帶走的資料應及時告知與會者,并在資料上注明。4.文件資料的印刷、擺放和歸類應由專人負責,并能提供專項服務。5.要建立良好的管理系統進行有效的調控,使商
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