1第一章應用文概說1第一章一、應用文的含義

應用文指的是人們在工作,學習和生活中經常使用的,具有明確實用目的和直接實用價值的，具有約定俗成的慣用格式的一類文章的總稱.(指人們在日常生活,工作和學習中所應用的書面工具,如書信,公文,契約,單據等).一、應用文的含義2二、應用文的特點（1）實用性（2）針對性（3）規范性（4）真實性（5）時效性二、應用文的特點（1）實用性3三、應用文的種類

（一）通用類：指人們在辦公或辦事中普遍使用的文書。1、行政公文類：指《國家行政機關公文處理辦法》中所規定的文種。公文是國家機關、社會組織和團體行使職權、辦理公務所使用的法定文書。包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函和會議紀要等。2、通用事務類：包括調查報告、工作總結、述職報告、簡報、計劃、規章制度和會議材料等。3、個人事務類：如日記、讀書筆記及各類信函等。三、應用文的種類4

（二）專用類：指專業性較強的文書。

1、科技類：如畢業論文、學術論文、專利申請書和實驗報告等。

2、財經類：如市場預測報告、市場調查報告、經濟活動分析報告及經濟合同等。

3、司法類：如訴狀、辯護詞、公證書和判決書等。

4、傳播類：如消息、通訊、特寫和廣告等。此外，專用類還有外交、軍事等方面的文書。（二）專用類：指專業性較強的文書。5四、應用文的作用（1）協調溝通作用（2）宣傳教育作用（3）憑證依據作用（4）提供和保存一些歷史資料四、應用文的作用（1）協調溝通作用6應用文主旨材料結構語言文面層次和段落過渡和照應開頭和結尾五、應用文的構成要素應用文主旨材料結構語言文面層次和段落過渡和照應開頭和結尾五、71、主旨要求：（1）正確（2）明確（3）單一1、主旨82、材料環節：搜集、分析、選擇、使用選擇標準：（1）典型

（2）真實

（3）新穎

（4）必要2、材料93、結構：

標題、正文、落款層次和段落：1.層次層次是應用文思想內容表現的次序。每個層次要具有相對的完整性，對層次的劃分，要前后有序，條理清楚，為此，要求撰寫者對所寫的事物進行深刻地分析，以便使自己具有清晰的思路。

3、結構：

標題、正文、落款層次和段落：10（1）應用文中層次的安排方式主要有以下幾種：

A、總分式：即總述與分述的層次關系。

B、遞進式：即各層次之間是“進層”關系，彼此互為因果，其順序是不能顛倒的。例如：意見、報告、通報、議案、經濟活動分析報告等文體就常常是按照提出問題——分析問題——解決問題這樣的“遞進”關系安排層次的。

C、并列式：即層次與層次之間沒有隸屬關系或因果關系，順序是可以互換的。

D、時間順序式：即按照事件發生、發展、結局的時間順序來安排層次。

例如：對某個事件的通報、對某項工作進展的報告、對某寫事物或事故的調查報告等，就常常是按照時間順序來安排層次的。（1）應用文中層次的安排方式主要有以下幾種：11

（2）層次的表述方法：

A、用數量詞表示。如：一、二、三、四…..，（一）、（二）、（三）、（四）…..,1、2、3、4…..，A、B、C、D、……。

B、用詞、詞組表示。如：“首先，…..”、“其次…..”;“關于×××的問題…..”或“會議認為…..”、“會議決定…..”等。（2）層次的表述方法：1213

2、段落：

段落，這里指自然段，即應用文中能夠表達一個完整意思而又相對獨立的基本構成單位，是在行文中，由于轉折、間歇及強調等情況而自然形成的分隔、停頓。規范段落一般應遵循的原則：（1）段落要有單一性。（2）段落要有完整性。（3）注意“撮要”：對于較長的段落，把一個段落的中心和要點即“段旨”，用一兩句高度概括，簡明扼要的話在段首寫出，稱為段首“撮要”。132、段落：14

過渡和照應

1、過渡：是指文章層次或段落之間表示銜接轉換的結構形式。它的作用是承上啟下，使文章脈絡暢通，完整嚴謹。過渡在應用文中主要用于兩種情況：一是層次與層次之間由總到分或由分到總，中間一般需要過渡；二是段與段之間的對比轉折處常常需要過渡。常見的過渡形式有：過渡詞語、過渡句和過渡段。

14過渡和照應15

常見的到過渡詞語有：

“綜上所述”、“總之”、“因此”、“另外”、“鑒于”、“總的看來”、“概括地說”、“實踐證明”、“會議認為“、”會議希望“等。

常見的過渡句有：

“現將有關事項通知如下”、“現請示（報告、批復）如下”、“現將有關問題函復如下”、“我們的主要做法是”、“今年下半年應作好以下幾項工作”等。15常見的到過渡詞語有：162、照應是指文章前后內容的關照呼應。它的作用是使所表達的內容首尾圓合，前后連貫，使文章成為一個有機的整體。在應用文中，最常見的照應方式是首尾呼應、開頭與標題呼應和前后內容呼應。

162、照應17

開頭與結尾1、開頭應用文，尤其是較長的應用文，需要在開頭處書寫導語。所謂導語，即采用開門見山的方法，提出要點，在開端處用極簡要文句，說明全文的目的或結論。應用文的開頭，一般常用的形式有如下幾種：（1）根據式：有關的方針政策、規章制度、文件精神、領導指示以及實際情況或問題常常被當作擬寫文稿的根據。這類開頭一般用“根據”、“按照”、“遵照”等介詞與名詞組成介詞結構，作為文稿的開端之語。例如：“根據《中華人民共和國國庫券發行條例》和財政部1998年第一號公告，現就1998年憑證式國債發行有關事項公告如下………”17開頭與結尾18

（2）原因式：即在開頭部分交代行文的原因，或者對文章內容的背景、基本情況作簡要的介紹。這種開頭方式有時用“因為”、“由于”、“鑒于”等表示原因的詞語表達，有時用所闡述的情況予以表達?！罢{查報告”、“經濟活動分析報告”、“總結”、“通報”、“通知”等文種常用這種方式。

（3）提問式：即在開頭部分提出問題，然后引起下文，回答問題?！罢{查報告”、“學術論文”的開頭有時用這種方式。例如調查報告《減輕課業負擔推進素質教育》的開頭：

學生心目中的素質教育是什么樣子？學生們的困惑是什么，希望又是什么？河南省鄭州市政協教育界委員選擇了三所有代表性的中學，對不同年紀段，近200名學生進行了有關課業負擔、理想信念、思想品德、喜怒哀樂等問題的問卷調查。18（2）原因式：即在開頭部分交代行文的原因，或19

(4)結論式：把結論寫在開頭，揭示事件的意義和擬稿者的主張、觀點，然后再作具體闡述。例如：“大學生就業已由原先計劃經濟體制下的分配轉變為培育人才市場，作為產品進入市場，實現了自主擇業，雙向選擇。就今年人才供需的情況來看，明年的分配形勢會更加嚴峻?！痹趯嶋H寫作時，對應用文的開頭方式，可以靈活運用，有時選用一種，有時可同時選用幾種。19(4)結論式：把結論寫在開頭，揭示事件的意義和擬20

2、結尾應用文的結尾方式常用的有以下幾種：（1）總結式：運用簡潔明了的語言，概括全文內容，或得出結論，進一步加深讀者的印象?！翱偨Y”、“調查報告”、“學術論文”等篇幅較長、內容較多的文種常用這種結尾方式。例如：“災區的黨政軍民在抗震救災中，萬眾一心，團結奮斗，取得了全面勝利，充分展示了中國人民的力量和精神風貌。”202、結尾21

（2）要求式：（上對下）向受文者發出指示，提出希望和要求。例如：“中央要求，全黨同志在新的歷史條件下，繼承和發揚我黨密切聯系群眾的優良傳統，更加緊密地依靠和團結各族人民，把建設有中國特色的社會主義事業不斷推向前進。”

（3）祈請式：（下對上）請求有關部門的批準、支持或協助。例如：“以上意見當否，請批示?！薄耙陨弦庖?，如無不妥，請批轉各地區、各部門執行?！?1（2）要求式：（上對下）向受文者發出指示，提出22（4）號召式：即在結尾部分展望未來，發出號召，鼓舞斗志。這種方式常用于“決定”、“計劃”、“總結”、“報告”等文種的結尾。例如：《中共中央關于加強和改進黨風建設的決定》的結尾部分是這樣寫的：中央號召，全黨緊密團結在以江澤民同志為核心的黨中央周圍，高舉鄧小平理論偉大旗幟，認真實踐“三個代表”重要思想，以新的精神風貌，開拓進取，扎實工作，奪取建設有中國特色社會主義事業的更大勝利22（4）號召式：即在結尾部分展望未來，發出號召，23（5）說明式：即在結尾處交代說明一些與文件內容有關的問題，以提起讀者的注意。例如，《中共中央辦公廳國務院辦公廳關于2001年元旦、春節期間繼續不搞互訪和拜年的通知》（廳字[2000]59號）文件的結尾：“今后每年元旦、春節期間都按以上精神辦理，中央不再發文。”

有的應用文主要內容寫完后，事盡言止，就不再寫結尾了，這叫自然首尾。23（5）說明式：即在結尾處交代說明一些與文件內24

4、語言應用文語言的特點是：莊重得體、樸實平易、準確規范、言簡意賅。

（一）莊重得體。為使語言莊重得體，常用的手法有：1、使用規范化的書面語言，規范化的書面語言是應用文語言的主要表達形式，不宜用口語。例如，《國務院關于實行公民身份證制度的決定》是這樣寫的：

建立和實行公民身份證號碼制度，是國家加強社會管理的一項重要基礎建設，也是實行社會信息化管理的重要措施，對于促進我國社會主義現代化建設和經濟體制改革，方便群眾生活和保護公民合法利益，具有十分重要的作用。為此，國務院決定，自1999年10月1日起在全國建立和實行公民身份證號碼制度。244、語言25

2、使用文言詞語文言詞語是指古文中使用的詞語。例如，“茲有”、“茲定于”、“收悉”、“業經”、“業已”、“特此”、“致以”、“為荷”、“擬請”、“懇請”、“屆時”、“鑒于”“光臨”等文言詞語就在應用文中經常使用。3、使用祈使句在公文的種類中，下行文占絕大多數，祈使句是表示命令或禁止時使用的句子，正符合下行文的要求。表示肯定的祈使句，常用“必須”、“堅決”、“要”、“應該”等詞語。表示否定的祈使句，常用“嚴禁”、“不得”、“不準”、“不能”、“不要”、“不許”等詞語。252、使用文言詞語應用文寫作概述課件26274、使用全稱和規范化簡稱、統稱

應用文在涉及機關、企事業單位的名稱、人名、職務名稱、時間名稱、地點名稱以及有關事物的名稱時，為了表示莊重，往往使用全稱，而不宜用簡稱。如果使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注目簡稱。

例如，《國務院辦公廳關于出國舉辦經濟貿易展覽會審批管理工作有關問題的函》一文中的“出國辦展”就是個非規范化簡稱，因此，在第一次使用時用全稱“出國舉辦經濟貿易展覽會”，并在后面用圓括號注明，即（以下簡稱“出國辦展”）。5、使用敬詞、謙詞

例如，“拜托”、“煩交”、“恭候”、“敬請光臨”、“惠臨”、“懇請”、“擬請”、“為荷”、“致以親切的問候”、“表示最誠摯的感謝”等。274、使用全稱和規范化簡稱、統稱28

（二）樸實平易1、運用“三易”詞語“三易”指易識、易讀、易懂。2、忌用大話、空話、套話。有的人寫應用文，開頭總愛先國內，再省內，再市內，后公司或局里，寫一大篇內容不沾邊的話。例如某廠寫的一份工作總結，其中有一段：在黨的十二大路線的指揮下，在中央一號文件精神鼓舞下，在全國工業交通工作會議的推動下，在局、公司領導的具體指導下，在黨委的關懷下，我廠×千名職工同心同德，艱苦努力，完成了企業整頓的五項任務。這段話是“前提式”套話、空話，一連用了五個“在……下”的句式，僅僅開了一個頭，叫人厭煩。28（二）樸實平易29

3、少用溢美之詞

溢美之詞指過分夸張藻飾的詞語。例如，我公司出口的女服裝，品種繁多：有美如垂柳的長裙和睡衣；有艷比玫瑰的旗袍和裙衫；有花團錦簇、五彩繽紛的大衣和短衫，有的富如牡丹、淡雅如幽蘭的罩衣和襯衣，艷而不凡，美而不俗。無論在選用衣料、設計款式，以及一針一線上，均經精心加工制作。293、少用溢美之詞30

（三）準確規范為使應用文的語言準確規范，常用的語法修辭手段有：1、使用限制性詞語

應用文要準確如實地反映客觀事實，就必須對反映客觀事實是詞語的外延和內涵作出精確限定，使語意義、具有確定性。2、使用模糊詞語分寸感是應用文語言準確的重要標志之一。將分寸，就是不能把話說“絕”，而要留有余地。模糊語言正是一種外延不確定的、表意比較含糊、運用具有彈性的詞語。在某種情況下，使用含義準確的詞語不能完全說明問題，而用模糊語言，反而能真實準確地反映事物。例如，“社會主義工業體系已基本形成”、“人民生活有了很大改善”。其中的“基本”、“很大”均屬于模糊詞語30（三）準確規范313、使用專業術語應用文寫作涉及各個部門、各種行業中的問題，因此，它總是和一定數量的專業術語相聯系。例如，在財會專業中，經常使用預算、決算、稅率、成本、資金、利潤虧損、呆帳、壞帳等；在司法專業中，經常使用被告、原告、辯護人、上述等；在國際貿易專業中經常使用發票、提單、信用證、即期付款等。還有許多業務術語符號化，如“FOB”（裝運港船上交貨）、“CFR”（成本加運費）、“CIF”（成本加運保費）等價格術語，便于國際間的交流。313、使用專業術語32

4、使用專用詞語長期以來，人們在應用文中沿用一些使用頻率較高的專用詞語。這些專用詞語用途穩定，約定俗成，詞義確定，有助于語言的準確與簡練。常見的專用詞語有以下幾類：貴、本著、綜上所述、系、特此報告、請予批準等

5、造句符合語法與邏輯造句符合語法，即要注意詞語的正確搭配、詞序的正確排列和關聯詞的搭配。一般說來，語句合語法就是合邏輯的，但有時也有合語法不合邏輯的。例如：主要日用工業品，如棉布、呢絨、絲綢、服裝、自行車、半導體收音機、書籍雜志、兒童玩具等，節日供應量也比去年同期增加很多。（概念劃分不清）324、使用專用詞語33

（四）言簡意賅應用文是用來解決實際問題的，為加快交流速度，提高辦事效率，語言上必須平和利索