會務服務方案報告

會議服務方案隨著物業管理專業化和物業服務需求的多元化發展趨勢，會議服務需求逐漸增多。我們公司通過發揮自身專業優勢，深入挖掘會務服務需求，規范會務接待行為，統一會務服務標準，提高會務服務水平，為參會者創造良好的會議環境。我們的基本原則是專業化、人性化和信息化。會務服務應向規范化、標準化方向發展，以提高會務服務的質量。在提供相應的服務時，我們應以“以人為本”為出發點，為服務對象提供特色服務和個性化服務。我們應充分利用信息技術，提升會務服務的效率和質量。在選聘會務服務人員時，我們主要考慮受教育程度、實際工作經驗和技能、身高和形象、溝通表達和應變能力以及其他行為素質等方面。我們的會務人員培訓內容應包括會務管理和會務服務的理論知識、保密制度、會務服務人員儀表、儀態、操作技能、心理素質以及應對常見會務突發事件等方面。培訓方式可以利用組織制定的服務手冊，聘請教師授課，聘請專業培訓機構，組織內部指導以及定期進行演練和考試等。在會務服務操作規程方面，我們需要進行需求確認，設計標準問卷以引導會議主辦方更準確地提出會務需求，并對會務需求進行書面登記并與會議主辦方確認。根據確認的服務需求，我們需要對會務服務進行全面的策劃，制定實施方案，包括職責分工、時間安排、場地安排、會務用品及硬件設施配備、突發事件應對措施以及會議秩序和安全等。在會前準備方面，我們需要將會務服務過程中可能涉及的服務內容進行細分，并制定相應的標準，以保證每項服務內容都能在合理范圍內滿足經確認的需求。這些服務內容包括布置導引、布置簽到、布置橫幅與大背景、檢查會議用桌、椅、主席臺布置、座位格局和座次安排以及布置臺布等。A.2.4.2在拐彎或上下臺階時，應該回頭向賓客示意并說“請小心”。A.2.4.3引領客人時，應該使用禮貌用語，例如“請這邊走”、“請往里走”等。A.2.4.4送行時，應該站在賓客的后方，距離約半步。會務服務人員可以參考圖A.4進行指引。參考學習資料：請見WORD整理版。面部應該保持自然親切的微笑。使用規范用語“您好”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“再見”。參考學習資料：請見WORD整理版。7、會務服務需求確認：會務服務需求確認表會議類型：□座談會□報告會□開/閉幕式□演出□受聘儀式□其他（請注明）（）會議日期：年月日會議時間：上午：（:）～（:）下午：（:）～（:）晚上：（:）～（:）會議地點：參會領導：參會人數：1、是否需要預留貴賓車位；貴賓專車：□是（請注明車位數量）位路線（重大接待）：□否路線：出發點：（）2、參觀路線：途經：（）終點：（）1、是否需要增加安保力量？（物業組織內調配）□是（請注明需要的人數）2、是否需要特別安保工作事項：（請注明）□否3、會前、會中、會后是否需要特別安保要求？□是（請注明）□否4、參會人員是否需要憑證件入場？□是（請注明保密內容）□否5、是否有保密要求？□是（請注明）□否設施設備：1、是否需要大功率電源？□是（請注明電壓負荷）伏電源連接線：（）條通往樓層：（）2、是否需要使用專梯？□是□否3、會議期間是否需要音樂？□是（請注明使用時間）□否4、是否需要使用投影？□是（請注明使用時間）□否5、是否需要錄音筆？□是□否會務服務需求確認表（續）設施設備：1、是否需要視頻會議系統？□是□否2、是否有外賓參加？□是（請注明數量和使用語言）□否3、是否需要預留宣傳牌？□是□否4、是否需要協助制作和懸掛橫幅？□是（請注明橫幅內容和擺放時間）□否5、是否需要協助制作和懸掛大背景？□是（請注明背景主題、尺寸和懸掛位置）□否會務服務需求確認表類別項目內容會議桌花數量（）是否擺放會議臺花特別需求□是（）□否環境類會議盆花數量（）綠色植物種類：數量：（）位置：（）其他備注確認簽字：日期：核對人：會場布置相關要求：A.3座席牌A.3.1宜選擇三角形座席牌，一般長15～20厘米，寬7.5～10厘米，雙面展示。A.3.2座席牌字體格式統一、大小合理。A.3.3根據座次要求安排擺放座席牌。座席牌擺放要求場合擺放要求貴賓廳距沙發扶手前緣5～6厘米處擺放，距麥克風右側3～4厘米、距客人座位桌邊5厘米—6厘米圓桌會議室靠近麥克風右側3～4厘米、距離客人座位桌邊50厘米—60厘米處擺放報告廳/禮堂離客人座位桌邊50厘米—60厘米處擺放，參見圖C.1報告廳/禮堂座席牌擺放示意圖A.4麥克風A.4.1擺放要求A.4.1.1對于有線麥克風，麥頭高度距桌面20厘米；鼠標有線麥距離桌邊20厘米擺放。A.4.1.2對于無線麥克風（使用麥克風架）：高度距離桌面20厘米，麥架距離演講人20厘米。具體擺放要求可參見圖C.2麥克風擺放示意圖A.4.1.3多人使用麥克風時，主持人、主講人或最高領導位置應固定擺放一個麥克風。4.2電池管理根據電池充電計算公式（電池容量除以充電電流），無線麥克風每次充電時間為10-12小時。電池的一般使用期限為一年。電池應存放在干燥涼爽的地方。A.4.3其他有線麥克風應在音響關閉后卸除。無線麥克風使用完畢后應及時卸除內部電池。A.5記錄紙、筆宜選用80g的A4紙3張作為記錄紙。如果桌子鋪有桌布，則需要加厚到5張或加寫字板。宜選用HB鉛筆或黑色簽字筆作為記錄筆。會議資料與記錄紙應擺放在一起。宜配備兩支記錄筆，記錄筆應擺放在記錄紙的右側或記錄紙上，與記錄紙成30度角，筆尖朝前。A.6飲用水宜選擇350毫升或550毫升瓶裝飲用水。飲用水應擺放在標識統一面向客人、成直線、靠近茶杯的左側（無茶杯的，距離客人右側12~15厘米處）擺放。貴賓廳應配備玻璃杯。A.7長條桌當長條桌與正門正對時，會議座位安排參見圖E.1。當長條桌與正門側對時，會議座位安排參見圖E.2。A為客方（或上級領導），B為主方。A.8沙發席與外賓會談時，會議座位安排參見圖E.3。與上級領導座談時，會議座位安排參見圖E.4。A為主方，B為客方。A.9圓桌會議圓桌會議是一種平等、對話的協商會議形式，旨在體現參加各方地位平等，其座次安排一般無主次之分。A.10設備調試燈光調試應進行。在檢查燈光效果時，應逐個開關燈盞，特別是主席臺燈光，在開放投影時要檢查其照明效果，同時還要檢查燈光對主席臺人員的照射。確保燈盞無損，亮度與顏色協調一致。音響調試需要提前1小時打開，并將所有有關的音響設備連接。抖動連接線與移動底座，搖動麥克風接口，測試音箱與麥克風接口處，測試聲音是否正常。逐個調試麥克風音量，以不同位置、最遠的距離可以聽清、并感覺音量適中為準；檢查麥克風電池電量及備用電池情況。對于無線麥克風，應在會議室每個音箱試音，確保其工作正常。在投影調試時，需要檢查電腦是否兼容，不兼容時可嘗試設置電腦的分辨率或更換電腦加以解決。確保投影無花屏、抖動、聲響等影響投影效果的現象。激光筆調試需要確保激光筆電池電量充足，使用完畢后，應及時將電池拆除。確保激光筆上下換頁鍵與光束正常，保證激光筆在10米范圍內可正常使用。在空調調試時，會議室內溫度高于26℃時，宜開啟空調；溫度低于26℃時，可根據現場情況及視要求開啟空調。會議開始前30分鐘打開空調，將溫度調控在26℃。未開啟空調時，應打開新風機。LED顯示屏調試需要注意電源開關順序，打開LED顯示屏時先打開主控計算機，后打開LED顯示屏；關閉LED顯示屏時先關閉LED顯示屏，后關閉計算機。打開計算機時，待計算機操作系統進入主控軟件后，方可打開LED顯示屏電源，避免在全白屏幕狀態下開啟LED顯示屏。不應在LED顯示屏主控計算機沒有進入控制軟件等程序、未通電、或主控制部分電源未打開的情況下開啟LED。如果LED顯示屏屏體部分出現一行非常亮的區域，不應長時間打開LED顯示屏，應注意及時關閉顯示屏電源。如果LED顯示屏的電源出現開關頻繁跳閘時，應及時檢查LED顯示屏屏體或更換電源開關。根據LED顯示屏的屏體和控制部分所處的環境情況，我們需要避免蟲咬。如果有必要，我們可以放置防鼠藥來防止此類問題的發生。B.在安裝LED顯示屏時，需要對安裝地點進行評估，以確保其能夠承受重量和風壓。同時，還需要考慮到電力和通訊接口的供應問題。在安裝LED顯示屏之前，我們需要對安裝地點進行評估，以確保它能夠承受重量和風壓。此外，我們還需要考慮電力和通訊接口的供應問題。C.在日常維護中，我們需要定期清潔LED顯示屏的屏體和控制部分，以確保其正常運行。同時，我們也需要檢查電纜和連接器的狀態，以防止故障的發生。在日常維護中，我們需要定