會議接待歡迎短信篇一：會議通知短信模板各位領導和同事：由XXX部召集的XXXX會將于10月13日（周X）X:00在會議室（3）召開，請大家準時參會。注：會議資料已發大家OA郵箱，請自行下載查詢。辦公室2020-10-12各位領導和同事：接總經理最新通知，原定于X月X5日（周X）X:00-X:00的關于XXXX會暫時取消。給大家帶來不便敬請諒解！辦公室2020-8-25各位領導和同事：因參會人員有會議沖突，原定于9月29日上午11:00召開的會議管理制度宣講會推遲至9月29日11:30在會議室（2）召開，請大家準時參會。注：《會議管理制度》（會議資料）已發大家OA郵箱，請大家自行下載查閱。辦公室2020-9-28各位領導和同事：“定位?中國10年”高峰論壇分享將于今天（9月14日）晚上18:30在培訓室舉行，請大家務必準時到場。分享人：王亮、黃昊。參加人員：解碩葆、張龍武、蔣強生、龔秀紅、葉堃、涂偉、侯瑞峰、高文明、魏世興、陶亞、譚翔、陸夏、丁華軍、魏本強、趙培勝、江晶、連婷婷、朱振、王志會、開成建、趙郁璽、王蕾、李南、姚明婷、林菊林、王百歲、翟珂、陶濤、魏巍、周浩。所有參加人員不得請假，同時歡迎其他人員前來參加。辦公室2020-9-14各位領導和同事：由工程部召集的關于還建房墻體開裂專題會將于10月15日（周六）上午8：30在會議室（2）召開，請大家準時參會。辦公室2020-10-15篇二：會議接待流程會議接待流程會議接待流程可分成:會議前/會議中/會議后1、會議前準備：1、會場信息：1）、與主辦方確認會議主題、參會人數、會議舉辦日期會議舉辦場地、會議日程、與會材料。2）、發送會議通知短信，安排酒店叫早服務。2、會場預定：1）、外場會議，與主辦方確認會議規模（小中大型）、會議場地名稱、會議室房間、會議室面積、會議室臺型（包括U形、回形式、座談式、課桌式、圓桌式、劇院式、禮堂式）、會議容納人數（20-600人不等），會議室是否配有固定（懸掛）投影儀、移動（支架）投影儀。另外是否需要會議配套服務貴賓室接待、茶歇室餐飲。根據主辦方具體要求預定會議場地。2）、內場會議，與主辦方（中國移動）確定會議中心樓層、會議室房間號、會議室面積和容納人數，設施設備型號數量品種是否齊全，會議大堂、通道、會議室、洗手間標識是否清晰，會議室旁是否配有貴賓休息室和茶歇間，會議室會議物資物料的品種和數量多少。根據主辦方公司規定流程辦理預定會議中心場地。3）、預定會議中心方法，第一：大小要適中。第二：地點要合理。超過一天的會議，定在參會人員住宿較近一些。第三：附屬設施要齊全。第四：要有停車場。4）、下預定會議場地確認單，與主辦方確定最終預定（詳細見附件1）。3、會場布局：大型會議：（200--1000人）1）、會場大門口外：根據客人需要設拱門、空飄。根據客人需要設固定字幕或游動字幕。2）、會場大堂：設立會議簽到處，根據客人需要提供臺布、臺裙、工作椅、臺花、賜名片盒、禮品臺等物品。3）、會場入口處：設立引導指示牌，通道兩邊擺放綠色植物，地上鋪紅地毯。4）、主席臺：設背景幕（或背景板或LED屏），主席**擺放鮮花，頂額掛會議橫幅，根據會議需要設立式講臺或課桌式講臺，準備有線麥克和無線麥克。根據會議需要搭建地臺鋪紅地毯，安排燈光音響設備。另外會場四周擺放綠植花卉與主席臺互應美觀整潔。5）、臺形：根據會議特點和客人需求擺放課桌型或圓桌式臺型，課桌式臺面按規范標準擺放茶具、茶墊、信紙和筆、礦泉水、紙巾等。課桌式臺型鋪綠色或白色桌布，圍臺裙。圓桌式臺型桌面另外擺放水果和茶點，桌面鋪白色臺布，椅子套白色椅套。另外按客人提供人數擺放席卡，300人以上會議前四排預留空位。6）、貴賓室和茶歇間：根據會議特點和客人需求預定，房間內擺設鮮花盆景、基本設施設備齊全、環境衛生干凈整潔、茶飲物品供應豐富。中型會議：（50--200人）1）、會場大門口外：懸掛會議條幅2）、會場大堂：設立會議接待處，接待臺鋪綠色或紅色臺布，并釘好臺裙。設立指示牌，安排工作人員提供迎送、領引、問詢服務。3）、會場入口處：設立指示牌，安排會場服務人員做好迎送。4）、主席臺，設背景幕（或背景板或LED屏），主席臺設立式講臺或課桌式講臺，擺放鮮花，準備有線麥克和無線麥克、根據會議需要準備投影儀、白板等。另外會場四周擺放綠植花卉與主席臺互應美觀整潔。5）、臺形：根據客人需要按劇場式、課桌式或圓桌式擺放，鋪白色、紅色或綠色桌布及臺裙，課桌式臺形擺放茶具、礦泉水、紙、筆等。小型會議：50人以下1）、會場入口處：設立致歡迎詞的迎賓水牌。2）、臺形：根據客人需要按回形或U形擺放，懸掛會議條幅，準備麥克、紙、筆、礦泉水、擺放茶具。3）、綠植花卉：擺放于回形、U形中心處，以及會場四周，整齊對稱，無灰塵、無黃葉，根據客人需求和會議層次，回形中心處也可擺放鮮花。4、設施設備的調試：1）、燈光：小型會議大堂簽到處、會場入口處通道、會議室的照明亮度、開關是否正常。另大型會議舞臺專用射燈（智能數字燈光控制臺、機械追光燈、光束電腦搖頭燈、LED染色PAR等）的調試。2）、音響：會議室內音頻設備（音箱、調音臺、功放、效果器、壓限器、分頻器、均衡器、信放器、數字硅箱、PAR（ParabolicAluminisedReflector）由專業設備技術人員運行調試，無限麥克風和座式話筒是否音量有無雜音和回音。3）、網絡通信：無線網絡覆蓋面積要大，網速是否通暢快速。移動通訊覆蓋范圍廣，是否有干擾物阻礙信號。4）、空調：夏季室內空調溫度設置不得低于26℃，冬季室內空調溫度設置不得高于20℃。一般情況下，空調運行期間禁止開窗。5）、投影儀的幕布是否升降正常，投影儀設備是否正常開機和播放，投射文件內容亮度、字體大小、清晰度是否適當。6）、電腦排插和手機充電器是否準備充足，檢查是否可正常通電。7）、電腦中的會議PPT文件是否正常打開，瀏覽演示內容是否順暢。8）、供應茶水的燒水箱和壺、煮咖啡的咖啡機電器功能是否使用運行。5、物資物料準備：1）、與主辦方確認會議指南、會議PPT文件、會議領導發言稿、會議主持人串詞、與會材料（開會信紙和筆）、會議臺卡是否制作完成，領取時間和地點及聯系人。2）、會議主題橫幅、海報、X展架、會議背景板噴繪、舞臺地臺和地毯、主席臺、簽到處和通道引導指示牌、綠色植物、臺花、禮品是否制作出來時間和安裝完成情況。3）、會議茶歇物料準備：咖啡、小食、水果、點心、礦泉水。份量上午按總人數40%定，下午按總人數定。茶葉品種預備正常三種，另主辦方特定茶葉，領取時間和地點及聯系人。咖啡品種預備即溶咖啡和粉磨咖啡。4）、會議茶具和茶歇餐具規格、型號、質量、數量，以與參會人員級別來定。另主辦方要求特定茶杯，安排好領取時間和地點及聯系人。6、會場服務準備：1）、確定會議室引導接待人員、會議主持人、茶水服務人員、攝影、攝像的人員名單和到位時間。2）、確定會場環境檢查，會議大堂門口、簽到處、通道、會議室、洗手間、貴賓室、茶歇室的地面、墻面、角落衛生干凈情況，桌椅和設施設備擺放整潔情況。3）、確定工作人員服裝和發型要求，禮儀規范的培訓和模擬。4）、確定在預定時間安排預定車輛，接待參會人員抵達指定會議中心。會議中流程：迎賓接待工作：1）、提前安排好會場車位并有專人負責指引車輛入位。2）、普通會議由接待人員提前會場大堂做引領工作。級別會議提前設專人控制好專用電梯，由項目經理陪協助主辦方公關接待負責人在大堂迎候貴賓的到來并將客人引領到會議地點。為陪同人員安排休息室并提供茶水服務。3）、當客人來到會議室時，禮貌熱情地向客人問好，請客人進入會議室拉椅讓座。先到達的客人入座以后，提供茶水服務，會議人數到齊后，送上小毛巾。4）、會議中通常每十五分為客人添加茶水、更換煙缸等，特殊情況可按客人要求服務。5）、會議期間服務員站于會議室門口直至會議結束。6）、會議中間休息，要盡快整理會場，補充和更換各種用品。7）、會議攝影攝像安排8）、會議間歇茶點供應2、會議進程控制：頒獎議程頒獎前1）、落實主持人妝容服飾是否準備好，主持人頒獎串詞和上臺時間是否記熟。2）、禮儀小姐妝容服飾和禮儀規范（表情、舉止、話語）是否符合要求，引導頒獎領導和領獎嘉賓上場路線和時間是否記熟。3）、燈光音響技術人員，對主持人、頒獎領導、領獎嘉賓的上場和表演節目的內容進行打燈效果和背景音樂氛圍方案的操作時間順序是否掌握和調節好。4）、表演節目名單和內容編排方案是否合理無變動，彩排是否進行順利。頒布中1）對頒獎進程每一步環節時間和項目正常運行的監督控制，以及突發事件應急處理。2）正式頒獎時應注意地方，禮儀小姐準確將頒獎領導引領上臺和下臺指定地點，燈光效果和背景音樂氛圍匹配準確無誤。頒獎后1）會議和用餐均在同一場地時，利用客人休息時間及時翻臺。2）根據客人需求和會議層次來定，領導和參會人員的后續活動。連續召開兩天及兩天以上的會議，工作人員要及時主動了解客人意見與需求，及時協調改進工作。簽約議程簽約前1）、落實主持人、禮儀小姐、燈光音響技術人員情況同上，2）、落實簽約臺物料（包括簽約桌椅及配套布藝、簽約本和筆、臺卡和臺花、酒水準備是否齊全。簽約中1）、參加簽約儀式的雙方代表及特約嘉賓按時步入簽字儀式現場；2）、簽約者在簽約**入座，其他人員分主、客各站一邊，按其身份自里向外依次由高到低，列隊于各自簽約者的座位之后；、3）、雙方助簽人員分別站立在自己簽約者的外側；4）、簽約儀式開始后，助簽人員翻開文本，指明具體的簽字處，由簽字人簽上自己的姓名，并由助簽人員將己方簽了字的文本遞交給對方助簽人員，交換對方的文本再簽字；5）、雙方保存的協議文本都簽好字以后，由雙方的簽字人自己鄭重地相互交換文本，同時握手致意、祝賀，雙方站立人員同時鼓掌；、6）、協議文本交換后，服務人員用托盤端上香檳酒，雙方簽約人員舉杯同慶，以增添合作愉快氣氛；簽約后1）、簽約儀式結束后，雙方可共同接受媒體采訪。2）、退場時，可安排客方人員先走，主方送客后自己再離開。3）、會議和用餐均在同一場地時，利用客人休息時間及時翻臺。4）、根據客人需求和會議層次來安排領導和參會人員的后續活動。連續召開兩天及兩天以上的會議，工作人員要及時主動了解客人意見與需求，及時協調改進工作。宴會議程宴會前1）、落實舞臺搭建是否按設計圖稿效果安裝完成，酒席擺臺是否按領導和嘉賓級別座次編排。2）、宴席物資清點包括餐具、茶具、水果、酒水、香煙、小食是否備齊。宴會中1）、對宴會進場迎賓、開場領導講話、中場領導敬酒、表演節目及游戲互動、客人退場的每一步環節時間和項目正常運行的監督控制，以及突發事件應急處理。2）、對宴會現場菜品上菜程序、茶酒水供應程序，巡查服務實施情況，對服務不周全地方即時改進。宴會后1）、指引領導從專用通道撤離宴會現場，安排車輛送回酒店。2）根據客人需求和會議層次來安排領導和參會人員的后續活動。會議后流程：1、做好會后服務的準備。會議進行之中，就應為會后服務做好準備。如，會后要照相，就應提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。2、會后的用車也應在會議結束前妥善安排。3、全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作，包括清理會議文件（根據保密原則，回收有關文件資料）、物資物料（自備的會議用具、會議剩余完整食品、禮品、宣傳品等）。4、組織活動會議結束后，有時還會安排一些活動。如聯歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應有一位領導統一指揮和協調，而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己分擔的工作，以保證活動計劃的順利實施。5、送別根據情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。篇三：會務接待方案中國整形美容協會2020年行業年會暨頒獎典禮晚會會務執行方案一、接待時間1月9日-1月10日其中：1月9日：嘉賓全天報到,接機、接站；晚上年會暨頒獎晚會；1月10日上午部分領導嘉賓參觀陽光整形美容醫院，部分嘉賓返程送機、送站，下午基本返程送機、送站完畢。具體行程安排請參見附件1。二、接待對象本次會務接待工作對嘉賓進行細分，采取重要貴賓、一般嘉賓分級接待的方式，并按照以下分類進行接待：（一）一級接待：（套房/豪華房）1、中整協/國家衛計委/各省整協領導約人；2、重要專家學者約人。（二）二級接待：（標準間）1、地方市級整協有關領導等，約人；2、廣東省/深圳市等相關政府部門領導。（三）普通接待：1、業務單位參會嘉賓；2、其他嘉賓等；3、演職人員/會務人員/安保等工作人員（名）。三、接待地點根據今年大會的接待規模、接待的級別，選擇華僑城洲際酒店為會議/接待地點；在南山區域擇方便出行的1-2家酒店為應急接待酒店。（海景、威尼斯、威斯町）四、人員配置深圳整形美容醫院統籌負責本次年會承辦及接待任務。2020年行業年會暨頒獎典禮晚會籌備委員會主任：副主任：具體人員及分工另文。五、接待流程（一）接待準備1、專人統計大會登記的參會嘉賓信息；2、每日及時與組委會相關負責人溝通嘉賓接待的相關事項和信息，及時更改變動信息；3、前期電話跟蹤所有來深參會的領導、嘉賓、代表團、媒體，確認其來深要求細節，報組委會主任并執行主任處以便安排布署；4、確定代表來深具體時間、人數、性別、聯系方式、出發地點及航班號、車次、住房要求、客人的餐飲習慣等詳細情況。5、提前領取、分好房卡、餐券、會務資料等，根據大會要求做好接待準備工作。（二）接機接站1、1月9日7：30至18：00在深圳機場/深圳北站安排專人接機，配備歡迎標識；2、調度接待車輛運送參會代表前往下榻酒店；每趟航班到達等候時間不超過30分鐘；每車配備服務人員1名。3、根據參會嘉賓航班情況制作《接機（站）時間表》、《送機（站時間表》；制作雙面的接機（站）牌；（三）酒店安排1、酒店專項接待安排：在指定下榻的酒店門口懸掛或顯示歡迎標識，酒店大堂、電梯等處設歡迎牌、導引指示牌，大堂、樓層電子信息屏滾動播放本次活動信息；設置與會議相關的信息公示版（牌）；2、酒店設“會務組聯絡處”。安排名工作人員，負責參會代表報到、入住手續辦理及發放證件和活動資料、參會代表房間發放個性化溫馨提示；會議期間負責指引、組織參會代表乘車、用餐等各項后勤保障工作。3、每間嘉賓住房內放置會務接待手冊、重要信息溫馨提示、地圖，贈送當天《深圳特區報》，王曉瀘董事長親筆簽名歡迎卡1張，入住當天備水果1份；貴賓客房提供定制性菜單服務，貴賓和女士接待，預留非吸煙樓層客房；入住當天備鮮花水果各1份；4、提供會務車輛，根據要求編制運行時間表并分發至嘉賓房間；5、預留會務人員、醫療人員的工作用房，并安排工作用餐；6、提供叫早、叫醒服務；及時收集整理來賓入住建議和需求，不斷改進服務