第三章公文格式與稿本《文書(shū)處理與檔案管理》19.07.2023第三章公文格式與稿本學(xué)習(xí)目標(biāo)知識(shí)目的：

1.了解公文格式及其標(biāo)準(zhǔn)化的含義。

2.掌握公文的格式和要求，掌握黨政機(jī)關(guān)公文格式中各要素的概念和編排規(guī)則。

3.了解公文稿本，掌握不同的文稿和文本的含義。能力目標(biāo)：

1.能按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》中各要素的編排規(guī)則和式樣制發(fā)公文。

2.能運(yùn)用公文格式與稿本的有關(guān)知識(shí)分析案例。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本主要章節(jié)

第一節(jié)公文格式第二節(jié)文書(shū)稿本《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本案例導(dǎo)讀

幾年前，某市人民政府辦公廳的文秘人員曾經(jīng)聯(lián)名給市政府領(lǐng)導(dǎo)同志寫過(guò)一封公開(kāi)信，信中希望各位領(lǐng)導(dǎo)支持和理解他們的工作，懇請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)按照公文處理的有關(guān)規(guī)定，在某些辦文程序中不要“這樣”而要“那樣”，在行文規(guī)則的執(zhí)行中應(yīng)該“如此”而不應(yīng)該“如彼”……文秘人員人微言輕，為了自己的工作居然向頂頭上司集體“上書(shū)”，其用心何其良苦，其作為何其無(wú)奈。在實(shí)踐中，各級(jí)各類社會(huì)組織的文秘部門和文秘人員類似公開(kāi)信中這樣的反映和呼聲非常普遍，這就是，懇請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)群體能夠了解和掌握公文處理的一些基本知識(shí)，這些基本知識(shí)中，包括黨和國(guó)家有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門關(guān)于公文處理的有關(guān)規(guī)定，也包括公文處理的原則和技術(shù)方法的一些基本常識(shí)。近年來(lái)，大批的中青年干部走上領(lǐng)導(dǎo)崗位，他們當(dāng)中相當(dāng)一部分人并沒(méi)有接受過(guò)公文處理專門知識(shí)的普及教育，不了解機(jī)關(guān)文書(shū)、秘書(shū)和檔案工作中一些特殊的規(guī)律和要求，甚至對(duì)其中一些屬于ABC的常識(shí)性問(wèn)題也是似是而非，因此在他們每天大量批閱、處理和撰寫公文時(shí)就或多或少有一些“先天不足”。當(dāng)前主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

其一，不了解文種使用規(guī)范。最常見(jiàn)的問(wèn)題是，久禁不絕的“請(qǐng)示”與“報(bào)告”的混用，從某種角度說(shuō)癥結(jié)在于有的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)“請(qǐng)示”與“報(bào)告”長(zhǎng)期混用，在向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)時(shí)要求文秘人員一律“打報(bào)告”；有的領(lǐng)導(dǎo)授意將內(nèi)部使用的文種“匯報(bào)”、“措施”、“方案”等直接用于對(duì)外行文；有的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于亂用法規(guī)文種置若罔聞，甚至出現(xiàn)縣政府和縣人大常委會(huì)聯(lián)合制發(fā)“條例”等所謂地方性法規(guī)的咄咄怪事。

《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本

其二，不了解公文格式規(guī)范。一些機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于現(xiàn)行公文格式規(guī)范一知半解，又恥于向下級(jí)文秘部門（人員）請(qǐng)教，以致在工作中造成失誤。如某中央企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)指示，本企業(yè)所有正式發(fā)文文頭上全部要加印“簽發(fā)人”標(biāo)志，但后來(lái)在行文中出現(xiàn)了問(wèn)題，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)又匆匆作出決定，在所有發(fā)文上一律取消“簽發(fā)人”標(biāo)志；至于違反規(guī)定在公文文面包括裝訂線外隨處批字，簽發(fā)公文像在私人物件上隨意劃個(gè)符號(hào)標(biāo)個(gè)姓，漏簽日期讓文印人員隨意添加以及對(duì)格式不規(guī)范不完整的文稿也簽發(fā)放行等等做法并不鮮見(jiàn)。

其三，不了解行文規(guī)則。當(dāng)前行文中最常見(jiàn)的“犯規(guī)”動(dòng)作，如一文多事，多頭主送，越級(jí)行文，濫抄濫發(fā)，公文直接送給領(lǐng)導(dǎo)人個(gè)人，不相隸屬的機(jī)關(guān)單位之間濫行“請(qǐng)示”與“報(bào)告”，對(duì)涉及其他部門、機(jī)關(guān)職權(quán)范圍的公文未經(jīng)協(xié)商一致徑自上報(bào)下發(fā)，難以執(zhí)行實(shí)施，多是經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)過(guò)關(guān)的，甚至有的還是個(gè)別單位的領(lǐng)導(dǎo)出于某種目的授意做的，比如辦文中有的領(lǐng)導(dǎo)交代經(jīng)辦人：“這個(gè)事情重要，多印幾份多送幾個(gè)部門（送某某領(lǐng)導(dǎo)）”等等。

資料來(lái)源： 楊戎主編：《公文處理案例精選》【案例5-9】，四川人民出版社，2010年版，有刪改。

互動(dòng)問(wèn)題：

1.公文格式有沒(méi)有規(guī)范呢？怎樣才能做到公文格式規(guī)范？

2.案例中某些機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)在公文格式規(guī)范方面有哪些不妥之處？應(yīng)該怎樣改進(jìn)？《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本第一節(jié)公文格式

一、公文格式及其標(biāo)準(zhǔn)化

1.公文格式公文格式，簡(jiǎn)言之，就是公文的表現(xiàn)形式，即各種公文文體的表現(xiàn)樣式和形式。黨政機(jī)關(guān)正式使用的公文，專門由黨政機(jī)關(guān)以法規(guī)的形式確定其規(guī)范的樣式，以保證其規(guī)范性、權(quán)威性、普遍通行性和有效性。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本知識(shí)拓展

“格式”的來(lái)歷

“格”和“式”本來(lái)屬于古代公文的兩種文體，后逐步演化為規(guī)格、式樣。格，最初的含義是長(zhǎng)木條，后來(lái)有限制、阻止、尺度、法式、標(biāo)準(zhǔn)、制度等含義。式，即法式。《說(shuō)文》：“式，法也，從工，弋聲。”后有規(guī)格、樣式等意。《新唐書(shū)?刑法志序》：“唐之刑書(shū)有四，曰律、令、格、式。令者，尊卑貴賤之等數(shù)，國(guó)家之制度也。格者，百官有司所常行之事也。式者，其所常守之法也。”《唐六典》：“律以正刑定罪”，“令以設(shè)范立制”，“格以禁違正邪”，“式以軌物程事”。由此可知，格和式原都是需要遵守的一些行政規(guī)范制度，而這些規(guī)范制度相對(duì)比較具體，人們的行為不能出“格”，不能犯“式”，后來(lái)用于文章寫作的規(guī)范就稱為格式，而這種格式主要是指文章應(yīng)遵循的規(guī)格樣式。資料來(lái)源：趙映誠(chéng)主編：《文書(shū)工作與檔案管理》，高等教育出版社，2007年版，第79頁(yè)。2.公文格式標(biāo)準(zhǔn)化公文格式標(biāo)準(zhǔn)化具有廣義和狹義兩個(gè)方面的含義：廣義是指按照一定的公文格式規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，制作和印發(fā)公文。狹義是指黨政機(jī)關(guān)的公文采取法定性的規(guī)范格式標(biāo)準(zhǔn)并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本資訊瀏覽

《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施

為提高黨政機(jī)關(guān)公文的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，近日國(guó)家質(zhì)檢總局和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委發(fā)布了GB/T9704—2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，于2012年7月1日起正式實(shí)施。《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)按照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合這些年來(lái)黨政機(jī)關(guān)公文格式的實(shí)際應(yīng)用，對(duì)公文用紙、印刷裝訂、格式要素、式樣等作出了具體規(guī)定。特別是將黨政機(jī)關(guān)公文用紙統(tǒng)一為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，首次統(tǒng)一了黨政機(jī)關(guān)公文格式要素的編排規(guī)則,使黨政機(jī)關(guān)公文的表現(xiàn)形式更加規(guī)范。該標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施,有利于進(jìn)一步提高各級(jí)黨政機(jī)關(guān)公文制作水平和質(zhì)量，有力推動(dòng)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化。

資料來(lái)源：《中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)報(bào)》，2012年第07期《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本二、公文格式各要素編排規(guī)則

《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分，以使公文頁(yè)面美觀、醒目。在公文中，首頁(yè)紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁(yè)紅色分隔線（不含）以下、公文末頁(yè)首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁(yè)首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。（一）版頭（見(jiàn)圖3—1）公文版頭包括份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人與分隔線等部分。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本1.份號(hào)份號(hào)是指公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。公文如需標(biāo)注份號(hào)時(shí)，一般用6位阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。公文編制份號(hào)的目的是準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍與分發(fā)對(duì)象。當(dāng)文件需要收回保管或銷毀的時(shí)候，就可以對(duì)照份號(hào)掌握其是否有遺漏或丟失。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本2.密級(jí)和保密期限密級(jí)和保密期限是指公文的秘密等級(jí)和保密的期限。秘密等級(jí)是公文保密程度的標(biāo)志，按照保密法規(guī)定劃分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三個(gè)等級(jí)。保密期限是對(duì)公文密級(jí)的時(shí)效加以規(guī)定的說(shuō)明。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。公文如需標(biāo)注密級(jí)和保密期限時(shí)，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行。保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。密級(jí)和保密期限之間應(yīng)用“★”隔開(kāi)，形式為“絕密★3個(gè)月”，表示該公文屬于絕密等級(jí)，保密的期限為3個(gè)月，過(guò)期即可解密。但如不標(biāo)注保密期限，則只標(biāo)注密級(jí)且密級(jí)兩字之間應(yīng)空1字距離。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本3.緊急程度緊急程度是指公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。

公文如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本提醒您

確定公文緊急程度的注意事項(xiàng)確定與標(biāo)明文件的緊急程度是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，是為了特別引起文書(shū)處理部門和承辦人的注意，以保證文件的時(shí)效，確保一些緊急問(wèn)題能得到緊急處理。確定公文緊急程度時(shí)應(yīng)注意：一是不要隨意將公文的緊急程度升格，防止濫標(biāo)急件。二是緊急程度標(biāo)明何種等級(jí)，應(yīng)由公文簽發(fā)人確定。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)全稱應(yīng)以批準(zhǔn)該機(jī)關(guān)成立的文件核定的名稱為準(zhǔn)。規(guī)范化簡(jiǎn)稱應(yīng)由該機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)申報(bào)，由本機(jī)關(guān)自定的，一定要明示其他行政機(jī)關(guān)，不能只是自己使用而別的機(jī)關(guān)不予認(rèn)同。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)使用主辦機(jī)關(guān)名稱。如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。

《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本5.發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。發(fā)文字號(hào)編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，即“2013”不能標(biāo)成“13”，且應(yīng)用六角括號(hào)“〔〕”括入（不是用“[]”括入）；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。如“國(guó)發(fā)〔2013〕1號(hào)”。上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。文件編排發(fā)文字號(hào)的作用主要有：一是統(tǒng)計(jì)發(fā)文數(shù)量，便于文件的管理；二是在查找和引用文件時(shí)可以作為文件的代號(hào)使用。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本知識(shí)拓展

發(fā)文機(jī)關(guān)代字常見(jiàn)編法

第一，在發(fā)文機(jī)關(guān)代字中包括文類的代字，如國(guó)辦函字〔2000〕32號(hào)，意為國(guó)務(wù)院辦公廳2000年以函的形式制發(fā)的第32號(hào)公文。還有“參”代表參閱性公文，“批”代表某一類反復(fù)出現(xiàn)的批文、“任”代表任免性公文、“重紀(jì)要”代表重大會(huì)議紀(jì)要等，不要繁瑣，簡(jiǎn)便實(shí)用而已。第二，在發(fā)文機(jī)關(guān)代字中包括承辦單位的代字，如財(cái)農(nóng)字〔2000〕15號(hào)，意為財(cái)政部農(nóng)業(yè)司2000年承辦的第15號(hào)公文。這種編法體現(xiàn)出承辦部門，便于上下級(jí)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門對(duì)口處理公文及公文分類處理和管理。但是公文數(shù)量較少的中小機(jī)關(guān)和基層單位不宜將代字復(fù)雜化，機(jī)關(guān)對(duì)外正式發(fā)文的發(fā)文字號(hào)用地域代字（體現(xiàn)隸屬關(guān)系）加上機(jī)關(guān)代字即可。第三，如果屬于機(jī)關(guān)單位的對(duì)內(nèi)行文，其發(fā)文字號(hào)應(yīng)該與包括承辦部門代字的機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)有所區(qū)別，如“財(cái)農(nóng)字”已經(jīng)作為財(cái)政部發(fā)文字號(hào)的機(jī)關(guān)代字，該部農(nóng)業(yè)司的對(duì)內(nèi)行文就不能再使用“財(cái)農(nóng)字”作為發(fā)文字號(hào)的發(fā)文機(jī)關(guān)代字，使得以機(jī)關(guān)名義和內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)名義兩種不同性質(zhì)的發(fā)文有所區(qū)別。第四，一般情況下，發(fā)文機(jī)關(guān)代字應(yīng)該經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)正式行文時(shí)予以確認(rèn)。一經(jīng)確認(rèn)不要隨便更改，以免造成使用混亂。

資料來(lái)源：楊戎主編：《公文處理案例精選》，四川人民出版社，2010年版，第111～112頁(yè)。

資料來(lái)源：《公文處理案例精選》，楊戎主編，四川人民出版社2010年版，第111—112頁(yè)。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本

簽發(fā)人在文件上標(biāo)注簽發(fā)人姓名，是表示文件生效并對(duì)文件內(nèi)容鄭重負(fù)責(zé)。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置。“簽發(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊。

7.版頭中的分隔線版頭中的分隔線是位于發(fā)文字號(hào)之下4mm處居中的一條與版心等寬的紅色分隔線。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本（二）主體（見(jiàn)圖3—2a、圖3—2b）

主體是反映公文主要內(nèi)容的部分，包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等部分。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本1.標(biāo)題標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三個(gè)要素組成。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱應(yīng)是發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。有固定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的公文可以省去標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。事由是對(duì)公文內(nèi)容的高度濃縮和概括。文種即《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中規(guī)定的15種公文種類。例如國(guó)務(wù)院公文《國(guó)務(wù)院關(guān)于修改〈全國(guó)年節(jié)及紀(jì)念日放假辦法〉的決定》，其中“國(guó)務(wù)院”是發(fā)文機(jī)關(guān)，“修改《全國(guó)年節(jié)及紀(jì)念日放假辦法》”是事由，“決定”是文種。公文中的標(biāo)題一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于版頭中分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本2.主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)是指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。確定主送機(jī)關(guān)可以按其性質(zhì)、級(jí)別和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列，同性質(zhì)或級(jí)別的機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)，不同性質(zhì)或級(jí)別的機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)，如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)：”。主送機(jī)關(guān)編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。（如第二章“范例閱讀”《發(fā)展改革委關(guān)于加強(qiáng)小微企業(yè)融資服務(wù)支持小微企業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)意見(jiàn)》中主送機(jī)關(guān)的編排）《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本提醒您

主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多時(shí)怎樣編排如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記部分進(jìn)行標(biāo)注。在版記部分標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期的上一行、左右各空一字編排。“主送”二字后加全角冒號(hào)，后標(biāo)注主送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)的上一行，之間不加分隔線。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本

3.正文正文是公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。公文首頁(yè)必須顯示正文。正文一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本

4.附件說(shuō)明附件說(shuō)明指公文附件的順序號(hào)和名稱。公文如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.××××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。

5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名發(fā)文機(jī)關(guān)署名是指署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)署名的格式要求將在后文與成文日期和印章的格式要求一并介紹。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本6.成文日期成文日期是指署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本小技巧

成文日期的確定原則第一，主要的命令、決定、通告、通知等，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；第二，兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，以最后一個(gè)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)（或簽署）的日期為準(zhǔn)；第三，會(huì)議通過(guò)的公文，以通過(guò)的日期為準(zhǔn)；第四，一般性的公文，以實(shí)際印發(fā)的日期為準(zhǔn)；第五，電報(bào)，以發(fā)出日期為準(zhǔn)。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本7.印章公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。

(1)加蓋印章的公文單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本

（2）不加蓋印章的公文單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文（或附件說(shuō)明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。（3）加蓋簽發(fā)人簽名章的公文單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時(shí)，在正文（或附件說(shuō)明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對(duì)齊；每行只編排一個(gè)機(jī)關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章；簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱。簽名章一般用紅色。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本提醒您

印章使用中的注意事項(xiàng)第一，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章；第二，有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章；第三，當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發(fā)人簽名章、成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本

8.附注附注是指公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。公文如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。

9.附件附件是指公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號(hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本

（三）版記（見(jiàn)圖3—3）公文的版記部分由版記中的分隔線、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期和頁(yè)碼等組成。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本1.版記中的分隔線版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（一般高度為0.35mm），中間的分隔線用細(xì)線（一般高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

2.抄送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。公文如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號(hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本3.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期是指公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開(kāi)。

4.頁(yè)碼頁(yè)碼是指公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。公文的頁(yè)碼一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本

三、公文的特定格式

1．信函格式發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，居中排布，上邊緣至上頁(yè)邊為30mm，一般使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細(xì)），距下頁(yè)邊20mm處印一條紅色雙線（上細(xì)下粗），線長(zhǎng)均為170mm，居中排布。如需標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，應(yīng)當(dāng)頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個(gè)要素與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。發(fā)文字號(hào)頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。標(biāo)題居中編排，與其上最后一個(gè)要素相距二行。第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。版記不加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本2.命令（令）格式發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，一般使用紅色小標(biāo)宋體字。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行居中編排令號(hào)，令號(hào)下空二行編排正文。

3.紀(jì)要格式紀(jì)要標(biāo)志由“××××紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，一般使用紅色小標(biāo)宋體字。標(biāo)注出席人員名單，一般用3號(hào)黑體字，在正文或附件說(shuō)明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊。標(biāo)注請(qǐng)假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請(qǐng)假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。紀(jì)要格式可以根據(jù)實(shí)際制定。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本

四、公文格式的其他要求

1.幅面尺寸公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。

2.版面要求頁(yè)邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。如無(wú)特殊說(shuō)明，公文格式各要素一般用3號(hào)仿宋體字，文字的顏色均為黑色。公文一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本3.制版要求版面應(yīng)干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm。

4.印刷要求公文應(yīng)雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不超過(guò)2mm。黑色油墨應(yīng)當(dāng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)當(dāng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%、M80%。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無(wú)斷劃。

5.裝訂要求公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)，兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm，裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90o，無(wú)毛茬或缺損。包本裝訂公文的封皮（封面、書(shū)脊、封底）與書(shū)芯應(yīng)吻合、包緊、包平、不脫落。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本提醒您

裝訂公文的注意事項(xiàng)使用騎馬訂或平訂裝訂公文，應(yīng)當(dāng)做到一下三點(diǎn)：第一，訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm；第二，無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；第三，騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm～5mm。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本6.公文中的橫排表格

A4紙型的表格橫排時(shí)，頁(yè)碼位置與公文其他頁(yè)碼保持一致，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。

7.公文中計(jì)量單位、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和數(shù)字的用法公文中計(jì)量單位的用法應(yīng)當(dāng)符合GB3100、GB3101和GB3102（所有部分），標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的用法應(yīng)當(dāng)符合GB/T15834，數(shù)字用法應(yīng)當(dāng)符合GB/T15835。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本第二節(jié)公文稿本

一、公文稿本的含義公文稿本指的是同一文件在撰寫、審核、印制過(guò)程中根據(jù)文書(shū)處理的需要而形成的在形式、內(nèi)容、作用上有所不同的文稿和文本。

二、文稿文稿主要是公文形成前期所產(chǎn)生的文字材料。文稿主要有兩種：一是草稿，二是定稿。

（一）草稿草稿分為廣義和狹義兩種。狹義的草稿主要指作者根據(jù)腹稿草擬成文的初始稿件。廣義的草稿還包括討論稿、修改稿、送審稿、草案、修正案等。（二）定稿定稿是文件的標(biāo)準(zhǔn)稿，是經(jīng)過(guò)修改審閱后，由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或會(huì)議正式討論通過(guò)的最后完成稿，它是發(fā)出的正式文件的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本

三、文本根據(jù)定稿印制的文件成為文本。文書(shū)文本主要有：正本、副本正本是根據(jù)定稿印制或繕寫的，供向外發(fā)出用的正式文件文本。正本應(yīng)具有標(biāo)準(zhǔn)的格式，上面有發(fā)文機(jī)關(guān)蓋章或發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽署。它是收文機(jī)關(guān)處理工作的依據(jù)，具有法定的實(shí)際效用。文書(shū)形成后期，由于實(shí)際工作的需要，往往使正本文件產(chǎn)生許多增殖或變態(tài)文本，這些文本如果是與正本全文相符的，統(tǒng)稱為副本。

《文書(shū)處理與檔案管理》第三章公文格式與稿本

（二）、存本存本指的是發(fā)文機(jī)關(guān)留存的印制本，它是作為發(fā)出的正本的樣本留作查考用的。存本是由正本轉(zhuǎn)化來(lái)的，其轉(zhuǎn)化的條件就是它失去了“發(fā)給主送機(jī)關(guān)”的特征，而被作者自己留存下來(lái)，作為與定稿相對(duì)照和檢查正本文件發(fā)出后是否達(dá)到了預(yù)期目的之用。當(dāng)發(fā)生疑問(wèn)時(shí)，用存本與定稿核對(duì)，以分清內(nèi)部責(zé)任；用存本與正本相核對(duì)，以分清與外部的責(zé)任。所以，保留存本時(shí)，應(yīng)與定稿留存一起，同時(shí)整理歸檔。（三）、試行本、暫行本試行本和暫行本主要是用于條例、規(guī)章、辦法等法規(guī)性的文件。試行本是在文件制發(fā)機(jī)關(guān)認(rèn)為文件內(nèi)容還不夠成熟，有待于通過(guò)實(shí)踐總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，才能最后修改定稿時(shí)，為了穩(wěn)妥起見(jiàn)，往往先用試行本的方式發(fā)布試行。暫行本是制發(fā)機(jī)關(guān)認(rèn)為一時(shí)還來(lái)不及制定詳細(xì)周密的規(guī)定時(shí)，先發(fā)一個(gè)暫行的文件，經(jīng)過(guò)一定時(shí)期，積累經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)過(guò)修訂后再發(fā)布正式規(guī)定。（四