為什么你覺得越來越忙碌人們總是嘗試在腦海中記錄自己的的工作職責，卻不去尋找一套有效的體系（無論是紙張形式還是電子形式）將它們記錄下來，以便經常審視，這便是壓力的來源。本文是記者詹姆斯·法洛斯（JamesFallows）對時間管理大師戴維·艾倫（DavidAllen）的訪談，讓我們知道為什么會越來越忙以及談談工作效率的提升。人物簡介戴維·艾倫（DavidAllen）從事作家、講師、顧問工作30多年。他總結出了一套面向機構的“無壓力工作”方法，名叫GTD（GettingThingsDone，即“搞定”），在全世界范圍內廣受追捧。他的著作《搞定：無壓力工作的藝術》（GettingThingsDone）自2001年出版以來，已經售出了150萬冊，而他本人Twitter賬戶（@gtdguy）的粉絲數也超過了120萬。記者詹姆斯·法洛斯（JamesFallows）出席過艾倫的研討會，并隨后嘗試將GTD運用于生活當中。8年前，法洛斯曾在《大西洋月刊》上撰文描述過此事。人們總是嘗試在腦海中記錄自己的的工作職責，卻不去尋找一套有效的體系（無論是紙張形式還是電子形式）將它們記錄下來，以便經常審視，這便是壓力的來源。而艾倫方法的理論基礎也由此而來。在下文中，法洛斯向艾倫問及了今天永遠在線的生活方式。同時，艾倫也會暢想我們的工作效率將會如何發展。你陷入了忙碌危機嗎？詹姆斯·法洛斯（下文簡稱JF）：我打賭，大部分閱讀這篇討論的人們，都覺得他們在處理電子郵件、短信和全天候網絡環境中碰到了“忙碌危機”。今天人們遭遇的壓力感，是一種新現象嗎？戴維·艾倫（下文簡稱DA）：每個人都有忙不過來的時候，都有腦子轉不過彎的時候。我剛剛讀到巴赫有20個孩子。今天的人們卻抱怨說：“帶孩子把我忙壞了。”那么，帶上20個孩子，看看你會忙成什么樣？如果你是一個音樂家，或者作家，那你的工作量就總會比別人多出一截。所以我不知道對那些從事開放職業，或者興趣廣泛的人來說，情況會不會和以前不一樣。跟多人感到茫然無措還有一個原因，是人們其實并不想我們的老祖宗那樣，真正處在遭遇危機后的生存模式中。在危機這件事上，有一點挺有意思，那就是危機其實會創造出一種寧靜感。為什么？因為在危機中，人們必須整合所有潛在相關的各種信息，他們必須迅速作出決定，隨后必須迅速相信自己直覺作出的判斷。他們必須采取行動。他們要根據源源不斷的數據，調整再調整。而且他們在某些成果上非常專注，而這些成果通常是活命——就是生存。別搞砸。別送命。但你一旦不在危機當中之后，生存模式中被你過濾掉的世界就會涌進你的腦海。現在你要操心要扣多少稅了，操心車子是不是要換輪胎了，操心“我感冒了”，操心“破打印機壞掉了”。現在，那些涌進你腦子的東西又換成了電子形式，而且還7×24小時不帶間斷的。為了應對這些，你需要學會一些執行技巧，和迅速決定如何分配有限資源的能力。陽光下沒有新東西。今昔不同的，只是需要做出這種執行決定的人的數量。你覺得忙不過來，只不過是你太低估這種執行上的需求了。沒有信息加載這回事JF：那我們今天需要處理的巨大信息量呢？在造成某種變化的程度上，這難道不是一種變化嗎？DA：沒有信息過載這回事。要有的話，你進圖書館的時候早就撐死了，更別說上網的時候會給撐爆了。實際上，世界上信息最豐富的地方是最讓人放松的地方，那就是自然。它地貌多樣，細節豐富，就連輸入的形式也各種各樣。實際上，你要是想瘋掉的話，那就處理掉你接收的所有信息吧：這就是所謂的感官惡化。自然所包含的信息豐富，但其中有意義的東西卻相對稀少——對人來說，可能也就是些漿果、熊、蛇、暴風雨、毒橡樹之類的。正是有意義的東西如此稀少，才強迫我們改變行為，做出決斷。電子郵件的問題在于，它不僅僅是信息，它還是對潛在行為的需要。漿果、蛇和熊都是信息，但它們是嵌入式的信息，而且你不知道它們當中的具體信息是什么。但電子郵件就不是這樣，它的特點是隨機性的積極強化（positivereinforcement），這也是其致癮的根本。JF：能再說明一下嗎？DA：比方說你從你媽媽那收到一封郵件，或者你從你老板那收到一封郵件——它們都包含著蛇啊漿果啊熊啊這樣的信息，但它們卻沒法一目了然，除非你看了這封郵件之后才行。現在，你腦子里的哪塊下意識地不斷在想：“這沒準有用，這沒準有用，這沒準有用，這沒準能改變我正做的什么事情，剛好那個事情我還不想下決定……”然后你就會把這個想法擴大上千倍，就算沒那么多，也會擴大到上百倍。做決定的能力就和肌肉一樣，這些等著做決定的事情會消磨你的精力。如果才過了半天，你就做出了很多決定的話，那你就沒多少毅力去處理剩下那半天了。于是，我們就會帶著“可能有比手頭上還重要的事情等著處理”的焦灼痛苦感（GnawingSenseofAnxiety）神游。你不記得那件更重要的事情是什么，但總之就是比你正在干的事情重要，所以你就心神不寧了。于是，你在工作的時候就會操心家里面，回到家就又會操心工作上的事情——總之不管在哪，你都是身在曹營心在漢的狀態。難怪的你的工作效率一落千丈，也難怪你的壓力跟山一樣。那現在和過去有什么不一樣？除了這種情況的發生頻率之外，沒別的不一樣。在過去的72個小時里，你我處理的工作變動和優先級改變已經比你的父輩在一個月，甚至一年內處理的量還要多。我讀到1912年的時候，人們還抱怨過電話，抱怨的內容和今天人們抱怨電子郵件的內容沒什么兩樣：“天啊，我的生活質量都給毀了”；“打電話只是流于形式，沒什么意義”；“電話只能帶來干擾和分心！”讀起來就跟現在一樣。1983年，我在洛克希德頭一次接觸這些問題的時候，也聽到過類似的抱怨。那幾年，你口袋里要是有個日程本的話，那你絕對會被人當作癡迷工作效率方面的怪胎。和過去不一樣的是，經歷這種緊張感的曾經只有少數人，而如今，則是各行各業的大多數人了。而且隨著組織結構的層級越來越平面化，各行各業中的“執行責任”也越來越多。在軍隊，一個下士在今天的戰場上要做多少決定？假如我是一個下級軍官，碰上了《黑鷹墜落》里的那種情況，CNN拿個麥克風戳在我的面前要采訪我，那我什么該說什么不該說？這就是美國空軍軍事學院（AirWarCollege）連全球政治和環境感知這種將軍才需要的東西都教給學生的原因。我們的社會越平面化，我們就越需要更多的職業人士具備剛剛談到的那些技能。如何處理忙碌的情況？JF：我們未來處理“忙碌”的情況會怎么樣？會因為技術變得更好？還是會因為過載變得更糟？還是說兩者皆有？DA：我覺得，總是讓你心慌馬亂，掙扎擺脫的“忙碌陷阱”，它的程度和深度會繼續增加，因為越來越多的人會受到它的影響。你頭腦中處理的事情需要外在化——用某種信任的方式捕捉下來。你要捕捉那些有潛在意義的事情，你要搞清楚這些事情對你意味著什么，你還要把這一切梳理成思維圖，如此你才能從更廣闊的角度來看待問題。隨著更好科技的出現，我希望有一套思維圖——能夠梳理我那些思維圖的思維圖。然后我可能會說：“好，我現在要處理哪個思維圖？有親戚要過來吃飯，我要不要先處理家庭思維圖？”然后，你可以繼續處理“哦，我侄女要來，她喜歡吃這個，她最喜歡粉色，她的狗叫……”之類的事情。然后你把事情放在一邊，說：“這個思維圖處理得差不多了，接下來處理哪個思維圖？“或者：“算了，去朗讀會兒詩歌吧。”這些問題其實都是老問題。不過我們能找到更好的工具，讓大腦舒坦起