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文檔簡介

設計院檔案管理制度一、總則1.1目的和意義本制度是為了規范設計院檔案的管理和利用，旨在保證檔案的完整性、準確性和及時性，以便為公司的決策和管理提供重要的依據和支持。1.2適用范圍本制度適用于設計院的所有檔案管理工作，包括紙質檔案和電子檔案。1.3術語和定義檔案：包括紙質檔案和電子檔案，是指設計院工作過程中所產生的各種記錄，包括文件、圖紙、報告、合同、會議記錄、郵件、備忘錄等。檔案管理：指對檔案進行有效分類、歸檔、保管、檢索、利用、銷毀或轉移的過程。二、檔案管理的基本原則2.1保密原則檔案必須按照國家有關保密法律、法規的規定進行保密工作，任何單位和個人不得泄露或篡改檔案內容。2.2安全原則檔案必須保管在安全、防火、防盜、防潮、防蟲害的條件下，防止檔案遭到損壞或丟失。2.3完整原則檔案必須保持原件不得損毀、遺漏、篡改、挪用。2.4真實原則檔案應當真實、準確、完整地反映公司工作情況和歷史事實，不得捏造、歪曲、隱瞞任何實情。三、檔案管理的具體要求3.1檔案的分類檔案應按照其性質、用途等進行分類，建立科學、合理的分類體系。分類要點應先界定，然后再具體細化，確保檔案分類的準確性和標準化。3.2檔案的歸檔檔案應按照其所屬分類及時間順序歸入相應位置，建立清晰、簡潔的檔案目錄和檔案編號。3.3檔案的保管檔案應妥善保管，保證檔案實物的防火、防潮、防蟲害等條件。應建立一套檔案保管體系和檔案保管流程，嚴格執行。電子檔案的保管也應安全、規范。3.4檔案的利用檔案應根據需要進行及時、準確的檢索，保證信息的及時性和準確性。檔案利用應遵循保密原則，有關部門或人員應向管理部門提出書面申請，經批準后方可借取或使用。3.5檔案的銷毀和轉移檔案應定期進行鑒定，確定哪些檔案可以銷毀或轉移。銷毀或轉移的檔案應當執行國家和企業的相關規定和操作程序，以保障檔案的真實、準確和完整。四、檔案管理的責任制度4.1檔案管理的領導責任設計院的領導應該制定并落實檔案管理規定，負責檔案保管的安全、完整、秩序化管理，以保障企業資料的安全和保密。對領導部門和使用檔案的人員應加強指導和監管，確保檔案管理執行到位。4.2檔案管理的專職責任公司應設立檔案管理專職人員，按照公司的有關規定和操作程序負責檔案管理工作。他們應嚴格按照檔案管理規定執行工作，并對工作結果負責。4.3檔案使用的相關責任檔案使用人員應當嚴格遵守有關檔案利用的規定。將產生涉密、保密的使用應征得領導部門和保密管理部門的同意，并按照有關程序進行申請和使用。4.4檔案銷毀、轉移的責任檔案銷毀和轉移工作必須經過嚴格的審查和審批程序，由專職人員執行。如出現檔案安全問題，應負責整改，追究責任。五、制度的實施和監督5.1制度的實施本制度應由設計院領導嚴格執行，檔案管理工作人員具體落實。如有需要，可以根據實際情況進行調整和補充。5.2制度的監督公司應建

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