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文檔簡介

辦公室信息管理制度1.規范辦公信息的處理1.1在工作過程中所涉及到的文件、電子郵件、短消息、電話等信息，都應當按照規定的方式進行處理和保存。1.2職員在處理公文時，應當嚴格按照規范操作，確保文件處理的準確和安全。1.3所有電子郵件、短消息、電話等信息都必須按照規定的格式和內容進行記錄和備份。1.4不得利用工作之余的時間將涉及到公司機密的信息發到網絡上。2.安全保護措施2.1職員不得未經公司領導或主管部門批準將公司機密外泄，絕對保證公司機密的安全。2.2在運用計算機、電話、傳真等信息技術設備時，必須遵守國家計算機安全法規和公司的計算機使用規定，嚴禁利用信息技術設備進行不正當活動。2.3職員須對公司工作設備、辦公室、文件柜、電腦等負責，文秘室必須保管好各種資料和印章等。2.4在辦公室采用無紙化方式作業，加強文件筆記、收發簽字的管理。除合法的政府部門和辦案單位外，任何人不得竄改、閱讀、抄寫、復制、泄密公司的文件資料。2.5建立獨立的文件存檔室，以確保文件資料的安全。3.處理辦公室信息的標準化制度3.1收寄郵件：所有收寄郵件都應該進行記錄，存儲在文件柜中，以保證郵件的快遞數量和到達時間的準確性。3.2辦公室接待記錄：每天的來訪客人記錄，以及接待人員記錄必須填寫詳細的幾項信息，包括名字、日期、時間、聯系方式、來訪事由、接待人、來訪人的職務等，以確保公司對來訪客人的信息做出正確的分析和決策。3.3辦公室電話記錄：所有的來電都必須記錄在軟件的辦公室電話記錄表上，并在文件柜中存儲對應的數字信息。這些記錄包括來電的時間、來電者的姓名、電話號碼、來電事由、接聽人員的姓名、職務、回復時間、回復結果等信息。3.4辦公室文件記錄：文件管理程序必須遵循統一的公司規定，并且必須由文秘人員對每個文件進行編號、分類、檔案存儲、保密策略、電子文檔備份等工作，以便于工作人員能夠及時地查詢文件、借閱文件并進行維護。以上是我們公司的辦公室

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